城市综合开发项目中合同管理工作现状及应对策略

2022-06-07黄彤萍

智库时代 2022年22期

关键词：管理

黄彤萍

（中交四航局第三工程有限公司）

一、前言

在城市综合开发项目的实际实施过程中，面临着各种各样的困难与阻力，其中合同管理工作便显得尤为重要。合同是划分权利和义务的重要法律依据，为合同各主体利益提供重要的保障，只要签订合同便会在法律层面形成合作关系，合同主体便要严格遵循合同条例来履行自己的职责，并以此确保项目的顺利开展，为合同各方主体经济利益提供有力的法律保障。

二、项目背景

广东省佛山市顺德区处于珠江三角洲中部，其面积为806平方公里，北面与广州比邻，靠近香港和澳门，是佛山第一个达到县域经济3000亿的市辖区。顺德高新区西部启动一期城市综合开发项目主要采取投资人结合EPC的开发模式，其中静态总投资高达36亿，包括前期费用为6亿、土地费用为8亿、在建工程款为5亿、新建工程投资大约15亿、运营管理费为2亿。其中前期费用部分、土地费用部分以及在建工程款部分都属于“直接买单”类型的费用，而运营管理费用则是根据实际情况来确认投资。其中该项目合作模式如图1所示。

图1 项目合作模式示意图

项目公司为更好地运营该项目，设置了产业招商部、规划设计部、建设管理部、合约管理部、运营管理部、财务部、综合部等7个部门。并针对这七个部门划分了职责，以便更好实施项目管理工作。其一，产业招商部。该部门的主要职责包括对项目重大节点实施管理；计划运营管理、实施绩效考核；组织管理以及制定各种管理制度，对整个流程体系进行管理；管理项目公司董事会相关事务。其二，规划设计部。该部门的主要职责包括项目区域的规划以及优化；管理项目各种报批报建事务、项目设计管理以及设计变更管理等。其三，建设管理部。该部门主要职责包括对项目中重大节点实施管理；对工程质量、工程质量、安全文明施工等方面实施管理以及相应的考核；供应商选择、供应商管理以及成本管理；档案管理等。其四，产业招商部。该部门主要职责包括项目定位、产品研究和相关政策法规研究；项目策划、营销等对外事务；招商策划、客商服务等；供应商选择以及供应商管理。其五，财务部。该部门主要职责包括项目各种预算管理、融资方案制定、落实；会计核算、资金管理、报销管理、各种税务管理等。其六，合约管理部。该部门主要职责包括成本管理、预算管理及结算管理；合同管理、相关法务管理；制订采购计划、招标管理、供应商管理等。其七，综合部。该部门主要职责包括人力资源管理、后勤管理、企业文化管理、档案管理、党建工作、信息化管理等。

三、项目合同管理工作概况

对于建设工程而言，合同管理是其项目管理的重要组成部分，同时也是项目建设实现其控制目标的有效手段和重要保障，基于此，合同管理需贯穿于工程项目建设的整个过程。在工程项目的整个生命周期中所涉及的合同类型很多，其管理的重点也各不相同，该项目所涉及的主要合同类型包括投资建设合同、EPC总承包合同、工程服务类合同、招商类合同、后勤办公类合同、施工分包合同、征地拆迁合同、土地出让类合同等。其一，投资建设合同。投资建设合同的主体是中交城投和四航院联合体，在此合同中，其管理的重点在于充分理解合同，认真履行合同规定义务，切实维护合同各方权益。其二，EPC总承包合同。EPC总承包合同的主体为项目公司，其管理重点在于依据招标文件中的条款签订合同；负责督促总承包单位认真履行合同；严格履行合同规定义务。其三，工程服务类合同。工程服务类合同的主体为项目公司，其管理重点在于全面负责合同管理。其四，招商类合同。招商类合同的主体为项目公司，其管理重点在于全面负责合同管理。其五，后勤办公类合同。后勤办公类合同的主体为项目公司，其管理重点在于全面负责合同管理。其六，施工分包合同。施工分包合同的主体是EPC总承包部，其管理重点在于明确分包单位合格性；明确分包价格；监督合同履行情况。其七，征地拆迁合同。征地拆迁合同的主体为杏坛镇土地发展公司，其管理重点在于参与项目合同谈判，对合同价格进行审核；支付相关费用。其八，土地出让类合同。土地出让类合同的主体为顺德区国土城建和水利局，其管理重点在于核实项目土地出让价格；落实项目土地费回款。此外，如出让价格比合同约定价格低，则需向甲方提出价差弥补诉求。

在合同管理过程中，还需遵循以下要点：第一，始终坚持合法合规性原则。第二，合同签订、合同变更、合同解除都必须严格按项目公司《合同管理办法》规定执行，并且严格按照中交城投《权责手册》规定进行审批。第三，所有经济类合同须取得甲方认可，确保发生费用可以计入建设成本。第四，对重要合同必须向相关业务部门和管理工作人员进行合同交底，提出合同所有风险点，并实施动态监控。第五，建立相应的考核制度以及信用评价制度，业务管理部门应加大对供应商或服务商的考核力度。第六，分类建立范本合同,采取规范化、标准化的合同管理制度。第七，对合同进行统一管理，管理归口部门为合约管理部，合约管理部门必须建立管理台账和档案体系。

四、合同管理中所面临的主要风险

合同管理是工程项目管理体系中的重要环节，不仅覆盖面非常广泛，而且个体差异性也十分突出。合同管理作为项目管理中的核心部分，是所有工程项目都必须遵循的执行依据，合同管理会贯穿于整个工程项目的始终，在项目推进过程中，任何一个细小的过程都必须在合同的制约下实施，因此，科学、有效的合同管理可以管控整个工程项目的运行，确保项目的顺利实施。此外，对于工程项目而言，加强项目合同管理，认真督促设计方、施工方、监理方等严格遵循合同规定履行各自义务，解决各自的纠纷，能够在规范合同主体行为方面以及促进整改上起到积极的作用。由此可见，合同管理对于整个工程项目而言是极为重要的。但合同管理也是存在风险的，面对各种经济因素、政治因素、自然因素以及法律环境因素等变化，超出合同规定范围的各种问题也会不断涌现，如此不仅导致合同管理任务变得更加繁重，同时还增加了合同管理的风险性。在项目工程的建设过程中，其合同管理所面临的主要风险主要体现在以下几方面：

（一）前期风险评估环节以及制定应对方案环节和合同管理出现脱节

在项目工程实际推进过程中，由于会存在一定的地区差异性，这便导致合同双方产生了一定的分歧，出现不协调的声音，进而为合同管理带来一定的安全隐患。因为在前期进行风险评估时与合同管理缺乏有效的衔接，所以在后期开展合同管理工作时势必会产生各种各样的阻力，基于此，在合同签订之前，必须对所有风险进行充分评估，并将应对方案在合同中得以落实，制订行之有效应急机制，以便最大程度减少损失，确保工程的顺利开展。

（二）合同文本存在缺陷以及文本本身具有的潜在风险

在合同管理中，合同条款是否完整、对合同文本的解释是否合理是其所面临的基本问题。一旦产生合同纠纷，合同文本中存在的缺项漏项都会成为双方扯皮的导火索，其中，有理解争议的一些条款也会给合同执行埋下纠纷隐患。导致这一现象的主要原因在于合同条款自身存在不完整性、不规范性、模糊性，或者是在前期签订合同的时候，各方并没有完全了解其中的条款规定、相关术语以及各项标准等因素。例如有的合同中出现非常多类似“所有”或者“一切”这样的字眼，这便使得权利或者义务都被过分扩大解读；没有在合同中明确制定支付节点导致支付延误；划分违约责任时存在不对等问题使得双方在执行时相互推卸责任等。所以在制订合同的时候，文本必须清楚明了、意见统一，严防文本自身缺陷，尽可能消除文本中的潜在风险，为合同双方提供一个公平公正的执行环境。

（三）合同签订中存在的风险

不论是合同的签订，还是合同的履行，都会存在非常多的不确定因素。其中，在合同谈判阶段，为规避合同制订中的各种法律风险，可以从信用等级方面、履约能力方面、合同生效方面以及合同形式方面等入手。在合同签订过程中，需以书面形式进行确定，并加盖公章，不能以口头约定的方式，否则极易产生违约风险。在合同后续执行过程中，合同任何一方由于商业欺诈、恶意竞争、企业破产等原因，使得合同不能顺利履约，也会产生管理风险，所以，签订合同之前需对合作方进行全面调查，考察其履约能力、经济实力以及诉讼证明等，以免遭受不必要的损失。

（四）缺乏索赔意识和反索赔意识

合同管理是工程项目顺利开展的重要保障，在合同管理中，工程变更以及相关索赔处理尤为关键。如果合同一方出现严重违约现象，有时有的企业会碍于各种人情或者没有制订有效的索赔方案，使得索赔不及时，进而损害了自身的合法利益；如果合同一方存在恶意索赔的现象，另一方也应积极研究其中的反索赔条款，维护自身的合法利益。所以，在合同管理中，双方都应提升索赔意识，保障自身合法利益，避免损害项目的正常发展。

五、城市综合开发项目中合同管理工作存在的主要问题

（一）合同管理在组织结构设置方面不合理

据调研访谈发现现阶段该项目的合同管理在组织机构设置方面不合理，其管理流程还存在很大的漏洞，例如尽管按照相关规定设置综合管理部来负责项目合同方面的管理，但由于未对管理内容和管理责任进行明确划分，导致工作过程中经常产生责任推诿的现象。此外，该项目的其他部门也存在管理职责不明确的现象，导致资源浪费现象严重，而且各部门之间的协同性也比较差。

（二）在合同签订方面的管理还不完善

在对该项目进行调研后发现，其在合同签订阶段的管理也存在一定的漏洞。例如合同内容不够清晰明确。合同是确保项目顺利开展的重要基础和根本保障。合同需体现出其主体的真实意图以及各自的利益诉求，不论是双方的权利还是义务都应该在合同中明确指出，以免产生误解，出现不必要的纠纷。但在该项目中尽管在合同签订前进行了严格的审查，却仍存在内容不清晰明确的问题，如未制定明确的验收标准、支付方式也比较模糊等，使得在质量验收过程中产生分歧，极易引发返工以及违约赔偿等比较严重的后果。

（三）合同信息在归档管理方面不完善

合同信息在归档方面不够规范，信息资料存在不完备的问题，未对文件进行整理、细分，因此无法为其合同索赔提供有力的支撑，同时也对赔偿金方面、工期方面以及进度方面等指标完成造成了严重的影响。信息管理工作的不完善，势必会对项目后续开展中出现的合同索赔带来不便与麻烦。

六、城市综合开发项目中合同管理工作应对策略

（一）优化组织架构，明确职责权限

首先，在合同管理过程中需建立完善的组织架构，可在原有基础上做出优化调整，制订清晰明了的职责分工，并建立相应的约束激励制度，增设专门的合同管理部门，以确保合同管理工作的高效展开。其次，对个体也要明确其组织职责，要做到责任到人、明确责任和分工，只有这样，才能顺利开展合同管理工作。要明确其责任领导，划分权责，将各方力量进行统筹协调，以此确保合同管理工作的效率。例如，项目经理需承担主责任，主要负责签订总承包合同以及组织项目实施，并牵头合同论证工作和评审工作，识别合同管理中的各种风险，时刻关注合同变更情况和索赔事项，以便及时做好防范准备。

（二）健全合同签订阶段管理

合同是划分权利和义务的重要法律依据，为合同各主体利益提供重要的保障，只要签订合同便会在法律层面形成合作关系，合同主体便要严格遵循合同条例来履行自己的职责，否则便要承担违约责任。首先，要对合同标书进行详细剖析，仔细甄别其中条款，看其是否合理、合法，并对其中的问题进行分类记录，成立专家小组，研讨其中的技术规范以及设计方案，并明确其中存在的技术风险，以此促进项目合同谈判活动的顺利实施。其次，要明确项目合同具体的签订内容。识别合同谈判中存在的风险，做好前期调研工作，在谈判中既要显示诚意，也要将所有问题公开提出，确保自身利益，提前准备好预案以及应对措施，掌握谈判技巧，把握谈判节奏。最后，要加强对合同签订方面的评审力度，建立完善的评审流程，通常可按照申报合同-会签审查-批准审核-盖章签字的流程展开。

（三）强化合同信息搜集归档管理

在项目实际建设和运营过程中，合同文本是其重要的法律依据。对于城市综合开发项目而言，其合同管理需掌握科学的管理理念，注重合同文本的相关搜集工作、整理工作、编号工作以及归档工作，构建完善的电子化管理系统，为项目的顺利开展提供有力的支撑。首先，要健全合同信息的相关搜集制度，尽量将所有信息资料都集中到合同管理部门，并通过各种渠道搜集项目相关案例，为将来可能发生的各种合同索赔案件作好充分的准备。其次，要强化项目证言指令方面的信息搜集，以此规避由此产生的项目风险。最后，要对项目书证方面的信息进行搜集，其搜集范围主要包括与之相关的各类函件、各种签字单据和发票单据、项目是施工现场的详细记录、各种会议记录和有关媒体信息等。