行政事业单位 财务共享服务中心建设的相关思考

冉洁

信息化应用发展迅猛，社会公众对行政事业单位信息化建设的要求越来越高，企业等社会组织财务共享中心建设已积累了先进的成功经验，同时行政事业单位内部问题越来越凸显，实施财务共享中心信息化建设显得非常必要和尤为迫切。本文从行政事业单位财务共享服务中心的建设背景、建设方向、业务流程建设、组织架构建设和信息系统建设五个方面提出相关思考。

一、财务共享服务中心建设的背景

信息化是当今世界发展的大趋势，是推动经济社会变革的重要力量。中共中央办公厅、国务院办公厅印发《2006-2020年国家信息化发展战略》，提出大力推进信息化，是覆盖我国现代化建设全局的战略举措，是贯彻落实科学发展观、全面建设小康社会、构建社会主义和谐社会和建设创新型国家的迫切需要和必然选择。2014年财政部印发《财政部关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》中提出“鼓励大型企业和企业集团充分利用专业化分工和信息技术优势，建立财务共享服务中心，加快会计职能从重核算到重管理决策的拓展，促进管理会计工作的有效开展”。

面对现在的外部大环境，党的十八大战略提出，信息化是推进经济结构战略性调整的重要一环，同时社会信息化应用发展迅猛，社会公众对信息化建设的要求越来越高，建设服务型政府也越来越借助于信息化手段，决策监管部门也越来越依赖于大数据应用，企业等其他社会组织财务共享中心建设已积累了先进的成功经验，同时行政事业单位内部问题越来越凸显，实施财务共享中心信息化建设显得非常必要和尤为迫切。

二、财务共享服务中心的建设方向

行政事业单位财务共享服务中心建设的实质是财务管理体系的变革，涉及业务流程的评估再造、组织架构的优化调整、信息系统的支撑改造。行政事业单位财务共享服务中心是面向社会公众，以提供公共性产品，核算公共资金为主，因此在财务共享服务中心建设时需充分契合“业财联动、服务大众、优化运营、防控风险”的建设宗旨，基于本单位部门整体运营架构，建立以业财联动为基础核心，监管决策为管理核心，其他业务为服务核心的运营体系。行政事业单位财务共享服务中心信息系统建设依据业务特性和系统特性可分为业财联动、监管决策、运营支撑、外围支持的四层结构。

业财联动层：支持单位核心业务办理和财务基本核算的信息系统，要求稳定、可靠，在体系架构上能快速适应业务模式的变化;财务资金流转以业财联动、业财一体化为建设核心，实现业务数据敏捷响应、资金交易及时结算、会计核算准确反映，达到日清日结，三账（业务账、资金账、财务账）相符。

监管决策层：支持中心内部运营管理的信息系统，以強化风险防控能力，提升分析决策水平为核心，要求架构灵活、兼容性强、集成性好，能够适应于管理模式的快速调整。

业务支撑层：以拓展客户服务渠道、加强客户服务效果、搭建单位高效完善的运营体系（包括：客户服务、渠道管理）及后台管理设计，将以人、财、物的集中管理，信息化的高效支撑为核心、充分实现后台管理能力的综合提升（包括人事管理、信息科技管理、OA综合管理等）。

外围支持层：对财务共享服务中心提供支持的外围系统，要求接口灵活、集成度高、运维体系系统化。比如与政务大厅、社保、公安、法院、房交所、税务局、银行等外联协查单位提供业务数据交互接口。

三、财务共享服务中心业务流程建设

各行政事业单位职能不同，其发展现状与实际面临的不足各有不同，但共性是可以通过从战略适配、政策支撑、业务运营模式、安全风险管控、信息破壁协同、资金结算核算运作、管理水平与效率、提升服务质量、信息系统瓶颈入手对各具体业务流程进行梳理分析、合理评估。

针对梳理分析出的不足，单位应结合自身战略目标提出具体与之适配的需求和建设方案，在此过程中要注意把握好统一性、具体性、可落地性、先进性、前瞻性和可拓展性六个原则。

统一性就是共享服务中心的需求和建设方案，始终要贯彻统一决策、统一管理、统一制度、统一核算的建设宗旨，这是建立共享服务中心的主要目的。

具体性就是需求和建设方案需要不断细化下沉至各基层操作环节，以保证后续项目建设实施过程效果与规划相匹配。

可落地性是指在保证业务与资金运营稳定、资金与信息安全、内部风险控制的前提下，需求和建设方案尽量保持“大框架相对稳定”、保证“方案能够落地执行”，尽量减小变革所带来的影响。

先进性是指通过对行业或类似行业领先单位进行深入调研和合理借鉴，依托于大智移云、区块链等新技术的拓展应用，保证建设总体规划的先进性，为后续拓展未来的建设提供高质量保障。

前瞻性是指考虑国家政策转型方向，行业的发展趋势，分析制定单位对未来发展战略，提出与之适配的需求和建设方案，延长项目建设的使用周期，降低后续成本。

可拓展性是指提出需求和建设方案，要具有灵活性和可变通性，以适应后续不同模式的变化。尤其是很多单位在项目建设时只关心当前的功能实现，未关注可拓展性，导致系统底层架构受限，后续国家政策或业务模式发生重大改变时，需要花费更高的代价或几乎放弃原有的大部分系统项目重新建设才能适应。

四、财务共享服务中心组织架构建设

组织机构优化主要通过对现有组织职能现状的深入分析，充分考虑本单位业务模式与管理模式特点，并参照其他各省市、各行业、各相近单位成功经验，提出组织设计的整体思路和架构。

财务管理变革通过三个阶段工作完成组织优化部分：

1.第一阶段：组织机构调整

该阶段应当对当前组织机构与管理模式进行分析、对标同行业或类似行业进行研究和借鉴、单位组织结构设计、明确单位各组织层级职责要点。从以下四个方面把握新组织职能设计：（1）厘清各项职能的管理边界;（2）梳理业财条线实现管办分离;（3）补全职能短板，推进管理专业化与跨部门协作;（4）明确各组织机构的职能定位，统一管理方式。

2.第二阶段：岗位级组织与职责说明书编写

该阶段应当设计岗位级组织结构、编写各组织层级职责说明书、岗位级职责说明书，同时应当为岗位人员提供相应的技能培训。

由于共享服务中心将业务或审批权集中统一，工作数量、强度和复杂程度增大，为了保障共享中心的后续正常有序运行，建设单位需要打造一支高素质的人才队伍，并对相关人员进行一定的技能培训。在人员培训时，要根據不同的对象和角色制定不同的培训内容，具体对象可分为：领导层、业务承办层、系统管理员、参与的相关业务部门等。培训形式可分为理论培训和实践技能培训两种模式，也可两者相结合。对重点业务骨干可以参与需求讨论编写、项目测试等前期环节，提升业务技能。

3.第三阶段：以岗定人

该阶段应当安排胜任岗位的员工，同时对因建设共享服务中心抽调走的骨干，空缺岗位及时补充满足素质要求的人员。对于行政事业单位来说，人员的招募必须要通过国考公招，并受到机构编制数限制，限制了人员快速到岗;建立共享中心后，裁撤的各级财务会计人员如何转岗安置，这都是需要妥善处理的问题。

五、财务共享服务中心信息系统建设

在共享服务中心建设过程中，信息系统的建设贯穿始终，成功上线使用是财务共享服务中心能否开始运营的标志。财务管理变革通过四个阶段工作完成信息化建设：

1.第一阶段：现状诊断分析

用信息化建设现状评估框架对本单位信息化现状的四个方面进行分析：

（1）业财支持：通过对本单位业务战略的理解和财务运营情况的分析，评估目前信息化系统对本单位战略转型、业务变革的支持和匹配情况。

（2）应用系统：分析现有应用系统功能对各业务的整体覆盖和支持程度，以及系统的整体应用效果，评估系统的架构、集成、技术路线以及性能方面存在的问题。

（3）IT标准：梳理和评价各信息化项目所要完成的文档规范和模板需求（包括需求分析、系统设计、系统开发、系统测试、系统验收），以及所需的软件开发和开发管理过程中的其他规范、标准需求。

（4）IT组织：评估IT管控模式存在的问题以及对本单位IT决策的影响，分析现有的IT组织架构对于单位整体的共享服务中心的需求是否匹配，采用ITIL评估方法对单位整体的IT服务进行评估，分析目前的IT服务水平。

2.第二阶段：系统蓝图规划

应用系统的蓝图规划一般采用的是以系统功能进行划分定位，将功能层面相似的应用系统划分为一个层次，先通过层次区分系统大类，再在层次内进行细化设计，最终通过系统间继承关系的描述构建起层次化的整体应用系统蓝图。

例如某行政事业单位通过以上的功能定位和划分，将围绕财务共享中心协同构建起6大类系统：

3.第三阶段：信息系统建设组织与标准制定

信息系统建设组织规划，可参考“五统一”的原则，统一规划、统一管理、统一标准、统一建设、统一投资。

统一规划：为确保系统建设战略规划有效支持共享中心战略的实施，由总部统一制定系统建设战略规划蓝图和实施计划，使信息化建设有序推进。

统一管理：实现制度、需求以及项目过程管理，包括计划、立项、招投标、项目执行、评价的全生命周期管理，避免多头管理、重复建设，确保与总体建设目标的一致。

统一标准：由单位信息部门或项目组统一制定信息技术标准，包括软件、硬件、数据、开发、应用等方面，规范系统项目建设，降低整合与维护成本。

统一建设：按照系统建设规划部署，由单位信息部门或项目组统一管理应用系统与基础设施的建设，降低整体建设成本，促进系统建设的标准化。

统一投资：由单位信息部门或项目组进行投资，从而实现支出的透明化，降低采购成本。

在此过程中，需特别关注系统建设决策机制，设置信息化战略与执行委员会（也可以是项目领导小组），并有独立的信息部门或项目组负责人做好执行工作。

4.第四阶段：系统实施路线规划和投资成本

从业务契合度和定制复杂度的角度来看，信息系统的建设可区分为成熟软件、解决方案、平台软件三种模式。

——成熟软件：直接购买市面上通用成熟软件。该类成熟软件的优点是业务流程通用且标准化，系统成熟，不需要大量定制开发，成本低且稳定度高;缺点是对业务契合度要求较高，因为其底层架构固定、二次开发受限，在需要定制适合本单位的特色业务时受限程度较高，更适合于共享中心业务具有行业普适性的行政事业单位，比如普遍适用《行政事业单位会计制度》的业务单位，可直接购买金蝶ERP、用友ERP、SAP等财务共享软件。

——解决方案：基于通用系统平台构建的模块化和组件化应用，已有大量的应用时间，需要根据共享中心实际情况进行定制。该类方案的特点是与成熟软件相比较，可以定制化程度较高，对业务契合度要求较低，成本费用适中，更适合于具有特色行业性质（如社保公积金等）的财务共享中心建设模式。

——平台软件：标准化技术平台，业务逻辑需要单独开发，该类方案的特点是与前两种相比，定制开发程度最高、业务契合程度要求最低，成本费用最高，更适合特定行业特定业务（几乎无同行业类型）的财务共享中心建设模式。

根据本单位的共享服务中心规划及信息化建设能力，结合各应用系统的特性，评估选择各系统的建设方式。

（作者单位：重庆市住房公积金管理中心）