图书资料管理工作中存在的问题及优化措施

2022-06-09吴一

海风 2022年3期

吴一

本文分析了图书资料管理中普遍存在的信息共享与程度偏低、管理人员综合素养偏低、管理方法陈旧滞后、管理制度不健全、信息化管理水平低等问题，并尝试围绕强化服务理念、加强管理队伍建设和管理、创新管理方式方法、完善图书资料管理制度、探索信息化管理发展路径等方面，就相应优化措施展开探讨。

图书资料管理历来都是促进人员综合素养提升的有效路径，也是为整体化、综合化管理提供重要依据的基础。而进入信息化时代，图书资料管理迎来了新的挑战，并暴露出了诸多问题，需要积极采取合理措施进行优化。只有对图书资料管理加以高度重视，并在实践中着重针对现有的各种问题进行适当处理、改善和解决，才能持续提高管理水平，进而保障图书资料管理作用的充分发挥。

一、图书资料管理工作中存在的问题

（一）图书资料信息共享与利用程度偏度

目前图书资料管理存在较为严重的封闭性，资料信息的共享程度较低，同时利用也不到位，导致图书资料的价值难以得到充分凸显。图书资料管理中的服务意识较为薄弱，同时管理实践中重资料保存而轻资料分享与利用，导致大量资料信息的价值难以被有效挖掘和利用，使得较为管理活动较为局限，职能作用明显受限。尤其是不少资料信息反映了单位的历史发展情况，不但可以从中总结过往的经验教训，还能为未来发展提供重要参考和依据。在管理实践缺乏有效的信息共享与利用的情况下，其自然很难为单位的运行优化、长远发展提供有力支持。

（二）管理人员综合素养偏低

实际上不少企业、机构、单位对图书资料管理的重视程度并不高，只是将其当作可有可无的部分，自然不重视相应的管理队伍建设。这直接导致在岗的图书资料管理人员综合素养偏低，不少在岗人员都没有经受过专业培训，专业知识及技能水平较低，缺乏良好的职业道德与精神，同时信息技术素养、创新意识等也较差，并不能完全胜任实际工作，严重影响管理实效。

（三）管理方法陈旧滞后

图书资料管理基本上都是沿袭传统理念和方法，缺乏有效创新。而随着时代、社会、市场、行业、单位的持续发展，对图书资料管理的要求必然会有所变化。不及时创新、调整和改善管理方法，必然会导致实际管理效果和预期存在明显偏差，难以有效发挥管理作用。

（四）管理制度不健全

管理工作的开展必然需要以制度作为基础支持和保障。不过图书资料管理制度并不健全，存在一些不容忽视的缺陷和问题，导致基于其的管理工作难以有序、高效开展[1]。一方面，管理制度本就存在一定不足，但是在实践中却缺乏相应的优化改善机制，导致制度缺陷难以忽视;另一方面，管理制度缺乏有效创新，没有随着管理工作的变化而即使实施调整，无法适应新的管理需要。制度的不健全，直接使得管理人员在实践中缺乏足够科学、有效的管理依据和凭证，不但难以保障管理效果，还容易出现管理混乱、责任缺失等较为严重的问题。

（五）信息化管理水平低

信息化管理是时代发展的必然趋势，其相较于传统管理模式有着质的飞跃。尤其是在涉及大量资料信息的管理工作中，信息技术的应用能够明显提升管理质量与效率，降低人工成本并减少人为失误，同时实现对大量资料信息价值的充分、深度挖掘，让管理变得更加科学、高效。但是部分单位受限于资金、意识、技术、人才，信息化水平较低且发展进程缓慢，相应的图书资料信息化管理水平难以得到明显提升，无法充分发挥信息化管理本身的优势与价值，严重影响管理实效。

二、图书资料管理工作的优化措施

（一）强化图书资料信息服务理念

在新时期背景下，图书资料管理一定要强化相应的信息服务理念。一方面，强化共享服务理念，推动管理模式的有效创新，进一步开放图书资料，让所有人员都能对其进行有效利用;另一方面，强化信息价值服务理念，在保存图书资料的同时对其蕴藏的信息价值進行挖掘和利用，让图书资料管理的职能作用得到充分发挥。

（二）加强管理队伍建设和管理

打造一支高素质的图书资料管理队伍，是新时期背景下推动管理水平切实提升的关键。根据实际情况，合理规范管理人员的素质新要求，从专业知识、专业技能、服务意识、职业道德等方面落实相应的培训、考核工作，全方位提高管理人员综合素养。加强对图书资料管理人员的管理，明确其管理责任，完善追责机制，严格要求管理人员按照规范做好本职工作以保障管理实效。

（三）创新管理方式方法

对管理方式方法进行合理创新，尤其要针对传统管理模式进行调整，是确保图书资料管理适应新时代的关键[2]。完善图书管理体制，丰富相应的服务内容，积极组织和开展各种各样的读书活动、资料研究活动等，构建更加开放的管理模式，吸引更多人员参与其中并实现共管共治，形成更加契合现代发展需要的管理体系。

（四）完善图书资料管理制度

对管理制度加以完善，是保障图书资料管理工作高质量、高效率开展的基础和关键。首先应当明确管理总则，准确把握图书资料管理在提升人员专业知识水平和思想素质、促进人员间的读书交流机会等方面的职能作用，同时明确相应的管理权责，将具体责任落实到具体部门、岗位乃至人头，确保管理工作的开展能够真正有人负责;其次，对图书购置制度加以规范。以广泛征求各部门、各人员意见为前提，对相关意见进行整合与分析，并基于此明确需购置图书资料的品种及数量，制定相应的图书购置方案，待上报审批通过后方可付诸实践[3]。允许个人提出图书资料的购买意见，并完善相应的意见反馈机制与相应的审批程序，按照规范尽可能地满足所有人员的阅读需求;再然后需要规范图书资料借阅制度。图书资料的借阅通常可划分为个人借阅和部门借阅两种，后者通常会一次性借阅大量图书资料，需要完备的手续和审批文件做基础支撑。并非所有图书资料都可借阅，通常辞典、地图、珍贵图书以及被指定为公共参考图书的图书资料在原则上不得外借，只有在特殊情况下方可外借。规定好图书资料的借阅时间，一般专业性较强的工具书经研究后可适当延长借用时间。借书后需要在规定时限内归还，如果有特殊事宜需要延迟归还，需要办理相应的续借手续。不管是借书还是还书，都要按照相应的规范进行操作并做好记录，不得随意进行借阅和归还;最后需要完善惩处制度。加强对图书资料的保护，不管是纸质图书还是影碟文件，都要以保护其完好性为重点，相关人员在借阅后必须做好相应的保护工作，如果存在图书损毁、影碟破坏、资料丢失、逾期不还等情况，需要落实相应的惩处工作。

（五）探索信息化管理发展路径

1.建立数据库

图书资料管理的信息化发展已成必然趋势，而数据库则是信息化的基础。积极推动现有图书资料的数字化发展，通过数字扫描等技术将纸质图书资料转变为数字资源，形成相应的电子档案，建设相应的数据库。除此之外，积极利用网络资源，在保障版权合法的前提下搜集、整合优质网络资源，进一步扩充数据库，进而为图书资料的信息化发展奠定良好基础。

2.实现网络平台共享化

信息化管理的一大优势在于能够借助网络平台实现全方位共享。在图书资料管理进一步强调服务性的情况下，通过网络平台对大量有价值的图书资料进行共享，并提供相应的服务功能，无疑是有效发挥图书资料价值的体现。加强数字资源建设，建设相应的网络平台，并通过账号密码方式进行验证，给予不同人员不同的图书资料查阅和使用权限，在保护部分图书资料本身机密性的同时强化网络平台的共享属性。

3.完善信息化管理功能

网络平台不仅要为图书资料的存储、共享提供基础的平台，更要完善相应的支持功能，保障数字化图书资料的有效利用[4]。主要管理功能包含检索查询、数字资源获取、图书資料借阅、图书资料归还、专业服务等，需要对具体功能的实现加以优化，保障图书资料能够在得到有效管理的前提下充分发挥其价值与作用。

4.健全信息化管理新制度

信息化管理不仅仅意味着图书资料的承载媒介发生了变化，也意味着管理制度发生一定变化。根据信息化平台的功能以及信息化管理本身的特性，对相应的管理制度进行适当创新、调整和优化，尤其要完善数字化资源管理、平台管理等相关制度，更好地支持图书资料管理工作开展。

5.利用先进技术提高图书资料信息利用水平

信息技术不仅仅为图书资料提供了数字化媒介和共享平台，更为其信息价值的利用带来了更多可能性。对包括云计算、大数据等在内的先进技术进行合理利用，能够深度挖掘图书资料信息中所蕴含的丰富价值，进而为单位的运行发展决策提供更加科学、可靠的依据。

三、总结

图书资料管理工作在新时期需要进一步提高整体管理水平。重点针对现有管理问题进行综合分析与深入研究，准确把握目前管理的缺陷和不足，并通过科学、合理、有效的措施进行优化，推动管理质量及效率同步提升，进而保障管理工作的作用得到充分发挥。

参考文献：

[1]梁伟伟.试论图书资料管理工作的路径优化[J].科技与创新，2016（7）：61.

[2]郁丽玲.分析图书资料管理工作的路径优化[J].企业科技与发展，2019（10）：274-275.

[3]彭舒婷.公共图书馆图书资料信息化管理中的问题与应对研究[J].科学与信息化，2020（5）：165，171.