严格标准 规范实施 认真做好基层社保档案管理规范化

摘要：严格执行标准规范，抓好档案归档整理，是做好社保档案规范化管理、保障社保制度高效运行的重要举措。本文从档案资源、基础条件、管理队伍、利用效果等四个方面详细阐述了菏泽市社保档案管理现状和取得的成绩，并总结了全市社保档案规范化管理的成功做法，具有积极的现实指导意义。

关键词：社保档案;规范化;档案管理

概述

社保档案是指社会保险经办机构在办理社保业务过程中形成的原始记录，是确定参保对象享受社保待遇的重要依据，也是社保事业发展的重要凭证和宝贵资料，属于重要的民生档案。菏泽市人社局社保部门积极落实人社部、国家档案局的要求，认真贯彻《社会保险业务档案管理规定（试行）》（下称“《规定》”）、《关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》，严格执行标准规范，抓好档案归档整理，切实做好社保档案规范化管理，有力保障社保制度高效运行，实现为参保人“记录一生、管理一生、保障一生、服务一生”的目标。针对全市社保业务的快速发展，人社部门社保机构强力推进社保档案规范化管理，实现了社保档案从粗放管理到精细管理的转变，为社保业务开展和社保资金安全提供了有力支撑，连续多年被评为全市档案工作先进单位。

1社保档案管理现状

在山东省社保部门业务指导下，经过多年来的发展，菏泽市社保档案管理基本实现制度完善、场地完备、人员专业的预期目标。2016年1月11日，全市社保“核心三版”信息系统顺利上线运行。新系统扩充了养老保险业务、工伤保险业务功能，实现发卡数据生成、发卡管理、应用等功能，致力于为参保人员提供“一条龙”办理、“一站式”服务。社保档案管理也从无序到规范、从粗放到精细华丽转变。

1.1档案资源进一步丰富

菏泽市人社部门高度重视社保档案资源基础建设。一是完善规章制度。统一社保档案管理类、征缴类、养老保险待遇类、医保待遇类、失业保险待遇类、工伤保险待遇类、生育保险待遇类、社保业务统计报表类、社保稽核监管类等业务档案归档范围、保管期限[1]。在《规定》基础上，相继建立和完善社保档案收集、整理、借阅、利用、保密、鉴定销毁等多项规章制度。二是集中规范整理。菏泽市社保试点工作启动以来，结合实际，规范业务档案整理。2016年-2018年，参保档案按个人装袋，合计98700件;2019年至今，参保档案采用分类组卷装盒，合计676盒3504卷111000件。其中，2020年装订全民参保、社保扶贫档案362盒1650卷52500件。三是档案门类齐全。菏泽市社保档案包括了社保业务档案、文书档案、会计档案、声像档案、实物档案和电子档案等，逐步构建起门类齐全、内容丰富的社保档案资源体系。四是采取部门立卷。菏泽社保档案按照“谁经办、谁整理”的原则，规定由社保业务部门具体负责收集、整理和立卷等工作，机关档案管理部门负责具体的业务指导、集中保管、查询利用，社保档案整理编目、编号规范准确。

1.2基础条件进一步改善

菏泽市人社部门根据社保档案管理需要，积极协调财政部门，持续改善机关社保档案管理基础条件。截至目前，全市社保档案管理专用库房52间，库房面积3600平方米，安装了防火、防盗、防潮、防磁等设施。先后配备了800组密集架、400组双节内抽，以及恒温机、除湿机和空调机等，档案库房的用具、设备设施样式及格式均符合国家档案部门相关规定。所用社保档案盒、档案卷均使用无酸卷盒，质量满足要求。档案管理部门还专门配备了210台电脑、55台打复印机一体机等，满足了現代化办公需要。

1.3管理队伍进一步壮大

菏泽市人社部门社保机构设立了档案管理部门，专门负责全市的社保档案管理，以及社保档案查询、利用等，并具体协调其他社保业务科室的档案收集、整理、移交和归档工作，做好馆藏社保档案的借阅、统计、编研、管理等工作。随着社保档案数量和规模的不断扩大，目前人员配备方面，共有专职、兼职从事社保档案管理工作人员206人。从业人员均具有较强的社保档案业务素能，具有大学以上学历，熟悉社保档案业务工作。

1.4利用效果进一步彰显

菏泽市人社部门十分重视社保档案资源的开发与高效利用工作，并将社保档案管理与社保业务流程优化有机结合起来，凡是不符合规程的社保档案资料一概不予接受，待重新补正完善满足要求后监交入库。充分注重社保档案风险管控，利用社保业务档案的数据分析，强化社保业务工作内部审计，进一步规范社保业务办理的合规性、适应性，查找社保业务办理的风险点，并建立完善了社保业务档案的借阅、归还等规章制度，为社保档案的查询、借阅提供有力制度保障[2]。2020年以来，累计接待档案查阅25800人次，查阅案卷28700余卷，累计复印材料28000份。通过社保档案的规范整理，满足服务需求，在社保基金专项审计、社保历史问题解决和信访矛盾化解等方面，发挥了积极重要的作用。

2社保档案规范化管理措施

近年来，菏泽市人社局认真贯彻新修订的《档案法》《关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见》《规定》，严格标准，规范实施，健全社保档案管理机制，创新社保档案管理方法，拓宽社保档案服务民生能力，社保档案管理更加科学、规范，呈现出良好发展态势[3]。

2.1健全机构，明细职责，优化社保档案规范化环境一是健全机构。菏泽市人社局成立专门的档案管理部

门，专司各项业务管理工作，负责包含社会保险业务档案管理工作，并对下辖的2个区、7个县的社保档案管理担负监督指导职责。档案管理部门拥有专门的档案管理人员，全部具有大学及以上学历，努力打造一支高素质、专业化的社保档案管理人才队伍。二是明确责任。社保档案工作难度大，涉及多个部门，需要各部门之间协调沟通，统筹开展。为此，菏泽市人社局建立了局党组负总责、社保部门承担主管责任，以及档案部门承担直接责任及监督指导责任的职责运行体系，努力在全市范围内创建社保档案齐抓共管的协调机制。机关党组加强对社保等业务档案的统一领导和统筹协调工作，协调各部门之间社保档案业务，以及人财物的支持和保障工作，为全市社保档案规范化管理营造良好外部环境[4]。社保部门承担档案管理主管责任，成立了具体的社保档案管理机构，明确分管领导。社保档案管理部门负直接责任和监督指导责任。即，菏泽市社保档案管理部门负责市一级社保业务资料的收集、整理和归档、利用。并对市辖2区7县的社保档案开展监督指导责任，推动基层社保部门档案达标验收和满足规范化要求。同时，也积极跟进监督，督促指导其严格按照规范化的标准和要求，做好社保档案管理工作[5]。三是完善制度。菏泽市社保档案规范化管理始终秉持依法治档、依规管档的理念和要求。成立了社保档案管理工作领导小组，明确领导小组工作职责。在《规定》的基础上，相继制定和完善了《社保档案人员岗位职责》《立卷归档制度》《文书档案管理规定》《会计档案管理规定》《电子档案管理规定》等，以及社保档案收集、整理、移交、保密、借阅、鉴定、销毁等一系列规范的规章制度，初步建立起较为全面健全和完整的制度体系，使社保档案管理更加制度化、规范化。

2.2明确目标，持续推进，提高社保档案规范化水平

一是抓档案规范化管理。2015年《山东省档案工作科学化管理规范》颁布实施后，菏泽市人社局进一步明确争创规范档案管理目标。实行主要领导亲自抓、分管领导直接抓、部门领导具体抓，并对档案规范化管理进行了认真梳理，制定详细的工作规划和要求，并使得市级社保档案管理顺利通过复查认定[6]。二是抓全市达标验收工作。全省社会保险业务档案管理工作部署动员会结束后，市局领导高度重视，认真传达了本次动员会精神，并对省人社厅有关社保业务档案管理及达标验收的标准和要求做了专题部署。在全市下发了关于做好社保档案管理达标验收的通知要求。同年，成立了全市社保档案达标验收工作领导小组，将社保业务档案与社保业务工作置于同等重要位置，做到同规划、同部署、同落实、同检查、同考核。其间，召开多次全市社保档案达标验收工作动员会、调度会、推进会，全力推进2区7县社保档案达标验收。三是持续加大档案基础设施建设。随着社保改革的深入，以及社保體系建设的逐渐完备，社保覆盖面越来越广，社保档案的数量和规模也呈现大幅增长态势。为此，菏泽市人社局持续加大社保档案管理基础工作，优化社保档案工作环境，加强社保档案库房的软硬件建设，添置了密集架、空调、除湿机、恒温机、监控系统、门禁系统，以及计算机、复印机等，配备了档案管理必须的软件系统，使社保档案管理满足了“十防”的标准和要求。经过这么多年来的持续投入，菏泽市人社档案管理基本呈现了基础设施齐全、库房布局合理、功能配套完善的发展格局，也有效满足了全市社保档案规范化管理的现实需，使社保档案管理的环境持续得到优化、提升。

2.3高点谋划，创新实践，推进社保档案规范化建设

社会保险业务办理需要历经参保人员身份信息登记、参保费用征缴、保险待遇享受等若干环节。传统的社保业务档案管理模式，存在资料收集归档不及时、资料信息整合度不高等问题。为此，菏泽市社保档案管理部门积极谋划、大胆探索，着力构建结构完整、服务高效、信息互通的社保电子档案管理平台。开通了菏泽市社会保险个人网上服务系统、社会保险单位网上服务系统，并纳入了“山东政务服务网”进行统一管理。通过注册并经实名认证后，即可登录该平台。享受零距离、全方位、快捷化信息服务。一是高点谋划。菏泽市社保档案管理部门成立档案信息一体化建设领导小组，按照省人社厅“三化”（标准化、信息化、一体化）要求，积极开通建设全市社保档案管理服务平台。2016年12月菏泽市社会保险个人网上服务系统正式上线运行，该平台集个人社保信息查询和业务办理为一体，可查询11类80余项社保相关信息。二是持续推进。菏泽市人社部门组织社保部门、档案部门等相关部门共同研究制定社保电子档案管理方案，明确社保档案归档范围和保管期限，并将社保业务管理过程中的相关表单进行归类，录入平台系统，实现社保业务资料受理、初审、复核、审批、内控各环节自动化运行，彻底改变了传统社保档案管理模式[7]。三是持续优化。菏泽市人社部门在该平台基础上，结合社保档案管理的现状，持续优化平台功能，目前已经实现参保单位网上社保参保、停保及保费缴纳办理等业务，在此过程中，将社保业务数据与社保基金财务数据进行验证，增强核算效率，提高社保基金管理安全[8]。

2.4关注民生，注重服务，深化社保档案规范化利用

社保档案是民生档案，社保档案工作也是一项重要的民生工作。为此，菏泽市人社局将社保档案作为重要民生项目，以社保业务档案信息化建设为着力点，注重社保档案资源的开发利用，推动全市社保档案从传统的“管理型”迈向“服务型”，有力保障了参保人员和参保单位的信息查询、核对等。一是注重档案数据库建设。根据馆藏社保档案资源信息，编制了社保档案管理指南、全宗介绍、案卷目录等检索工具。将各类电子社保档案信息录入档案目录数据库，推动社保档案数字化建设。二是注重人性化体验。菏泽市社保档案管理部门始终站在参保人、参保单位的角度思考问题、解决问题，优化社保档案查询渠道，完善社保档案自助查询功能，牢固树立服务意识，注重业务素能提升，努力为社保档案查询人员或单位提供最优质、高效的档案服务体验[9]。三是注重档案编研工作。菏泽市人社局十分重视社保等业务档案编研工作，陆续汇编了大事记、档案管理制度汇编、组织机构严格、全市劳动和社会保障分析等等。

3基层社保档案规范化管理体会

通过菏泽市社保档案规范化管理的实践来看，全市社保档案规范化取得显著成就。究其原因，主要把握住了：一是以制度建设为抓手。制度建设是一切档案工作的基础和保障，也是加强新形势下社保档案规范化管理的迫切需求。社保档案部门紧密结合自身实际，在《档案法》等基础上，制定符合本地本行业实际需要的档案管理制度，切实用标准和制度规范社保档案管理行为，做到社保档案管理工作有章可循、有法可依。二是以组织管理为依托。社保档案管理依托于社保业务经办，同样也服务于社保业务经办。涉及的部门、领域众多，只有建立健全完善的社保档案组织机构，理顺组织职责权限，并将社保档案纳入组织管理考核重要目标体系，使社保档案规范化管理拥有了强有力的组织保障[10]。三是以队伍建设为基础。一支高素质的档案管理队伍，是做好新时代社保档案规范化管理的前提和基础。从菏泽市社保档案管理的现实来看，配备了一批业务素质高、专业能力强、服务意识浓的档案管理队伍，确保了全市社保档案规范化管理有序有力推进。四是以信息化管理为目标。加强社保档案电子化建设是社保工作发展的必然结果。社保部门积极探索电子档案管理新路子、新方法，将业务经办过程中产生的纸质资料直接转换为数字文件，并录入到专门管理系统，规范了管理，也方便查询和利用，进一步提升了社保档案社会利用价值。

参考文献：

[1]胡文惠.探讨新形势下社保档案规范化管理[J].科技与创新，2020（8）：106—107.

[2]樊继红.社保档案管理规范化的实施途径[J].兰台内外，2021（9）：50—51.

[3]丁原.档案管理规范化重在细节—从社保档案工作达标谈起[J].档案与建设，2011（8）：66—67.

[4]赵松，孙长虹.河北省社保业务档案规范化管理探索与实践[J].档案天地，2019（2）：51—52，37.

[5]周蕾.浅析基层单位社保档案管理工作存在的问题和对策[J].云南档案，2022（3）：62—63.

[6]吴文凤，刁建霞.高点谋划强化服务全面提升社会保险业务档案规范化水平[J].档案与建设，2017（8）：73—75.

[7]何明，王琳.夯实基础服务民生—绵阳市社保局规范社保档案工作纪实[J].四川档案，2017（3）：45—46.

[8]刘志方.浅谈社保档案的现状及发展方向[J].档案天地，2015（1）：112—113.

[9]李芳.关于社保档案管理信息安全的实践与思考[J].兰台内外，2019（18）：31—32.

[10]周华.信息技术在社保档案管理中的应用探讨[J].文化产业，2020（6）：125—126.

作者简介：安慧娟（1973.4—），大学学历，山东省菏泽市人力资源和社会保障局副研究馆员，主要从事档案管理研究。