基于Web工作流系统的学校协同办公应用

姚茜 张帅 张增山 王霜霜

摘  要  中小学数字校园建设是一个动态变化的实践过程，其中数字化管理系统在不断改进与完善。以校园卡制卡工作流为例，介绍学校协同办公应用工作流系统涉及的三类用户、四层系统架构、表单与流程两大核心元素。经过几年实践，工作流系统能满足学校实际业务需求，并能有效优化原线下跨部门业务流程。

关键词  数字校园；工作流系统；协同办公；智慧校园

中图分类号：G637    文献标识码：B

文章编号：1671-489X（2022）09-0035-05

0  引言

数字校园的概念起源于20世纪90年代美国克莱蒙特大学教授凯尼斯·格林发起并主持的一项名为“信息化校园计划”（The Campus Computing Project）的大型科研项目，我国的数字校园就是在这一理念上提出来的[1]。韩锡斌等学者[2]早在2005年就对数字校园的目标与内涵进行了分析，提出数字校园的5E架构，强调数字校园的五个主要应用方面，即数字化学习（e-Learning）、数字化科研（e-Science）、数字化管理（e-Manage-ment）、数字化服务（e-Service）和数字化生活（e-Living）。国内最早正式提出智慧校园概念的是浙江大学，2010年，浙江大学就提出要建设一个令人激动的智慧校园：无处不在的网络学习、融合创新的网络科研、透明高效的校务治理、丰富多彩的校园文化、方便周到的校园生活[3]。

智慧校园平台是信息化建设的基础性平台和核心系统，完善该系统的主要建设目标包括提升学校教学组织、教学管理和资源管理效率，促进学校教师之间的有效沟通和资源共享，促进教师与学生以及家长之间充分沟通，支持教师开展数字化教学，适应中高考改革。

1  应用背景

在基础教育领域，教师的首要任务是高质量地完成教育教学工作，但同时也有一些业务需要办理，常常会占用教师不少课余时间。学校的日常事务，如各级各类申请、审批、报销等，最初是通过纸质申请单的形式在各部门之间进行传递，而纸质载体在信息处理、共享、存储和查询方面都是低效的；伴随邮件系统的普及，一些通知公告等内容会通过邮箱进行共享；随着互联网技术的发展，办公OA（Office Automation）系统在学校普遍应用，实现信息共享和电子公文的传输。从数字校园实践发展的进程来看，伴随新一代信息技术的发展以及社会信息化进程的加快，云计算使得中小学数字校园建设向集约化、云端化方向发展。

目前，大部分中小学在建设数字校园系统时除了满足教育教学，还有一部分也涉及教学管理的技术支撑，如通知公告、周程管理、问卷调查、场馆预约等办公模块，能较好地实现信息采集、查询、统计与共享等功能，在一定程度上满足信息处理的自动化、无纸化办公和移动办公的需求。但随着学校规模的不断扩大，职能部门工作细碎烦琐，有一部分业务涉及多个部门，教师因申请、审批等具体事务需要在距离较远的多个校区之间奔波，存在审核流程复杂、操作过程烦琐等问题。因此，在数字校园系统中需要增加相应的模块，能实现日常表单处理的电子化和自动化，即能满足根据一系列相互衔接的业务进行配合与协同处理，并且能实现自动流转和状态监控的功能。

2  概念明晰

2.1 工作流

工作流的概念最早起源于生产组织和办公自动化领域，其中涉及的主要问题就是过程的自动化[4]。关于工作流，不同的组织给出不同的定义，其中工作流管理联盟（WFMC）定义工作流是一种可以自动流转的业务活动，通过一组定义明确的逻辑准则，实现业务活动在用户之间运行与传递[5]。

2.2  基于Web的工作流系统架构

工作流系统根据任务传递机制不同分为不同的类型，其中基于Web的工作流系统通过WWW来实现任务的协作，产品从1995年以后才起步，是目前应用最广泛的。基于Web的工作流系统采用B/S（浏览器/服务器）架构，是随着网络技术的发展，在高内聚低耦合的设计思想下对C/S（客户端/服务器）架构的一种设计提升。基于Web的工作流系统在使用时，用户通过浏览器就能够完成各种任务的处理与访问，降低了业务处理对客户端的要求，有利于系统的管理、维护和升级[6]。

目前，工作流技术越来越成熟，应用也越来越广泛。学校应用的基于Web的工作流系统，采用数字校园提供的专业级工作流引擎，通过预定义的规范化流程，实现流畅的业务运作，可有效节约人力资源，提高办公效率。

3  需求分析

学校涉及多个部门协同工作的业务和场景通常采用固定流程，即管理员基于学校固定办事流程，在系统中在线绘制流程、创建表单、部署流程并设定不同的角色和权限，用户（全校教职工）基于系统设定的流程在Web端查看流程状态并办理相应流程。通常还可以指定在校人员作为流程汇总查看管理员，可以查看各审批流程状态。

3.1  请假管理

教师的主要业务是教育教学，教职工请假时需要向多个部门报备申请：教师请假需要告知教研组长和教务处，以便于调课及计算课时量；教职工请假需要告知部门主管领导，便于协调部门内工作安排；超过三天的请假申请需要向学校办公室报备……根据学校的管理规定，请假一天、三天以内、超过三天等不同时长，也需要递交给相应的主管领导进行审批。请假申请虽涉及多人、多级别、跨部门，还是一个相对比较规范的工作流机制，因此，在数字校园中使用专门的“请假管理”模块，各个学校基本上可以通过自定义审批流程和权限配置来实现本校请假审批的基本功能。

3.2  新任教师制卡等申请

学校使用微软域架构系统，便于进行统一账号登录认证、校内资源库访问、IP电话、网络打印等服务。新任教师入校申办校园卡时，涉及教学、德育等部门主管教师审批，教务处和学校办公室人事部门对新教师信息进行汇总，信息中心制作校园卡，并按申请在校园卡设置打印复印权限、门禁权限，总务处设置饭卡等跨部门协同业务。

工作流系统还将PC端应用移植到手机终端，支持安卓和iOS系统，同时实现移动终端数据与PC端数据实时联动，满足教职工随时随地移动办公的需要。

类似制卡这样的工作流比较多，而各个学校可以适用的场景也不一样，使用数字校园中的工作流系统模块，通过自定义表单、审批组等可以实现个性化流程的业务运作，具有可拓展性。

4  系统应用

4.1  学校工作流系统中涉及三种角色：用户、审批组和系统管理员

如图1所示，用户就是数字校园的全体教职工，可以在工作流系统中创建流程实例、查看/撤销申请进程；审批组主要负责业务流程的办理与审批、处理待办业务，将线下业务转移到线上稳定执行；系统管理员则负责流程的配置和权限角色的设置、对实例进行监控、定期进行数据和流程的维护。

4.2  工作流系统架构分为基础数据层、数据连接层、流程服务层和前端表示层

工作流模块架构在学校数字校园内，基础数据从数字校园数据中台中提取。如图2所示，用户通过浏览器访问系统的前端界面；流程服务层负责处理用户请求，并将处理后的数据返回前端；数据连接层集成数字校园底层基础数据，为流程服务层提供数据支撑并完成数据的存储[5]。

4.3  表单和流程是工作流的两个最基本元素

与线下的办公模式对比，表单就是纸质签单，不同工作填写内容不一样；流程指的是主管负责人签字审批的过程，一个流程步骤一般涉及一个签字。以制卡工作流为例，介绍流程的设计与实现。如图3所示，新任教师制卡业务由申请人提出申请、审批人审批、校办和教务处汇总、信息中心和总务处制卡设权限等五个步骤共同组成。

线下办公往往需要教师来回联系各部门，找分管校长签字审批，并持卡到各部门办理各权限，而申请人线上走流程只需要两个步骤：填写申请表单（图4）、制卡完成后到校办领取校园卡。其他的流程在申请提交后，由工作流系统根据办卡人类别系统自动判断并递送到对应的审批组，经过电子审批与公文流转，新任教师的各类信息清晰地汇总到学校办公室人事部门和教务处，信息中心和总务处直接由职能部门办理人员进行卡务交接，制卡的各个环节申请人及相应的办理人员都能收到消息提醒，办理完成后申请人到学校办公室领取校园卡即可。

学校可以根据实际需求，在工作流系统中创建各类自定义的工作流业务。流程设计工具采用图形化定义，通过拖拉拽等绘制方式实现。设计界面包括流程信息（如节点和流向），活动之间通过连线相连，流转步骤参照线形箭头的方向。系统管理员通过创建表单、绘制流程，并可以在流程中每一个环节设置审批组、经办人及流程跳转等。校园卡制卡流程配置见图5。

5  应用结论

学校从2018年开始试用工作流模块，2019年开始常态化应用，目前每年使用工作流的教师约260人，发起流程的人员数量也在逐步递增，数据统计见图6（截至2021年11月24日）。在数字校园中使用基于Web工作流系统进行跨部门协同办公，可以避免教师线下在各部门疲于奔走的烦恼，节约纸张，通过规范、高效、智能的办公模式，提升教师的办事体验与办公效率，具有以下几点优势。

1）操作简单。复杂的业务流程设置均由系统管理员来操作，用户（全体教职工）只需要关注自己发起的办事流程，很容易上手。除了网页端，手机APP端也能使用，可以方便快捷地实现移动办事需求。

2）流程规范。工作流线上办理业务流程更严谨、流畅，可规范学校管理流程；流程可视化，用户可以清晰地了解申请进程及历史任务，也便于管理者实现对业务流程的管理、监控和统计，提升申请事项存档查询的能力。

3）可扩展优化。工作流系统具备平滑可扩展性，学校可以根据实际业务自定义业务流程，根据使用反馈情况，不断优化和改进办事流程，支持不断变化的需求。

当然，基于Web工作流系统协同办公也存在一些问题，如个别部门或教师的信息化思维和意识还未建立，部分年龄偏大的教师未养成自动化办公的习惯，导致协同办公系统的应用推广具有一定的困难。

6  结束语

网络的飞速发展和智能终端的普及为人们电子办公提供了有利条件。基于Web的工作流系统经过近几年的测试与实践，能满足学校实际业务需求，并能有效优化原线下跨部门业务流程。基于Web的工作流系统是学校精细化管理的一种有效方式，能在合适的时间将任务传递给合适的人，可以加快数据信息在各部门之间、教职工之间、领导之间的流转速度，提高工作效率和管理质量，促进学校办公规范化、标准化水平，提升教职工信息素养，为学校教育教学、科研、管理提供优质服务，实现数据资源的整合与共享。下一阶段，可以考虑将更多适合的业务流程纳入工作流系统中持续地应用与改进。

参考文献

[1] 数字校园[DB/OL].（2021-12-04）[2022-01-20].https：//baike.baidu.com/item/%E6%95%B0%E5%AD%97%E6%A0%A1%E5%9B%AD.

[2] 韩锡斌，杨娟，陈刚.基于知识管理的大学数字校园的概念、架构和策略[J].中国远程教育，2005（8）：39-42，79-80.

[3] 黄荣怀，张进宝，胡永斌，等.智慧校园：数字校园发展的必然趋势[J].开放教育研究，2012（4）：12-17.

[4] 吕博文，杨怀洲.工作流技术综述[J].智能计算机与应用，2018（1）：159-161.

[5] 王晶，崔然，胡晓亮.基于工作流的跨部门协同业务管理系统[J].软件，2020（5）：184-188.

[6] 宋哲理.基于工作流的oa公文流转系统的架构设计[J].数字通信世界，2019（11）：92-93.

[7] 卢芳.业务流程可视化建模方法的研究与设计[D].济南：山东大学，2012.

[8] 张勇，黄涛.基于工作流的网上协同办公系统的设计与实现[J].计算机应用研究，2004（9）：196-198.

作者：姚茜，北京师范大学附属中学信息中心主任，研究方向为计算机教育应用；张帅，北京师范大学附属中学行政管理中心主任，研究方向为学校管理；张增山，北京师范大学附属中学信息中心副主任，研究方向为教育信息化；王霜霜，北京师范大学附属中学教学服务中心主任，研究方向为信息管理（100052）。