写字楼租赁企业内部控制存在的问题及解决对策

■刘学军

一、引言

现代企业组织需要依托一定的空间场所来开展企业的经营运作活动，写字楼作为现代城市房地产市场的重要组成部分，也是企业开展经营运作的主要空间场所。作为城市建设发展功能的重要载体，写字楼对城市的发展及企业的发展，贡献了巨大的价值。随着我国城市化进程的加速，民众创业的热情不断高涨，城市内部的企业数量及企业规模都获得了持续性增长，写字楼租赁市场日益繁荣，面对激烈的写字楼租赁市场，写字楼租赁企业为了实现自身的长远发展，必须要认识到企业加强内部控制的重要性，在早发现、总结问题的基础上，制定有针对性的应对方案。

二、写字楼租赁企业开展内部控制工作所涉及的内容

企业实施内部控制的目的主要是为了保障企业的资产安全，提高会计信息的真实性与可靠性，更加合法合规的开展经营活动，在企业内部组织企业全体工作人员共同来参与企业管理方法，企业开展内部控制，可以有效提高企业经营的效率，加快企业战略目标实现的速度。当前，写字楼租赁企业主要涉及以下管理工作环节：租金评估环节——出租审批环节——谈判环节——合同签订环节——会计核算环节——佣金审批环节——租金回款环节。对于写字楼租赁行业来说，具有三个非常显著的特点，一是前期投资金额巨大，二是资金回款周期长，三是经营风险大。因此，写字楼租赁企业要积极创建并完善与之相对应的内部控制制度。内部控制制度的建立与完善，有助于写字楼租赁企业更好地对其内部各项工作、各个环节、各个流程等进行有效的控制与管理，为写字楼租赁企业获得持续、稳定的发展提供重要保障。

三、国内写字楼租赁市场的现状分析

1.国内写字楼业态拥有巨大的升值空间及良好的回报预期。

国内外经济环境在近几年发生了很大的变化，诸多新型产业不断涌现并获得了良好地发展，在经济增长过程中，第三产业的占比不断加大，尤其是在创新创业环境下，国内的金融行业、科技行业等，都迎来了快速发展的阶段，这就在很大程度上促进了写字楼租赁市场的繁荣，写字楼租赁需求不断加大。

以我国的珠海市为例，该城市的写字楼租赁对象有60%为金融类企业、科技类企业，这些企业都拥有自己的办公场所，既能有效抗衡租金的增长，还能同时将自用、投资、融资的高含金量平台功能最大化。相关研究结果显示，写字楼具有高市场需求量、高保值效能、租赁盈利稳定、资金回报速度快等鲜明的特征。以上内容可以说明国内写字楼业态拥有巨大的升值空间及良好的回报预期。

2.商改租实现了供应量的提升，受到金融行业的欢迎与喜爱。

我国政府颁布“商改租”政策后，商业地产行业迎来了发展的春天，“商改租”政策实施后，写字楼租赁行业受到巨大影响，租赁写字楼的供应量在短时间内获得保证，写字楼租赁企业的交易量将得到大幅提升。从2021 年各行业写字楼租赁情况来看，对写字楼租赁市场具有较大需求的行业主要存在于金融行业、专业服务行业、TMT 行业之中，其中，排在第一位的是金融行业。

当新型的写字楼短租方式出现后，有效缓解了一直存在的长租闲置压力，很多写字楼的空置率显著降低。写字楼租赁企业推出短租模式后，写字楼业主获利途径显著增加，在长租成交量不高的情况下，写字楼租赁企业可以通过小时制、日制、周制的方式进行短租，这样可以将写字楼租赁的空档期进行充分的利用，最大限度的出租闲置空间，有助于写字楼租赁企业实现利益的最大化。

3.竞争日趋激烈的写字楼租赁市场。

由于写字楼租赁市场具有高回报率、租金稳定等优势特征，很多投资人都对写字楼租赁行业产生了投资兴趣。面对现阶段的社会经济发展形势，无论企业处于初创阶段，还是成长阶段，亦或是处于成熟发展阶段，都会对办公空间的稳定性提出一定的要求，写字楼租赁企业在看到这样的硬性需求后，国内各种写字楼项目不断涌现出来，竞争激烈程度不断提高，这就需要写字楼租赁企业必须要积极制定有效的策略，来保证自身竞争实力的不断提升。

四、写字楼租赁企业在内部控制实施过程中的主要问题分析

1.写字楼租赁企业存在租金定价不规范的问题。

国内各个城市都拥有数量可观的写字楼项目，写字楼租赁企业所面对的市场竞争程度不断提高。虽然写字楼的数量不断增加，但不同写字楼在品质上存在巨大的差异性。写字楼的出租率和其租赁租金的定价具有直接性联系，这就要求企业必须准确、合理制定租金价格，在此基础上，企业的经营利润也将受到影响。写字楼租赁企业如果设定的租金价格过高，超出客户的承受范围，就会导致写字楼出现空置率高、出租率低的结局，写字楼租赁企业难以获得可观的利润率，企业资源浪费严重。写字楼租赁企业如果设定的租金价格过低，企业将快速占领市场份额，虽然表面看来，写字楼的空置率低、出租率高，但企业并不能获得较高的利润率，甚至出现亏损，写字楼租赁企业难以在规定时间内将建设成本收回，对企业的健康、持续发展十分不利。所以，写字楼租赁企业必须要对租金定价进行规范，利用恰当的租金定价方法，不断探寻租金平衡点，以保障写字楼租赁企业的稳定经营。

2.合同风险控制缺乏完善性。

我国房地产企业的房地产开发经验十分丰富，但房地产项目在竣工之后，缺乏运作管理存量资产的经验。在写字楼管理运作过程中，写字楼租赁合同作为重要的履约文件，具有十分重要的价值，房地产企业要在充分结合建设项目及楼宇特点的基础上，制定合理、完善的租赁合同制式条款，同时还需要企业内部的各个部门进行多角度的修订及全方位的审核。在租赁工作开展过程中，履约纠纷问题时有发生，导致这一问题的原因主要是合同条款约定不周全。这就需要写字楼租赁企业高度重视租赁合同的制定工作，确保租赁合同制式条款具有完善性、严谨性特点，尽可能的降低写字楼租赁企业在的合同风险，保障企业经营的稳定性与持续性。

3.写字楼租赁企业的租赁信息化程度有待提高。

国内大部分房地产企业在资产管理方面都处于探索阶段，租赁信息化程度并不高，在具体工作开展过程中，各种信息的统计、整理，都需要通过人工方式来进行，这就增加了相关工作人员的工作量，工作效率及工作的准确率不能得到保证，工作人员的专业能力也对工作质量产生直接性影响。工作人员后期通过手工表格来对相关信息进行提取的过程中，很多数据指标都需要进行计算，他们在耗费巨大精力及大量时间的基础上，所整理出来的数据信息，也难以保证其准确性。有些工作表格可以被很多人所使用，甚至可以随意添加、修改表格中的数据或内容，这就容易出现差错，且无法找到具体的责任人。企业的信息化程度直接影响企业管理的质量，甚至可能给房地产企业带来严重的损失，因此，房地产企业应加速推进信息化系统在经营管理工作中的应用。

4.现有的应收账款监控制度及催收制度不健全。

写字楼租赁企业所开展的写字楼租赁业务具有时间跨度长、免租期灵活度高、付款节点复杂等特点，这些特点都加大了写字楼租赁企业经营的风险。有的企业内部管理十分混乱，且管理的信息化程度相对较低。经常出现租户漏交或租户欠缴等情况，写字楼租赁企业现有的应收账款监控及催收制度并不健全，当租户出现租金逾期问题时，企业无法及时准确的获取信息，或者企业在已知晓的情况下，并没有进行及时催缴，这就导致企业经济受到损失，不利于企业的发展。

5.缺乏健全的租户评级体系。

租户的经营实力在很大程度上可以反映出其支付租金的能力。在租户选楼的过程中，写字楼租赁企业要对其进行一定的评级和筛选，这样可以有效降低企业的租赁经营风险。有些写字楼租赁企业为了在短期内实现高出租率，对租户评级和筛选环节的重视程度不高，甚至直接省略了这一环节，这就导致有些写字楼租赁企业在资产经营的中后期经常遇到未到期解约的事件。在遇到违约事件后，企业内部的运营团队就要开始进行艰难的违约谈判，同时还要快速寻找对房屋现状能够认可与接收的新租户，有效填补空缺。这就在很大程度上增加了企业租赁经营的压力，写字楼租赁企业很可能要承受巨大的损失。因此，在加强写字楼企业内控管理的过程中健全租户评级体系是非常重要的。

6.成本支出的监管缺乏有效性。

从写字楼租赁成本来看，自持项目应对营销费用支出进行重点关注，非自持项目则应对营销费用支出、保底租金成本支出给予重点关注。写字楼租赁企业在开展租赁工作的初期，大多会通过鼓励的政策来开展租赁活动，最终实现快速填白。当写字楼租赁企业的目标出租率达到预期目标后，企业就会对战略进行调整，比如说，降低企业营销支出，提高租户的准入标准等。有些写字楼租赁企业并没有进行战略的及时调整，在运营过程中，对成本的监管缺乏有效性，这就导致了成本支出的不断增加，企业的利润率及企业投资成本的回收速度都将受到影响。

五、提升写字楼租赁企业内部控制的对策

1.建立完善的租赁定价体系。

写字楼租赁企业要确保租赁单价制定的合理性，在租金、出租率之间积极寻求平衡点，确保企业获得效益最大化。写字楼租赁企业可以成立专门的定价小组，小组成员都要对写字楼租赁市场情况进行了解与掌握，在基础上，横向对比其他写字楼租赁项目的定价，然后根据企业当前的经营需求，对项目定价是否合理进行全面评估，最终将写字楼的当前租赁净租金底价控制明细制定出来，并将其作用于商务租赁谈判的重要界限，根据租户登记来对免租期、租赁单价、租赁年限等进行不同的设定。面对日益激烈的写字楼租赁市场，写字楼租赁企业要想始终保持自身的竞争实力，就要对租赁单价进行定期审查，及时进行合理的调整，旨在不断提升企业的竞争实力。

2.对合同条款进行完善，降低违约风险。

写字楼租赁企业要对基本合同条款进行整理，在结合并分析企业可能面对的经营风险点的基础上，制定出保护企业稳定经营的合同条款。写字楼租赁企业在实际经营过程中，需要联合企业内部的每一个部门，来对合同文本进行修订，对合同条款进行完善，降低违约风险，保障企业租赁经营的稳定性与持续性。

3.加快写字楼租赁企业对信息化系统的应用。

写字楼租赁企业对信息化系统的应用，可以显著提升自身工作的效率，同时便于审查监督工作的开展，显著降低错误风险。无论是租赁审批环节，还是签订合同的环节、执行合同的环节，都要充分利用信息化手段来开展。审批操作每一个环节时，都要留下相应的痕迹，这样便于查询对接各种信息，实现租金的实时提醒与自动化催缴，回款之后，还要通过财务软件、开票软件来完成账务处理的自动化和开票导入的自动化。

4.进一步完善租户评估体系及催收制度。

写字楼租赁企业要从多个方面来对租户进行评分，比如说，企业的性质、企业财务背景等，结合评分结果来划分租户的级别。不同级别的租户所享受的租赁政策也是不一样的。写字楼租赁企业要想方设法吸纳优质租户，全面降低企业经营风险。此外，写字楼租赁企业还要进一步完善催收制度，对应收账款进行全面监控。催收制度中企业将按照时间段来对逾期未缴款的租户进行不同的处理。每月月末，企业内部的财务部门、客服部门要共同核对应收账款。企业的应收账款在受到全面监控的基础上，严格依据催收制度来执行落实到位，这样就可以确定每笔资金的及时到账，将企业的经营损失降至最低。

5.企业开展内外部双重审计监督。

审计监督是企业开展内部控制监督的重要内容，外部审计的价值主要在于正确性审计企业财务经营情况，内部审计的价值主要在于有效评价和监督企业经营情况。写字楼租赁企业要开展内外部双重审计监督，客观评价企业的经营情况，对于发现的问题要及时进行整改，促进企业经营制度的进一步完善，保障企业的稳定经营。

6.创建完善的预算制度，有效实施绩效考核。

写字楼租赁企业每年都会制定自己的年经营目标，企业财务预算指标要细化落实到每一个部门，定期开展针对预算执行情况的评价工作。企业管理者及每位员工都要定期接受考核评价，并将考核结果直接与工资收入进行挂钩，这样有利于调动企业员工参与内部控制的积极性，实现企业全部力量的有效聚集，共同为企业经营目标的实现而努力。

六、结束语

写字楼租赁行业的发展时间并不长，面对激烈的写字楼租赁市场，写字楼租赁必须要加强自身的内部控制工作。可以通过建立完善的租赁定价体系、对合同条款进行完善、加快写字楼租赁企业对信息化系统的应用、完善租户评估体系及催收制度、开展内外部双重审计监督以及创建完善的预算制度，通过一系列措施来加强写字楼租赁企业加强内部控制，保证企业获得持续稳定的发展，实现经济效益的最大化。