高校实物资产管理中的内控策略探讨

■彭丽华

一、前言

笔者长期在某教育集团从事实物资产管理工作，该教育集团拥有本科、专科、技校、高中、初中、小学、幼儿园等办学层次。笔者所在的资产管理部，主要负责统筹管理各院校资产科，以及开展学校实物资产管理，协助学校评估硬件资产。在长期的工作实践中笔者认为，加强学校实物资产内控建设，对于实现多元目标效益将起到显著的助推作用。本文将以高校实物资产管理为背景，探讨有关内控策略的议题。高校实物资产可以分类为：固定资产与流动资产。在本文中，固定资产主要指代教学用的专用性设施设备；流动资产主要指代课堂和实验教学所需的各类耗材。就内控建设而言，需从系统视域展开相应工作，即需分别在内控环境营造、内控手段设计、内控绩效评价等三方面同时发力。由此，这便构成了本文立论的出发点。

二、相关研究述评

1.相关研究概述。

季小红（2021）对高校资产管理与财务管理进行了概述，并立足内控视角总结了高校资产管理与财务管理相结合的意义，提出了两者结合的相关建议。阳朝红（2019）对高校资产管理与财务管理的概念进行阐述，分析了当前高校资产管理与财务管理存在的不足，认为将资产管理与财务管理相结合能够使资源配置得到更好地优化，对于提高高校内部管理质量及效率具有重要意义。郭敏（2019）认为，固定资产精细化管理是内部控制体制的一个重要方面，对高校降本增效、规范管理、资源配置、风险控制具有重要的意义。该研究显示，通过完善组织、健全制度、调整流程、规范职责、健全考核评价以及监督机制，借力财务信息化网络平台，对固定资产精细化管理的方向和重点做出明确规定，能有效防范财务风险，促进高校教育事业的健康和可持续发展。华悦（2017）结合高校资产管理现状和突出问题，从内控建设视角，提出了高校资产管理与财务管理的有机结合的解决方案。张庆（2015）分析了内部控制制度如何在高校资产管理中发挥作用，并从内部控制的内容角度探讨了如何加强高校资产管理内部控制建设。王静华（2015）分析了高校固定资产管理内部控制中存在的缺陷，继续分析了高校固定资产管理内部控制制度的建立与评价指标体系的建立，最后提出了应对措施。章文炳（2019）从分析当前高校资产管理现状为切入点，认为将高校财务管理和资产管理进行有机结合，将推动高校健康发展。陶璐（2020）提出，应为学校人员经费提供上升空间，为学校改善教学环境提供有力支撑。

2.相关研究评析。

上述研究所形成的观点构成了当前学界和业界的主流意识，其中不乏本文可借鉴的元素。但在这里笔者仍需指出：（1）当前在研究相关议题时，较为强调财务管理的职能作用，而相对弱化非财务手段的综合应用。（2）当前诸多研究并未对优化内控环境提供系统观点，这导致已有研究成果在应用中背离预期效果。（3）当前研究在涉及高校资产管理议题时，习惯于将资产限定在固定资产范畴，这不仅未能区分固定资产中的专用性与通用性差异，也忽略了流动资产管理的要求。

三、影响高校实物资产内控的因素分析

基于本文所提出的分析框架，可将影响因素分析如下：

1.内控环境因素分析。

内控环境主要由：内部治理结构、组织文化、组织架构等三个要素构成。笔者所在的教育集团，已经在实物资产管理领域建立了完善的内部治理结构和组织架构，而在培育全员参与内控的组织文化方面则存在不足，该不足又主要反应在两个方面：（1）高校教学院系在固定资产的维护管理中缺少内控文化环境。（2）一线教学人员在对耗材的使用上，缺乏节约意识。显然，后者所反映出的不足，又根源于部门内控文化的缺失。回顾样本高校管理层所作的组织文化建设历程，其中不乏强调资产安全、资源节约的元素，但在向教学院系进行组织文化渗透时，却面临这主观和客观原因的干扰。就主观原因而言，受到固定资产委托代理关系的影响，教学院系的管理层相对重视对固定资产数量的维系，而在固定资产有效配置和日常养护中存在不足。

2.内控手段因素分析。

内控可分为：财务内控和非财务内控。其中，财务内控的主要手段为“全面预算管理”，非财务内控的手段主要涵盖行政督导和经济处罚等多个方面。目前，在全面预算管理中存在事后管理短板，即内控部门较为弱化对实物资产归口使用的效果展开考察。在行政和经济手段的应用中，则面临着信息不对称和人际关系影响力的干扰。由于承担非财务内控职责的主体涵盖多个部门，就笔者的岗位职责而言，需重点对财务内控手段的效力缺失寻找根源。全员参与和全过程开展预算管理构成了全面预算管理的要点，由上文所提出的部门内控文化缺位可知，全员参与预算管理的目标并未实现。同时，受到高校财务内控习惯势力的影响，事后管理成为了薄弱环节。由此所产生的后果则是，要么引致出部门非理性的资产采购意愿，要么使高校的实物资产（主要为固定资产）长期处于闲置。

3.内控评价因素分析。

事后管理问题与内控评价影响因素间存在一定的关联。这里的影响因素主要为：（1）资产管理部门一般采取对部门实物资产定期盘点的方式进行考核，这就直接弱化了对固定资产维护与配置的关注度。从而，这就引致出各教学院系“重资产数量安全、轻资产质量安全”的行为动机。（2）针对流动资产的内控评价存在短板，甚至属于高校资产管理的盲区。这样一来，又会引致出一线教师和学生在耗材使用上的非理性冲动。（3）高校习惯于将内控评价看作为资产管理部门，或者财务管理部门的工作范畴，在实施评价中未能将教学院系纳入其中，进而也就弱化了教学院系对实物资产的管理。

四、提升高校实物资产内控效能的策略

根据以上所述，提升高校实物资产内控效能的策略构建如下：

1.培育和渗透实物资产管理的内控文化。

（1）基于组织文化圈层理论培育实物资产内控文化。

组织文化圈层理论告诉我们，内控文化圈层由外及内分别为：物质文化、行为文化、制度文化和精神文化。结合笔者所在集团内部高校的实际，当前需加强行为文化和精神文化的培育。具体的策略为：①针对内控行为文化的培育，首先需加强对二级部门负责人的资产安全管理和质量管理的行为指导和约束。在指导他们形成规范的内控行为时，高校资产管理部门应对其开展业务培训，以及设计出特定的实物资产内控问题开展小组讨论，以激发出负责人的内控行为意识。②针对内控精神文化的培育，可在高校范围内开展以部门内控质量评比为内容的仪式性活动，在活动中公开对内控绩效较高的部门给予表彰。高校在年末还可举办“实物资产内控活动日”，通过部门间的联谊来渗透内控文化。

（2）高校二级管理下以行政督导推动内控文化渗透。

由于信息不对称现象普遍存在，以及委托代理所形成的资产弱相关性客观存在，所以还需以行政督导推动内控文化向二级部门渗透。结合笔者所在集团的实际，集团总部需针对高校实物资产管理指定出督导制度，其中应包括：督导人员的构成、督导人员的职责边界、督导人员呈报相关信息的流程，以及对不满足实物资产内控要求的二级部门的惩戒措施。这里需要强调的是，应要求二级部门建立内部督导系统，以部门负责人为第一责任人，与教研室、科室、实验室等分级负责人签订内控责任书。

2.开展部门内控能力建设重视二级管理。

（1）转变资产管理部门职能助力部门实物资产内控。

如前所述，内控可分为财务内控和非财务内控，其中需重点发挥财务内控职能以提升实物资产的配置绩效。显然，二级部门负责人对于全面预算管理模式并不熟悉，所以资产管理部门还应转变自身职能，助力二级部门的实物资产内控。具体的策略为，主要帮助二级部门建立全员参与内控的制度设计，其中应重点针对二级部门流动资产（耗材）使用的制度设计，即可将学期内所需耗材的总价值按岗位进行逆向分解，使部门成员都能明确自己的学期内成本控制目标。再者，资产管理部门应深入二级部门的日常工作运维之中，通过了解各固定资产的使用维护情况，帮助他们开展资产质量管理模式的整改，并协助他们寻找盘活存量资产的措施。

（2）加强实物资产事前事后管理激活存量资产价值。

随着高校二级部门的实物资产管理能力得到提升，此时便需基于全流程预算管理，帮助二级部门加强对实物资产的事前和事后管理。事前管理主要为二级部门对增量资产的采购申请管理，事后管理主要为实物资产归口使用后的效能管理。笔者建议，资产管理部门应熟悉高校专业群建设和岗位群建设的工作目标和工作内容，立足于“两群”建设辅助二级部门开展资产造价概算、投资回报率分析等活动。对于事后管理而言，资产管理部门则应以督导的姿态，对标二级部门固定资产使用计划明细、流动资产消耗记录表，督促该部门改进实物资产内控措施。

3.完善内控评价体系形成多维约束机制。

（1）建立多部门联合的实物资产内控绩效评价体系。

经验表明，单纯依赖资产管理部门完成实物资产督导工作并不实际。从制度层面而言，还需建立多部门联合的实物资产内控绩效评价体系。具体的策略为：以笔者所在集团为例，教育集团总部在制度设计中规定资产管理部门、财务管理部门、教务部门等的内控绩效评价职能，且这些部门的负责人需对最终的内控绩效评价承担主体责任。在具体开展内控绩效评价时，高校管理层需责成上述各部门安排人员组成评价小组，通过对标二级部门的实物资产使用计划明细，以及实地考核固定资产质量安全管理情况、流动资产消耗值与正常值间的偏离情况，作出可量化的评价结果。

（2）兼顾经济与社会效益评价以突出资产助教功能。

评价小组在开展内控绩效评价时，还应兼顾二级部门在实物资产配置中的二元目标，对评价结果提出解释性说明以供高校管理层参考。笔者强调，需突出实物资产助力高校人才培养的功能，这不仅能为民办高校的可持续发展提供良好的社会声誉度，也是民办高校在我国职业人才培养要求日益提高背景下的必由之路。经验表明，高校实物资产中的流动资产对助力人才培养起着关键作用，如实操训练中的各类耗材、科技创新活动中的各类器件等。对此，在内控评价中若发现实际消耗与正常消耗存在偏离，则首先应确定指标偏离的合理性与否，然后在就评价结果提出解释性说明。

五、结束语

本文认为，应从内控文化、内控手段、内控评价这三个方面，提升高校的实物资产内控绩效。具体的内控策略可围绕着：基于组织文化圈层理论培育实物资产内控文化、高校二级管理下以行政督导推动内控文化渗透、转变资产管理部门职能助力部门实物资产内控、加强实物资产事前事后管理激活存量资产价值、建立多部门联合的实物资产内控绩效评价体系、兼顾经济与社会效益评价以突出资产助教功能等方面展开构建。这里再次强调，需突出实物资产助力高校人才培养的功能，这不仅能为民办高校的可持续发展提供良好的社会声誉度，也是民办高校在我国职业人才培养要求日益提高背景下的必由之路。最后，期望与同行就相关议题进行商榷。