新《档案法》下中学档案工作思路浅析

陈燕婷

摘要：本文分析了中学档案工作的特点，分别从组织保障、制度健全、信息化建设三个方面介绍了新《档案法》实施给中学档案工作带来的有利影响，进而从利用服务、信息化建设、复合型人才培养、监督考核激励机制四个方面探讨未来中学档案工作的改进策略，以期推动中学档案工作发展，更好地发挥档案在中学教育教学管理中的作用。

关键词：新《档案法》;中学档案;赋能;革新;策略

中学档案工作作为档案事业的组成部分，同样须以档案相关法律法规为准绳。《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）的修订，不仅是对旧法律条文的调整，还创新性增加了不少适用于当下档案工作的法律内容，具有里程碑意义。中学档案工作的有效开展，需以新《档案法》为指导，重新调整档案工作的理念、方法，明确中学档案工作革新的方向，以推动新时代中学档案工作向前发展。

1新时代中学档案工作的主要特点

1.1归档类型多样、载体丰富

从档案归档范围来看，区别于普通机关单位以文书档案作为主要收集对象的特点，中学档案收集类型具有多样性，一般可分为文书档案、教学档案、学籍档案、科研档案、基建档案、会计档案、声像档案、实物档案以及干部人事档案等多个类别。档案归档范围的多样性，进一步促进了档案载体的丰富性，尤其实物档案收集有奖牌、奖杯、锦旗、印章以及重要活动纪念品等物品。因此，中学的档案载体除了传统的纸质，现在流行的电子类载体外，还包含有金属、布艺、塑料、陶瓷等，比较丰富。

1.2管理方式集中统一

对各类档案实行集中统一管理，是档案工作的一项基本原则，该原则有助于维护档案的完整、安全，提高档案的利用效率，其必要性前人已多次论证。但干部人事档案因其特殊性，在管理方式上游离于该项原则之外，在实践过程中，许多单位的干部人事档案保管部门、保存地点，都有别于其他档案。干部人事档案是干部职工参加工作，学籍档案转入单位所属干部人事档案管理部门后，在工作过程中逐步形成的历史记录，是个人思想道德、学习经历、专业能力、工作经历等情况的直接体现，是各级党组织以及人事部门选拔人才的重要凭证。《干部人事档案工作条例》规定，组织人事部门负责本部门本单位的干部人事档案工作，因此，一般文书档案等综合性档案管理由办公室负责，干部人事档案由组织人事部门负责。对于中学来说，档案管理机构或档案工作者一般隶属于办公室，因学校内部机构设置问题，办公室在职责上也包含了人事、党务工作，有的学校干部人事档案集中统一管理。

1.3档案的查询利用对内为主

中学档案的查询利用以内部利用为主，利用主体包括学校内部职能部门、教职工以及学生。首先，综合性档案馆接收中学档案的数量较少，社会公众通过综合性档案馆查询利用中学档案的机会大大降低。以笔者所在城市为例，目前中学尚未列入檔案主管部门明确的档案接收单位范围内，学校历年产生的档案不需向同级档案馆移交，均由学校档案机构或档案工作者自行保管，校外人员查档较难。其次，中学的档案是学校各大职能部门在教育教学、后勤管理等业务过程中形成的有价值的历史记录，对其价值认可度高、利用需求最紧密的人群仍以校内群体为主。比如教职工在申报职称、名优骨干教师评审时需查阅相关档案，教师群体流动性小，人事关系相对稳定，因工作变动以校外人员身份回原校查档的情况较少。而学生多是在校时为了升学之需，查询利用学校档案，在其毕业后，因个人的学籍档案会随着升学而转入更高层次学校，因而也较少再回校查档。

1.4档案管理具有专业性

中学教育特点鲜明，不论是校园管理、教学研究、课程设置、德育工作、教师队伍建设，还是现阶段新高考背景下的课程改革、信息技术与课程的深度融合等，这些教育教学活动都蕴含着中学教育知识与能力的专业内涵，具有区别于其他行业的特质。而作为中学教育实践活动中生成的各类档案，是对这些专业性实践活动的原始记录，因而中学档案具有专业性。其体现：一方面中学档案的构成种类包含有特殊的专门性档案，如教学档案、学籍档案;另一方面中学档案的内容是对教育教学的专业记录，如文书档案中保管的学校教育发展五年规划。中学档案的专业性，意味着中学档案管理工作的专业性。中学档案管理工作者需具备专业的档案管理知识与技能，才能科学妥善整理保管各类档案，挖掘档案的二次价值，发挥中学档案的作用，更好地服务于中学教育教学发展。

2新修订《档案法》赋能中学档案工作

2.1强化了组织保障

近年来，档案管理工作虽然已被越来越多的中学所重视，但总体上仍处于学校非中心地位，“重教学、轻档案”现象相当程度存在，通常表现在，中学有限的编制数，一般优先满足一线教育教学需求，学校的行政后勤服务工作仅靠少数固定的工作人员保障，档案工作作为行政后勤服务的重要一环，其机构设置、人员配备、设备增添等基础性建设较少列入学校发展议程。部分中学档案工作人员身兼数职，投入学校档案管理工作上的时间、精力有限，阻碍了中学档案工作的长效稳定开展。

新《档案法》第九条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。”[1]与原法律条文相比，此条文特别之处是优先保证了单位内部档案组织建设，即在明确档案机构或档案工作人员职责前，先对组织本身的职责作了明确要求。它用“应当确定”四个字强调组织有义务成立档案工作机构或配备档案工作人员。档案工作的组织建设以法律形式确定。中学成立档案工作机构、配备档案工作人员有法可依，学校对档案工作的重视程度得到强化。新《档案法》的实施为中学档案工作提供了有力的保障。

2.2促进了制度健全

健全的档案管理制度是中学档案工作发展的前提。科学健全的档案管理制度有赖于上级规范性法规文件的指导。学校档案工作因其所处行业的特殊性，其规章制度的制定，除了遵照一般档案法律法规外，还需要有适合所在行业的专门的规范性文件来指导。比如《高等学校档案管理办法》，该文件是教育部和国家档案局为指导高校档案工作而专门出台的规章，而与之对比，有关指导中学档案工作的专门性、相类似的部门规章，目前还是空白。从各省地方规范性文件来看，笔者调查了广东、江苏、山东、浙江、河南、四川、湖北、福建、湖南、上海这几个2021年第四季度GDP排名前十的省份，其中有6个省份未出台针对中学档案管理的规范性文件，其余的4个省份中，2000年、2000-2005年、2005-2010年、2010年以后分别制定有1个[2]。从时间上看，部分省份出台的规范性文件存在着明显的滞后性，已不适用于新时期中学档案工作。

新《档案法》第九条规定：“中央国家机关根据档案管理需要，在职责范围内指导本系统的档案业务工作[3]。”即“对于档案业务工作，在原有的横向‘属地管理原则上增加了纵向‘系统管理原则”。[4]这就为教育主管部门制定适合中学档案工作的业务规范性文件提供了可能。同时新《档案法》第十二条规定：各单位“要依法健全档案管理制度”，赋予了单位制定档案管理制度的义务。“依法”即要求中学档案管理制度必須遵照法律规章的规定来制定;“健全”即强调中学档案管理各项工作及流程要有章可循。新《档案法》赋予主管部门的职责和立档单位的义务，为各中学档案管理制度健全提供了法治依据。

2.3推动了中学档案信息化建设

相较于高校、机关单位，中学因管理理念滞后、管理模式传统、经费人员配备不足等因素，档案工作大多还停滞在对纸质档案的管理上。而随着基础教育信息化逐步深入，信息技术手段在中学教育教学管理中的应用加大，行政办公、课程管理、课堂教学、学分认定、综合评价等各种业务平台的使用，导致一些具有保存价值的电子数据呈快速增加趋势。如何科学妥善地保存这些电子数据，是中学档案工作机构和人员亟需面对的挑战。因此，推动中学档案信息化建设已刻不容缓。

新《档案法》创造性地增加了“档案信息化建设”章节，既从法律层面要求将档案信息化纳入当地信息化发展规划，为中学档案信息化建设创造了良好的外部环境，又为中学信息化建设提供了有力的内部支持，要求各单位推进电子档案信息系统建设。推动档案信息化建设是顺应当下档案事业发展趋势的必然选择，中学档案工作也应置身其中。

3新《档案法》实施背景下中学档案工作的革新策略

3.1以提升档案利用服务质量为驱动

过去中学档案工作更多着眼于档案的“收、整、存”，对于档案信息的“用”，外界感知却比较薄弱。新《档案法》代表最广大人民利益，体现了“以人为本”的立法理念[5]，不仅强调了公民利用档案的权利，而且更注重档案服务形式上的进步性。中学档案工作的良性发展，除了外部环境的支持外，更需要以提高服务质量为内在驱动力，主动提供服务，让档案信息的潜在价值显现化，以激发外界对档案价值的重视，从而反哺于档案工作。针对中学档案查询利用以对内为主这一特点，其服务质量的提升首先应深耕于校园内部，进而由内至外逐步提升外界对档案工作的价值认知，具体应表现为深化档案服务理念，坚持“以用户需求为导向”，最大限度发挥中学档案在学校文化建设、学生教育培养、教师队伍发展等方面的作用，让档案融入学校管理与发展规划，实现档案工作与教学管理、档案工作与校园文化传承、档案工作与师生成长等多方共赢的新模式。

3.2以推动档案信息化建设为转型

新《档案法》提出机关“应当加强档案信息化建设”。教育信息化“十三五”规划实施以来，智慧校园建设在中学推行。从物理层面看，智慧校园建设包含了学校信息基础设施、业务支撑体系搭建、校园信息应用系统开发等多方面综合建设，而推动档案信息化建设是中学档案机构顺应档案工作发展趋势的必然选择，智慧校园建设为其提供了良好机遇。中学应搭乘智慧校园建设这波顺风车，将档案信息化建设纳入智慧校园建设的整体规划中，顶层设计、统筹规划、分步实施，既解决档案信息化建设的经费问题，又可以在建设过程中统一基础数据库、应用软件，以实现各类应用系统的有效集成，实现以档案信息系统为桥梁，串联起各类业务应用系统，达到平台与平台之间的信息交互，各类数据资源有机整合，进而实现档案信息高效服务于现代化校园运转的目的，让档案工作不再独立于师生的视线外。

3.3以培养复合型人才队伍建设为支撑

档案管理工作应当发挥人的主观能动性，工作人员管理水平的高低直接影响其管理质量的好坏。新《档案法》明确指出档案工作人员应“具备相应的专业知识和技能”。而这里的“专业”不应该囿于档案学本身。信息技术飞速发展和档案业务管理模式转变，要求档案工作人员拥有更加多元的知识技能。同时基础教育变革带来的教育教学方式的转变，迫使中学档案工作人员须对新时代中学教与学的发展规律有一定了解，进而能主动收集、挖掘档案信息，更好地服务于教育教学。因此，培养集档案、信息技术、管理、基础教育等多知识交叉的复合型档案工作人员，是做大做好中学档案工作的重要支撑。而复合型的档案人才培养，除依靠档案工作人员自身努力外，完善的档案培训制度，有针对性的培训课程设置，是激发中学档案工作人员成为复合型人才的必要条件。

3.4以强化监督考核激励机制为推手

有效的监督考核激励机制，往往是业务工作良性开展的有力推手，中学档案管理也不例外。构建合理有效的档案管理监督标准和考核评价体系，形成与中学发展相适应的工作激励约束机制，对提升全员档案意识，调动档案工作人员工作激情，推动中学档案工作朝正确方向发展，实为一重大举措。新《档案法》增添“监督检查”章节，细化了监督检查事项，为档案主管部门行政监督执法提供了依据。档案工作既是基础管理也是技术管理，单纯依靠档案主管部门的监督，力度不足。中学档案工作的良性发展需要档案主管部门和教育业务主管部门齐抓共管。一是通过外部监督，即档案主管部门对中学档案工作的横向检查，实现对学校档案具体业务的专业性指导;二是通过内部监督，由教育主管部门对中学档案工作开展纵向考核，实现考核结果与学校年度绩效考核相关联。通过内外监督双管齐下，更好地落实档案法律法规和相关业务规范，实现中学档案管理工作的不断改进和稳定发展。

新《档案法》作为新时代规范档案工作的基本法律，为中学档案工作长效稳定发展提供了良好的法律保障。中学及其档案机构、档案工作人员应认真对标新《档案法》，调整旧有的档案管理观念，通过对档案政策和法律法规的有效落实，实现中学档案工作管理的革新，促进中学档案工作健康发展。当然，受传统认知以及客观因素的限制，中学档案工作落实新《档案法》，还任重而道远，这需要中学档案工作同行以及主管部门的共同努力。

参考文献：

[1][3]全国人大常委会.中华人民共和国档案法[EB/OL].https：//www.saac.gov.cn/20220217

[2]国家统计局.分省2020年度数据[EB/OL].http：//https.data.stats.gov.cn，20220217.

[4]徐拥军.新修订《中华人民共和国档案法》的特点[J].中国档案，2020（7）：26.

[5]邱志鹏.论新修订《中华人民共和国档案法》的进步性[J].档案，2020（7）：13.（作者单位：福建省福州市金山中学）