纸质档案与电子档案融合管理创新研究

魏红梅

在大数据的时代下，电子档案管理策略应运而生，为了能够提升档案管理的水平，本文分析了纸质档案和电子档案的优缺点，并且从纸质版档案与电子档案的共存方法、发挥档案的相互促进作用、利用大数据进行融合、双套制应用、双轨制应用和电子档案单轨制应用六个方面来研究纸质档案和电子档案的融合管理。希望能够通过本文的研究为相关工作人员提供一些参考的思路。

和纸质版档案有着明显不同的是，电子版档案能够储存大量信息，并且操作较为高效，同时精度较高。随着大数据时代的发展，电子版档案的应用为我国国家档案业务的发展提供了重要的发展路径。所以为了能够促进档案业务改革，需要向传统的纸质版档案管理工作中引入电子版档案的管理形式，使二者能够相辅相成，形成更加科学和有效的档案管理方式，确保信息安全性。

一、纸质档案和电子档案的优缺点

（一）纸质档案的优缺点

在信息化高速发展的时代下，纸质版档案依旧具有其独特的优点。由于传统的纸质版档案直观性和安全性都较强，并且由于纸质版档案多采用人工手写的形式，当使用者拿到档案的时候则能够确保其真实性。并且纸质版档案一经修改就会留下明显痕迹，所以其安全性能够得到有效保障。

但是纸质版档案也有着一定的劣势。由于纸张往往会占用较大的空间，并且随着时间的推移，存放档案所需要的空间会越来越大。无形之中增加了档案储存的成本[1]。并且数量较多而种类不同的档案其管理难度也较大，虽然档案管理方法已经经过了不断改进，但是仍然存在着工作量较大的问题。并且由于纸质版档案的归档时间相对固定，所以在档案完成之后，但是并未归档的这段时间内，非常容易出现档案储存和档案管理疏漏的问题。

（二）电子档案的优缺点

随着时代的发展，电子版档案自出现便一直大受欢迎。由于电子版档案本身具有较多优势，能够从极大程度上地减轻档案管理人员的工作难度。由于电子版档案能够应用多媒体储存音像文件和图片文件，和原本的纸质版档案相比，所储存的内容更加灵活。并且电子版档案在储存时所占用的空间较小，也能够起到减少档案储存所需要的费用。

但是和纸质版档案相比，电子版的档案虽然能够存放大量信息，但是也存在着一定的不确定性。由于储存信息的载体容易受到外界影响而发生损坏，并且一旦损坏便会导致大量信息丢失，其安全性和纸质版档案相比较差。并且电子计算机在使用中也可能会受到病毒攻击或者黑客入侵而发生数据丢失的问题，可能会导致档案信息泄露或者被不法人员所修改的问题，使档案信息的真实性受到影响。所以在进行档案储存的时候需要结合电子版档案和纸质版档案的优缺点来完成选择。

二、电子档案与纸质档案融合的必要性

（一）满足档案管理的基础需求

档案管理工作开展的目的就是将各种不同类型的信息整合在一起，为后续的查阅与信息记录做提供一个载体。无论是电子档案还是纸质档案，都满足了档案查询与记录的基本功能。两者的融合可以提升档案管理的工作效果，扩大储存量与信息，提升档案的利用率与安全保存效果。在实际管理中，用户可以通过计算机的检索程序，搜索与档案有关的关键词或者相关的文献内容，快速获得资料。纸质档案与电子档案的融合，不仅满足了档案的基本需求，同时可以保证各项信息储存的有效性与真实性，能够减少破坏、丢失的问题出现，无形中推动了档案管理工作的发展。

（二）符合时代发展的需求

随着时代的发展，信息技术已经成为我国各个领域中必不可少的一部分。在档案管理中，数字化档案与传统纸质档案的结合，符合时代发展的特征，同时可以促使档案管理工作与时俱进。若是在档案管理中，仍以传统的纸质管理方式进行数据的管理与保存，那么不仅会出现信息丢失、无法为读者提供便利的情况[1]。同时还会对各种数据信息的保存产生一定的影响，不利于档案管理工作的健康发展。而数字化管理与纸质档案管理的融合，不仅能够提升档案工作的效率，同时可以推动档案管理工作健康发展，更好地发挥自身的作用与价值。

三、纸质档案和电子档案的融合管理

（一）纸质版档案与电子档案的共存方法

就目前情况而言，电子版档案的应用范围越来越广，但是纸质版档案也不会推出历史物体。所以为了能够更好地发挥出档案管理的效果，维护档案的安全，需要将电子版档案管理制度和纸质版档案的管理制度进行结合，以建立不同管理系统和促进两个系统相互融合的方法来加强电子版档案和纸质版档案之间的联系，使档案之间的信息能够共享。电子版档案是一种顺应着信息化时代的发展，在传统纸质版档案基础上研发而成的档案管理机制，和传统的纸质版档案相比，其灵活性更高。所以为了能够实现两种档案共存，需要认识到二者之间的异同点，创新档案保护方式和储存方式，把最新档案信息采取电子版的方式来进行保存，一些重要文件则要以纸质版的方式保存。

（二）发挥档案的相互促进

电子档案和纸质版档案的相互促进是基于二者共存的基础上的，两个管理系统既需要独立发展，又需要相互依赖。在这个过程中，两种档案管理方式会互相融合，相互促进[2]。电子版档案的管理模式在发展的过程中引导了纸质版档案管理模式的不断改進，由于电子版档案可以依托于信息网络来完成检索，最大程度上地节省了工作人员查找资料的时间，在纸质版档案和电子版档案建立了联系之后，工作人员便可以利用电子网络来查询到纸质版档案的储存地点，较为方便地获取电子版档案，最大限度上地节省了查找的时间。纸质版档案的管理方式也能够促进电子版档案不断完善自身的管理方式。在纸质版档案的严格管理影响下，电子版档案也可以实现更为严密的管理。

（三）利用大数据进行融合

大数据也称海量资料。随着时代的发展，科技日新月异，我国现已全面进入大数据时代。在档案管理方面，大数据时代不仅催生出了多种档案管理方式，也为档案管理任务提出了更高的标准和要求。同时，在我国经济高速发展的状况下，无论是企业还是事业单位，在运营中都会生成大量的各类档案，从而产生各类档案大数据。所以解决大数据问题逐渐成为了档案管理工作的一项重点任务。和传统的纸质版档案管理方式相比，大数据时代下的电子档案管理方式能够更为方面地借助互联网系统来完成档案分类和档案管理的任务，更多地承担了档案利用和档案编研功能。

（四）双套制应用

双套制管理方式是当前档案管理业务中较为常用的一种管理方式。即档案部门在进行档案管理工作时会同时管理两套相同的档案，以此来保障档案的安全性。在传统的档案管理中，工作人员会保留两套纸质版的档案，既占据了大量空间，又浪费了人力资源和物力资源，使档案管理部门的消耗增加。而随着电子化档案的大范围应用，双套制档案管理制度可以同时保管一份纸质版档案和电子版档案。这种方式既能够极大程度上地节约档案存放的空间，还能够有效保管之治安的档案。并且该档案管理方式的应用还能够充分发挥出电子版档案和纸质版档案的不同优势，使档案能够实现快速查询，也能够有效保障其真实性。

（五）双轨制应用

随着时代的发展，电子化档案管理制度和管理方式不断改进，档案的管理系统也在不断革新。现在的档案管理系统能够在系统内部自动形成电子版档案，工作人员可以直接将电子版档案进行打印，从而得到纸质版的档案。这种融合式的管理方法便是双轨制档案管理方式[3]。和传统的档案方式有所区别的是，双轨制档案管理方式是传统纸质版档案管理方式和电子版档案管理方式的有效融合与创新应用。并且由于这种方法没有将纸质版档案扫描为电子版本再进行保存的数字加工环节，能够从一定程度上地减少工作人员操作量，以此取得提高档案保存工作效率的作用。并且在日常的档案管理工作中，能够看出双轨制档案保管方法更加科学。

（六）电子档案单轨制应用

在国家档案局下发了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》之后，电子会计凭证和纸质会计凭证便具有了同样的法律效应，在该通知发布之后，我国的一些电子票据和电子凭证便可以实现单轨制的管理，从而有效减少了纸质版档案成本，使电子版档案管理方式和纸质版档案的管理方式又一次实现了融合。这种方式能够将纸质版档案管理方式和电子版的档案管理方式进行融合，不仅能够实现档案的管理价值，也能够方便工作人员进行档案查找。

四、总结

随着“互联网+”的深入和推进，档案管理电子化已经成为了我国档案管理业务的一个发展趋向。所以为了改善当前档案管理的工作方法和工作模式，提高我国档案管理工作的工作效率和工作准确度，需要将电子档案管理方法和传统的纸质版档案管理方法进行融合，结合两者的优点来发挥出档案管理工作的作用和其独特的优势，提高我國档案管理工作效率。

参考文献：

[1]牟仙仙.基层事业单位纸质档案和电子档案的并存与融合管理[J].才智，2020（17）：234.

[2]刘潇.标准化管理下提升纸质档案和电子档案相融合的策略[J].中国标准化，2019（14）：207-208.

[3]褚丽娜.基层事业单位纸质档案和电子档案的并存与融合管理[J].城建档案，2019（2）：62-63.