浅谈精细化管理在办公室管理中的运用

[ 作者简介 ]

闫立刚，男，河北滦平人，承德承钢物流有限公司，助理政工师，本科，研究方向：办公室管理。

[ 摘要 ]

精细化管理不仅能够有效提升办公室的工作效率以及工作质量，并且对于优化企业的管理制度起到了重要作用。因此，必须提升对于精细化管理的重视程度，明确精细化管理的必要性以及重要性，改变传统的保守管理理念，加大精细化管理的投入力度，组建一支更加专业的管理团队，为国有企业未来的可持续发展奠定坚实基础。

[ 关键词 ]

精细化管理;办公室管理;运用措施

中图分类号：C93

文献标识码：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.02.046

办公室是一个场所，是处理一种特定事物的地方或提供服务的地方，中国历史上官员办公的府衙，西方历史上存放卷轴的宫殿或庙宇的房间，都是办公室的最初形态。办公室还可以是一种机构，是一个企业对外的窗口，对内协助领导工作的部门;办公室更是一个平台，能够将各个层面的资源力量有效地汇聚到一起去，在不同层面进行整合。办公室工作通常是针对办公室的机构性质而言时，是办公室这个机构所承担的一切工作的总称，既包括操作层面，又具备管理范畴。目前，国有企业办公室工作体系较为健全，工作覆盖领域广泛，但办公室工作仍具有很强的挑战性，如何满足新时期国有企业改革发展的基本需要，怎样与现代化的历史进程相融合，都是办公室需要考虑的，也是衡量评判新时期办公室工作的重要方面。

1 办公室工作精细化管理的意义

随着经济社会的飞速发展，现阶段，传统的办公室的管理理念已无法适应国有企业发展的客观需要，由于办公室的工作具有重复性的特点，长期从事同一工作类型的人员容易形成惯性的思维方式，习惯于用固有经验处理问题，忽视了同一问题在不同时期的侧重点差异，导致工作出现失误;同时，经验主义管理理念存在弊端，这种经验主义是不符合工作要求的。在现代国有企业改革发展中，实际需要处理的问题不断增多，需要化解的矛盾类型也更加多样化，作为沟通左右联系各方的办公室需要应对这方面的改革变化，这样才能让办公室真正承担起应有的责任来，也才能在国有企业改革发展当中更好地出谋划策。进行精细化管理是时代发展的需要，既有利于实事求是，具体问题具体分析，采取对应的措施解决问题，又可以根据实际情况，对问题进行细致的分析，进而提出相应的解决办法。通过精细化管理的深化落实，有助于国有企业办公室更好地认识自己的角色，注重将自己融入国有企业改革发展的大潮中来实现自我提升，对于加快办公室从传统意义向现代化转变都有着深刻影响。精细化管理理念同时也对办公室工作提出了新的要求，而产生出的新的制度规范也有利于减少工作的错误，避免问题的产生。

2 办公室职能范围

2.1 服务职能

企業办公室的职能主要体现在管理方面，办公室需要为领导提供各项服务，同时也需要服务于各个部门，更需要服务好广大员工。在传统意识层面上，办公室主要是服务于领导层面，虽然也会涉及职工服务，但是潜在性的内涵更多是强调服务领导干部。伴随着全面深化改革的推进，人民至上理念的深化，办公室在服务职工、服务人民群众的认识上逐步深化，都在一定程度上推动着办公室服务职能的丰富与转变，需要将服务领导干部与服务职工群众更好地结合起来，办公室职能的内涵也必然会更加丰富。

2.2 协调职能

办公室是行政工作的总调度，在任何一家国有企业的机构设置当中，办公室都处于核心位置，领导干部的任何决策部署，都需要借助办公室更好地传达落实下去，其他机构或者基层部门的汇报请示等也都需要通过办公室集中汇总到管理层，因此办公室需要协调好企业各项日常工作，同时也需要协调好企业内部的各种关系，处理公文、组织会议、协调应急状况，这样才能让办公室“连心桥”枢纽作用充分发挥出来。同时，办公室需要协调好领导之间、部门之间、领导与各个部门之间、与外企业之间的关系等，通过办公室的积极作为、主动参与，不仅能够强化领导之间的沟通联络，推进各项工作的有序有效开展，而且还能够让领导之间保持较好的关系，这对于不同层面智慧力量的凝聚和更好地服务于国有企业改革发展都有着深刻影响。

2.3 参谋职能

在国有企业改革发展中，领导干部需要对重大的问题事项进行决策安排，如何更好地了解情况，怎样更加精准地把握要求，这些都需要办公室的积极参与。办公室需要按照实际问题，综合领导安排，详细掌握相关内容情况的基本现状、存在问题，获取精准的数据信息，呈报给领导干部，这样才能更好地服务于领导干部，更好地服务于国有企业发展。尤其是在现代市场经济环境下，办公室需要辅助领导开展工作，需要为领导决策提供可靠信息，这些都是办公室参谋管理职能的表现。办公室需要积极收集各项信息，同时还需要开展调研工作，以此获得最新调研材料，并根据调研材料预判未来的发展变化，为领导决策提供参考。

2.4 督办职能

督办主要是办公室检查企业各部门的计划工作是否按照进度予以落实，也是抓好各项方针政策落实执行的重要手段，也包含一些企业内部反映强烈、涉及职工利益问题的解决进展。

3 推进办公室精细化管理的重要性及举措

3.1 改善工作理念，强化思维创新

常言道资源有限，创意无限，创新思维是创意的重要前提。在新时代背景下，办公室职员应与时俱进，不断学习新的工作方式方法，在实际工作中不断更新自身理念，运用和强化创新思维。这样的职员不会过早做出定论或者仓促行动，而是会先发散思维，再结合理论、实际进行工作。应强化职员思维上的创新，促使办公室整体工作从传统的执行型向科学的开拓型创新发展。

3.2 加大先进技术投入，实现信息化管理

随着国有企业的发展，企业资料档案也将越来越多，传统的档案管理工作效率低，记录和查询都十分不便，办公室档案现代化管理已成为必然趋势。因此，必须立足实际，将档案管理工作与现代化社会接轨，并使用信息化档案管理技术，借助计算机、光盘、复印机等先进技术媒介，辅助管理人员摒弃传统落后的管理思维、提高工作效率。要对先进技术进行人性化设计，多多听取使用者的建议，不断更新档案管理先进技术工具，提高档案管理的效率。此外，办公室工作引进信息化网络技术，使繁杂的工作简单化，通过搭建线上系统，逐步实现网上报材料、网上审批、网上管控等，减少实地的频繁对接，极大地提升办公的效率，便于各项工作快速有效地开展。

3.3 提高管理人员的综合素质

一直以来，人力就是生产的原动力，针对企业的办公室行政事务管理而言也是如此。想要让管理的质量与效率从根本上得到提升，就需要相关的管理人员的综合素质和专业水平能够达标。所以，办公室的行政事务管理部门要结合企业实际情况，对管理人员的素质进行综合性的分析与研究，定期组织他们进行各种形式的集中学习，从认识自身角色上切入，更好地了解办公室的职责，这对深层次融入办公服务有很大的帮助，也能够确保及时发现其存在的问题，然后找到对应的解决途径。可以利用培训的方式充分结合行政事务管理的具体要求，帮助管理人员弥补知识与技能的不足与缺陷。一般来说，办公室的行政事务管理人员培训主要是集中在工作态度、实践能力、专业技能等方面，可以提升其全自动化办公的信息化技术水平，以及创新能力和沟通能力。

3.4 全方位搜集掌握企业运营情况

为了发挥承上启下、内外协同的作用，办公室必须要成为公司的信息中枢，全方位搜集掌握企业运营情况，渠道主要有：第一，掌握公司领导日程、各类会议、各类文件等基础信息，除了各类文件必须经过办公室流转外，还要通过建立领导日程信息统计报送制度、会议信息报送制度等，掌握各类基本信息;第二，要列席公司各类重要会议、重大活动，在制度上明确要求，集团主要几位领导的会议办公室都要参加，所有会议记录纪要都必须经过办公室签批;第三，掌握各类企业内部系统的查询权限，包含公文管理系统、业务统计信息系统、财务报表系统、外报系统等，有助于全面掌握企业运营情况。

3.5 办公室工作应强调规划先行

办公室工作已经由最初的以上传下达、迎来送往等操作性为主的工作，转变为有章可循、流程明确、协调资源、统筹调度等管理与操作并重的工作。作为企业决策的参谋和助手，办公室开展任何一项工作，都应具备前瞻性、计划性、整体性，都应在充分总结内外部环境及经验教训的基础上，强调统筹兼顾和问题导向，有效梳理整合内外部资源，提前谋划，理性分析，整体设计，查遗补缺，努力做好规划先行，做到心中有数，实现稳步推进，提高工作效率。

3.6 强化精细化管理的精和细

办公室工作人员应积极转变管理理念和工作方法，树立精益求精的观念，注重细节，强调管理工作的质量，在具体的事务处理中，实践精细化管理理念，以细节决定成败的意识指导实际工作，提高工作绩效。精细化管理最主要的是精和细，尤其是在工作中，很容易因为一个细小的问题导致铁路的运转出现故障，造成严重的后果，因而办公室人员应强化细节意识，认真对待每一个工作问题，大事小事一起抓，避免出现工作漏洞，造成巨大的损失，这样不仅打击工作人员的积极性，也不利于办公室工作的开展。应从办公室的细节中，发现办公室的工作風气和服务态度上的短处，查缺补漏，找到解决办公室工作问题的措施，逐步杜绝工作中的失误，进而提高企业各部门对办公室工作的认可度。

3.7 加强标准化和专业化建设

通过加强标准化建设，梳理明确办公室各项工作流程，减少办公室工作的差错和误差。通过加强体系化建设，整合搭建办公室各项工作管理体系，实现办公室工作统筹优化和资源调配。通过加强专业化建设，不断强化办公室人员的素质提升工作，通过“线上+线下”的专业培训，培养一专多能型人才，构建高素质的办公室工作团队，强化办公室的业务水平和服务能力。

4 精细化管理与办公室工作的关系及应用

精细化管理是办公室工作的基础和重点，要做好办公室工作，就需要不断强化精细化管理。众所周知办公室工作非常繁杂，对上对下的部门很多，还要做好服务职工的工作，通过精细化管理，可以将各项繁杂的程序系统化、条理化、简单化，使各项工作趋于制度化，可有效提升综合管理效率，实现办公室工作绩效的持续提升。办公室也承接着行政、党政工团各项工作事宜，制度化是精细化管理的一种重要载体，通过加强制度化建设，建立、健全办公室各项工作制度，如公出制度、困难职工帮扶制度等，可有效提升办公室工作的质量和效率。

强化办公室工作精细化管理力度的主要措施集中在提升内部工作人员的专业水平以及专业能力，由于办公室的管理团队是实现精细化管理的关键所在，只有优先将管理团队的各种行为以及操作进行精细化处理，才能够保证得到精准化的数据信息。因此，企业应对办公室管理人员进行全新的规划，组建一支专业水平相对较高的管理团队。同时，建立与之对应的辅助团队，在满足人才供应的基本需求的同时，通过这种辅助工作的方式提升团队的工作标准以及专业能力。还应定期为管理团队提供专业技能培训，为工作绩效优异的工作人员提供外出学习的机会，使其接触到更多的先进管理模式以及操作模式，从而为办公室管理团队带来创新性的管理制度以及管理建议，全方位提升管理团队的专业能力以及专业水平。

5 结语

办公室是国有企业中具有中枢作用的工作场所，起到承上启下的重要作用。引入精细化管理模式的办公室，不仅使服务职能、协调职能、参谋职能、督办职能更加有效地发挥，同时，也可以使各项工作更加有序、扎实的推进，切实发挥办公室的作用，还能培养一批善于管理的干部，为企业的发展培养重要人才。此外，信息技术的引进也促使办公室工作精细化管理更趋于简单化、流程化，极大地提升了工作效率，这也是当代办公室业务精细化的必然趋势，因此作为国有企业的办公室管理人员应不断加大信息化技术的引进，实现信息化办公，释放信息化技术效能，推动企业的快速发展。

参考文献

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