军队院校教学档案资源利用现状调查分析

□杜妍洁 马广骏 梁 冰 张 昱

档案是指组织或个人在业务处理过程中所产生、持有、保存并公开作为历史史料的以及来源的文献公文，档案记录了组织或个人的功能、运作及决策过程，具有专业性、服务性、机要性等特点。随着信息化的发展，档案资源已成为学校信息资源建设中不可或缺的一部分，为了进一步提高教学档案室档案资源的建设水平，笔者对军队院校教学档案室档案资源利用和服务现状作了调查分析，收集关于数字资源的各项意见建议，以此作为教学档案室管理及服务工作未来发展的决策依据，进而更好地为教学科研工作提供信息服务保障[1]。

一、调查基本情况

(一)调查对象与调查方法。于2021年5月采用自制调查问卷，实地走访调查学校的部门领导、机关人员、教学人员，问卷内容均为闭合型题目，包含单选题和多选题，采取分层随机抽样方法进行调查。

(二)调查内容与样本数据。调查内容为教职工对档案资源的利用方式、档案资源需求与宣传建议、以及围绕这些资源所展开的信息服务需求等多个方面。共发放调查问卷166份，回收问卷126份，其中有效问卷120份，有效率为95%。所调查的教职工部门领导干部占6%，机关人员占28%，教学人员占66%。

二、调查结果分析

(一)档案资源利用情况。从问卷统计结果看出，我校教职工均有良好的工作文件保存意识，且有专人负责其所在部门档案资料的管理工作，保密教育与保密工作比较到位。但从图1可以看出，了解文书和专业档案具体借阅手续的教职工占比49%，有51%的教职工在查阅档案时由于不清楚借阅手续而花费了不少时间。

图1 是否了解文书和专业档案的借阅手续

而在档案整理的依据和方式上，依据相关制度进行整理的部门占比75%，而17%的被调查者反馈其所在部门的档案是按照领导要求进行整理的，此外，仍有8%的部门档案存在未整理简单存放的现象，调查结果详见图2。由此可见，一方面，各部门的档案文件保存较好，但具体整理档案的方式需要进一步规范化；另一方面，专业档案的借阅手续需要进一步进行明确和普及，帮助教职工提高借阅效率减轻手续负担。

图2 所在部门的档案整理方式

为了让教职工更好地利用档案资源，了解和学习必要的档案知识至关重要，而关于教学档案室对档案知识的培训宣传方式，教职工的需求呈现多样化特点，26%的教职工希望档案室可以定期组织线下培训进而帮助大家了解和学习档案知识，43%的教职工则倾向于通过网络在线课程的方式进行学习，而希望档案管理员可以进行现场指导解决实际问题的教职工则占到31%，具体调查结果如图3所示。

图3 希望采用何种方式了解和学习档案知识

(二)信息服务需求情况。从调查结果发现，对于教学档案室的资源服务，44%的教职工表示非常满意，37%的教职工认为比较满意，而19%的调查对象则认为档案室服务一般存在较大提升空间。而关于具体的信息服务内容，一方面，关于通用的服务内容，28%的教职工希望可以通过校园网进行档案查询和电子阅览，19%的教职工希望档案室可以开具档案鉴定证明并档案咨询服务，另有15%的教职工对档案信息挖掘和知识化服务有相应需求，调查结果见图4；另一方面，针对部队院校的特点和需求，83%的教职工认为有必要开展在线阅览秘密级以下的电子档案服务，25%左右的教职工希望档案室可以提供文书档案、教案讲义档案、科研档案、学籍档案多种档案类型的查询服务。

图4 希望档案室提供的服务内容

此外，为了进一步提高档案室的信息化服务水平，教学档案室拟建设档案智慧化信息系统，此次调查问卷列举了一些具有代表性的功能以供勾选，学校教职工认为该系统应具备的功能结果如表1所示。在系统投入使用后，18%的教职工认为必要的使用说明可以帮助他们更好地利用该系统查阅需要的信息，在档案信息的查阅过程中，20%的教职工希望该系统可以提供题名、档号、年度等多种检索方式，15%左右的教职工希望该系统可以提供资源分类目录并实现多个条件的组合检索，同时对审批通过的用户提供全文下载，此外，16%的教职工认为档案系统的安全性和可靠性十分重要，能有效防止失泄密是该系统应具备的基本功能。

表1 档案智慧化信息系统应具备的功能

三、改进教学档案室工作的措施

根据问卷调查结果，发现教学档案室在档案服务利用上存在诸多问题，针对这些问题教学档案室在以下五个方面着手改进。

(一)加强档案管理人员业务能力。为进一步提供档案工作的标准化、规范化水平，定期组织档案管理人员参加国家或地方组织的档案信息化知识培训，提高档案管理人员档案信息化意识，强化自身相关业务知识，增强相应的工作能力[2]。

(二)提升档案利用服务水平。秉承服务第一理念，做好档案利用服务工作。教学档案室作为学校档案工作的窗口单位，时刻秉承服务第一的理念，为利用档案人员提供周到、细致的服务，最大限度地发挥档案资源服务学校全体人员的作用[3]。

(三)推进数字档案智慧化服务。在先期档案数字化加工的基础上，结合学校各部门对档案智慧化服务的需求，搭建一套档案智能化管理和数字化利用为一体的有效平台，实现学校各职能部门通过校园网完成档案资料的实时录入、移交和检索，该平台不仅要具备数字档案的全文浏览和全文检索功能，还要具备根据正文或卷内查询结果直接查询档案所在卷的档号等信息的查询功能[4]。

(四)加强教学档案知识宣传教育。进一步扩大档案工作宣传范围，利用校园网主页广泛开展档案宣传工作，不断提高全校师生对档案工作的认知程度。建立教学档案室档案主页，及时发布我校档案工作动态和工作通知，并利用档案主页宣传档案法规、制度。每半年组织一次档案保密与利用业务培训，确保学校全体人员了解档案的“收、管、存、用”[5]。

(五)开展教学档案知识化服务。在档案数字化加工的基础上，利用信息技术构建档案知识服务平台，实现档案知识的合理分配，提升数字档案服务的价值。转变服务方式，由传统的档案资料查询服务扩展为档案咨询服务、档案推送服务，始终以档案利用者为中心，及时跟踪掌握档案利用者不断发展变化的档案信息需求并适时做出调整，尽可能地开发档案信息资源中所蕴含的可用信息，有针对性地向档案利用者提供档案信息服务，最终建立档案信息资源保障服务体系[6]。

教学档案室要立足档案抓编研，深挖室藏档案，做到以史为鉴、资政育人，为学校发展提供有益参考。