试谈信息技术在档案管理工作中的运用

杨黎言

摘要：在“互联网+”时代下，档案管理工作向数字化、智能化方向发展，城乡档案馆要不断创新档案管理思维、工作方法，为全面履行新时期社会服务职能提供助力。本文结合网络时代档案管理改革所遇到的实际问题，对“互联网+”环境下档案管理工作的基本特点进行了剖析，并就如何在“互联网+”下实现档案管理的优化策略进行了探讨。

关键词：网络+;机构;档案管理;路径研究

档案管理涉及档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、使用等各个环节，工作内容复杂，“互联网+”时代，传统档案管理工作方式已不能适应现代社会对信息的需要，在“互聯网+”的大背景下，信息化档案管理模式大大提高了档案管理工作的效率，城乡档案馆可以结合自身档案实际管理工作需求不断创新档案管理工作，不断提升事业单位服务社会的能力。以下是“互联网+”时代机关档案工作的路径选择。

一、完善共享数据中心的服务职能

数字档案管理系统的核心是共享数据平台，通过平台的交互、共享和传输等功能，为档案工作者提供便捷、高效的信息服务，能够有效提高档案数据处理的时效性、准确性。数据共享中心要建立与各部门数据处理要求相适应的管理模块与数据库;为了保证大型数据的高效处理，还必须建立动态的数据跟踪和监管机制，通过数据共享平台对数据进行实时登记和覆盖，调整和完善平台的服务功能，为机构的财务、业务决策提供合理、准确的参考。

在“互联网+档案管理”工作中，实现数据的快速集成是当前档案工作的关键。档案工作人员要加强对档案工作的洞察力，了解档案工作的实际需求和问题，参与到资料中心的建设中来，做好数据中心的顶层设计。档案管理工作人员应从档案管理工作的实际出发，梳理其内部逻辑，并明确其功能模块的布局。总之，档案管理人员要和资料开发技术人员共同努力，对其进行顶层设计，以达到最大程度地满足档案管理工作的需要，提高档案信息化管理的价值。

二、做好档案的安保工作

档案安全保障工作是高校图书馆信息化建设的重要内容。只有确保档案信息的安全性，才能使机关在信息化管理中不断创新。首先，要树立档案安全管理的观念，加强档案管理人员的保密意识，制订档案管理制度，加强档案管理员的工作能力，规范档案管理工作。其次，机关要加强对网上信息的审核，严格禁止员工上网浏览不规范的网站，利用密码、防火墙等安全软件和技术来提高档案的安全性。

特别是在保证档案安全的前提下，必须做到：1、存取控制。存取限制可限制非法使用者利用与存取的单位资料网络资讯，拦截非法存取;此外，还可以控制特许用户的上网时间，从而增强文件管理的安全性。（2）运用防火墙技术。防火墙技术是一堵“墙”将两种网络连接起来，从而有效地防止了网络的入侵。防火墙可以有效地控制两个方向的通讯，及时排除不合格的数据，提高文件管理的安全性。（3）防范病毒。在信息系统中设置防毒软件，并对补丁包进行定期升级，各机构可以根据实际情况，制订比较完善的反病毒防护措施。以上三个方面的内容，在保证档案安全的同时，也为机关档案管理的改革打下了坚实的基础。

三、提高档案资料的使用效率

“互联网+”时代，档案资料利用效率低下是事业单位亟待解决的问题。首先，要建立健全的档案信息管理平台，加强系统的软硬件建设，并对各种档案资料进行整理，从而形成一个比较完整的组织结构。从档案管理、用户和新媒体运营商三方面入手，加强档案资料的利用。通过与新媒体运营商的协作，获取和分析网络数据，从而更好地掌握用户的下载行为和特征，从而更好地为用户提供更精确的文件服务。另外，档案馆也可以采用纸质文件和电子文件的管理相结合的方法来提高文件的使用效率，首先要根据单位的实际情况，及时地把文件输入电脑，然后利用电脑技术对其进行分类，设置窗口，让用户可以更方便地使用和查询，提高档案信息的利用率，让档案管理的价值充分的显现出来。

四、打造高素质的档案管理队伍

“互联网+”时代，信息资源的获得不再是限制各个行业发展的瓶颈，不同行业、单位之间的差异主要体现在人才的差异上，由此可以看出建立高素质的档案管理队伍的重要性。对机关来说，要想优化档案管理，除了要有雄厚的技术和资金支持外，还要有人才支持。在实践中，一方面要培养和训练档案管理人员的专业素质，增强其“专业性”;另一方面，要加强档案管理人员的职业道德修养，增强其归属感和使命感，使其以高度的责任感投入到档案管理工作中。同时，档案馆还有必要完善档案管理与考核机制。定期考核，激发员工的工作热情，并建立激励机制，对年度、月度、平时表现突出的员工给予一定的奖励，以提高员工的工作热情。对达不到要求的，要及时予以辞退或者是调岗。同时，要加强与各部门的沟通与交流，并根据需要的反馈，为档案信息资源的管理提供高质量的人才。

五、结语

在新的经济形势下，城乡档案馆要根据自身的实际情况，利用信息技术和大数据分析技术，不断完善档案管理平台，重视电子档案的安全化管理，有效整理以及存储档案资源，从而推动档案馆档案管理工作的科学化发展，助力我国经济社会的和谐稳定长期发展。

参考资料：

[1]印艳泓.档案工作在信息化条件下的改革.行政事业，2022（03）：103-105.

[2]郑海伟.社会保障档案的数字化实施战略.企业管理，2021 （23）：185-187.