企业电子档案管理模式与优化建议

康晨炜

摘 要：网络信息技术的不断发展深刻地改变了企业管理模式，企业在管理和生产过程中产生了大量电子档案，这些电子档案既是企业经营活动的真实记录和写照，也是企业未来决策的重要依据。因此，企业有必要对电子档案管理给予足够的重视，并结合现代信息需要对企业电子档案管理模式进行优化，进一步提升企业电子档案管理质量。在此基础之上，对重要的电子档案资源进行整合，并结合企业发展和企业目标进行系统开发，充分发挥企业电子档案信息价值，更好地促进企业发展。

关键词：企业;电子档案;管理模式;优化策略

当前企业在经营管理过程中深受信息化影响，无论是办公自动化，还是信息技术的运用都会产生大量电子档案。如果依然沿用传统的档案管理模式势必会影响电子档案功能的发挥。因此，越来越多企业开始将电子档案管理模式信息化作为重要方向，并结合企业电子档案的管理需求制定了相应的标准和制度体系，规范了企业电子档案管理流程，提升了电子档案管理效率，使电子档案真实性、安全性、有效性得到了有效保障[1 ]。

1 企业电子档案管理模式及现状

企业电子档案管理是企业管理的重要内容之一，当前企业电子档案管理主要有“单套制”和“双套制”管理模式。随着企业信息化建设的不断推进，“单套制”管理模式将会成为企业电子档案管理模式的主流。企业需要提升电子档案管理效果，首先要对企业电子档案管理现状进行分析和研究，并结合存在的问题制定有针对性的策略。

1.1 企业电子档案管理模式类型

我国企业电子档案管理当前主要有“双套制”管理模式和“单套制”管理模式。“双套制”管理模式是指企業在纸质档案归档的同时，还需要对电子档案进行归档，确保电子档案与纸质档案归档的一致性。“单套制”管理模式则是在档案管理过程中只需要对电子档案进行归档和管理，并不需要对纸质档案进行归档和管理。网络信息技术背景下，无论是“双套制”管理模式还是“单套制”管理模式都需要对电子档案管理给予足够的重视，确保电子档案信息安全。很长一段时间，企业在电子档案管理过程中并没有现成的经验可以借鉴，主要采取的是“双套制”的管理模式——只有实现电子档案与纸质档案的同时归档，才能够为电子档案的真实性、可靠性、可用性、完整性提供对照和对比借鉴。通过“双套制”管理，既弥补了纸质档案自身的缺陷，也实现了纸质档案与电子档案的相互借鉴、相互补充。在信息化建设初级阶段，企业在电子档案管理过程中受到产业信息化标准不健全，电子档案管理人员能力素质偏低，难以对于信息技术进行有效利用等客观条件的限制，在电子档案管理过程中难以对电子档案进行系统的开发整合。而随着我国信息技术的不断发展，企业信息化程度不断加深，相应地在电子档案管理过程中也开始运用各种新技术，既实现了电子档案的长期保存和信息安全，也能够结合企业发展和业务活动对电子档案信息进行整合和利用，特别是优秀人才的引进为电子档案开发利用和保管提供了人才保障，既为企业电子档案管理免除了后顾之忧，也能够结合企业发展，对电子档案信息资源进行开发和利用[2 ]。

1.2 企业电子档案管理现状

企业电子档案“双套制”管理模式与业务实践存在着冲突。早期我国企业之所以会施行“双套制”管理模式，主要是应对当时电子档案出现的挑战。这一时期企业文件以纸质为主，虽然会产生少量的电子档案，但主要起辅助作用。“双套制”的电子档案管理模式是在特定时期、特定背景下产生的，虽然具有合理性，但对电子档案管理属于权宜之计。而随着大数据、云计算、人工智能技术的不断发展以及现代企业建设的现实需要，企业开始生成大量电子档案，无论是在业务开展层面还是在企业管理层面，随着电子档案数量的暴增，相应地在电子档案管理模式上也需要与时俱进。电子档案从辅助角色逐渐演变成为主导角色。如果企业依然采取“双套制”电子档案管理模式，势必会与电子档案信息化建设产生冲突，进而影响业务部门相关业务开展。纸质档案管理不仅违背了信息化建设要求，也会降低工作效率，增加业务部门的负担，相应地在纸质档案管理过程中还需要不断地投入人力、物力、财力，才能够保证档案管理工作正常运转。

未来企业档案管理应以电子档案管理作为主要方面，在管理过程中要严格落实相关政策要求，积极构建“单套制”电子档案管理模式。“单套制”电子档案管理既要各级领导的支持，也需要相关部门的共同协作，不断地推进企业电子档案信息化建设，加大电子档案管理人员教育培训，进一步提升相关人员的能力和素质。现阶段企业在电子档案“单套制”管理过程中也有一些亟待解决问题。一是部分企业对于电子档案重视程度不足。很多企业领导年龄较大，在档案管理方面更依赖于纸质档案，认为纸质档案更加直观，相应地对电子档案重视程度不足，缺少归档意识，没有对电子档案信息化建设作出长远规划，导致电子档案信息资源没有得到合理利用和开发。二是电子档案管理制度机制不健全。当前部分企业在档案管理过程中并没有结合电子档案的相关制度要求完善企业电子档案管理制度，导致很多电子档案工作开展缺少制度依据，电子档案管理质量不高、不全面。三是电子档案资源没有得到合理利用和开发。企业在电子档案管理过程中投入了大量资金和人力，形成了具备相当规模的电子档案信息，但在利用开发过程中一方面基于信息安全角度考虑，另一方面缺乏主动意识，导致电子档案信息资源没有得到利用和开发，形成了“信息孤岛”，企业电子档案管理效率低下，只能为企业提供简单的文件检索和信息搜寻服务。

2 企业电子档案管理模式的优化建议

新形势下，企业在电子档案管理过程中，要充分认识到网络信息技术发展对于企业电子档案管理产生的深刻影响，要主动改变传统的企业档案管理理念，完善电子档案“单套制”管理制度，因地制宜地采取灵活的电子档案管理模式，进一步提升电子档案“单套制”管理的适用性和可操作性，并实现对电子档案信息资源的有效整合和综合利用，结合企业需要提炼出价值的电子档案信息，更好地实现电子档案的价值和作用[3 ]。

2.1 优化电子档案管理制度

2.1.1 完善电子档案管理制度。要从电子档案形成、接收、管理、利用和处置等多个层面出发，进一步提升管理制度和规范的针对性和有效性，增强电子档案管理实施的可行性和可操作性。要通过电子档案管理制度落实，确保电子档案信息收集及时、准确，确保电子档案管理安全可靠，确保电子档案利用高效有序。

2.1.2 充分发挥制度机制在电子档案保管和利用中的作用。企业在电子档案管理过程中既要注重电子档案安全管理，也要注重电子档案的高效利用。要通过制度机制落实推进电子档案信息资源深度整合，构建和完善电子档案数据库，并以此作为电子档案信息利用和整合的重要载体，实现电子档案管理系统与业务系统的有效对接，进而按照相应的制度规范和开发要求，对电子档案深入开发，实现电子档案的信息价值。此外，还要参照国家的相关标准，对其电子档案元数据进行定义，确立元数据管理的基本原则、依据和方法，进一步提升元数据管理的规范性。

2.2 优化电子档案管理流程

随着网络信息技术不断发展，企业生成了越来越多的电子档案，要求企业在档案管理过程中对原有的档案管理流程进行梳理和创新，认识到原有的管理方式已经很难满足电子档案管理的现实诉求。要通过流程管理理念落实，为电子档案管理提供新的思路和方式。

2.2.1 实现电子档案与业务流程管理的深度融合。企业电子档案来源于业务系统，业务系统的成熟度决定着电子档案的成熟度。因此，在电子档案管理过程中应从电子档案整个生命周期通盘考虑，将电子档案管理融入到企业业务活动整个流程之中，实现电子档案的流程化管理，进一步提升电子档案与业务管理工作的契合性。

2.2.2 企业要对电子档案管理流程进行重新梳理和优化。信息时代背景下，企业要想实现现代化目标就需要对内部组织架构进行优化，提升企业业务效率，加强企业电子档案管理，而优化电子档案管理流程是企业加强档案管理的重要方面。結合电子档案信息化建设的现实诉求，改变传统电子档案管理思路，减少不必要的电子档案管理步骤，提升企业电子档案传输速度，更好地实现电子档案价值。

2.2.3 搭建企业电子档案管理系统。电子档案管理需要一定的载体和途径，为了更好地适应企业现代化建设诉求，有必要搭建电子档案管理系统，要求业务部门和相关单位要将业务系统与电子档案管理系统有效对接，实现电子档案的快速收集、快速处理、快速整合。通过企业电子档案管理系统的搭建，既能够加强部门之间的联系互动，实现电子档案在部门之间的快速运转;同时也能够为电子档案的整体开发利用、流程优化提供数据支持，进一步提升企业电子档案管理效果[4 ]。

2.3 优化电子档案反馈机制

企业电子档案既需要安全保护系统开发，也需要通过电子档案反馈机制的落实，加强部门之间的联系互动，充分发挥电子档案的价值和作用。电子档案管理需要多个部门多方协同，才能够确保电子档案生成、管理、利用多个环节紧密闭合。

2.3.1 从电子档案的生成看，电子档案一般都是由企业业务部门生成，企业电子档案生成既要遵守电子档案的制度和标准规范，也需要通过电子档案显示业务部门的工作进展以及相关工作信息。生成后的电子档案需要按照一定的制度流程报送给电子档案管理部门，由电子档案管理部门按照相关档案管理流程上报主要领导审阅或由其他业务部门办理。在这一过程中业务部门成为了重要的反馈主体，部门生成的电子档案一般都会提出业务需求，需要领导决策或相关部门的辅助，才能更好地完成业务工作。为了支持业务工作快速地开展，档案管理部门要结合电子档案内容进行快速办理，并及时地向业务部门进行反馈，给予必要的政策支持、技术支持、资金支持、业务指导等。

2.3.2 从企业电子档案管理的角度看，企业电子档案作为业务活动的重要凭证，在业务系统中发挥了重要作用。在这一阶段，各部门员工成为了重要反馈主体。一方面，电子档案管理部门会对业务人员电子档案相关内容的落实情况进行评估，并根据评估结果对存在的问题进行优化和完善。另一方面，结合绩效评估结果，针对员工参与电子档案管理不够、参与积极性不强、电子档案反馈态度不积极等问题对员工进行指导，强化企业员工对电子档案管理的认知，充分认识到电子档案对业务工作的指导性作用，使员工在完成业务目标的同时，也能够落实电子档案管理任务[5 ]。

2.4 加强企业电子档案管理人才队伍建设

新时期，随着网络信息技术不断发展，对企业电子档案管理提出了新的要求。为更好适应时代发展趋势，企业在电子档案管理过程中既要主动地引进现代信息技术，夯实企业电子档案管理基础设施。同时也要加强企业电子档案管理人才队伍建设，从企业电子档案发展需求角度出发，注重内部电子档案管理人才培养，加大对外部人才引进力度。为此，一方面，企业主要领导应给予电子档案管理人才培养足够的重视，在年初就应该形成人才培养方案，并结合企业电子档案管理的具体需求，对企业电子档案人才培养的具体内容进行优化，引进前沿技术，进一步提升企业电子档案管理人员的能力和素养。同时要对企业电子档案管理人才培训的方式方法进行创新，聘请前沿专家学者针对当前企业电子档案管理存在的新问题、新情况进行讲解、讨论，进一步丰富企业电子档案管理人才的知识结构，提升企业电子档案管理人员的综合素质。另一方面，要面向社会加大对企业电子档案管理人才引进力度，与高校合作培养适合企业电子档案管理的高素质人才，通过内强外联的方式，为企业电子档案管理提供扎实的人才保障，进一步提升企业电子档案管理效果，更好地为企业发展服务[6 ]。

总之，网络信息技术不断发展推动了企业现代化转型，企业在现代化转型过程中要将电子档案管理作为重要方面。一方面，要充分认识到电子档案管理的重要性和必要性，通过落实“单套制”管理模式，进一步提升电子档案管理成效，确保电子档案信息安全，实现电子档案信息的综合利用和开发。另一方面，要完善电子档案管理制度机制，优化电子档案管理流程，充分发挥电子档案在推动企业现代化转型方面的作用。

参考文献：

[1]汤刘柳，李海涛.单轨制管理模式下电子档案真实性技术保障对策研究——以“X工程电子文档管理系统建设”项目为例[J].山西档案，2020（2）：7.

[2]王婧逸.数据保全视角下电子档案单轨制管理模式研究[J].档案与建设，2020（02）：26—29.

[3]钱毅.新技术环境下电子档案管理纵深发展关键问题分析[J].档案学通讯，2020（2）：6.

[4]谷惠敏.基于管理和服务双重需要视角的“单套制”研究现状与展望[J].档案管理，2020（3）：2.

[5]李威.电子档案与电子档案“单轨制”的两个不同视角[J].档案管理，2020（2）：2.

[6]姚姮.大数据时代企业电子文件归档和电子档案管理的探索与实践[J].陕西档案，2021（6）：3.

（作者单位：南京旭洲电子科技有限公司）