信息化视角下档案管理绩效提升研究

文/杨涛

随着网络信息技术的发展，档案工作的环境和条件都发生了很大变化，2020年新修订的《档案法》明确了档案信息化建设的任务。推进档案信息化，成为档案事业的一项重要任务。我们应以全面贯彻实施新《档案法》为契机，以网络信息技术为引领，进一步提升档案管理绩效，推动档案事业向前发展，为经济社会发展贡献力量。本文试对这一问题进行探讨，为档案管理绩效的不断提升提供参考。

1 信息化建设给档案管理带来了新发展和新要求

1.1 档案管理理念有新变化

推进档案信息化，需运用现代信息技术，构建档案数据库，对档案信息进行收集、存储、管理、利用。这需要档案管理部门突破传统的管理思想，树立档案信息化建设的新理念。否则，对档案信息化建设缺乏必要的认知，将会成为时代进步的绊脚石，很难提升档案管理绩效，对档案事业发展极为不利。应高度认识信息时代档案信息化建设的重要性，将档案信息化建设列为档案事业发展的一项重要内容，加大力度，广泛深入地加以推进。

1.2 档案管理工作更加复杂

随着经济社会和信息技术的发展，档案管理工作涉及的领域不断拓展，工作内容和方法也更加多样化，档案利用群体也呈扩大趋势。在档案管理工作更加复杂，获取信息又如此快捷、方便的情况下，传统的档案管理工作已经不能满足档案用户的需要。在信息化时代，档案的收集、保管、利用等方面需要创新，最大限度地满足利用者需要。

1.3 档案管理模式更加多样

信息化时代，档案内容从纸质为主要载体的管理形式向电子化、数据化形式转变，为此，在档案的鉴定、信息搜索方面发生了较大变化。如对电子档案是否还有必要对电子信息材料进行分类管理。在对档案进行密级鉴定时，过去，在案卷的密级标记中填写相应的信息，并按照不同密级进行分类管理，加以控制，确保档案安全。对电子类密级档案，如何区分正本和副本，如何分类管理，如何归还，确保其安全，需采用新的办法。

1.4 档案管理人员能力要求更高

信息时代，对档案管理人员的能力要求更高。传统的档案管理人员是档案实体管理人员，在信息化时代，档案管理人员从实体档案管理向信息化档案管理转变，档案信息管理人员不能还局限于传统的方法和技术，学习先进的网络信息技术，提升档案信息化管理操作水平和能力，成为合格的档案信息化管理人员。

2 影响档案管理绩效提升的问题及因素分析

2.1 档案管理理念落后

目前，一些部门和单位对推进档案信息化，改革创新档案管理工作思考不够，认识不足，并没有深刻认识到应树立正确的管理理念，将档案信息化建设摆到重要位置，引导广大档案工作者顺应新时代，以高度的责任感认真工作，进一步提升档案管理绩效。由于档案管理理念落后，致使档案管理，特别是信息化管理的相关制度不健全，造成部分单位工作分工不明、职责不清，缺乏统一的标准，使得档案信息数据格式和内容不统一，信息利用价值不大，档案管理效率下降。

2.2 档案管理人员素质不高

一些单位没有档案管理人员培训和选拔机制，档案管理人员素质不高，在职称评定、评先选优、绩效考核中，都使档案管理人员处于劣势；有的单位档案管理人员由一些文化水平较低、年龄偏大或者身体健康较差的同志来做，这些同志日常工作都略显吃力，更谈不上学习新技术，掌握新方法了。

2.3 档案信息化建设迟缓且效果差

一些单位档案管理工作仍依靠原有的管理技术，人工管理较多；有的单位虽然配备了档案管理信息系统，但开发利用不够，局限性较强，有的只是实现了条目数字化，其他的管理还是主要依靠纸质材料，查找利用很不便，谈不上规范化、科学化的档案管理，档案管理绩效水平比较低。档案管理绩效提升，离不开档案信息化建设。一些单位虽然推进了档案信息化，但在认识上还存在误区，轰轰烈烈地上档案信息化项目，将纸质档案数字化服务外包，交给第三方，自己则成了甩手掌柜，缺乏统筹规划，准备不充分，使得一部分档案数字化后，整理混乱，利用率并不高。特别是在一些条目的录入，把控不严，督查不够，致使档案信息化建设效果欠佳，档案价值功能发挥效果不好。

2.4 缺乏安全技术的保障

信息时代，档案信息的安全与传统的实体档案管理安全有着更为重要的要素。传统的实体档案管理，严格实行防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉、防虫等八防，就基本上能确保档案安全。而在信息时代，如何做好档案信息的安全保障，需要更加先进的科学的管理手段和技术，以便防止病毒的侵蚀、黑客的恶意攻击。如很多单位都启用了OA办公系统，文件在系统里传播并留下痕迹，但由于电子文件具有不稳定性，容易被人篡改。如何应对这类问题，确保文件安全，需要相应的安全措施。如果档案管理系统基础不牢，则档案信息容易受到损伤，出现安全问题。

3 信息化助推档案管理绩效提升的优势

3.1 信息化建设为档案管理绩效提升带来技术支撑

工欲善其事，必先利其器。档案工作也是如此，只有以现代化的技术手段为前提，才能有效提升档案管理绩效。信息化手段运用到档案管理中，发生最为显著的变化的就是档案信息资源的存储方式，存储形式多样，为档案整理、利用以及开发等带来了更为便利的条件。传统的档案管理工作载体主要是纸质类，依靠的是手工管理模式，对存储条件要求高，由于库房管理不达标，档案实体受病虫害和霉变的问题时有发生，对永久保存档案很不利。而将这些实体档案数字化后以电子形式保存，为实现永久保存提供了新的可能。随着信息技术的不断发展，将信息技术充分运用到档案管理中，改变传统手工为主的档案管理方式，可以实现档案管理的精准性，增强档案信息真实性、准确性。

3.2 信息化建设能进一步推动档案管理的高效能

传统的档案管理模式，对于工作人员来说，工作任务重而且繁琐，涉及的内容和程序、流程都比较多，任何一个环节出现问题，则不能保障下一步工作的开展。如每年一次的档案收集归档工作，看似平常，但高质量、高标准完成此项工作则是比较困难的，相关单位的不配合、个别同志的不负责，都是造成归档工作困难的原因。运用档案信息化管理模式，在信息化管理中，一步一环紧密相扣，将档案管理工作前移到各项工作中，工作任务完成，其产生的档案即在系统里生成并在线迁移归档，能减少档案工作量，实现档案管理的高效能。

3.3 信息化建设助力档案管理持续发展

信息技术在办公领域得到了大规模的运用，档案作为办公自动化管理产生的信息资料，也得到了相应的发展，促进了档案管理信息化。从文件生命周期论、档案的前端控制论等档案基础理论，都为档案信息化建设指明了方向。这是大势所趋，必然要求档案工作进一步提高信息技术能力，顺应时代发展，结合现代信息技术，摒弃过时的档案管理方法和模式，在档案管理规范化、科学化方面努力创新，满足档案管理中的众多需求，提供特色化服务，实现档案管理的不断发展进步。

3.4 信息化建设能进一步提升档案实体的安全保障

相比于传统的纸质档案管理时代，档案信息化对档案安全的保障性更强。针对以往档案篡改案例表明，更多档案篡改都是在档案查阅或者借阅时，在纸质版上进行涂改。档案信息化后，档案信息数据能有多重备份，在整理、查阅、利用中，都能确保档案的完整性和真实性，档案安全得到保障。另外，在档案收集工作中，如OA文件系统里的文件，通过技术手段可实现在线自动归档功能，经档案人员的分类整理，归档到系统里，可确保文件归档的完整性，弥补传统手工归档方式造成重要档案漏归错归现象，提升档案信息实体的安全性。

4 信息化助推档案管理绩效提升的策略

4.1 提高对档案信息化建设重要性的认识

思想是行动的先导。要想提升档案管理绩效，必须深刻认识档案信息化建设对档案管理绩效提升的重要意义，牢固树立信息化建设意识。一是应转变决策和管理人员的思想观念，推动档案信息化建设向高质量高水平发展。只有认识到位，才能确保经费、人员、设备的配置到位，为档案管理绩效提升奠定基础。二是在工作制度、工作机制、工作流程建设规范中统筹协调，将档案信息化建设纳入单位信息化建设总体规划，确保档案信息化建设进入单位的顶层设计，得到各有关方面的支持。三是在档案信息化建设的推进中不要盲目跟风，仓促上马，让档案信息化建设项目成为半拉子工程，既浪费财力和人力，更为后续工作的有序开展造成障碍。档案信息化建设是一项长期的工作，不能一蹴而就，应统筹协调，稳步推进。档案信息化建设应跟上网络信息技术的发展和进步，不断创新，以适应新的需要和发展。

4.2 构建符合功能需要的档案信息管理系统

离开档案信息管理系统，档案管理绩效提升就无从谈起。档案信息管理系统是档案工作适应信息化社会对档案管理有序开展要求的基础，是利用现代信息技术对档案信息进行管理、利用的有力支撑。通过这个系统，可对档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过网络平台提供公共档案信息利用服务和档案信息资源共享。因此，各级档案部门和各单位应充分运用现代网络信息技术，按照《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》，开展数字档案馆、数字档案室及档案数据库建设，实现对档案的信息化、数字化管理。在档案信息管理系统构建时应充分考虑本单位的实际情况，按照档案的不同类别，分别建立各具特色的档案专题数据库，增强档案管理和开发利用的便利性。针对目前档案信息系统多样化的现状，如何选择适合本单位本行业的管理系统，需要档案工作者与信息技术开发人员一起参与选择，并优化相关板块模式，以适应本单位档案管理工作的实际需要，达到事半功倍的效果。搜索引擎的选用也很重要，信息化时代要做到档案的快捷利用，必须要有优质高效的搜索引擎，这是提升档案管理绩效的重要内容和条件。

4.3 加强对档案的安全管理

无论是传统的档案管理工作，还是信息化时代的档案信息化建设，档案安全一直是档案工作的生命线，都必须将安全作为底线，警钟长鸣，绝不放松。一是针对档案信息系统，应根据不同的操作和利用内容，分别设置不同的管理权限，加强系统访问权限管理。二是加强设备及技术的安全防范。在传统的档案“八防”的同时，应加强设备和技术管理防范方面的力量，如对设备的检测、档案信息的多种载体备份以及服务器、监控设备等的管控，确保档案信息及信息系统的安全。三是从制度上严格控制，将安全风险控制在萌芽状态。安全隐患最大的威胁是麻痹大意，必须牢固树立安全第一的思想防线，将安全防护与档案信息化建设同安排同部署，建立规范、科学、严格的管理制度，确保每一个环节、每一个关键接口的工作都有章可循、有制度可依，使得各项工作顺利开展，确保档案安全。

4.4 加强对档案信息化建设人员的培养

人才是制约档案信息化顺利推进的关键，只有加强对档案管理人员的培养，让档案管理人员充分认识到信息化对档案工作的重要性，发挥主观能动作用，适应信息化建设的需要，才能顺利推进档案信息化建设。一是完善人才培养培育制度。在员工招聘时，应遴选有一定信息化技术操作能力、有一定专业背景的人员充实到档案管理工作中。二是对于一些学习能力加强、工作积极肯干的同志，派其到相关单位和学校学习先进的档案信息化管理理念和技术方法，到兄弟单位挂职锻炼，在工作实践中提升能力素质，成为技术骨干。三是多举行相关业务学习和竞赛，以赛促学、以赛促干，进一步增强档案管理人员的荣誉感和自豪感。四是建立档案人员的考核和评价机制，让肯干肯学肯做的同志在考核中脱颖而出，享受一定的待遇和绩效。五是要建立监督检查机制，进一步激励工作人员的积极性，最大限度地发挥档案工作人员在档案绩效提升方面的价值和作用。

进入信息化建设的新征程，档案管理工作任重道远，有机遇，有挑战。如何抢抓机遇，应对挑战，这是档案部门及档案工作者必须面对的问题。不进则退，只有迎难而上，顺应时代潮流，将工作重心投入到档案信息化建设的洪流中，才能使档案管理工作适应新时代的发展，进一步提升档案管理工作绩效，促进档案事业顺利发展。