关于医院干部人事档案实现数字化的思考

[ 作者简介 ]

陈静杰，女，河北承德人，河北省隆化县医院，馆员，大专，研究方向：档案管理。

[ 摘要 ]

干部人事档案管理主要是企业对干部个人的学习、工作以及思想作风等情况进行真实记录的工作。对干部人事档案材料进行收集与整理是干部人事档案管理工作中的重点内容，也是其档案管理工作有效开展的前提。因此，在收集與整理过程中，应考虑到材料是否全面，整理方式是否符合其实际发展情况，能否直接体现出企业干部工作人员的工作情况，是否能对干部人事档案管理工作起到积极的影响作用。基于此，对医院干部人事档案实现数字化进行研究。

[ 关键词 ]

医院干部;人事档案;数字化

中图分类号：G27

文献标识码：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.12.028

现阶段，大数据的运用作为一种发展迅速、应用广泛的计算机网络技术，已渗透到社会各领域之中，可直接影响到社会经济的发展与人们的日常生活。在信息时代，干部人事档案管理需加强信息化建设才能进一步提高管理质量，大数据技术为其带来了新的发展机遇及调整，合理应用大数据技术可有效提升档案管理水平[1]。

1    干部人事档案

干部人事档案是组织人事等有关部门，按照党的路线、方针、政策，在党的组织建设、干部管理等工作中，反映干部政治思想、成长经历、品德诚信、业务能力等情况的历史记录。干部人事档案是人事档案的重要组成部分。主要针对国家公务员以及按公务员标准进行管理的国有企业、事业单位中的工作人员所建立起的人事档案。针对这一部分公众的档案有着较为严格的管理[2]。

2    医院干部人事档案管理数字化的重要性

现代管理中人是重要因素，对于相关部门而言，干部人事档案管理直接影响其选人用人、绩效考核等方面，具有一定的现实价值及指导意义。干部人事档案工作需要一个积极高效且科学的管理模式才能顺应时代的发展需求。在以往的日常档案管理工作中，纸质档案材料缺陷不断暴露，在收集、记录、保存、防控风险等方面都有不足之处，需要加以改进。我国当前的干部人事档案管理仍然基于传统思维，运用传统纸质档案管理，尚未建立一套现代档案管理制度，更与大数据背景下的管理手段相距甚远。因此单一依据原始的纸质材料积累和记录，容易产生管理漏洞。纸质档案在移交、转接等过程中容易出现系统性风险，若是相关部门出现串通性问题甚至可能导致信息篡改、档案造假等不良情况的出现。管理体制的落后使得一些档案管理工作效率低下，难以做到科学有效的管理和运用，存在制度风险。传统的档案管理已无法适应新形势的变化，相关部门应借助高效率、高配置的大数据信息技术对其进行变革，积极推动档案管理工作与新技术的结合，有效提升档案管理和运用水平[3]。

3    医院干部人事档案管理存在的问题

3.1  体系不够完善

从医院干部人事档案管理存在的问题来看，除了目标不够明确、思路缺乏创新之外，干部人事档案管理体系不够完善也是其主要问题，直接导致干部人事档案管理缺乏合力[4]。例如：有的医院在开展干部人事档案管理的过程中，只是对医务人员的姓名、性别、年龄、工作经历等做出简要的记录，而对医务人员的现实表现、职业需求、发展目标、技能水平等缺乏有效的记载。干部人事档案管理体系不够完善，包括有的医院不注重构建“大档案”管理体系，各个科室、各个部门参与干部人事档案管理的意识不强，干部人事档案管理工作的整体水平仍然有待进一步提升。

3.2  干部人员档案管理意识薄弱

人事档案管理工作贯穿于企业工作的全过程，是对企业运行过程中产生的档案进行全程管理。人事档案在形成过程中，企业工作人员一般不会接触到本人的档案资料，因此，可能会出现档案管理责任意识不强等情况，认为档案管理应由专业部门的工作人员全权负责。因此，企业员工在工作中就不会注重档案管理工作，对于档案管理的流程以及档案管理工作的范围不清晰，不能根据档案管理人员的职责及时地对其工作情况进行配合[5]。在这一思想影响下，部分工作人员存在学历材料、奖惩材料等由个人保存，不能及时上交给档案管理部门的情况，导致企业干部人事档案收集工作不到位，影响档案完整性。一份档案的残缺会导致对企业干部综合素质反应不全面、对干部人员综合素质评价不到位等问题。

3.3  社会参与缺失损害公民利益

人事档案管理人员在工作进行的过程中，对于档案管理的诚信落实缺乏相应的保障。在进行档案登记的过程中，干部人事档案管理部门往往以当事人所提供的相关资料作为参考，并没有进行深入的调查与审核，导致出现档案伪造的现象。在此过程中缺乏社会公众的监督，因此也为干部档案信息的真实性留下了较大的隐患[6]。

4    医院干部人事档案实现数字化的具体措施

4.1  加大宣传力度

档案管理宣传工作的有效进行是对企业员工以及企业干部思想意识进行引导的重要方式，在宣传过程中，企业工作人员以及企业干部的档案管理意识得以提升。第一，企业应通过板报、座谈会、专家讲座等方式宣传档案管理工作的重要性，并通过网络宣传的方式向企业工作人员以及干部宣传有关档案管理工作的法律法规。在宣传教育过程中，企业应主动告知员工自身利益与档案管理情况之间的关系，并在此基础上提升企业员工与企业干部的档案管理意识，让他们意识到其在档案材料收集与整理过程中的作用，积极参与到该项工作中，并能辅助企业档案管理工作人员，进行档案材料的收集与整理。第二，企业领导人员对于档案管理工作的意识尤为重要，应加强对企业管理人员的意识引导，让其从根本上认识到档案管理工作的重要性。只有这样，企业领导人员才能更加关注档案管理工作，提升档案管理质量[7]。

4.2  加强利用，体现社会价值

干部人事档案应当在社会中发挥更大的价值，而非只是将信息进行简单化登记，不具备针对性的人员信息展示。人事档案的作用在于记录当事人在工作中的具体表现，将其所做出的主要成就或者出现的重大失误进行登记，为其今后的工作方向提供参考，具备较强的社会参考价值。因此在进行档案管理过程中应当重视其价值的体现，而不仅仅是对信息简单地总结归纳。在进行档案信息管理过程中，应当督促各部门干部在提交档案信息时，依据自身的实际情况进行登记，将自身特长以及所达成的成就与他人评价等内容进行客观描述，形成专业化、个性化的档案资料，而不仅仅是在统一的文件要求之下进行登记，形成千人一面的档案内容，无法体现针对性的个人内容，含金量较低。在进行档案登记的过程中，重视其综合性信息的收集归纳，包括其个人工作态度、性格以及在工作中的具体表现，参与工作的积极性等内容进行综合考虑，形成专业化、个性化的档案内容，对其工作历程形成客观的公众评价。另外，在进行档案信息登记时，各个机构应当首先进行信息真实性的把关，在环环相扣、层层严格把关的基础上实现档案信息的绝对真实性，将不符合要求的档案退回原单位重新修改，有效提升档案资料中的信息价值。[8]

4.3  建立专业平台，实施信息共享

开展干部人事档案信息化管理工作应在专业化的信息平台上开展，因此相关部门可同大数据信息平台工作室进行合作，一同构建专业化的干部人事档案管理信息平台。相关部门可借助此平台实施对档案信息的查阅与调用，推动人事档案的流通，从而解决“人档分离”问题。在构建该平台的过程中，相关部门需要求管理功能齊全与页面布局明了，从而更大程度提升使用效率。在进行档案信息共享的过程中，相关部门需严格明确制定共享档案信息的权限与档案信息的共享范围，避免出现信息泄露现象，确保档案信息的安全。

4.4  完善干部人事档案管理体系

健全和完善的干部人事档案管理体系，对于促进干部人事档案管理工作科学化、系统化和效能化建设具有很强的支撑作用。因而，医院在开展干部人事档案管理的过程中，应当大力加强干部人事档案管理体系建设，努力使干部人事档案管理能够在各个领域、各个方面发挥作用。在具体的实施过程中，应当发挥各个科室、各个部门的作用，使他们能够参与到干部人事档案管理工作当中。如建立“医院干部人事档案管理委员会”，各个科室、各个部门负责人都是“医院干部人事档案管理委员会”的成员，共同研究和落实干部人事档案管理的相关工作，在收集干部人事资料方面发挥各科室、各部门的作用，努力形成强大的工作合力。在完善干部人事档案管理体系的过程中，也要大力加强干部人事档案的开发和利用工作，提升干部人事档案管理工作的拓展性。[9]

4.5  健全人员保障，提高档案信息安全素养

参与干部人事档案信息化建设的外包服务人员应具有较强的信息化安全防范意识、专业的知识和丰富的项目经验，驻场前需提交身份证明，签订干部人事档案信息化安全保密协议，并知晓违反保密协议应承担的责任。档案管理人员要全程跟踪管理干部人事档案信息化建设项目，加强安全监督检查和提供必要的指导工作，定期检查工作现场、网络系统，以确保各项操作规范执行到位。档案管理人员与外包公司服务人员以及各类维护人员、管理利用人员要相互沟通协调，有效解决问题。档案管理人员要加强对档案信息安全知识的学习，掌握信息安全技能，参与有针对性的安全技术交流和培训等，提高信息安全素养。

4.6  提升档案管理队伍素质

档案管理工作人员的管理队伍建设情况是对档案管理情况产生影响的关键性因素。企业在运行过程中，需要挑选综合素质过硬的工作人员参与到档案的收集与管理工作中。第一，档案管理人员需要有较强的责任感，能以端正的态度参与到材料收集整理中。第二，档案管理人员需要有较为专业的档案管理技能，能实现在最短的时间内对档案资料进行整理，也能合理使用信息化技术进行档案归类。第三，档案管理人员还应严格保证档案管理工作的延续性。同时，企业工作人员应注重对于档案管理人员的培训，构建较为优秀的档案管理队伍，让其积极配合，提升档案管理能力，熟练掌握档案管理知识，提升档案材料收集与整理的效果。

4.7  重视当事人权利

档案管理人员在保证干部人事档案管理过程中保密性原则的基础上，对于管理权利进行灵活应用，尊重当事人所具备的公民权利。首先应当重视当事人的隐私权。人事档案是当事人工作历程以及工作表现的私密性信息，在档案管理过程中应当针对此内容绝对保密，保证当事人的隐私权受到保护。干部人事档案管理人员应当进行专业化培训，绝对不能随意泄露当事人的隐私，更不能以此作为牟利的手段。对干部所具备的知情权也应当进行保护，不论是在档案管理过程中还是在提供相关服务时，都应当支持并且维护当事人的知情权。首先，在相关制度准许的情况下，可以不定时进行公示活动，告知当事人可以进行自身档案内容的查看，了解当下档案中所包含的个人信息。其次，在使用当事人档案办理业务时，应当提前与当事人进行沟通交流，获得许可之后才能进行使用，绝对尊重当事人的知情权。最后，应当保护当事人的申诉权，当事人认为自身的公民权利受到侵犯时，应采取积极的申诉措施，不论是政府部门还是管理机构都应当对其申诉权表示支持，从专业化角度提供帮助。

5    结束语

综上所述，干部人事档案管理是医院人力资源管理的重要组成部分，不仅能够为人力资源管理提供可靠数据，而且促进医院人才战略深入实施，对于促进医院人力资源管理改革、创新、发展具有很强的支撑作用。尽管从总体上来看，绝大多数医院对人力资源管理工作比较重视，而且运行机制也比较科学，但干部人事档案管理的科学化、规范化、效能化水平仍然不高。

参考文献

[1]赵娜，张瑞芳.新形势下公立医院干部人事档案规范化管理对策刍议[J].内蒙古科技与经济，2021（02）：37，102.

[2]朱茜.医院干部人事档案管理中信息技术的实践[J].信息与电脑（理论版），2020，32（22）：215-217.

[3]张颖.浅谈干部人事档案管理在医院人力资源管理中的现状和对策[J].经济师，2020（11）：261，278.

[4]徐丽.公立医院干部人事档案管理创新路径分析[J].兰台内外，2020（21）：66-67.

[5]张同扬.医院干部人事档案的规范化管理[J].人力资源，2020（12）：28-29.

[6]姚兰兰.公立医院干部人事档案信息化建设推进策略[J].青海师范大学民族师范学院学报，2020，31（01）：94-96.

[7]耿江.公立医院干部人事档案管理创新路径[J].山西财经大学学报，2020，42（S1）：49-50，52.

[8]黄富才.以信息化为载体实现医院干部人事档案精细化管理[J].办公室业务，2020（08）：179-180.

[9]黄世重.新时代医院干部人事档案管理存在问题分析及应对策略研究[J].经济师，2019（12）：239-240.