综合档案馆全宗卷管理实践与探讨

郭文春

摘要：全宗卷是科学管理档案馆（室）藏档案的重要工具，也是开发和利用档案信息资源的重要手段，它反映了档案馆（室）在管理全宗时对实体和信息控制的程度。该文分析了全宗卷的作用和目前综合档案馆馆藏全宗卷管理存在的问题，从提高重视度、健全制度、加大收集力度、规范整理、建立全宗卷信息管理系统和提升利用效果六个方面提出完善全宗卷管理的对策措施。

关键词：档案馆 全宗卷 管理

2018年，国家档案局组织专家对全国47家副省级以上综合档案馆业务建设情况进行了集中评价，其中全宗卷的建立情况是档案保管与保护评价内容之一。国家档案局对评价情况分析指出：各档案馆普遍存在的问题之一是档案保管保护工作中一些原有的制度规范和好的经验做法没能得到很好的继承，这一问题突出表现在全宗卷的管理上。由此可见，综合档案馆在全宗卷管理方面还需要不断地完善。

全宗卷是指由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。它形成于档案馆（室）日常档案管理工作的各个环节中，存储了记述和反映全宗档案及其发展变化的有关资料，是管理全宗的档案，可谓“档案的档案”。

编写全宗卷是档案馆（室）必须开展的一项基础性工作。依据《全宗卷规范》（DA/T 12—2012），全宗卷的主要內容包括以下几项：全宗（馆藏）介绍类、档案收集类、档案整理类、档案鉴定类、档案保管类、档案统计类、档案利用类、新技术应用类和综合全宗卷。档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。全宗卷应齐全、完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。对于全宗卷的整理，应做到分类合理、方法科学、格式规范。

全宗卷不仅是科学管理馆（室）藏档案的重要工具，更是开发和利用档案信息资源的一种手段，其质量高低反映了档案馆（室）在管理全宗时对实体和信息控制的程度。

1.全宗卷为查找档案信息提供重要检索途径。目前，档案检索大都是以题名、关键字等为主要检索词，如果馆藏不多，数据库不大，检索的速度会很快。而对于馆藏量大、全宗数量多的档案馆，查询档案的速度和准确度就会有“折扣”。而全宗卷在利用者查找档案时可以发挥独特的作用：全宗指南（全宗介绍）、组织沿革、大事记等全宗背景和档案状况，可以帮助利用者快速锁定查找范围，提高查准率。

2.全宗卷为档案的科学管理提供可靠依据。档案管理的重要职责就是最大限度地延长档案的寿命，而全宗卷中的保管类材料记录了档案安全、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制制作及档案保管状况分析和工作总结等，这些内容提供了档案的“身体健康状况”和“疾病治疗方案结果”，从而为制定档案保管保护措施，改善保管保护环境，达到最终延长寿命提供了可靠依据。

3.全宗卷为编写《档案馆指南》等提供原始资料。《档案馆指南》是全面介绍和报道档案馆基本情况、馆藏档案和内容，指导利用者查阅、利用档案的工具书。依据《档案馆指南编制规范》（DA/T 3—1992），《档案馆指南》正文部分的核心内容是馆藏档案介绍和馆藏资料介绍，而这一部分原始资料来源于各个全宗的全宗卷，因此，全宗卷内容的准确完整程度决定了《档案馆指南》质量的高低。

4.全宗卷为分析档案的价值规律提供科学数据。全宗卷的利用类部分记录了档案馆利用、开发档案的相关信息情况，比如一个全宗的哪些案卷被查阅，查阅、利用后发挥的效用、成果是什么，是做凭证解决问题，还是编研成书、编为信息或作为展件。如果档案馆每年能将所有全宗的利用类信息集结在一起，梳理、分析出利用热点、利用群体特点，就能分析出馆藏“热点”档案和档案利用规律，进而可以为优化馆藏结构、丰富馆藏内容提供科学数据。

通过调研并结合笔者自身经验，本文认为综合档案馆全宗卷管理中存在如下几个方面的问题。

（一）对全宗卷管理的重要意义和作用认识不充分

从国家档案局对全国综合档案馆全宗卷保管情况的分析来看，部分档案馆并未重视全宗卷管理，认为全宗卷“可有可无”，对全宗卷的保管意义和作用研究不足，只重视档案自身的管理，认为在信息化时代，全宗卷“过时”了。笔者在网上对全宗卷管理进行了相关搜索，发现有关内容并不多，由此可见，大家对这项工作的关注度并不高。

（二）未建立健全全宗卷管理制度

虽然国家档案局颁布了全宗卷相关标准规范，但全宗卷管理是一项实践性非常强的工作，相关规范要结合各馆实际，才能发挥效用。然而，一直以来，部分档案馆并未制定本馆的落实细则办法，没有具体操作程序和要求，造成全宗卷在实践管理中缺少制度保障。

（三）全宗卷材料收集不齐全

在档案室阶段，部分档案室不重视全宗卷的建立，造成全宗卷的“原生缺失”；档案进馆后，部分档案馆对各项业务开展过程中形成的文件，没有及时保留下来，造成全宗卷内容“后生缺乏”，进而使得全宗卷内容不能反映整个全宗管理的全景情况。

（四）全宗卷整理不规范

全宗卷整理不规范主要涉及以下两个方面：一是全宗卷材料分类不一致，如同一事由的材料由于时间先后、保管人不同，容易归类不同；二是整理标准不统一，全宗卷管理的标准和规范最早形成于1995年，而有些档案形成年代比较早，因此同一全宗的全宗卷整理方式不同，目录格式也不同。

（五）全宗卷信息化管理程度不高

部分档案馆未运用信息化手段管理全宗卷，或者未建立专门全宗卷管理信息系统，或者未在档案管理系统中设立专门的全宗卷子系统。还有部分档案馆仅限于计算机目录检索，未对全宗卷开展数字化转换，更没有全文检索功能。

（六）全宗卷开发利用效果不明显

部分档案馆将全宗卷“束之高阁”，对全宗卷管理还处在“只求有，不求用”的状态，未认识到全宗卷对档案馆各项业务工作的支撑和基础性保障作用，不重视全宗卷内容的信息挖掘和开发利用工作，未体现全宗卷的价值作用。

（一）提高对全宗卷管理的重视度

习近平总书记指出：档案工作存史资政育人，是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业。因此，每一名档案工作者都要以高度的责任感和使命感履行好职责使命，管理好每一份档案。全宗卷是档案工作的“档案”，是在管理档案馆（室）藏档案过程中形成的，记录了全宗内档案的内容、数量和利用等历史与发展变化状况。档案工作者更要重视全宗卷的管理，规范管理好全宗卷，为科学管理档案提供有力支撑。

（二）健全全宗卷规范制度

各综合档案馆应以制度为先导，制定规范，形成工作机制，确保全宗卷管理在规范、标准的轨道上运行。国家档案局于1995年实施《全宗卷规范》，于2012年根据档案管理工作的发展需要，对原标准中的“全宗卷主要内容”和“全宗卷的整理”做了较大修改，新增了“术语和定义”和“卷盒及目录格式”两章内容；根据馆（室）藏档案管理工作的实际需要，新增了“综合全宗卷”的内容规定。全国部分综合档案馆依据《全宗卷规范》，结合自身实际，相继制定、出台本馆具体实施办法。例如，天津市档案馆在收到国家档案局业务评价意见反馈后，立即参考兄弟省市好的经验和做法，制定了《天津市档案馆全宗卷管理办法（试行）》，完善了全宗卷八大类所需内容，明确了各业务部门工作职责，规范了全宗卷整理标准。每年年初各业务部门向保管部门移交全宗卷材料，保管部门将其整理后装入全宗卷，录入系统，形成良好的工作闭环管理机制。

（三）加大全宗卷收集力度

全宗卷既然是档案工作的“档案”，就要力求齐全、完整、准确，只有这樣才能全景记录档案的“前生今世”。要做到这点，各综合档案馆就要抓好档案室、档案移交进馆和进馆后三个阶段的工作。档案室阶段是全宗卷最先形成建立的阶段，在此阶段档案人员要严格按照《全宗卷规范》收集、整理，这是确保全宗卷内容齐全、完整、准确的关键环节。档案被移交到档案馆时，接收人员除了接收案卷外，还要接收全宗卷。在档案馆阶段，各综合档案馆要及时将各业务部门形成的工作记录收集到全宗卷中，将全宗卷文件的收集和规范整理作为保管工作的常态内容之一。

（四）规范全宗卷整理

依据《全宗卷规范》或相关制度，各综合档案馆要将全宗卷材料分类、编号、著录。规范整理的目的是保证全宗卷材料有序化管理，便于检索利用。在整理全宗卷时，档案人员要保证同一事由的材料归类一致，对于所有全宗卷要按一个标准整理，以保证编号、著录方式统一，便于建立检索系统，方便后期信息化管理。

（五）建立全宗卷信息管理系统

全宗卷文件是在管理全宗过程中形成的，涉及收管存用各项业务。以档案保管部门为中心，接收进来的档案，经整理、核对后被送进库房，全宗卷中的全宗介绍类、接收类、整理类和新技术类的部分文件就在此阶段形成了；在库房中对档案进行保管保护形成的清点、统计、抢救修复、库房防护等资料；从库房调出档案，满足窗口查阅、编研书籍、宣传展览等利用需求，形成了全宗卷中利用和鉴定部分的文件；馆藏档案经数字化后形成了新技术应用类文件。各综合档案馆应依托信息化手段，转变全宗卷管理方式，从传统实体管理向信息管理过渡，建立全宗卷信息管理系统，将各项业务连接在一起，真正实现原有纸质全宗卷数据化，新产生全宗卷电子化，以达到全宗卷全过程管理全宗的目标。

（六）提升全宗卷的利用效果

全宗卷收集齐全、规范整理的目的不仅仅是记录馆（室）藏全宗管理过程，更重要的是要有效地发挥作用。因此各综合档案馆要充分运用信息化手段，对全宗卷内容进行深度挖掘，为档案检索、保管保护、资源开发利用等提供最基础的保障，从而提升全宗卷效用。

《“十四五”全国档案事业发展规划》已经明确提出“深化全宗卷编制工作”，该项工作是提高档案资源质量管控的重要手段。为此，各综合档案馆要不断深入研究，完善制度措施，紧盯全流程管理，规范、科学管理全宗卷，充分发挥全宗卷对档案馆各项业务工作的支撑和基础性保障作用。

参考文献：

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作者单位：天津市档案馆