新《档案法》实施背景下高校档案信息化建设研究

文/王洁珩

新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）自2021年1月起实施。作为档案领域的基础性法律，新修订的《档案法》在国家层面第一次从法律高度对档案信息化建设做出的全面、系统的规定，也是第一次明确电子档案的法律效力和凭证作用。法律条文学习、理解和落实，是当前《档案法》学习贯彻的一项重要内容。本文通过对新《档案法》对高校档案信息化建设影响的解读，分析高校档案信息化建设存在的问题，提出了高校档案信息化建设的内容、思路与实施措施。

1 新《档案法》对高校档案信息化建设的重要影响

《档案法》增设“档案信息化建设”一章，共7个法条，涵盖政府及有关单位责任、信息系统建设、电子档案法律效力、电子档案管理和接收、数字档案馆建设和档案数字资源共享利用等档案信息化建设各方面，修改力度之大，可谓前所未有，也是新修订的《档案法》的最大亮点。明确了档案信息化在国家治理体系和治理能力中的重要基础支撑作用，反映了新时代国家治理对包括档案信息化在内的档案工作提出的新要求。高校作为国家教育体系的一个重要组成部分，也不例外，需要认真贯彻执行。

1.1 明确了档案信息化责任

《档案法》规定，“各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。”此条明确规定了政府及机关、团体、企事业单位在档案信息化建设方面的法定责任，体现了信息化建设“规划先行、整体规划”的理念以及保障档案数字资源的安全保存和有效利用的目标导向，对高校档案信息化建设具有重要的指导和促进作用。

1.2 对档案信息化内容作了具体规定

《档案法》规定，“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。”此条是对档案信息化相关系统平台建设及兼容的规定，能直接促进高校档案管理信息系统建设与高校信息化建设同步推进，协调兼容。

1.3 明确电子档案法律效力

《档案法》规定，“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。”电子档案管理办法由国家档案主管部门会同有关部门制定。这明确了电子档案的基本要求和法律地位。这为维护高校电子档案的完整、准确和安全提供了法律依据。

1.4 传统载体档案数字化

《档案法》规定，“国家鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化。已经实现数字化的，应当对档案原件妥善保管。”这对高校档案数字化有重要指导和促进意义。

1.5 加强增量档案电子化

《档案法》规定，“电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。档案馆可以对重要电子档案进行异地备份保管。”此条规范和明确了高校“增量电子化”工作的基本要求，对高校这方面工作也有重要的约束作用。

1.6 推进数字档案馆建设

《档案法》规定，“档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用。有条件的档案馆应当建设数字档案馆。”此条是对档案馆信息化责任与内容的规定，也是高校档案馆工作的重要方向和目标。

1.7 共享数字档案资源

《档案法》规定，“国家推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。”此条是对档案数字资源共享利用的规定，会促进高校档案信息资源共享。

2 高校档案信息化建设存在的主要问题

2.1 对档案信息化建设重视不够

一些高校领导及档案部门忽视档案信息化建设，整体信息化与档案信息化脱节。从学校层面看，未把档案信息化统筹到学校信息化规划之中，档案信息化建设往往被边缘化；从档案部门层面看，由于没有提前谋划和主动融入，导致档案信息化建设举步维艰。

2.2 对电子档案的重要性认识不足

高校一些业务部门及人员对电子档案认识有偏差，认为业务系统形成的电子数据不是档案，档案部门不需要管理；认为电子档案不可靠、不安全、不可信，没有想办法把电子档案管起来；认为电子档案就是档案，跟纸质档案一样不需要作特别的规定。许多高校办公自动化系统、业务系统没有电子文件归档功能，电子档案管理缺乏信息系统平台支撑。

2.3 档案信息化标准规范建设缺失

电子档案标准化、规范化建设是高校档案信息化建设的保障。目前一些高校还没有制定电子档案管理办法或实施细则，也没有制定统一技术标准包括数据接口标准、数据转化标准等，电子档案管理无法可依、无章可循。高校普遍存在电子档案标准不健全、管理不规范、法律效力不明确等问题，电子档案真实、完整、可用、安全的“四性”目标难以保障，电子档案共享利用也难以实现。

2.4 档案专业化管理人员缺乏

随着新技术的快速发展，档案管理工作进入了电子化、网络化、智能化时代，传统的档案管理模式已经不适合时代发展的需要，档案管理更倾向于电子档案管理的模式。目前很多高校的档案工作人员没有专业的档案管理知识，又缺乏相应的信息技术知识及技能，对档案信息化管理认识不足，造成高校档案管理工作人员综合素质较低，影响电子档案归档工作的正常开展，阻碍了高校档案信息化建设。

3 高校档案信息化建设的主内容思路

高校应根据《档案法》有关档案信息化建设的规定和求，依托文件共享技术、OCR全文识别技术、数据挖掘技术，将传统的纸质档案管理模式逐步向以电子文件为对象的电子档案管理模式转变。工作内容主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设等四大方面。

3.1 档案基础设施建设

档案信息基础设施建设是档案信息安全的前提，这是因为信息基础设施是电子档案管理利用的最基本物质条件，其安全状况直接影响到电子档案信息的安全。《档案法》第三十五条着重强调了采取措施保障档案信息安全。高校在档案信息化建设过程中必须加强档案基础设施建设。习近平同志在十九届中央政治局第十二次集体学习时强调“没有网络安全就没有国家安全；过不了互联网这一关，就过不了长期执政这一关”。高校开展档案信息化建设时应当严把信息安全大门，提升档案信息基数设施的安全保障条件，确保电子档案管理信息系统及信息资源的安全。

3.2 档案信息资源建设

档案信息资源建设是档案工作的重要基础。高校应加快推进数字档案馆建设，把数字档案馆建设纳入信息化建设的整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，推进高校数字档案信息资源建设，切实推进档案存储数字化和利用网络化。《档案法》明确了开展档案信息资源建设的两种途径，即“增量电子化和存量数字化”。高校开展档案信息化建设应当加强档案信息资源建设，加快推进传统载体档案数字化工作。应采用先进成熟的设施和技术，在严格遵循规范标准的条件下，确保档案数字化质量。将电子文件归档管理纳入高校重要工作日程和信息化建设总体任务，保障档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导，实现电子文件在线移交、接收和归档。明确电子文件的归档范围和管理任务，规范开展电子文件整理、存储、备份、鉴定、迁移、利用等工作，规范应用软硬件设施，提高电子文件归档质量和管理水平，加快推进传统纸质档案工作管理模式向电子档案管理模式的转变。

3.3 应用系统建设

应用系统建设是指档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量，集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果。《档案法》强调必须采取必要的检测措施，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，以保证电子档案与传统载体档案具有同等效力。应用系统建设必须涵盖电子档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁的全生命周期管理，确保电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。高校开展档案信息化建设应当着力推进应用系统建设，确保档案信息化建设的功能需求和整体效能。

3.4 标准规范建设

标准规范建设是档案信息化建设能够长期发挥作用的根本保证。随着档案数字化建设的推进，档案数字化建设的相关标准规范在理论和实践中存在着许多需要解决的问题。高校推进档案信息化建设必须规范档案数字化、电子档案管理、电子档案利用、操作人员行为等管理制度及规范标准，利用物防、技防、人防“三位一体”的保障体系，确保电子档案管理新模式下档案信息及信息系统的安全。

4 高校档案信息化建设的实施措施

4.1 增强对档案信息化重要意义的认识

新修订的《档案法》通过对档案信息化的全方位规定，为高校全面实现以信息化为核心的档案管理现代化提供了法律保障。高校档案信息化建设包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设、安全保障体系建设、人才队伍建设等，是一项复杂的系统工程，涉及学校工作的方方面面。高校应将档案信息化纳入学校信息化发展规划，推进数字档案馆建设，确保电子档案的安全和利用；应结合学校的实际，统筹规划，有计划、有步骤、有重点地分步实施。

4.2 强化对电子档案管理重要性的认识

新修订的《档案法》明确电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。随着高校办公自动化的推进，各部门在起草文件和开展业务工作过程中形成大量的电子文件，这些电子文件没有按照要求进行归档，导致纸质档案和电子档案双套管理没有达到标准化、规范化。必须转变观念，提高认识，将电子档案管理作为档案信息化建设的一项重要任务，建立符合规范的档案信息管理系统和相关管理规范标准，推动电子档案管理从双套制向单套制转变，开拓档案工作新局面。

4.3 加强电子档案管理制度和标准建设

制度保障是有序推进高校档案信息化建设的重要举措。高校应加强电子档案规范化管理，在制定电子档案管理相关标准规范时，依据国家及有关部门关于电子档案标准，规范电子文件从生成、归档和利用整个流程，制定完善的电子档案管理具体标准规范。目前，我国已有了比较完善的电子档案管理的文件存储格式、元数据、电子签名、数据交换、封装等技术标准，但针对高校电子文件档案归档管理技术标准还需要根据高校特点进行细化，以推动高校电子档案管理标准化和规范化。广东省高校档案工作协会为推动广东高校电子档案归档，启动了“广东省高校电子文件归档元数据管理规范研究”项目。此规范从广东省高校电子文件归档实践出发，遵循国家和行业关于电子文件和电子档案管理相关标准和规范，汇聚了广东省高校档案工作协会123个会员单位电子文件归档元数据管理实践经验，探索符合广东省高校电子文件归档管理的元数据标准规范，会直接促进电子档案管理制度化、规范化。

4.4 加强信息化档案人才队伍建设

人才是高校档案信息化建设的根本。因此，选择高素质的人才作为档案管理工作人员，是高校实现档案信息化建设的重中之重。一方面，应当提高档案工作人员的综合素养，熟悉高校各个部门的业务现状，具有一定的计算机知识，为做好高校档案信息化管理工作打好基础；另一方面，招聘先进技术型人才，促进高校档案信息化建设。信息化档案从业人员应具备丰富的档案管理知识以及实践经验，熟练掌握电子技术、数字通信技术，不断提高综合素养，时刻关注电子档案管理和档案工作前沿动态，与时俱进，才能真正为高校档案信息化建设提供有力的保障。

新修订的《档案法》中“档案信息化建设”专章入法，为高校档案信息化建设提供了有力的法律保障，作为档案管理人员，应当清醒地认识到高校档案信息化建设是今后高校档案工作的发展方向，创新档案管理的模式和工作思路，紧跟时代发展步伐，不断创新档案信息化建设理念和方式方法，及时发现和解决档案管理过程中存在的问题。各高校应结合自身特点，准确理解把握新《档案法》，在档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设、安全保障体系建设、人才队伍建设等方面做好衔接，使得高校档案管理工作更加规范，更加高效，不断提高高校档案信息化建设水平，更好地为高校教学科研服务。