图书出版社内部控制存在的问题及改进对策

李杉 北京伦洋图书出版有限公司

引言：现阶段，我国各地区中小型的图书出版社已经从传统的经营性文化机构逐步转向为企业单位，在此过程中，许多原有的管理模式还需要进行改善，例如“内部控制”，以往的内部控制没有达到现代企业的管理要求，不能完全渗透到图书出版社的各项经营活动中，当前图书出版社的发展需求也不能给予满足。为了确保图书出版社能够严格遵从相应的法律法规，进一步保证内部资产安全以及相关信息的真实完整度，相关负责人员应正确认知内部控制，使用科学的手段开展内部控制，提高图书出版社的经营管理效率，以此来实现图书出版社的战略性发展目标。

一、图书出版与发行概述

图书出版是指书籍、地图、图片、画册以及由新闻出版总署认定的其他内容载体形式的编辑，并通过印刷发行向社会出售的经营活动。现代出版主要指对以图书、报刊、音像、电子、网络等媒体承载的内容进行编辑、复制（包括印刷、复制等）、发行（或网络传播）三个方面。图书发行就是在图书生产制作完成后，经过总发行、批发以及零售等一系列环节，最终传递到读者手中的所有传送流程的总称。图书的出版发行可谓是一神圣的工作，不但能够体现图书的自身价值和使用价值，同时还能够为全国人民传播优秀的文化知识。自改革开放后，我国开放了允许图书出版社自办发行的政策。通俗来讲，就是除去鲜为人知的新华书店销售之外，符合要求的各类出版社都可以自行构建各样的营销模式来进行图书的生产与销售，该政策赋予了出版社本版图书的总发行权，但不能总发行其他出版社的图书。出版社的改革与创新就此产生，特别是在现如今网络发达的背景下，为我国各地图书出版社带来了更好的发展机遇，图书出版社的发展规模在不断壮大，许多出版社均已与各大网络销售商签订了网络销售协议，形成了图书销售网络，如此一来，出版社的持续发展得到了有效保证，每年的图书销售额也在稳定上升。由此可见，出版社与广大读者的图书分销渠道无论是对于出版社，还是对于广大读者都具有十分重要的意义。

二、加强图书出版社内部控制的意义

图书出版社作为一个整体，所涉及的领域较为广泛，且分类居多，在日常的经营和管理中会出现各式各样的问题，因此需要图书出版社中各个部门和全体员工恪尽职守、各尽其责，严格做好自身的岗位工作，尽自己最大努力为出版社的发展和转型升级提供充足动力，以此来促进图书出版社不断向现代企业迈进。图书出版社的管理渠道和手段有许多，最为重要的莫过于内部控制，内部控制贯穿在出版社管理中的各个环节，如：版权的管理、原材料的采购、印制加工的管理、仓储物流的管理、销售和客户的管理、还包括内部员工的报销制度，同时涉及单位的战略发展和决策等，可谓是身兼数职、十分重要的一项工作。近些年，我国经济体系在不断完善，各类先进的科技技术也得到了突飞猛进的发展，人们的生活水平也得到了明显的提高，对图书出版社带来了更为严峻的要求和挑战，在这样的关键时期，图书出版社承受着多方面的压力，同时也会遭受各种各样的风险。而通过加强内部控制管理，能够巧妙的改善此类现状，在保证出版物质量的同时，使内部全体员工都能更好发挥出自身的价值所在，从而实现低成本高效益的经营目标，最终有效降低经营风险，促使图书出版社在未来能够更顺利转型、长远发展。

三、现阶段图书出版社内部控制中存在的问题

（一）图书出版社领导人员对内部控制不够重视，缺少正确的认识

人员是开展工作的基础和前提，对工作质量有着重要的促进的作用，但通过对图书出版社的内部控制工作调查后发现，我国许多出版社领导和管理人员对内部控制缺少正确的认识，忽略了内部控制的重要性，更有甚者对财务内部控制制度的概念都存在理解的偏差。正是在这样的背景下，许多内部控制制度始终停留在原地，得不到有效的开展，不能对出版社内部的各个环节实施监督，各部门之间缺少高度配合，最终导致内部控制工作开展困难。部分出版社领导人员对内部控制理念学习不够，不能准确掌握内部控制相关的管理知识，对内部控制理论的认识存在较大的差距。与此同时，虽然部分出版社已经制定了相应的内部控制制度，但与自身的发展需求相互背离，不能满足实际情况，导致内部控制不能准确落实到各岗位中，最终变成了流程化、形式化。

（二）图书出版社内部控制管理体系不够完善

在日常工作中，内部控制管理机制起到了至关重要的作用，不但能够为图书出版社开展内部控制提供有效保障，同时可以明确规范业务操作步骤和流程，对出版社各部门、各岗位进行监督、指导。严格把控经营风险，使图书出版社的发展目标和管理水平保持一致。但从目前的实际情况来看，图书出版社在进行内部控制过程中没有明确划分工作职责，各部门、各岗位之间缺少相互制衡监督的关系，在一定程度上影响了内部管理控制的进度和效果。此外，个别图书出版社在管理制度设置上存在着一定的缺陷和漏洞，各部门之间的业务环节缺少相关的管理体系，导致在整体运行过程中存在着较大的经营风险。

（三）图书出版社财务部门会计信息不适应内部控制管理的需要

财务工作是整个图书出版社的核心部门，开展财务工作时会遵循相关的会计准则，并严格按照相应的标准来进行会计核算工作，通用的财务报告及会计信息，在一定程度上能够给主要管理的部门以及领导层等使用报表的人员提供决策参考。但在实际工作中往往不能满足内部控制管理的需要，会计信息的披露并没有根据内部控制的节点进行设计，无法及时反映内部控制管理的效果以及存在的问题，出版社领导也不能了解关键经营环节的实际情况，一定程度上影响了图书出版社的良性发展。

（四）图书出版社内部控制制度的执行力不足

想要顺利开展内部控制工作，需要建立健全相应的内部控制制度，一旦有了内部控制制度，制度的执行就是重中之重，对出版社内部的管理人员有着较高的执行要求，一旦执行不力，那么会使内部控制不能真正发挥出自身最高的优势和价值。结合目前我国各地区图书出版社的实际情况来看，由于领导和相关管理人员重业务轻管理，没能将主要精力放在内控控制制度的执行中，同时缺少了对执行的监督和检查，一些图书出版社，虽然已经设立了内部审计部门，但由于人员配备少，审计力量不足，导致内部审计流于表面，也无法做到对所有审计问题的整改进行跟踪，导致问题长期存在，不能及时修正。

四、加强图书出版社内部控制的有效对策

（一）加强图书出版社领导人员对内部控制的正确认识，提高重视程度

通过文章上述所将，许多图书出版社的领导人员对内部控制缺少正确的认识，依然停留在传统、落后的管理观念中，依靠人治而不是依靠建立健全相应的管理制度来制约，导致内部控制工作开展困难，得不到预期效果。为了改变此类现状，图书出版社领导人员要从自身做起，积极改变传统的管理观念，建立健全科学的现代企业制度，形成各个岗位相互制约相互监督的体系。严格执行规章制度，充分发挥自身表率作用，将制度的刚性执行贯彻到全体员工的意识和行为中，树立正确的管理观念，促使所有员工都能积极、自主的参与到内部控制工作中，将内部控制准确落实到出版社内部的各个岗位中，营造良好的内部控制工作环境，不回避问题，而是要积极地解决问题，以此来推动图书出版社内部控制体系的顺利建设与实施。

（二）结合实际经营情况，构建完善的内部控制管理体系

完善的内部控制体系是帮助图书出版社提高内部控制效果的重要手段，首先，要建立良好的内部控制环境，梳理法人治理结构，明确各决策层级的职责，如：董事会、总经理会等；优化内部机构设置，避免责权不清，部门职责相互交叉的现象；建立内部审计机制，审计机构独立的开展监督及检查；将内部控制工作纳入绩效考核，形成人人参与的企业文化。其次，建立风险识别及评估机制，梳理在经营中所潜在的各个风险点，明确风险的形式，以及对于风险的分级、分类的管控措施以及应对策略。再次，建立完善的内部经营信息收集及沟通机制，保证图书出版社内部门之间以及与外部之间的有效沟通。最后，通过内部监督机制，不断对图书出版社内部控制中的漏洞和不完善进行修正，从而形成完整的内部控制体系。

（三）根据内部控制工作的需要，建立个性化的财务信息数据报表，有效的反映生产经营中的真实情况

财务信息的有效性对于内部控制工作十分重要，财务通用报表仅能反映图书出版社表层的经营情况和总体的风险。对于内部控制工作来说是远远不够的。在实际工作中可以以通用报表为基础，深挖财务信息背后所隐藏的风险因素。如针对“图书销售收入”这一财务通用报表中的指标，背后蕴含着总体发货量、应收账款、发票、折扣、客户的信用额度、所投入的营销成本等风险因素，各个风险因素都会成为内部控制管控的目标，每一个因素都之间都存在协调与矛盾共存的关系，如何能达到最优，也就是在风险可控的前提下，使图书销售收入这一目标最大化，就需要财务信息对此有一个有效的描述。在财务信息的披露时针对这些因素进行设计，管理者可以从多个维度进行筛选，形成灵活的个性化内部控制管理报表，以便更好的进行分析做出决策，为图书出版社的风险控制提供依据。

（四）建立完善的监督管理体系

监督管理是企业对内部控制建立与实施情况进行监督检查，评价内部控制的有效性，发现内部控制缺陷，并及时加以改进。监督管理体系包括图书出版社外部对内部的监督、上级对下级的监督，不相容职责岗位之间的监督，以及独立第三方的监督。监督管理体系应在图书出版社内部管理制度中于以体现。图书出版社外部对内部的监督，主要体现在上级主管部门，以及外部审计机构对内部的各项检查和审计工作，需要建立外部检查及审计对接配合机制，以及问题责任部门、责任人的整改督办机制，保证问题整改落实。上级对下级的监督，主要体现在对经营业务事项的审批流程中，明确各管理层级的审批权限，避免出现越权审批或先斩后奏的情况出现；不相容职责岗位之间的监督，主要体现在岗位职责设置中，如：会计与出纳岗位、采购与库管岗位、销售与库管岗位以及资产管理与资产使用岗位等，通过明确相应的职责，使不相容职责岗位形成相互制约的机制，避免舞弊行为的发生。独立第三方的监督，主要体现在内部审计中，设立独立的内部审计机构，并由图书出版社一把手直管，建立内部审计制度，参与到事前、事中、事后，发挥审计监督作用，客观的对生产经营中的各个环节发表审计意见，同时坚决落实问题的整改，查缺补漏。完善的监督管理体系可以大大的提升内部控制管理的执行效果，使内部控制管理落到实处。

（五）加强图书出版社的风险管理

风险是每个企业在经营过程中不可避免的，图书出版社在生产经营中也会存在各种各样的风险，并且风险的大小是和收益的大小相关的，因此图书出版社也需要正确看待经营中的风险，完全没有风险的业务是不存在的，只是需要图书出版社对风险和收益进行识别和评估，让风险和收益匹配，让风险可控。为此，图书出版社管理人员应注重风险管理，采用科学、可行性的举措进行风险识别与风险分析。首先，组织出版社各部门管理层人员对生产经营中各个业务环节进行风险梳理，归纳风险分类体系，及分级体系，建立风险应对机制；其次，引入专业法律顾问机制，在公司治理、人力资源、制度建设、合同签定、业务洽谈、中大投融资事项等听取专业律师团队的意见，形成最终的决策方案；最后，在扩展业务，合作新项目时，可聘请第三方团队，对合作方进行尽职调查，充分了解合作方的经营情况，过往奖惩历史以及合作内容的真实性和有效性。做到对风险事前有评估，事中有监控，事后有保障的风险管控机制。

（六）加大图书出版社工作人员人才队伍建设，提高个人综合素养

为了进一步保证内部控制的执行力和效果，对管理人员和财务人员应加大培训力度，提高职业素养和业务能力。为此，图书出版社可以通过警示教育以及反面问题清单的形式，向管理人员和财务人员树立正确的职业道德观和价值观，避免被金钱蒙蔽双眼，出现违规操作的现象。另一方面，根据图书出版社中各个环节的关键点等工作内容，可跨业务范围定期对管理人员和财务人员开展跨业务的普及型专业培训，通过这样的方式来促进管理人员和财务人员对图书出版社各个业务的了解，更好满足岗位职责要求。

（七）借助互联网技术的便捷，搭建内部管理系统

近些年来，互联网+成为了人们生活中不可或缺的一部分，新技术不断涌现，对各行各业都带来了翻天覆地的变化。为此，图书出版社领导应紧跟时代发展脚步，抓住互联网技术的特点，在出版社内部搭建管理系统也就是ERP，通过把内部控制管理嵌入到ERP系统的方式，可以将内部控制准确落实到企业的各个环节，同时提高管理效率，降低管理成本，使风险防范及时、有效，以此来实现企业经济的最大效益化。与此同时，出版社领导必须要时刻关注外部环境变化，根据外部变化及时对自身管理模式进行优化和调整，时代不断进步，图书出版社也不能止步不前，要跟随时代的脚步与时俱进，不断将新技术、新手段引入内部管理之中，促使图书出版社能够在竞争激烈的市场中着茁壮发展。

五、结束语

通过本文上诉所说，使得我们对图书出版社和内部控制有了更为深入的了解，在当前图书出版社面临机遇与挑战并存的现状下，相关领导要着重观察长远利益，企业管理层应更多着眼长远利益，加强和规范企业内部控制，提高企业经营管理水平和风险防范能力，在竞争激烈的市场环境中站稳脚跟。在出版社的日常发展过程中，如果不能做好内部控制工作，在运营的过程中也会出现各类经营风险，对于自身的未来发展会产生严重的阻碍和约束性，同时会对出版社带来不必要的损失，甚至可能会出现资金短缺、影响运营的现象发生。为此，图书出版社领导应重点关注内部控制，从内部控制的角度出发，严格做好出版社的内部控制工作，加强在内部树立正确的内部控制意识，结合实际经营情况构建完善的内部控制管理体系和监管体系，实施财务考核，提高会计信息的准确性，确保图书出版社的整体经济效益，推动其在未来能够发展。