施工企业项目部综合办公室管理标准化与精细化

姚行航

任何企业的稳定运转，都需要其内部各部门高效地配合，而作为承载着施工生产、经营承揽与保障平安等诸多重任的施工企业内部更应做到协调统一。办公室一直以来被视作企业的窗口，其不仅发挥着疏通上下，连接左右，协调外部的枢纽作用，更兼顾着文秘工作与后勤服务的职能。

一、向企业内部注入活力

当今正值改革发展之际，施工企业中办公室职责已然愈发重要，在坚定落实改革态度的同时，办公室还要以新作为新担当向企业内部注入改革活力。而为确保紧跟社会经济发展不掉队，企业需要在自身管理中不遗余力地创新和改革行政管理手段与方法，如此才能在当前愈发复杂的市场环境中牢固地占据一席之地。建筑行业若要实现深度调整变革，必须拿出壮士解腕的决心，在坚韧不屈的改革意志驱导下，朝贴近当下市场需求与满足企业管理过程的现代化新需要方向不断前行。

企业在市场中竞争意识与博弈水准的进步离不开办公室行政管理能力与意识的提高，而办公室在综合行政管理地位的提升靠得是“等靠要”思想的转变，及发展其自身主动性与自觉性。办公室管理需要在严格落实管控职责基础上，做到有序的压力传导与层层责任的压实，认真研究并解决其职责权限内所存在的大小问题，严禁推诿扯皮与层层上报现象的出现。在年度工作总结中，办公室要采取问题列项管理机制，严谨整理列出一年以来在各个管理环节所出现的各项大小问题。而企业办公室的管理质量提升之道就在这份问题清单中，唯有细致落实好，并予以完整解决，才能在真正意义上做到管理水平提升。办公室业务水平稳定提升也离不开各项目部办公室业务的督查指导工作小组，工作组需在跟进对办公室行政管理问题清单中所列问题整改进度的同时，时刻咨询与指导办公室进行中的业务。

办公室对于后方职能部门的改革推进需要结合当下实际情况，使其严格履行务实举措，如限期办结等，通过梳理机关各部门职责与工作界面，提高他们的工作服务意识与办公效率，在规范管理的流程与行权履责方式后，缩短决策流程与简化相关操作程序，以不违背事业部及企业相关规定为前提，全面提高决策与办公效率。而作为企业行政管理的核心，办公室在工作中需时刻秉持机关行政管理的中心职能，高效发挥组织与监督功效，推动机关面向基层，发展其作风建设重点，做到弯下腰子主动为人民群众服务。而企业若要认定“高新技术企业”，就需要办公室在创新管理与创新技术方法方式的研究中投入十足精力，才能得到对企业管理创新有价值的成果。与此同时，要迅速提高办公室行政管理水平，就必然需要加强转化与应用科研和创新成果，唯有成果真正意义在施工项目和现场管理中发挥作用，才能激发企业机关职能部门与众多科研人员的创新热情，为企业提供源源不断的内部动力。

二、企业党风廉政的强化

基于办公室在企业行政管理上的核心地位，其所需党风廉政建设必须强化，在管理过程中严明政治纪律与规矩，并严格遵循组织纪律，而岗位人员也需有优秀的政治素养，对于可能涉及的诸多企业机密、政治敏感事务和经济利益，加大职位干部违规违法问题的审查和问责力度，而督查与问责要不偏离“四种形态”。为同时确保业务发展与廉政建设同步，纵深推进向基层延伸过程中要牢牢落实“两个责任”，不定期开展对党员干部进行廉洁主题教育，以实际为基准，高筑反腐铁墙，做到知敬畏、存戒惧、守底线，持之以恒正风肃纪。

企业办公室人员必须忠诚、干净、有担当、高素质，这就需企业严格把控用人德才标准，完善干部考核机制，秉持公平公正公开三原则，拓开视野找寻人才。在促进干部积极性方面，企业要完善各项激励奖惩措施，并做到高效兑现，形成稳固信任纽带。在政治立场上，办公室人员必须与党保持高度一致，积极高效配合好党组织的干群工作，发挥好群团组织的桥梁功效。唯有群团组织在安排、工作与行动上“有位”、“有为”、“有果”，企业的向心力和人员的幸福感才能快速提升。而对于职工的合法权益与切身利益，企业要切实维护，秉持以人为本，依法循规的不变准则，对每一位在职人员予以尊重，对于处于困难中的职工主动伸出援助之手，为其排难解纷，针对施策，助力他们脱离困境。

三、管理的标准化与精细化

企业办公室作为一种能够保障企业稳定运行的组织机构，其工作内容较为复杂，对此为确保办公室的办公效率，需要对所管理的部门采取针对性与精细化方法，用以明确所管理部门的职责，梳理不同部门间的关系。当下，企业办公室行政管理时常出现管理效率低、管理人员道德素养弱、文档存储不规范等现象，而欲使这些状况得到改善提高办公室行政管理水平，企业必须从自身实际情况出发，采用针对性的分析与解决方法。而对于办公室标准化建设，需从采用标准化管理模式与精细化管理手段出发。

1.除运用上级及行业所要求的标准化管理模式外，企业可进一步拓宽视野。精细化与针对性升级管理，推广在项目部办公室中打磨得较为完善的样板，对人员定期组织学习与现场培训。管理人员只有在不断地基层实践行动中才能将所学的理论知识充分运用于现场管理，在不停地躬行规范、现场体验与监督指导过程中所总结出来的得失，有助于他们提高业务水平。

2.在项目现场管理过程中，办公室的综合管理是关键。为保证项目所带来的企业经营要素与成果的长久发展和稳定，保证办公室综合管理能力的高水平至关重要。企业项目部和谐稳定的背后，是办公室综合管理智慧的体现，唯有科学、标准与精细化的管理，并建设出囊括整个项目全生命周期的履约监管体系和完善的项目管理的前、中、后期管控，才能一举根治存在于管理中的沉疴宿疾，使管理水准再上一个台阶。

3.办公室行政工作的指导与管控需在企业项目经营过程中抓取。前期办公室行政工作应基于策划的施展进度，配合项目管理的实际情况进行指导，并根据项目管理工作带来的成效进行中期评价和管理分析，发现问题立即纠正，将办公室所具备的管理能力充分高效發挥。为进一步提高企业问题的发现与解决能力，办公室需在诸如党群、安全、经营等众多业务体系的一同合力下，采取诸如生产经营会、业务检查等手段，运用由点即面，多线程的管理指导，把项目中发现到的问题汇集列成清单，由相关部门进行实时追踪核实，大力进行问责与追责行动。同时，为切实保障农民工的正当权益，办公室需与经营管理部门一起督促分包商与农民工劳务合同的签订，对农民工以现场考勤管理与工资卡制度的严格贯彻，精准执行农民工薪资的代发规定，重视其考核与薪资的复核工作，严厉惩戒任何形式的欠薪行为。企业项目部办公室采取的精细化、法治化与规范化管理，有助于对实际项目中遇到的管理难题进行科学性解决与预防。

四、办公室沟通协调职能的发挥

作为领导们参与政务、处理事务或开展会议必备的沟通协调部门，办公室有着一项关键职能——沟通。在当今时代多元化市场多变的形势下，企业给办公室赋予了许多新任务，而欲要高效完成這些新任务，办公室必须接受新思维与新方法。在企业实现目标的过程中缺少不了办公室的辅助，办公室所利用的公共关系管理的综合能力，在一定程度上为企业决策者的决策提供了辅助支持。作为疏通上下、横贯左右、连接各方保障企业正常运转的服务性中心，办公室不仅要协调各部门与上下属之间的关系，还需要调和本单位与外单位之间的关系，工作内容囊括人、财、物等各个方面，具备不小的办公难度。为使企业各部门的作用得到更充分发挥，工作室在协调各部门时需在了解领导的意图前提下，悉心听取协调对象的意见，秉持“兼听则明”的工作理念，贯彻调和工作原则，并熟练运用调和工作技巧。办公室作为企业内外的枢纽，具备信息沟通与关系协调等多种纽带能力，其通过协调工作使企业内外关系清晰，创造融洽的工作氛围，为培养出优秀团队打上了夯实基础。而对于办公室工作的质量与能力水准的评估，协调工作的效果占有大比重。

对于企业决策者而言，由于通常需要独自管理多项工作，不免因自身经验、专项知识与实践范围等多种因素的局限而造成决策正确性的偏失，对此，办公室人员的重要性就体现而出。在社会飞速发展的今天，日新月异的客观形势下，欲要准确抓住稍纵即逝的机遇，对重大问题给予科学的抉择，企业决策者必须依靠具备高素质、高水平的办公室人员团体辅助。而作为领导的智囊团，办公室的工作必然秉持先领导忧而忧的理念，对于工作要点了熟于心，及领导意图的洞察性，是对办公室人员能力的基本要求。办公室人员唯有在实践中将自身知识充分理解，在基层中不断磨练，将企业员工状况与意见及时领导反馈，为领导决策辅以关键性参考意见，办公室才能称得上真正意义上的左膀右臂。

五、办公室的服务水平与会议管理

会议作为一种用以议事、沟通与决策优化的形式，在办公室的职能中占据着重要比重。针对会议的准备工作细节较为繁多琐碎等特点，办公室稍有不慎就会出现细节遗漏，从而造成不良影响，甚至酿成难以弥补的后果，但与之相对，一个会议的高效、有序进行，同时也是向干部群众与领导们展现企业办公室工作能力具备高水平的最直接窗口。在各项管理工作中，会议无疑是最核心的一个组成部分，作为主要筹备者角色的办公室必须具备良好的突发事件处理能力与储存会议相关文档的高效技巧，而在策划、准备议程和正式程序建立所耗费的时间不能过久。由于考虑到开会形式具有耗费大量时间与金钱的特点，企业需做到非必要尽量减少会议的召开，而对于所召开会议的内容要做到简明扼要，一针见血。

六、办公室的业务档案管理

作为办公室日常管理工作的主要组成部分，档案管理是企业行政办公与活动经营的必备组成要素，其在领导处理事务性工作中起到协助与参谋功能。文书档案一般是记录一个社会组织所进行的各项管理进程，普遍由已经办理完成但有一定保存价值文件组成。而办公室作为几乎所有单位都存在的重要组成部分，文书档案的管理也被其职能所包含，与日常业务、传输信息和沟通协调职能相同，档案文书的管理好坏也是办公室管理水平高低的体现。一个机构、一个企业若要稳定长期发展，对于办公室人员的文书管理能力就必须予以重视与进行培养，如此才能保障办公室文书管理工作高水平。由于企业的自身专业特殊性，其档案管理工作一般具有较强专业性。作为事业单位的核心组成，办公室对于文书档案的管理和单位内部稳定与高效运行有着密切联系，甚至直接影响到了所处事业单位的未来长久发展，企业处于当今多元化新型经济环境之下，办公室的档案工作需得到高度重视，用以保障企业内部积极性和档案管理思路的不断创新。当下日常工作中，企业需保存的档案种类日益繁多，诸如文书、大事、荣誉和科技等，对办公室的收集、整理、鉴别、保存、统计和运用等工作能力均有考验，而对信息化社会下，不可避免产生的音频、视频、电子档案，办公室也需妥善保存，为企业充分发挥档案价值，履行高效为企业服务职能。

七、结语

欲要做好企业项目部办公室行政管理的工作，办公室人员必须清晰认识到办公室行政管理和服务中所要求的各项职能明细，并对职能熟练施展，诸如协调沟通、会议准备、传递信息等。在建立科学化管理体系后，严格规范办公室行政管理与服务过程中所需用到的方式方法，对服务与管理能力提升不懈追求，精益求精，唯有如此，才能辅助好领导，赢得重视与支持;才能将行政管理工作越做越好，不负企业予以的重任。

（作者单位：中交四航局第二工程有限公司）