财务管理信息化在快销品零售连锁企业耗材管理中的应用

林 辉

（秦皇岛家惠商贸集团有限公司，河北 秦皇岛 066000）

一、快销品零售连锁企业耗材管理财务信息化的应用现状

快销品零售连锁企业耗材日常使用量很大，如收款机用的热敏打印纸，条码秤用的秤签、标识价格用的物价签和生鲜果蔬用的撕拉袋等。有的企业用手工管理，没有应用信息化，部分企业就算应用了信息化也是独立于财务信息化的，是一个单机版的信息管理，很容易形成信息孤岛。这与统一采购、统一配送的快销品零售连锁企业正常商品能达到财务核算和监管差距很大。为此，把耗材看作为同正常零售商品一样管理的进销存配十分关键。

二、使用单机信息化软件管理耗材存在的问题

1.配送中心耗材进货环节

连锁零售企业一般都有配送中心，所以耗材一般都是统一进货，送至配送中心。单机版的信息化软件只能管理配送中心的进销存，在成本核算方面，通常单机版的信息化软件较为落后，无法有效管理耗材的批次价格，使出库时成本无法准确计算。当价格因通货膨胀等原因出现异动时，会导致库存成本不实。

2.门店耗材要货环节

由于采用单机信息化管理软件，所以各连锁店无法查实到配送中心库存，也无法进行系统订单要货，只能通过电话要货。时效性差，也无法在系统中留痕。同时配送中心也无法掌握各连锁店的耗材库存，无法对配送中心是否需要补货提供数据依据。经常会出现当门店需要耗材时，给配送中心打电话却被告知缺货，从而影响门店的正常经营业务。

3.配送中心耗材配送环节

配送中心需要给门店配送耗材，由于上文第1点提到的批量价格问题，商店记录的耗材费用也不真实。而且，由于是单机耗材管理系统，所以配送单并不能进入门店的系统，只能通过纸质配送单进行验货，门店并不能用系统管理耗材库存。也就是说耗材的库存管理，只能针对配送中心，并不能管理到门店。

4.配送中心及门店耗材盘点环节

由于使用单机信息化软件管理只管理到配送中心的库存，门店盘点工作就是手工操作，这给门店增加了人为工作量，而且做不到永续盘存。无法核对配送中心与门店的库存差异。虽然配送中心库存可以做到单机版的信息化软件盘点，但由于批次价格问题，盘点金额并不准确。

5.财务账存与实务库存不符的追溯问题

由于财务的耗材记账，是凭配送中心的耗材进货单据、配送中心的耗材配送单据、配送中心的耗材库存盘点损失单据。当出现账存和实际库存差异的时候，因为没有管理到门店库存，就无法查明库存不符的原因，不能对相关责任人进行追责。让财务的核算和监督失去意义。

三、由单机耗材信息化管理合并到财务连锁ERP信息化的改造过程

单机耗材管理系统需要合并到财务连锁ERP系统中去，视同于正常零售商品管理，只是在自动形成财务系统凭证时予以区分，此外的进销存管理都和正常商品一样。

1.基础信息确定

财务EPR耗材管理的基础信息包括耗材分类、商品基础信息（见表1）。

表1 财务EPR耗材管理的基础信息

2.导入期初库存

基础信息准备完毕后，需要导入期初库存，期初库存取自单机版的耗材管理系统。在导入之前，在原系统里做一次全面盘点。以盘点实存做为导入的基础数据。同时将盘点损失记入账务账相应科目，以保证库存的连续性（见表2）。

表2 导入的部分期初库存

3.耗材厂家入库

耗材厂家入库并入财务ERP，视同正常零售供应商入库。同时也一并纳入财务和监察的监督体系，由财务部结算人员对耗材的入库单据和原始单据逐笔进行形式检查，由监察部不定期的根据原始单据和入库单据，以及供应商基础资料中的通讯方式和地址进行实质性抽查（见表3）。

表3 耗材厂家入库表

耗材的入库，也一并纳入正常商品的结算流程，取消原有的独立结算流程。新的结算单（见表4）。

表4 厂家结算单据明细表示例

4.重构要货流程

期初库存导入之后，基础数据准备工作完成。这样各门店就可以通过财务ERP查到配送中心的耗材库存了。要货方式也从电话要货，改为系统订货，视同为正常零售商品订货一样。订单要货（见表5）。

表5 门店向配送耗材样例

5.配送中心配送耗材

配送中心在接到门店耗材订单后，根据实时库存自动转为配送单。形成耗材配送记录。门店可以在系统中实时跟踪单据状态，并于耗材到货时，在门店系统里确认收货，形成门店的库存（见表6）。

表6 门店接收到的耗材配送单

6.配送中心和门店盘点

月末，配送中心和门店在核对完配送单据后，同时对各自的耗材进行盘点，配送中心的盘点损溢记入相关财务科目。而门店的盘点损失，默认为门店的实际耗用。配送中心的耗材盘点，盘点计划：[ST210900007]20210925配送耗材盘点，盘点部门：[501]配送中心（见表7）。

表7 配送中心的耗材盘点

7.财务EPR自动形成相关凭证

由于将耗材视同为正常商品管理，所以在形成耗材凭证的同时，要注意不能影响到原有正常零售商品的自动形成凭证。这需要在形成正常商品的自动凭证时，应在导入时在条件中把耗材商品分类排除，而耗材凭证要单独处理。

四、耗材管理由单机版合并到财务连锁ERP的其他问题

其一，耗材管理由单机版合并到财务连锁ERP后，配送中心、门店的耗材库存都已经建立，对于配送中心而言，只有入库和出库，这两项均在系统中留下记录，如果账实不符，认为是损溢。对于门店来说有配送入库和正常消耗两种流向。配送入库在系统中留下记录，但消耗没有记录，通过盘点倒挤消耗，容易把不正常消耗与正常消耗混在一起，无法区分。这需要进一步的研究解决。

其二，耗材管理由单机版合并到财务连锁ERP后，能实现耗材的店间调拨、店内领用、店内报损报溢。但是如果门店将其用于生鲜加工等业务中，还不能视同于正常商品管理，这也有待进一步解决。