新时期社会救助中心电子档案管理的优化研究

2022-06-30山东省海阳市烈士陵园管理服务中心李宏伟

办公室业务 2022年11期

文/山东省海阳市烈士陵园管理服务中心李宏伟

社会救助中心电子档案是民生档案不可缺少的一部分，《关于加强民生档案管理工作的意见》指出，社会救助档案与我国社会福利保障存在密切的联系。传统纸质档案管理比较繁琐、枯燥，且会耗费大量的人力、物力，大量的纸质档案也不利于环境保护。因此，档案管理亟须进行改革。随着电子信息技术的快速发展，档案管理慢慢由传统人工模式向着信息化模式改变，有利于提升档案管理效率。新时期社会救助中心开展电子档案管理工作，有利于快速、准确地收集、查询、管理资料，在一定程度上提升档案管理效率。但针对电子档案管理面临的问题，社会救助中心要给予充分的重视，在有效解决相关问题的基础上，促使电子档案管理工作顺利实施。

一、社会救助中心电子档案分类

社会救助中心档案管理工作与民生存在密切的联系，也是维护社会稳定、促进国家经济发展的关键。社会救助中心相关领导要提升对档案管理工作的重视度，建立专业的档案管理队伍，为档案管理工作顺利实施打下坚实的基础。社会救助中心档案依据不同的分类，主要划分如下：1.文书档案。按慈善总会、办公室两组分类管理，按文书档案管理有关规定分纸质和电子两类进行归档管理。2.业务档案。（1）资金募集档案：主要是一些募集备案、捐赠合同、捐赠明细、捐赠公示等资料，按照规定分纸质和电子两类进行保管。（2）慈善救助档案：根据救助项目不同分类进行管理。每一个救助项目单独归档管理，包括开展救助活动的相关文件、活动图片、活动情况记录、活动情况公示等资料及申请人的救助申请相关表格、身份户口证明、医院诊断证明、医药费单据、受灾情况证明、家庭贫困情况说明及救助金发放明细等相关资料，按照规定分为纸质和电子档案保管。目前，救助档案电子档只是分年度按制式表格对被救助对象、被救助单位的基本信息、困难情况及救助金额进行归档整理，对其他纸质材料没有扫描归档。另外，针对孤儿困境儿童创新设立电子信息库，由爱心人士从信息库中选择预资助对象并一对一进行长期资助，慈善总会对捐赠者及受益人的资料分纸质和电子两类按规定予以归档。不在救助项目内的临时性救助或定向救助档案单独进行管理。包括救助活动的相关文件、活动图片、活动情况记录等资料及救助申请、救助金发放公示表、发放明细、救助金使用情况明细等资料。电子归档情况也只是分年度、按制式表格对被救助对象、被救助单位的基本信息、困难情况及救助金额进行归档整理，对其他纸质材料没有扫描归档。（3）志愿服务档案：慈善总会有关志愿服务的相关文件及重大活动资料、活动总结等分纸质和电子两类按有关规定归档。多个志愿队的档案管理划分为两部分：第一部分由慈善总会保管。按不同志愿服务队进行分组管理，其中每一个志愿队的纸质档案中包括该队的成立申请相关资料、每名志愿者的入会申请相关资料、志愿队的重大服务活动情况记录、志愿队的季度年度活动情况统计表等资料。目前慈善总会电子档案只对每个志愿队的志愿者数量及每名志愿者的基本信息、每人每年服务时长、总服务时长进行电子档案管理。第二部分由各志愿队自行管理。由慈善总会负责指导各志愿队自行保管本队的成立资料、志愿者的基本信息资料、入队申请资料及本队月、季、年服务活动记录资料等的归档管理。

二、社会救助中心电子档案管理存在的问题

（一）档案管理人员素质有待提升。社会救助中心开展电子档案管理时，要选聘高素质的专业人才，重视优化管理工作，并非只是掌握计算机简单的流程。从新时期发展形势可知，虽然引入现代化的设备，但因多数档案管理人员现代技术水平不高、缺少复合型人才，依然无法充分发挥电子档案管理的优势。

（二）电子档案缺少资金支持。由于社会救助中心档案管理信息化建设过程中缺少资金支持，使其在硬件设施方面的投入不足，导致电子档案管理效率明显下降。社会救助中心电子档案管理如果想要高效率开展管理，先进的硬件设备是重要的保证，如：扫描仪、复印机等。

（三）电子档案安全不足。社会救助中心个别部门缺少规范的电子文件管理制度，导致电子档案管理中受到安全问题的干扰。部分工作人员在电脑上起草重要的档案，存储重要的数据，缺少安全意识。有些工作人员擅自把涉密计算机与陌生网络相连；有些人员随意拷贝涉密电子文件；有些人员在涉密、非涉密计算机上交叉应用移动存储介质；有些人员利用邮箱传送涉密电子文件，上述情况均是导致电子档案泄密的安全隐患。因软件开发商开发、维护水平存在差异，档案管理软件实际运行中会遭到计算机病毒攻击、网络黑客入侵，使得电子档案面临复制、盗取等安全问题。

（四）电子档案归档方面的问题。传统档案以纸质文件为主，待文件形成后立卷，再交由档案部门进行归档，通常一年归档一次。社会救助中心电子档案通过拟稿者直接写在磁盘上，支持在磁盘上修改，完成后存储至信息数据中。因其具有特殊的生成环境，电子档案归档时间、质量要求较高，已经不能根据传统的归档制度操作，因此要注意结合电子档案特点，制定合理的归档制度。

（五）管理人员专业素养有待提升。目前，社会救助中心档案管理队伍年龄结构不合理，个别年纪较大的管理人员适应能力不佳，出现不熟练、不精通等情况，难以掌握电子档案分类、归档等工作，进而影响电子档案管理效率。

（六）缺少完善的管理制度。对社会救助中心档案管理而言，缺少健全的管理会出现档案丢失、损坏等情况，进而影响档案管理效率。我国部分社会救助中心电子档案管理制度按照纸质材料制定，会影响电子档案的稳定性、安全性，严重情况下会导致社会救助中心档案数据发生泄露的情况。

三、社会救助中心电子档案管理优化对策

（一）提升电子档案管理意识。想要提高社会救助中心电子档案管理的规范性，必须增强档案管理人员的管理意识，促使领导、管理者等真正意识到档案管理的重要性。此外，还必须加强档案管理相关法律法规宣传工作，促使社会救助中心档案管理更严谨，依据管理制度落实档案管理各项工作，从而提高档案管理人员的积极性。在此基础上，还要动员全部档案管理人员参与档案收集工作，确保档案资料的完整性及准确性。

（二）加大电子档案管理信息化发展。随着信息技术的发展，社会救助中心仍使用传统的管理技术及设备难以达到行业发展需要。但因每年社会救助中心用于档案建设的资金有限，难以满足新时期档案管理工作需要。电子档案管理要想满足新时期档案管理现代化发展需求，包含档案收集、自动编排等功能，其实现流程见图1。对社会救助中心电子档案管理工作，国家及社会各单位均要给予重视，拨付相应的资金。不得不说，档案管理系统资金投入最后会转化为相应的经济效益。如果缺少经费的支持，不单信息管理系统无法建立及维护，档案管理者薪酬水平也无法得到提升。社会救助中心电子档案管理想要更好地发展，必须增加硬件方面的投入，重视更新电子档案管理所用软硬件，配齐复印机、照相机、自动打印机等，方可满足新时期电子档案管理工作的各项要求。此外，社会救助中心想要转变以往“重藏轻管”的理念，应重视这一单位档案“利用”性质，建立社会救助工作管理系统，有利于电子档案管理工作更便捷，也为档案信息完整性、长时间存储提供一定的保证，方便后期信息的传播与共享。

图1 电子档案管理实现流程

（三）重视电子档案的安全管理。电子档案具有不可消耗的特点，但受到各种因素的影响，档案信息极易损坏或者丢失，进而对社会救助中心档案管理产生不良影响。基于此，要加强电子档案的安全管理工作，定期做好档案备份，做好存储设备的检查、维护工作，按时更新软硬件，保证电子档案管理软件及存储设备可以正常运行。此外，通过技术手段做好电子档案安全管理工作，如：防火墙、数字签名技术、身份验证技术等，避免电子文档受到随意篡改、非法访问的情况。

（四）制定电子档案归档制度。电子档案来源比较广泛，对这类文档进行收集、归档，需要依靠恰当的制度进行约束，确保工作人员自动做好档案收集、归档工作。如今，社会救济中心电子档案管理要严格按照《电子文件归档与管理规范》等要求开展工作。管理人员可依据不同档案类型开展分类管理工作，便于查找、存储文档，避免档案发生丢失、漏缺的情况。对于不同类别的档案，明确相应的归档整理方式。首先，社会救助中心要做好教育与宣传工作，提升工作人员电子档案归档意识，确保电子档案归档后得到有效的利用，确保档案管理工作有序实施。其次，明确立卷原则，严格按照文件材料形成规律，确保不同文件间的联系，根据社保档案各价值性质分类，方便开展保管及利用。再次，依据社会救助中心经办单位文件材料相关类型，明确以件、卷展开整理、归档的文件材料范围。最后，按照档案保存价值明确长期、短期、永久的三种保管期限。对电子档案进行归档时，可通过硬盘和外部载体存储。

（五）提高档案管理者的专业能力。随着信息技术、网络技术的发展，电子档案成为新时期档案管理工作发展的必然趋势。因此，社会救助中心需要根据档案管理各项要求，对档案管理人员实施优化，从而确保档案管理团队年龄结构的合理性。在此基础上，做好档案管理人员的培训工作，依托不同门类、多层次培训体系，采用不同形式、多渠道的培训方法，逐步完善档案管理者的知识体系，真正意义上提高档案管理人员的专业能力，争取打造一支素质过硬、专业能力强的档案管理团队。在档案管理团队建设过程中，要确保在岗人员具备良好的业务素质，提升档案管理人员的责任感，打造一个专业的管理氛围。日常开展档案管理过程中，必须积极组织相关人员参与学习培训工作，组织档案管理者学习档案管理相关法律法规，依托交流学习、汲取档案管理经验。此外，社会救助中心也要加大宣传和推广工作，提升各部门对档案管理工作的配合度，有利于提高档案资源收集、管理效率，促进档案管理科学化发展。

（六）建立完善的电子档案管理体系。社会救助中心加强电子档案管理，有利于管理人员开展信息收集、查询、管理等操作，促使管理效率得到提高。而一套科学、完善的制度作为保障电子档案管理工作顺利实施的前提条件，要求社会救助中心根据电子档案管理的各项规范，与社会救助中心实际状况相结合，制定相应的电子档案管理体系，促使电子档案管理、归档等流程更规范，使档案管理工作真正意义上实现有章可循。对于已审查完成的电子文档统一收集，必须产生与之对应的纸质文件，对于纸质文件开展集中核查，确保纸质档案与电子档案相一致。除此以外，社会救助中心需要逐步规范电子档案管理所用软件及平台，确保电子档案管理的便捷性、稳定性。