大数据时代档案管理信息化建设路径探索——评《档案信息化建设的理论与实践研究》

书名：《档案信息化建设的理论与实践研究》

作者：赵旭

出版社：科学技术文献出版社

ISBN：978-7-5189-7809-0

出版时间：2021 年6 月

定价：32 元

大数据时代，个人的信息都会投放在网络的海洋中，个人的信息会被网络监测和追踪，最终个人将会收到无数与自己需求爱好相关的信息。而档案是储存个体信息的名片，大数据时代的档案管理将融入科技的力量，使档案也能够进行线上储存。大数据时代的档案线上管理就是推行档案的信息化建设，将档案中的内容全部以大数据的形式生成信息化的数据，然后储存在线上，让人们通过网络查询便能查找个人的档案信息。由赵旭编著、科学技术文献出版社在2021 年出版的《档案信息化建设的理论与实践研究》一书，介绍了大数据时代的档案信息化建设的发展态势、发展意义和发展战略规划，能够让人们清晰地感知档案信息化建设的必要性和有用性，对档案的新型化管理并形成技术上的突破具有重要意义。

《档案信息化建设的理论与实践研究》全书一共分为四章。第一章主要介绍档案信息化的基本情况、其发展脉络和主要意义；第二章主要介绍数字档案馆的建设，包括数字档案馆的建设现状、未来发展的方向和意义以及面临的机遇和挑战等；第三章主要介绍档案信息化的创新，即如何通过技术的创新将档案管理得更好以及如何利用科技的力量让档案信息化进一步发展；第四章主要介绍档案信息化建设的发展规划和战略，通过制定科学有效的战略方案让档案信息化有序发展。

大数据时代的档案信息化，主要是档案信息的数据化、档案管理的智能化以及档案保存的实时化。档案信息化的建设路径包括实施档案信息的在线登记、实现档案信息的实时储存、建设透明的档案数据等。档案信息化的建设需要理清档案管理的发展脉络，制定完善的档案信息管理战略规划，并有计划地落实档案信息管理战略。档案管理信息化建设具体表现在以下四方面：

其一，实现档案信息的数据化保存。过去的档案都会以纸质文件的形式保存，实现了档案信息化管理之后，个人的档案信息将会以数据的形式保存在网络上，实现档案保存的数据化以后，个人的信息将会以更为智能的形式得以展现。人们要想获取某人的个人信息，经过许可的前提下即可利用网络得到个人的相关信息数据，从而更为便捷地掌握个人信息。档案信息的数据化保存包括档案信息的在线登记，人们利用网络可以足不出户地进行档案内容的调整；其他单位若要调取个人档案，也可通过网络进行档案信息的实时获取。档案的信息化管理包括档案信息的实时储存。当个人的档案信息都以数据的形态生成时，人们即可利用数据的简单易懂和便捷操作将档案信息进行实时储存，当个人信息有了变更之后，也可及时进行档案信息的调整。

其二，实现档案信息保管的智能化操作。大数据时代的档案信息保管将更多依靠科技的力量进行操作，人工在其中担负的作用将越来越小，智能化操作将全面代替人工投入实践。我国将建设数字档案馆，在数字档案馆中，所有人的档案信息都将以数据的形式呈现。数字档案馆的信息保管将更为智能化，例如人脸识别、指纹解锁、AI 语音服务都会出现为档案信息的保管服务。人们要想获取数字档案馆中的档案信息，只需人脸识别或者是指纹解锁，即可进入馆内查看相关的档案信息。档案中数据的录入也将利用网络进行在线输入，人工智能将会自动识别数据，将档案数据进行分类储存。

其三，制定档案管理信息化的战略。档案管理信息化是一种新型的管理方式，需要制定系统的战略来保证其实施。档案管理信息化的战略包括人员组织、技术运用、发展方向制定等。相关组织要厘清档案管理信息化的组织脉络，安排具体的人员负责档案信息的监督与管理，细化组织架构，明确组织中的宏观管理者、微观支配者和实际执行者，使档案管理信息化能够有条不紊地进行。技术运用就是要合理利用智能技术为档案管理信息化服务，在制定技术运用的战略规划中明确技术的使用方向、使用时间和使用人，使技术能够按规定为档案信息的获取和支配服务。发展方向制定就是要规划档案管理信息化未来发展的蓝图，让档案信息化能够朝着积极的方向改进，让档案信息化管理更加的智能化和人性化，更加便于人们获取信息，使档案信息化向着方便民众、服务社会的方向迈进。

其四，有效落实档案管理信息化的任务。档案管理信息化工作中主要有信息保管、信息输入和读取以及信息变更的任务。新时代的档案信息化管理建设，就是要保护信息的隐秘性，使信息保管真正做到严丝合缝，不易泄露；同时，要让信息的输入和读取便捷化，引入人工智能技术，让信息的内外流动更加自由；最后让信息变更及时快捷，利用人工和技术的共同作用，保证在档案信息有需要调整时能够及时转换。