互联网背景下审计档案信息化管理模式分析

杨智琴

近几年来，随着信息技术和互联网技术的广泛应用，信息化建设成为了各个行业发展的最终目标。在新时期下，审计档案的信息化管理在其中发挥着重要的作用，同时如何充分发挥审计档案信息化管理的作用也是本文研究的重点。第一，在传统的审计理论和审计知识条件下，渗透信息技术转变审计模式，能保证审计工作实现信息化发展。第二，且信息化审计模式也是对传统审计方式的转变和优化，保证审计工作满足时代的发展需求。

为了符合现代社会的发展需求，在对审计档案实际管理期间，为了促使审计工作效率的提升，需要积极引进办公自动化、计算机辅助技术。审计技术目前不仅仅是传统方式，已经开始转变为计算机审计，达到了电子化和无纸化。随着近几年审计软件的不断开发，计算机审计逐渐被广泛应用，在该方式下的数据处理方式、储存介质都发生很大变化，实现了无纸化办公。电子审计档案是通过接口获取數据信息，能将审计的信息有效保存，使人们获得的审计信息更完整、更全面，但是，传统审计档案容量受到一定限制，无法储存大量的数据信息量，导致传统审计档案管理面对很大局限性，无法更真实地反映出审计的过程。且审计档案为一种信息资源，其发挥的作用更明显，为了使审计档案管理更规范、更科学，促使审计档案利用效率的提升，保证信息资源作用的发挥，能够为经济建设和管理工作提供重要依据，审计人员需要给予更多重视。所以，为审计档案提供信息化管理方式，能对管理工作中的问题优化解决，也能促使其符合现代化的审计要求。近年来，随着计算机审计技术水平的提升，审计档案载体不断变化，审计档案信息化管理体现的优势更明显。所以，分析审计档案的传统管理和信息化管理工作区别十分重要，能为审计工作的有效开展提供重要条件。

第一，传统模式下的审计档案管理。审计档案一般是立卷人结合相关文件和顺序进行报告审计，对相关文件进行收集、登记和记录等，能使审计方式具备一定的完整性，获取后需转交给有关部门。在对审计档案进行详细查看过程中，需要各个层次对其审计，最后才能到达管理部门。期间，所有顺序都由专业人员进行，所以，整个查询速度比较慢，在使用和查阅方面都比较困难。如果要实现审计档案管理工作的信息化发展，查阅人员要具备一定的审阅特权，通过输入密码在管理软件中就能有效分析档案信息，整个工作更方便、快捷。

第二，传统的审计档案管理工作是对纸质和声像档案的结合，并将其放在管理范围内。如果发现立卷人对底稿和对各项审计不全面，且档案管理不合理等，都将引起很多问题。近几年，随着审计工作的信息化发展，工作人员开始进行多个数据的分析、比较和计算等，如果审计档案还要按照传统的方式归档，传统的管理容量和计算还无法满足其要求，会给管理工作的质量、档案信息的完整性带来影响。而引进信息化管理方式，将避免档案信息的丢失，不仅有较大的储存容量，也能保存更完整。

第三，传统的审计档案在项目信息收集工作中，需要人工实施记录、统计等，这样才能获得需要得信息，整个工作量比较大。实现审计档案的信息化管理，档案项目的归类、分析和整理等工作都更快，通过经济决策和监督机制的形成，有利于审计档案应用价值的提升。

第四，基于单一的审计档案管理工作分析，保证审计档案的信息化，能使工作降低难度降低，促使工作效率的提升。审计档案的信息化管理是对传统管理模式的优化，能为审计档案管理提供重要手段。并且，信息化管理也能方便信息的储存，保证了审计档案的安全性。

审计档案管理工作的信息化发展涉及较大的应用范围，包含很多不同种类的内容，作为审计部门，必须投入更多的资金、设备、人力等资源，提高管理的质量。

完善基础设施

基础设施能为审计档案信息化管理提供重要条件，其存在的内容为硬件设备和软件等。国家和政府要重视对基础设施建设中资金投入力度，为审计单位完善基础设施提供丰富资金，尤其是计算机设备、扫描仪器等，都能实现档案资源的充分利用，确保为资源的有效开发提供重要条件。并且，要促使审计档案的信息化，还需要引进互联网，审计部门利用互联网将储存的资源与计算机连接起来，形成一个全新、先进的网络环境，弥补传统档案审计管理中存在的问题，凸显了审计档案的价值。

构建信息资源

在审计工作中，实现信息化管理十分重要，可以将其作为资源有效管理和信息化应用的主要手段，将档案储存的纸质档案内容转变为电子文件，从而方便了文件的储存，进而保证资源储存的安全性。通过将资料转变为文档、图片、音频、视频等形式的信息资源，也进一步提高了信息管理的效率，对信息的审核、鉴定的速度也会有效提升，且获得更高的服务质量和工作效率。

打造专业人才团队

审计档案管理工作中，实现信息化管理十分重要。在当前阶段，很多审计部门缺乏专业的管理人才，现代化管理能力较差，严重阻碍了审计档案工作朝着信息化和网络化管理方向发展。第一，构建高素质的人才团队。重点对档案管理人员的检索信息能力、信息筛选能力和计算机能力进行培养，保证各项审计档案信息都能有效分类。第二，审计部门在档案管理工作中，还需要加强思想教育，通过完善的交流提高工作人员的政治思想水平，保证每个工作人员都能承担自身的义务和职责，提高工作的积极性，保证审计工作的质量和效果。

审计档案信息化管理不仅能够有效保证了资源的完善性和有效性，还能在计算机技术的支持下提高审计工作的效率和质量。审计档案信息化管理中依然存在一系列问题需要完善：

审计档案信息化技术较为落后

在当前的新时期背景下，互联网技术在各个行业中都得到积极的应用，成为生产、生活的重要手段。比如：将信息技术应用到审计档案管理中，能促使数据信息应用价值的提升，还有效保障了查阅审计结果的质量，促进审计管理达到相应的要求，保证获得更高的服务质量。基于目前的实际发展情况分析，发现审计档案的信息化管理也存在一些问题，缺乏软件和硬件设置，数字化开发和应用上也缺乏专业的人才作为支持，对大数据、云计算、互联网等技术的未能实施合理应用，部分审计工作和管理中依然采用传统的人工操作，从而无法提高信息的利用效率，造成了资源的浪费，无法保证信息化管理质量。

档案审计中资源利用率较低

信息技术在档案活动中的应用，不仅转变了数据传统处理和运输的方式，也促进了传统纸质档案向电子文档的转变，保证审计过程中不会出现原始凭证等信息丢失。构建数据库能够使资源信息的安全性和有效性得到维护，为审计工作的开展奠定数据支持。通过目前审计档案信息化管理工作实际情况分析发现，审计方式还不够完善，在对信息资源进行实际利用期间很容易出现数据的丢失等，同时缺乏完善的数据管理体系。

审计档案信息化建设缺乏依据

审计档案实施信息化管理过程中，涉及多个业务，且各个流程还不具备一定规范性，无法实现资源的有效利用，无法在很大程度上提升档案的管理效率。一些部门对审计的归档和保管明显分离，不同的单位之间也未制定统一标准，导致信息管理空间与时间不相符，无法促使档案审计的有效开发，影响工作效率。

在互联网背景下，尽管审计档案管理工作的执行理念产生系一些问题，但是，现有的档案审计信息化管理模式无法满足工作的要求。在新技术的推动下，审计档案管理的理论、思维、技术和内容都发生了一系列变化，在新时期下，审计档案化管理也向着网络化、自动化、智能化的方向发展。

要提高存储的数字化

审计档案数字化发展是信息化管理的重要内容，其本质就是利用信息技术实现审计档案的制作、优化、转变和二次开发。审计档案的数字化存储形式转变为电子档案模式，通过文档、图片、视频和音频等方式实施存储。在互联网背景下，利用云储存技术是吸纳对审计档案资源的备份和加密处理，从而满足云计算对数据处理的要求。

受到传统思想理念的影响，审计档案是工作人员结合数据信息的顺序进行审计报告、审计底稿等资料的收集、分类、总结等，保证文档具备一定的完整性。工作完成后将其上交给档案管理部门。在整个管理工作中，所有的操作环节比较多，特别是在对档案进行查询期间，要逐层查询，以完成所有的档案管理。这个操作流程耗费大量的人力、物力，在对信息查询过程中，整体工作效率较低，无法保证工作人员的有效实施。随着互联网的有效利用，审计档案工作开始转变传统的工作模式，利用信息技术实现资源的加工、利用以及开发，保证档案管理服务工作效率。

第一，单位要认识到审计工作的必要性，加强对审计档案信息的有效开发和应用，能将单一的档案方式转变为信息化管理方式，实现资源的充分利用。年终审计项目质量评估的工作中，需要明确审核标准和审核原则，将审计档案作为考核依据，以此来保证审核工作的公正性和公平性，保证所有的审计结果都能有效传输，提高审计的工作效率。第二，档案管理部门要针对数据库的资源进行优化，能在审计工作中获得更多信息，使整个审计服务质量逐渐提升。信息化审计档案工作与传统审计工作不同的是，在工作中是利用计算机实现文档的储存，从而为用户提供高质量服务。在对档案管理工作期间，尤其是对信息资源的开发和利用，要加强保密，按照密集管理的手段实施保密管理，不可私自借阅和查询信息。如果发现信息的保密程度高，管理部门需要增加安全机制，利用人脸识别、防火墙等手段有效避免信息资源出现丢失、盗取等。档案管理中，需要加强对管理人员对计算机技术的掌握培训，还需要构建完善的规章制度，明确工作人员的职责，避免出现违规行为。

充分利用网络技术

在互联网背景下，资源共享是大数据技术最为突出的特点，在审计档案存储数字化发展的基础上，利用互联网技术促进实现资源的共享和应用。审计档案的信息化管理中，要构建系统化档案信息管理模式，制定具有每个审计项目人员与审计档案衔接的信息化網络平台，提高审计档案管理中各个业务流程对资源的有效利用，提高档案管理的合理性和有效性。

保证审计档案管理实现自动化水平

审计档案管理的工作内容包括信息的收集、信息整理、信息储存和检索。互联网背景下，审计档案信息化管理水平明显提升，审计档案的管理人员也要积极利用人工智能技术、互联网技术等，减少人力的参与，构建更加有效、完善的审计档案信息化管理平台，针对审计档案管理中存在的问题进行妥善解决，促进管理平台与信息技术的结合，实现对整个管理流程的掌握和控制，提高了档案信息化管理的效率。

实现服务智能化发展

互联网背景下，采用大数据技术能够促进资源的整合和交叉应用，从而为后期同一个单位、同一个项目提供有价值的资源。审计档案信息化管理，就是在信息技术的支持下，对各种有价值的信息资源进行整合和挖掘，形成审计档案的智能数据库，将审计档案数据的价值发挥出来，更有效、更智能地为审计单位领导和工作人员提供优质的服务。

审计档案信息化管理平台的构建

在存储数字化、网络化、管理自动化和服务智能化的模式下，构建互联网背景下的审计档案信息管理平台，实施档案资源的收集、存储和利用。审计档案信息化管理平台包括四个不同等级：基础设施层、数据中心层、业务管理层和应用服务层。第一，基础设施层。能够为审计档案信息化管理平台的数据收集、存储和管理提供硬件支持。第二，数据中心层。主要包括审计档案信息化各类资源，是信息化管理平台的核心内容，通过数据的收集、整理等，构建电子文档数据库以及音频图像等媒体资源数据库等。第三，业务管理层。这一部门将审计档案信息管理的各种基础功能结合起来，主要作用包括档案案卷管理、材料管理、信息审核、权限管理等。第四，应用服务层。通过智能搜索和数据挖掘等技术，提高审计档案的查询、分析、管理等功能发挥作用。

审计档案管理信息化建设，能对档案信息进行有效记录和统计，实现电子化档案，也提高了信息归纳和整理的准确性和安全性。管理部门需要引进创新理念和现代化思想，在人才建设、基础设施建设等方面促进审计档案信息化管理质量的提高，培训一支专业素质过关、计算机技术掌握充分的人才团队，为审计档案现代化建设奠定坚实的基础。

（山西广灵县审计局）

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