新时期强化事业单位人事档案管理能力的思考

赵娜

档案资料属于十分重要的个人数据资料，为职工的升职、调岗、退休等工作提供参考依据。当前事业单位人事档案管理难度增加，出现较多问题，相关部门应加大管理力度，创新管理模式，实现人事档案的科学合理发展。

一、事业单位强化人事档案管理作用

人事档案管理工作以人事档案为对象，完成收集、整理、保管、鉴定以及利用等活动，记录着个人的经历与表现，为此后考察与评价工作提供重要的参考。新时期下，事业单位做好人事档案管理工作具备十分重要的作用。首先，可以优化事业单位的人力资源结构，人力资源在事业单位中发挥着十分重要的作用，直接反映着干部职工的思想经历、专业素养以及工作业绩等，为此后人力资源规划工作提供参考。强化人事档案管理力度，可以更好的挖掘人力资源，激发干部职工的工作积极性，保证个体效能;其次，可以为事业单位评估、调配员工提供资料，事业单位人事档案属于社会信用体系的重要组成部分，为教育培训、选拔任用、管理监督以及人才评价提供基础依据。且改革后，人事档案严格根据收集、鉴别、审核、加工、编目、保管、利用等流程呈现人事信息，期间提取的关键信息可以为个人的职位任免、工作评价提供参考;最后，可以提高档案资料的管理效率，实现规范管理。强化人事档案管理力度，促成了规范管理体系的构建，使人事档案更好的服务于事业单位的发展。

二、事业单位人事档案管理存在的问题

（一）组织机构设计存在漏洞

首先，缺乏顶层协调机制，顶层设计思维在人事档案管理中占据十分重要的位置，但事业单位并未认识到重要性，档案管理工作没有得到各部门的协调运行;其次，机构要求存在盲区，部分事业单位并未设置档案管理机构，但配备了专职或兼职的档案管理人员，没有合理划分职责归属，一旦出现问题，不能做到责任到人;最后，缺乏档案工作网络，人事档案管理属于人事工作的延续，涉及事业单位每个部门与工作人员，管理期间应形成多方合力，搭建系统的工作网络，以支持日常工作的稳定开展。但实际人事档案管理工作独立于其他业务，无法形成管理合力。

（二）档案管理规范化程度低

人事档案管理每个流程均具备详细的操作规范，以保证档案信息的准确性与正确性。但事业单位人事档案管理规范化程度依然较低，没有设立科学的收集制度与分类体系，审核程度与鉴定环节并不健全，传递效率较低，严重拉低了人事档案的管理质量，甚至部分事业单位人事信息出现造假问题，严重干扰整体人事工作的顺利进行。分析原因，主要因为档案管理人员主观态度较差，缺乏认真尽责精神，没有主动改进存在的问题。且人事管理人员专业程度较差，没有形成清晰的工作思路，档案监管不到位，无法保证档案管理的规范化进行[1]。

（三）档案工作人员配置不科学

首先，人员配置数量不合理，专业化程度较低。事业单位人事档案管理人员的数量、是否兼职等，均需要进一步论证确认。但实际工作中，人员配置并不合理，真正专业对口、经验匹配的人员较少，大多由其他领域跨界工作，专业人才的引进有待完善;其次，档案人员责任意识淡薄，业务能力较差。事业单位人事档案工作需要具备高度责任意识与业务水准的专业人员，但实际工作中，管理人员态度散漫，缺乏责任意识与积极性，工作中没有发挥自身服务作用，严重阻碍了人事档案管理工作的顺利发展;再次，岗位职责并不明晰，档案管理人员岗位标准建设工作并不到位，没有设置可参照的岗位说明书，职责定位并不明晰。且档案交接工作并不规范，经常因人员调整出现岗位失职问题;最后，档案管理工作缺乏权益保护，没有设定奖惩措施，无法调动工作人员的积极性。

（四）信息化建设进程较慢

互联网技术的应用可以提高人事档案管理效率，但目前事业单位人事档案管理工作并未全面实现信息化，建设推进较为缓慢。一方面没有准确把握档案信息化的建设点，组织机构与技术手段的应用效果有待加强;另一方面，档案信息化建设投入力度较小，人员、设备、技术等方面均缺乏有力支持。

三、新时期强化事业单位人事档案管理能力的策略

（一）统筹做好顶层设计

事业单位应结合自身实际情况，严格遵循《机关档案工作条例》有关规定，做好人事档案顶层设计工作。首先，应强化各部门的配合力度，落实分工协作。事业单位在整体统筹的基础上，根据档案管理需要，形成管理协调联动责任机制，全面落实管理具体工作，实现各部门的共同推进;其次，应详细落实要求，明确界定档案管理机构职责范围，对于不设置专职人事档案管理人员的事业单位，根据实际工作确定人员归属关系，有效衔接个人职责与部门职责，推进人事档案管理工作的顺利完成;最后，应建立人事档案管理网络，总结实践经验归纳提炼，形成工作协调机制。同时，建立档案管理网络，细化工作至各部门与各岗位，建立联席会议与领导小组，通过全单位的配合，提高人事檔案管理质量[2]。

（二）规范档案管理方法

首先应完善档案信息收集机制，针对收集对象、收集要求以及产生活动等三个方面，制定可行的收集归档制度、联系沟通制度、检查核对制度等，为档案信息收集工作提供必要的参考依据。其次是制定规范化的操作流程，并做好技术人员的专业知识与技能培训工作，保证在操作的科学性。再次应严格履行审核程序，保证档案材料的齐全性、真实性、可靠性，此环节必须保持认真严谨的态度，重点审查“三龄二历一身份”等信息。最后是杜绝转递程序漏洞，档案转递必须遵循安全保密、准确无误、迅速及时的原则，做到事由明确、方式合规以及手续齐全，以免因人为因素丢失档案。

（三）强化管理队伍建设

首先，应充实人事档案管理队伍，通过人才引进与选调的方式选拔政治可靠、责任心强、作风正派的专业人才，形成专业化、年轻化、高素质的人才档案管理队伍。其次应调动人事档案管理人员的工作热情，强化主体责任意识，引导档案人员树立正确的职业观念，认识到档案管理的社会价值。同时，还应强化档案管理人员的法律意识，系统全面的学习《档案法》《档案管理法》等法律法规，进行全面的法律宣传活动，强化档案管理人员的遵纪守法意识。除此之外，事业单位还应设立必要的激励措施，通过表彰先进、树立典型、定期评比等措施，奖励档案管理中的突出人员，给予更多权益保障，激发工作热情;其次，应完善档案管理人员相关人事制度，明确实行分工制与业务责任制，高效开展交接与接续工作，避免出现弃档与死档问题;最后，应提升档案管理人员的职业素质，档案管理人员的专业知识与职业素质水平直接影响着档案管理工作的运行效率。对此，应整体性提高档案管理人员的专业能力，保证工作业绩。档案管理人员应接受现代信息技术培训，熟练掌握先进的技术手段，可以准确调取所需信息与资料数据，保证电子信息分类的准确性。同时，还应强化业务与技能水平的培训工作，组织在职培训或继续教育等活动，通过再学习与知识再加工的方式，更新完善档案管理知识体系，传递档案管理方式技巧，引导管理人员时刻谨记管理工作的严谨性与重要性。

（四）加快信息化进程

为了高效开展人事档案管理工作，事业单位应改变以往的工作理念，在严格遵循规章制度的前提下，引入信息技术。首先，应不断完善硬件设施，增加机器设备，为人事档案管理工作提供更好的服务系统，有效实现数据共享。人事档案的数量较大，硬件设施应可以存储大量文件数据，避免丢失信息。且硬件设施还应具备一定的外部抵抗性，以免受到外界环境的破坏。必要时还应安排专业的检修人员，一旦发现设备故障，及时维修管理，降低损失;其次，应完善人事档案信息化管理制度，针对实际情况制定标准化的管理流程，严格根据要求填写、保存档案;再次，应做好数据库建设与安全防护工作，在存储人事档案信息前进行正确识别，严格遵照档案数据库的建设规定，建立规范、科学的档案资料数据库系统。管理期间还应备份人事档案数据，设置管理系统恢复机制，高效安全保存人事档案信息。期间还应强化人事信息管理人员的职业道德教育，在掌握安全使用技能的前提下，形成保密意识，保证信息安全使用;最后，应实现人事档案信息资源共享，事业单位人事档案管理的最终目的在于促进自身发展，对此应建立完善的信息系统，互联互接各部门，实现数据与信息共享。同时，还应建立全面的数据管理信息化服务网站，全面提高人事档案信息化建设服务水平。在资料共享平台建设期间应引入云计算技术，克服设备与平台显示，实现信息的集中存储，提高数据资源的利用率[3]。

四、总结

随着社会的快速发展，事业单位人事档案管理工作面临更多难题，为了满足时代需要，应由问题着眼，制定科学完善的认识档案管理机制，引入信息技术，提高档案管理效率，促进事业单位人事工作的顺利发展。

参考文献：

[1]贺振华.大数据视域下事业单位的人事档案管理[J].人才资源开发，2021（9）：41-42.

[2]刘艳.新时期人事档案管理工作的重要性及创新模式构建[J].兰台内外，2021（8）：67-68.

[3]邵怡兰.养老金并轨机制下对事业单位人事工作的影响与启示[J].人才资源开发，2021（8）：41-42.