创新办公室档案管理工作 提高单位内部工作效率——谈如何改进办公室档案管理工作

文/佛山市公盈投资控股有限公司 何钰桦

进入21世纪，网络得到迅猛发展，逐步渗透到人类生活的方方面面。在管理办公室档案时，网络技术同样发挥了至关重要的作用。将网络技术应用于档案管理过程中，是凸显单位紧跟时代发展脚步的标志，可为档案管理者与应用者带来诸多便利。鉴于此，各单位均应深刻认知这一点，关注电子档案，认真对待办公室档案管理时出现的各种问题。通过有效管理方法，保障单位档案管理工作跟上时代的发展步伐，真正发挥档案使用价值，为内部各项工作的落实提供可靠支持。

一、办公室档案管理工作的重要意义

（一）为领导决策做辅助。加强单位办公室档案管理工作，可在一定程度上辅助领导决策，提高领导决策规范化水准，充当“参谋助手”的作用。在单位制定与修改有关制度、规章时，能够提供可靠参考依据，增强单位工作效率。同时，也能针对单位发展时产生的各种信息进行精准记录。由于单位在历史进程中，某一阶段内发生的问题或事件，对单位未来运营均具有重大的参考价值。所以，办公室档案会详细记录这一部分内容，有朝一日需要应用档案时，便可发挥重要作用。

（二）办公室档案工作是单位持续发展的保证。国企单位多年发展过程中，积累了大量档案及资料，这些资料是单位资产凭证、活动记录，更是单位发展时的智慧结晶。通过档案，可进一步把握单位发展规律，增强日常决策的主动性、预见性，国有企业档案资源不只在企业改革时发挥巨大价值，同时在解决产权纠纷以及维护职工利益诸多方面都发挥着其他资料不能替代的作用。所以，加强办公室档案管理工作，高效保护档案以及有效利用档案，是国有企业稳定运作以及规范管理的必要条件，可为国有企业未来发展做好后盾保障。

（三）做好办公室档案管理工作是提高企业实力的根本要求。国有企业在进行市场竞争时，需要依靠强有力的综合实力。综合实力普遍由“软实力”以及“硬实力”共同构成，硬实力主要包含设备、资金、规模，这些优势很容易被竞争对手模仿或复制。要想在激烈的竞争环境下谋生与长远发展，要以软实力为主。办公室档案有效记录了企业的每一项决策，全面真实地彰显着企业成长历史，流露着企业单位发展时的智慧成果，反映出浓厚的企业文化，属于企业软实力的根本载体。实质上，国有企业档案不只能展示企业软实力。站在更高的角度来看，这些档案是无法替代的素材，具有史料价值以及经济价值，是国有企业产权身份证明，也是突出效益和效率的媒介，可促进企业长期发展，属于珍贵的财富。

二、办公室档案管理工作应坚持的原则

（一）权威性原则。国有企业办公室具有一定领导属性，在推动单位内部工作时，应表现出权威性。办公室档案管理工作应制定严谨的流程与原则，明确管理职责，并且要贴近国有企业具体情况。办公室所保存的档案资料，包含会议记录、活动资料、决策记录、工作影像以及照片等。不管是站在工作作风角度来看，或者是收集归纳档案资料这一角度来看，办公室档案都具有权威性，具有其他素材无法比拟的优势。

（二）示范性原则。国有企业办公室档案管理工作应明确责任，将每一项责任都落实在具体人身上，并且在执行档案管理工作的过程中，要敢于突破及创新，为各部门管理档案发挥示范性作用。随着数字化技术的发展，档案管理工作逐步朝着数字化方向前进，形成了数字档案。因此，传统档案管理方法应适当与时俱进，追随新时代发展潮流。在归档管理纸质档案之外，要创建电子档案，通过数字化管理方法管理共享电子档案。但需要注意，要保障图像、照片以及各种文件等资料都能被妥善储存、备份，并且按照年份以及类别划分种类，分别放在专用的档案储存柜之中，保障办公室档案资料品质，为各部门树立榜样。

（三）服务性原则。办公室档案可为其他部门提供优良服务，档案管理并非只是保存档案、数据、资料，而是要为查阅档案、借阅档案以及应用档案的人提供全面性的服务。在提供服务之际，要注重遵守规范，严格遵循办公室档案管理机制及相关规章制度。在允许借阅的范围内，提供高质量的档案借阅服务工作，充分发挥所在办公室档案的使用价值。

三、办公室档案管理工作中存在的问题

（一）缺乏对办公室档案管理工作的重视。国有企业办公室，是单位管理工作中的必要部门，发挥着服务、协调以及助手等各种各样的作用。在办公室运行时，会接触大量工作，各项工作并非按照固有顺序进行排列的，难免会显得杂乱无章。同时，在单位办公室工作中，要针对各项文件进行处理，安排会议，接待宾客等，并且要统计每一部门的相关事项。办公室工作量较为繁琐，产生并接触大量档案，如果不能及时处理，便会影响后期档案应用质量。正因办公室日常工作繁杂，所以档案管理工作方面的投入力度并不大。在个别单位管理者眼中，办公室档案管理工作虽然必不可少，但属于常规化工作，不会为单位直接创造经济效益，更不会直接提高单位的社会形象。长期受这种固有思想制约，国有企业针对办公室档案管理工作，常常抱有“不出错”就行的态度。在分配人员、资金过程中，经常将办公室档案管理放在末尾处，导致办公室档案管理工作缺少经费，工作人员待遇水准偏低，致使档案管理工作质量差强人意。

（二）办公室档案管理人员素养稍低。与其他部门工作相比，办公室档案管理工作任务多，而且特别枯燥，很多年轻人都不愿意进入这一岗位。因此，国有企业常常将办公室档案管理工作交给年龄稍大或者欠缺经验的员工负责，这一类人缺少超强的专业素养，现代信息科技的掌握度、应用度不高。实质上，负责办公室档案管理工作的人员，不仅要具备扎实的专业知识基础，还要灵活操作计算机软件，这样才能保障办公室档案管理工作高效进行。但是，目前很多办公室档案管理人员在岗时间偏长，工龄较长，学历不高，工作方法比较刻板，缺少创新活力，无法高质量完成本职工作。

（三）办公室档案管理信息化水平不高。如今，众多国有企业所产生及应用的档案，依旧以纸质档案为主，信息化管理水准待提升。在分类及保管纸质档案时，需要消耗相关人员的太多精力，而且极有可能因人为操作失误影响档案管理、应用质量。同时，如果欠缺经费以及领导重视度不足，档案管理人员所提出的电子档案信息化发展建议则不会被领导考虑，致使档案管理工作长期依赖人工操作，难以迅速提高整体管理成效。

（四）办公室档案管理制度欠缺合理性。若想全面优化国有企业办公室档案管理工作，首要任务就是制定健全的管理机制，否则一切都将变为“纸上谈兵”。然而，目前仅有少量单位有健全的档案管理制度，大多数单位未创建完善的档案管理机制，致使办公室档案管理工作缺少规范性。举例来说，个别单位针对各部门应用的资料进行整理归档，但在归档时如何装订以及应用哪一种纸张、在提交电子档案过程中需要应用哪一种文本格式、档案资料归档与整理期限有多久，未进行统一规定，致使办公室档案长期陷入于无序且混乱的状态。

四、改进办公室档案管理工作的建议

（一）改变管理思想，增强办公室档案管理工作的重视度。有了什么样的思想，就会产生什么样的态度，而在端正态度后，又会直接影响行动结果。国有企业领导人员，应改变落后管理观念，积极创新管理思路，高度重视办公室档案管理工作，深刻意识到推动规范化办公室档案管理工作的重要意义。办公室档案总结与记录了单位发展过程中的各种经验，同时也在沉淀单位历史以及宣扬单位发展成果，这是推动单位良性发展的有利条件。所以，要注重依托先进的档案管理理念，将办公室档案管理工作纳入单位整体发展方案中，在人员、资金等方面作出政策倾斜，构建促进档案工作迅速落实以及有效发展的管理新格局。

（二）加强团队建设，改进档案管理人员素养。重视办公室档案管理团队建设，加强相关管理人员业务水平，提高其职业道德修养，这是规范管理办公室档案以及有效利用办公室档案的必然要求。正视目前办公室档案管理人员水平偏低的问题，不断改进人才培养制度。首先，要加强知识培训，组织相关人员学习档案管理知识，以便能扩宽这些人员的档案管理知识面。其次，要加强档案管理人员创新意识培养工作，促使其主动学习档案管理技能，累积档案管理经验，以保证后期在管理办公室档案时，能高效落实岗位工作。要针对档案管理人才团队结构加以调整，吸引更多年轻人员投身于档案管理岗位，为这些人员提供优良的工作环境，并适当提高工资福利待遇。除此之外，需注重鼓励相关档案管理人员自学，通过购买有关书籍或者通过互联网渠道等方式，掌握熟练操作计算机及档案管理系统性知识，或者参加相关讲座。通过多元方法，全方位提高档案管理人员素养，为办公室档案管理工作有序、有效落实提供坚强的人才后盾。

（三）革新工作制度，创新办公室档案管理机制。前面提到过，个别国有企业在制定办公室档案管理制度时，相对随意，甚至还有一些事项至今未明确，导致办公室档案管理工作状态混乱。所以，有必要创新办公室档案管理机制，明确每位管理人员的职责，并且精准界定各类档案管理要求、标准。在形成档案后，无论是保管档案，抑或应用档案，都要参照具体制度，将档案管理责任分配到个人，通过健全制度规定哪些资料可以形成档案，哪些资料要归档处理，以及哪些档案资料需要保密处理，如果出现档案泄密、丢失等问题，则应追究相关人员的责任。

（四）加强信息化建设，提高档案管理效率。一方面，国有企业办公室档案管理人员要改变自己的观念，跟上时代发展的趋势，意识到传统办公室档案管理仅应用文字工具、图像工具操作档案管理任务，无法满足当今时代对办公室档案管理工作提出的要求。信息化时代，传统的办公室档案管理工作显得异常繁琐、低效，而且在档案资料完整度与便利度等方面，都不符合现代化办公室档案管理要求。所以，在办公室档案管理工作中，要尽快把实体档案变为信息化档案，发挥多媒体技术以及互联网技术优势，促进传统办公室档案管理工作发生改变。这就意味着，要强化现代化设备建设工作，引入高品质的电子计算机，以便储存海量档案信息。另一方面，结合现代化信息技术，打造完整信息数据库，创建完整的档案信息管理系统，令档案整理工作更便捷。此外，通过使用现代化办公室档案管理技术，还能无障碍传递档案信息，实现高度共享信息档案的效果，把传统办公室档案管理工作变为信息化办公室档案管理工作，非常契合未来办公室档案管理工作发展趋势，应引起企事业单位办公室档案管理工作人员的重视，并多加尝试。

（五）做好安全防护，完善办公室档案管理系统。现代化办公室档案管理工作，应得到完善的办公室管理系统的辅助。伴随时代的不断发展，网络安全问题引起社会各界人士的重视。比如，相关设备病毒入侵，就会导致系统崩溃，而其中的信息也会失窃，再加上有黑客的入侵，会对办公室档案管理系统造成严重的危害，发生难以挽回的负面影响。所以，加强办公室信息化档案管理安全保护工作尤为重要。一方面，在办公室档案管理时，应创建完善的管理系统，应用内网传输数据、管理数据，并且要装上防护软件、杀毒软件。与此同时，为了保障办公室信息化档案管理系统应用的安全性，要在计算机网络内添加杀毒软件，定期针对数据库中的信息进行备份及维护，并增强用户访问安全验证，全面加强信息化办公室档案管理安全指数。

（六）完善基础设施，保障办公室档案安全。为了保障办公室档案管理工作取得理想成果，应保障办公室档案的安全性，这就意味着应配备专业的硬件及软件。应在办公室内配备专业的防盗储存柜、监控系统以及空调，并且要保障有灭火毯以及防毒面罩等消防器材，这样才能保障档案安全。所采取的监控设备，应具有超强的保护功能，结合现实需求定期升级。另外，还要准备充足的打印机、扫描仪、计算机并进行设备维护。在选择储存设备时，要确保档案信息储存实际要求得以满足。如果档案信息非常重要，储存设备则应具有稳定性、专业性等特点，并且要同时将其转变为纸质材料，这样才能防止系统瘫痪、崩溃时损伤档案，留有纸质材料原件，以备不时之需。

五、结语

综上所述，怎样提升办公室档案管理工作效率和质量，已成为国有企业关注的焦点课题。分析发现，单位要想保障办公室档案管理工作达到预期目标，就应注重培养专业管理人才，强化办公室档案管理规范意识，配备现代信息技术与相关设备，保障单位办公室档案管理工作效率的提升。