房地产企业工程项目档案管理初探

蒋杜娟

摘要：从当前房地产企业工程项目档案来看，其管理过程中还存在一系列的问题，这些问题将会影响房地产企业档案管理的整体发展。从此角度出发，该文将对相关问题进行梳理并提出完善房地产企业工程项目档案制度、科学并规范地保管好房地产企业工程项目档案、积极进行房地产企业工程项目档案数字化建设、提高房地产企业档案管理人才的素质等四项针对性应对措施，从而提高房地产企业工程项目档案管理水平，助力房地产企业健康可持续发展。

关键词：房地产企业 工程项目档案 制度 人才

近年来，我国房地产行业发展迅速，规模不断扩大，相应地，房地产企业工程项目档案大幅度增加，因此科学有效地管理房地产企业工程项目档案显得越发重要。房地产企业工程项目档案是指从地产项目立项开始所进行的一系列记录，包括前期手续办理、土地手续办理、招投标、勘察设计、施工监理及设备采购等过程中形成的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的资料，具有成套性、综合性、复杂性的特点。接下来，本文将对房地产企业工程项目档案管理中存在的问题进行详细的分析，并提出一系列可操作的解决措施，以期推动房地产企业档案管理水平的提升，进而使房地产企业工程项目档案更好地服务于区域经济发展。

（一）房地产企业工程项目档案管理制度不完善

房地产企业工程项目档案管理制度不完善是当前房地产档案管理中存在的突出问题之一。有些企业未制定贯穿于工程项目全生命周期的档案管理模式，在进一步的归档过程中，常常出现缺失详细的归档制度要求，从而导致归档工作不到位的情况。而有些企业盲目地制定一些工程项目档案管理实施准则，但是在责任和分工方面未予以明确，常常导致工程管理部门集中精力抓工程质量，尤其是工程进度，怠于收集职责范围内经手的项目资料或是忽视督促总承包商和监理单位同步整理工程资料，从而增加了档案收集上的难度。另外，房地产企业工程项目涉及的部门较多，容易出现多头负责的情况，若不提前以制度的形式予以明确，最终可能导致档案收集不齐全或者重复收集等问题。

（二）房地产企业工程项目档案保管不规范

一般而言，房地产企业档案管理部门和公司的盈利并没有直接的关系，在公司处于边缘位置，这使得一些房地产企业并不重视档案的管理，甚至不会建立专门的档案库房。档案材料往往跟随工程项目进度被收集并随意堆放在办公室，导致因保管不当造成一些工程图纸、蓝图纸张泛黄，回形针锈蚀、部分被浸水或者被虫蚀等问题，从而影响了整个项目档案的质量。

（三）房地产企业工程项目档案数字化水平不高，难以实现数据共享

随着房地产企业工程项目越来越多，档案的数量不断增加，工程项目档案的管理难度不断加大。利用传统方式管理档案，在档案中找到所需材料需要耗费大量的时间，而且传统档案管理方式容易造成文件丢失、档案收集不全等问题。随着信息化建设的普及，目前许多房地产企业建立了自己的档案信息管理系统，但是多数只是实现了对档案的录入、检索、统计等基本功能。因工程项目涉及不同管理单位，面对工程项目档案庞大的数据，各单位采用的档案管理软件可谓五花八门，无法形成整齐划一的大数据库。同时，工程项目各参建单位数据保存格式和形式也多有不同，难以实现数据对接、数据共享。

（四）房地产企业工程项目档案管理专业人才匮乏

当前房地产企业工程项目档案管理人员存在专业知识结构不完善、计算机技术欠缺、职业素养缺乏等问题。此外，部分项目工程参与单位的资料员大多是由兼职人员或者未经过岗位培训的人员担任，这就必然导致档案管理方面存在人才上的制约。从房地产项目建设各环节上来看，建设周期较长、涉及的环节较多，这就需要工程项目档案的管理人员熟悉项目全生命周期各个环节，具备建筑领域相关知识。而目前房地产档案部门此类档案管理人才严重缺乏。另外，从发展前景来看，房地产企业档案管理部门在公司中往往处于较低的地位，晋升空间有限，这也成为阻碍人才加入档案管理部门的重要因素之一。

（一）完善房地产企业工程项目档案制度

档案制度是“在一定历史条件下形成的与档案事务相关的体系安排及特定成员在档案相关事务中共同遵守的行为规则”，是档案事业规范化发展的重要支撑。房地产企业首先需根据国家及各级档案主管部门相关文件精神及企业的自身特点，结合项目所在地颁布实施的资料管理规程中的要求，编制详细的归档制度。在制度中，要明确建设单位对工程项目档案工作负总责，实行统一管理、统一制度、统一標准，加强与参建单位的相关沟通。在项目运行过程中，建设单位可以按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件分别进行立卷。例如，由笔者所在单位作为建设主体的北京大兴国际机场噪声区安置房及配套设施项目，该项目建设体量大、涉及参建单位多。在项目开工前，笔者单位根据项目较大的特点，修订了公司《档案管理办法》，组织参建单位召开资料交底会，明确各参建单位档案管理机构及人员职责，明确项目名称、使用软件类型、归档范围、移交份数、归档质量要求、竣工图章样式及电子档案格式等。除此之外，笔者单位（建设单位）还编制了《工程建设项目档案管理标准化手册》，指导参建单位在项目档案管理中有章可循，为参建单位在工程建设过程中资料的收集和整理指明方向。这样也可以有效避免责任不清、保存不当、资料丢失等问题。

（二）科学并规范地保管好房地产企业工程项目档案

根据档案制成材料的物理和化学性质及其变化规律，采用科学的技术方案保管档案，可以最大限度地延长档案的寿命，是档案业务工作的重要部分。房地产企业首先应建立专门的现代化档案库房，将各种工程项目档案，分门别类地整理存放，并根据档案材质，科学、合理地调节库房温湿度。笔者所在单位领导始终重视档案工作的发展，为进一步确保档案的安全保管、提高公司档案管理水平，于2017年建立了专门的档案室，并且配备了档案密集架、消防设备、安防设备、控制温湿度设备、消毒除尘设备、打印扫描设备、计算机设备及档案整理工具等。

（三）积极开展房地产企业工程项目档案数字化建设

在房地产行业迅猛发展背景下，相应的档案信息也呈井喷式增长，传统管理模式显然难以为继，房地产企业加强工程项目档案数字化建设，积极引入信息化技术成为必然趋势。为此，笔者所在单位在房地产项目开工前会同步制定档案信息化统一标准，规范、完善当前档案信息化的管理模式和规则；在项目建设过程中，利用数据平台将档案收集整理和归档保管与施工进度保持同步，以保证档案的齐全完整；在建设项目竣工后使用高端的系统软件，对现存的工程档案实现科学收集、整理、扫描和数据挂接。此项措施可以整合档案信息资源并使之更合理化，在开工前统一数据保存格式和形式，以便在项目进程中实现数据对接、数据共享，提升工程项目档案的数字化建设水平。

（四）提高房地产企业工程项目档案管理人才的素质

房地产企业工程项目档案管理离不开具有计算机专业知识、熟悉工程建设全生命周期流程的技术人才。对于一些建设单位、施工单位的兼职档案管理人员，应明确其职责，最大限度地实现劳动用工的科学配置，有效地防止因职务重叠而发生的工作扯皮现象，提高内部竞争活力，规范其操作行为；在专业知识上，引导其调整自身知识结构，除了加强对档案领域政策法规、理论知识的学习外，还应使其积极参加工程文件归档整理的专业实操培训，认真学习工程建设全生命周期理论，熟悉工程项目的各个环节，具备基础的房地产专业知识。同时房地产企业应重视档案管理部门，积极引进档案专业人才，優化档案管理部门人员的职场晋升空间，从而促使更多优秀人才加入房地产企业档案管理部门。

房地产企业工程项目档案具有科技档案的特点，内容涉及工程图纸、蓝图、竣工资料等，是房地产企业未来工程设计的一个重要参考。房地产企业档案管理部门应结合各个项目建设情况，把握好各个节点，对前期事务、设计、施工、竣工，直到销售和项目结案的所有资料进行科学的立卷管理，实现档案的规范化、标准化管理，以便为日后项目经验借鉴、重大项目决策提供参考。

参考文献：

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作者单位：北京新航城开发建设有限公司