档案馆与方志馆信息资源开发利用及跨馆合作可行性探索

2022-05-30杨葳

兰台内外 2022年24期

摘要：由于档案馆和方志馆在主要功能和定位上有共通处和互补作用，因此在资源开发利用的整合方面就凸显出很多优势。文章以吉林省档案馆和吉林省方志馆新馆建设为例，在同一物理地址的主体建筑已完成的基础上，基于馆藏资源共同开发和利用的视角，对两馆的兼容性、互补性、开展馆际合作的意义，以及应对挑战的策略和措施进行分析和探索，确认符合吉林省档案馆和方志馆实际情况的信息资源开发利用及馆际合作的可行性。

关键词：档案馆;方志馆;馆际合作;开发利用;资源共享

《“十四五”全国档案事业发展规划》提出“要从国家、地区多层面一体推进档案信息利用共享工作”的新要求。在新要求下，不仅是各级档案馆要实现通办，各个部门和馆都要积极加入到信息共享建设中，作为档案开发利用重要基地的档案馆和方志馆，两馆间的跨馆合作势在必行。下面从理论角度对两馆跨馆合作的可行性进行分析。

1档案馆与方志馆的相似性和关联性为合作奠定基础

2020年新修订的《中华人民共和国档案法》第四十一条规定“国家推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用”，对档案馆开展跨馆合作提出要求，也为馆际合作提供国家法律层面的依据。档案馆和方志馆在馆藏资源收集、整理、存储、管理、开发利用，以及工作程序、服务对象、机构性质上都具有相似性和关联性，这为两馆开展合作奠定基础。

1.1馆藏信息的资料性

吉林省档案馆“十三五”期间接收318个省直部门信息原始文本18470件。吉林省方志馆2020年全年整理志书档案资料30部，共计11000页，约1500万字;年鉴档案资料4部，共计600页，约470万字;省情档案资料10部，共计2000页，约120万字;方志资源开发档案资料6部，共计1300页，约70万字。两馆在资料存储上的工作繁冗度显而易见。

方志馆作为收藏开发利用地方志资源、展示地域传统历史文化的重要场所，主要收集编纂地方志所需要的资料，以及地方年鉴、志书、文献。地方志作为“一方之全史”，是记述一地之地理人文、經济政治、历史文化、现代发展等方面的“地域性百科全书”“地情资料库”，其最根本的属性是资料性，地方志“存史、资政、教化”的作用归根结底也是由其资料性所体现出来的。

档案馆和方志馆的馆藏资源都具有资料性，是下一步进行整理、挖掘、加工、利用的基础，而档案馆收集的原始资料是方志馆编纂志书所需的最为真切翔实的资料，方志馆收集的资料也对档案馆进行专门性的资料补足具有极强的专业参考价值，因此两馆加强合作也有现实上的必要性。

1.2馆藏资源的开放性

档案馆和方志馆的相同之处在于都有收藏保护、开发利用馆藏资源的职能，而在新时代下，由于人们对于信息资源的需求不断加强，档案馆和方志馆还承担着提供专业咨询和信息服务的职能，接待来馆参观、查阅、咨询是两馆的一项重要工作。因此，两馆的馆藏资源都具有开放性。

对于两馆来说，如何深入挖掘馆藏资源，加强档案利用服务，均为其重点，也是难点。从这个角度来看，加强两馆之间的合作，从而实现互相学习、互通有无，也是客观的需要。

1.3服务社会的公益性

档案馆和方志馆都具有通过多种方式，积极开展接待资料查阅工作的职责。

吉林省档案馆“十三五”期间年均接待734个单位、5064人次;年均接收省直部门报送政府公开信息原始文本3694份;接待查阅政府公开信息326人次。受开放鉴定、申请程序等因素的影响，利用服务效能不高。

吉林省方志馆2020年全年累计接待政府机关、企事业单位、学校院所、各类报刊报社等共计500余人次来馆参观、查（借）阅及方志类资料信息咨询。（2021年由于疫情和临时馆舍搬迁原因没有对外开放。）方志馆受社会认知度低和专业性强等因素的影响，资源利用率比档案馆更低。

随着公众对信息资源需求的不断增长，对档案馆和方志馆的履职能力提出了更高要求，两馆之间加强跨馆协作，对实现为公众提供高效便利的信息资料公益服务是极为有利的。

2档案馆与方志馆的差异性对合作提出实际需求

2.1资料收储的“广与专”

档案馆收集保管的馆藏内容不仅类别多元，覆盖一个行政区域内的经济、政治、文化、社会、历史、地理、交通、旅游、气候、物产等领域的信息资源，而且形态多样，除了文书还包括录像制品照片、影片观测记录、实验数据、文稿、书稿录音、印章、奖状等自身带有文字，具有清晰、明确的原始记录作用的事物，可以使人们大致了解当地的情况和历史线索。

方志馆主要收集编纂修志资料、地方志书、综合年鉴，突出地方特色，具有专业性。

两馆在馆藏资源上的差异性使得双方都有互补和可供借鉴之处，档案馆可以借鉴方志馆的资料和服务模式，通过深加工、重挖掘等形式强化自身特色，拓宽服务职能;方志馆可参考档案馆大量的第一手资料，进一步挖掘有利信息，达到查漏补缺的目的。

2.2资料整理范畴的“纵与深”

档案馆整理信息是以时间为“一条线”，逐年收录当地各级政府部门移交的全面信息，其信息资源构成的主体是党政机关、社会组织和公民个人形成的档案信息和文件，以及其他具有档案性质的资料等;而方志馆是专门性、深入性地收集和整理一个地方经济、政治、文化、社会、生态等综合资料的地情展示中心，展现的是“一方之全史”“一地之百科全书”。

两馆可以互相吸取经验，优势互补，将馆藏资源纵深化，显得既有调理、又有历史的感性、还能突出特色。

2.3资源利用侧重的“藏与用”

档案馆具有特殊性，相比其他场馆而言，档案馆更加重视档案资料的保密安全工作。因此档案馆重“收与藏”，利用资源编研开发成果并加以展示的经验有限，属于“被动型”利用，影响档案资源的深度开发延伸。

方志馆除具有收藏文献的职能外，还兼具着国情、地情研究和方志文献、展览展示、编纂研究、资政、宣传教育、文化交流等职能，是“主动”展示收藏成果的“地情馆”，社会大众利用其资源具有直观性和便捷性。

在开发利用馆藏资源方面，两馆应逐步转变传统风格，实现从“以藏为主”转向“藏用并举”，逐步适应并满足人民群众对于档案资源的查阅需求，甚至于满足普通民众欣赏层面的需求。

3档案馆与方志馆跨馆合作的优势

3.1促进馆藏资源共享，加强馆际合作兼容性

首先，合作可以避免一些资料的重复收藏，减少物理空间浪费和因重复资料的收藏带来的非必要人力浪费。档案馆和方志馆都各自储存一些性质相同的档案、书籍和实物，合作使同质资源集中整合，利用会更加便利。其次，两馆可以相互分享档案收集、征集方面的经验，改善各自的方法，扩展收集途径，弥补档案，特别是特殊介质类档案部分的不足，使双方相关的信息资料在量上可以增加，对不可复制的档案共享利用，节省征集珍贵实物（文物）档案的资金。最后，在档案数字化方面，如果其中一方完成双方馆存资源的重复部分的数字化转化，那么另一方就不需要转化，进而节省人力和物理资源;在电子文档利用方面，对符合公开条件的资源进行共同的检索编目，制定相同的安全管理规则，也便于建立共享的数据库，为实现智慧档案资源的开发利用建立基础。

3.2解锁信息公开新模式，促进资源循环利用多元化

第一，档案馆为方志馆修志提供丰富的资料，而方志馆对档案馆提供的资料筛选、提炼、加工而出的志书又成为档案馆的馆存基础资料的一部分，成为档案馆的一大特色，这一循环过程将充分增加馆藏信息的丰富度和浓密度，提高资源利用的可持续发展性。第二，两馆将现有资源通过新的信息技术建立异构连接整合后，使用者就可以获得集中的、合成的资源，这样不仅提高公众获取两馆资源的便利性，更有利于提高资源内容的广泛性，从而满足更多不同的需求主体，同时两馆在提供服务中不断完善不足之处，实现馆藏资源高效利用朝正向循环发展。

3.3细挖资源开发厚深度，突出思政教育功能性

“教化”是档案馆工作的三大功能之一，把档案馆建设成为进行爱国主义、社会主义、集体主义教育的基地，是新形势下对档案事业发展提出的明确要求;方志成果是传承守护地方文化的重要载体，方志文化的对外传播，一定程度上需借助于档案信息资源开发利用这种手段才能得以继承和发扬。

跨馆合作不但增加资源开发的深度，而且扩大开发的广度。吉林省档案馆以提供教育素材支撑为主，吉林省方志馆以策划举办展览和活动为主，两馆在共同的目标驱动下，采取各群体更易于接受的形式，更多地将馆藏资源有机地融入各种高质量展览和活动中，更充分地发挥档案思教功能，潜移默化地培养社会大众正确的价值观和爱国、爱乡、爱家的情怀，提高本土历史文化的凝聚力和辐射力，增强文化自信。

3.4整合人力物力资源，激活服务地方经济能动性

无论是纸质、实物资源，还是数字、电子、音频、视频资源，单一馆藏资源的存储量和代表性有限，两馆可以通过合作，加强资源优化重组，促进文史资料价值最大化。通过查阅平台合作，既可以转移一部分档案馆的接待压力、简化利用程序，又利于提高信息综合供给能力，提高用户体验感。

通过档案馆和方志馆之间的网络新媒体合作，为公众提供便利，分门别类地介绍地方的人文历史、地理名胜、地方特产、民族特色、风俗习惯以及现代工业和文化成就等具有吸引力的内容，突出地方文化特色，提高地方的文化软实力，为地方旅游业打造精品标签，服务地方经济发展。

4档案馆与方志馆跨馆合作的挑战应对策略

4.1建立协调合作机制，细化共建規则

首先，档案馆和方志馆要建立合作协调领导小组，确定两馆的合作负责人，领导小组负责共同制定精细的合作协议以确定合作的目标、合作的方式、共享的内容、双方的权限等事宜，以及双方现有的知识产权安全保护方式、开发成果归属和权利分配等关键问题，并制定相对应的执行程序和奖惩办法等内容。其次，确定两馆收集类目的分配，包括两馆对软、硬件的要求及购买方式，制定共同的图书档案目录整理规则，为后续实现统一检索、资源共享提供条件。最后，规定共建内容，包括联合招投标、地情展览布展大纲设计、合作项目运营维护要求、工作人员管理、业务能力培训、第三方服务购买，等等。

4.2开发数字系统平台，实现资源整合

近年来对数字化要求的不断提高，促进了这方面科技的高速发展，两馆的数字化资源原生化率低，基本是实物转化的数字化，在数据利用检索时需要专业技术的重新配置和整合;开展合作还需要建立新的数据系统平台，以便之后的利用中获得更多便利的、集成的、高质量的资源。

通过政府购买服务的形式，让第三方专业软件开发机构参与系统开发升级，无疑是解决数字化问题、异构问题和实现新规范下结构建立的最佳答案，理想方式是以合作项目联合招标，与同一个中标单位开展合作，开发、利用同一种数据库。两馆使用同一数据库，不仅可以节省采购资金，同时两馆还可要求中标单位进一步提供培训服务，将开发建设成果转化为人才资源。

4.3构建人才培养体系，提供人力保障

人才保障是合作的基础保障之一。在建立领导小组的基础上，建立多小组分工协作机制，例如，设立分工明确的专业分组，如联络分组、资源共享分组、利用协调分组等，使各项工作都有专组、专人负责，有序推进和协调解决两馆合作中出现的各种管理问题。

通过业务培训、专题调研、岗位交流方式提高两馆工作人员通用业务和专业业务水平，增强两馆工作人员的合作能力。通过购买第三方服务、运营期采用志愿者服务等方式解决部门管理问题和人员短缺问题。

小结

在吉林省档案馆和方志馆在完成新馆土建共建基础

上，通过对两馆相同点和不同点的分析，两馆的合作优势显而易见。档案馆和方志馆跨馆合作之路任重道远，虽然还面临着一系列的挑战，但挑战在一定程度上也是机遇，两馆在实践过程中克服阻碍，解决问题，吸取适合的成功经验，引进先进信息技术和具有创新性、灵活性的先进人才，坚持长期合作、稳定发展，必将为构建档案事业发展新格局、继承发扬民族优秀文化传统和振兴地方经济发展贡献力量。

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