企业建设工程档案管理工作创新与动力机制构建

周明梅

摘要：网络信息技术对企业建设工程档案管理产生了深刻影响。企业应充分认识建设工程档案管理工作的重要意义，适应新形势，在管理方式、方法上进行创新，制定完善的档案管理制度机制，激发档案管理人员的工作积极性，提升企业建筑工程档案管理质量，更好地为工程建设服务。

关键词：企业建筑工程档案;工作创新;动力机制;实施路径

建设工程档案作为企业工程建设的重要组成部分，能够集中、客观、真实地反映工程建设的具体情况，为后续工程运行及维护改造提供依据。有必要给予企业建设工程档案管理工作足够的重视，实现对建设工程档案信息资源的有效保管和利用。新形势下企业建设工程档案管理，既要在工作方式方法上进行创新，也要主动采用现代信息技术，推动档案管理信息化建设，进一步提升建设工程档案管理水平[1]。

1企业建设工程档案管理内容及其重要性

建设工程档案是指在工程建设施工各个阶段形成的各种有保存利用价值的真实记录，包含施工文件档案、工程竣工档案、工程验收档案等。建设工程一般工期长，参与主体多，其档案管理呈现分散性和复杂性特征。要想提升建设工程档案管理质量，就必须明确建设工程档案管理的具体内容。

从建设工程施工阶段看，企业建筑工程档案管理主要分为前期准备阶段档案、设计过程档案、施工阶段档案、竣工时期档案、后期运营管理档案等。前期准备档案主要包含项目立项、可行性报告、项目选址、项目任务书、征地拆迁、环评、基建规划、勘察测绘、初步设计、施工图设计、相关招投标文件、开工备案材料、合同协议和上级批复文件等。设计过程档案包含工程施工图、设计说明、改扩建文件、设计文件、预算文件等。施工过程档案主要包含施工各个阶段施工准备文件、施工情况文件、总结性文件等。竣工时期档案主要包含工程竣工图、验收报告、验收证明、验收合格证书、工程决算书、竣工验收会议纪要等。后期运营和管理阶段档案主要包含投入使用过程中的改建、维修等一系列档案。企业建设工程档案管理时间跨度大，来源复杂，具有多样性和复杂性特点，应给予足够重视，加大管理力度。

工程建设档案及其管理工作贯穿工程建设的整个生命周期，其档案管理工作质量高低直接影响企业建设工程的效用。工作中，应注重档案材料收集的全面性。选派专人负责档案收集，坚持档案收集与工程项目建设同步进行。特别是在施工过程中存在着很多隐性环节，如果企业建设工程档案收集不及时、不全面，可能会造成部分重要档案信息丢失或损毁，在一定程度上影响档案收集的系统性和完善性，对后续工程建设和管理利用非常不利，影响工程建设的正常推进。因此，应结合企业建筑工程施工的具体进度和施工情况，及时对档案管理工作进行调整，实现企业建设工程管理与工程档案管理的有效契合，进一步提升建设工程档案管理质量，更好地发挥企业建设工程档案信息的价值和作用[2]。

2当前企业建设工程档案管理工作中存在的主要问题

2.1企业建设工程档案管理人员管理意识不强

部分企業对建设工程档案重视不够，未安排得力人员负责此项工作，档案管理工作人员的管理意识不强，没有充分认识到建设工程档案管理工作的重要意义，加之很多项目工期长，工作任务重，往往将项目管理和工程进度作为的主要方向，并没有结合项目进度安排专人抓好企业建筑工程档案管理工作，导致很多重要的档案信息没有及时得到收集整理，有的档案错漏或不齐全完整，严重影响了档案管理工作的推进。此外，部分档案管理人员没有经过系统的档案专业培训，在建设工程档案管理工作中多是墨守成规，没有结合建设工程的具体需要对档案信息资源进行有效整合，提炼出有价值的档案信息服务于项目建设。有的工作中未严格落实保密要求，造成重要的档案信息泄露，影响档案信息安全，在一定程度上影响了企业建设工程档案整体管理质量，影响服务作用的发挥。

2.2企业建设工程档案管理与项目施工不同步

企业建设工程档案管理需要与建设工程项目同步推进，结合项目建设的具体环节，及时、准确、有效地对工程档案信息进行收集，确保工程档案信息的完整性和系统性。但当前部分企业建设工程档案在施工过程中涉及多个环节，且很多重要的档案信息分布在不同主体之中，客观上增加了建设工程档案信息收集和管理的难度，加之专业人才较少，导致了建设工程档案管理与项目施工不同步，很多重要的档案信息还停留在不同主体手中，很多施工单位对于档案管理重视程度不足，存在较大的隐患。一旦档案管理工作与项目建设施工不同步，没有对庞杂的工程建设档案资料进行整合收集，很容易造成重要工程档案信息的错漏或者丢失，不仅会增加档案管理人员档案信息收集的压力，也会形成恶性循环，越是积压档案，就越增加档案收集的难度。

2.3企业建设工程档案归档质量不高

当前部分企业在建设工程档案管理过程中出现了一些问题，影响了建设工程档案的归档质量。部分档案资料内容形成并不规范，很多重要的档案资料并没有署名，也没有按照相关规范形成具体的档案内容，甚至有些材料签章手续不完备，不仅影响了工程档案的真实性和准确性，也容易在后续档案信息利用过程中出现纰漏。此外，还有一些重要的图纸资料和文件资料不符合技术要求，并没有严格落实国家相关标准和规范，即使这些材料收集上来之后也难以在后续档案信息资源开发利用中发挥应有的作用。由于企业建设工程档案归档质量不高，想再重新对档案进行更新和完善必然会增加档案管理人员的工作压力，同时也会影响档案管理工作质量[3]。

3企业建设工程档案管理工作创新对策

新时代企业有必要对建设工程档案管理工作给予足够的重视，充分认识到建设工程档案管理工作的价值和作用。在具体实施过程中，一方面，主动适应信息时代发展趋势，积极推进建设工程档案信息化建设，进一步提升企业建设工程档案管理质量和水平。另一方面，完善建筑工程档案管理制度机制，为建设工程档案管理工作开展提供扎实的制度依据。同时要结合工程建设的实际需要，对重要的档案信息资源进行开发和共享，更好地实现建设工程档案信息的价值。

3.1积极推进建设工程档案信息化建设

很长一段时间，企业建设工程档案管理采取纸质管理模式，档案管理人员通过手工操作对档案进行收集和整理，不仅增加了工作压力，也无法对建设工程档案信息资源进行有效整合，服务企业项目建设。随着网络信息技术的不断发展，为企业建设工程档案信息化建设提供了外部条件，企业在建设工程项目建设过程中也越来越注重电子文件档案的生成和管理，相应地，未来企业在建设工程档案管理过程中既要实现制度机制创新，也要积极推进建设工程档案信息化建设。应积极主动引入现代信息技术，将其运用到企业建设工程档案管理工作之中，通过建设工程档案信息管理系统与其他系统进行有效连接，在更大范围内对建设工程档案信息进行收集，形成工程档案数据库，并结合工程档案管理实际需要形成在线收集、档案整理、在线归档、在线服务、在线利用等多种功能，更好地为企业工程项目建设提供多样化档案信息服务，进一步提升档案信息资源的管理质量和利用效率。

3.2完善建设工程档案制度机制

企业建设工程档案管理工作只有遵循一定的制度规章，完善相应的技术标准，才能提升管理质量。为此，一方面，企业应成立建设工程档案管理工作领导小组，加强对这项工作的领导，对档案管理体系规范进行完善，集中开展建设工程档案制度机制建设工作，并结合当前建设工程档案管理工作的实际需要，对原有的制度机制进行调整和完善，进一步增强制度机制的针对性和有效性。同时明确划分档案管理各单位的职责，明确建设工程档案管理具体责任人，通过层层压实，进一步提升建设工程档案管理质量。另一方面，应完善工程建设参与单位档案管理组织体系。为进一步提升建设工程档案收集的针对性、系统性和完成性，档案管理部门应与相关单位加强联系和互动，针对有关单位档案管理存在的问题进行认真梳理，并以问题作为依据，对相关单位档案管理进行完善，形成相应制度规范，为施工单位档案生成、收集、移交提供制度保障，进一步提升施工单位档案管理质量，确保建设工程项目档案资料完整，为后续档案收集、档案移交、档案资源开发创造有利条件[4]。

3.3对建设工程档案信息资源进行开发和共享

档案信息资源只有得到合理开发和共享，才能发挥其功能和作用。因此，企业建设工程档案管理工作应将档案信息资源开发和共享作为重要任务。一方面，应充分认识建设工程档案只有得到利用才能体现其价值，特别是随着现代信息技术的发展，为工程档案信息资源开发提供了更为多元化的手段，企业应主动采用大数据、云计算、人工智能、区块链等技术，对建设工程档案信息资源进行有效整合、系统开发，更好地服务于企业工程项目建设，服务企业中心工作。另一方面，应突破信息壁垒，打破信息孤岛，实现企业建设工程档案信息管理系统与其他业务系统的有效对接，对于重要的建设工程档案信息进行快速收集和传递，无缝对接、协同管理，实现资源共享，进一步提升建设工程档案的服务效率。

4企业建设工程档案管理工作的动力机制

企业建设工程档案管理工作是一项复杂的系统工程，在档案管理过程中应以系统化管理手段、优化组织调控、强化档案应用来推动档案管理工作创新，进一步提升企业建设工程档案管理质量和成效。

4.1以系统化管理推动档案管理工作创新

企业应重视建设工程档案管理工作的价值和作用，在档案管理工作上形成统一领导，既要有档案管理部门负责具体的档案工作，也要在領导层面成立领导小组负责档案管理工作，通过落实责任制，最大限度地保障企业建设工程档案各项工作顺利开展。成立监督检查小组，对企业建设工程档案管理工作进行监督，进一步提升档案管理工作质量。应形成与监督检查工作相对应的监督机制和制度体系，对建设工程在施工过程中的整个流程以及档案管理工作进行监督。应通过平时检查和抽查的方式，确保工程档案资料真实可靠、齐全完整，为后续档案信息资源的开发利用创造条件。

4.2以优化组织调控推动档案管理工作创新

档案管理工作领导小组应经常召开专门会议，对企业建设工程档案管理工作中存在的问题进行讨论和研究，并结合建设项目施工情况给出专业的指导意见，进一步提升档案管理质量。为确保档案管理工作真正落地，还要定期召开项目档案管理推进会，要求工程建设单位和档案管理部门共同参加，进一步明确每个阶段、每个参与单位档案管理工作的重点，对建设工程档案推进情况进行全面安排和监督。同时，加强对档案管理人员的教育培训，进一步提升档案管理人员的技术能力和专业素养。既要让档案管理人员学习现代信息技术，也要对工程档案的特点有所了解，通过系统的教育和培训，进一步激发档案管理人员的工作积极性和主动性。此外，还要定期聘请档案管理专家，通过讲座、现场指导等多种方式，提升档案管理人员的视野和实际操作能力，确保建设工程档案管理工作能够与时俱进，通过理念创新、制度创新、手段创新，不断地强化建设工程档案管理工作质量[5]。

4.3以强化档案应用推动档案管理工作创新

建设工程档案能够真实、全面地反映施工全过程，是评定工程质量及后续工作开展的重要依据，同时在工程维护和工程扩建方面也能发挥重要作用。为确保工程档案信息的真实性、客观性和完整性，在工程项目竣工之后建设单位应严格按照相关制度要求，对档案资料进行收集、接收、移交，为后续工程项目其他工作开展提供扎实的档案信息依据。同时，建设单位档案部门应加强沟通协调，结合工程建设需求对有价值的档案信息资源进行有效收集整理，强化档案应用，更好地发挥建设工程档案的信息价值。此外，为保障建设工程档案管理的系统性，各参建单位及有关部门应密切配合档案部门的档案信息收集工作和信息开发利用工作，营造良好的档案利用外部环境。

总之，新形势下，企业必须给建设工程档案管理工作足够的重视，并将其作为企业管理工作的重要方面，为其配备专门人员，采用现代信息技术，进一步提升建设工程档案管理信息化水平，充分发挥建设工程档案信息资源的价值和作用，更好地为企业工程项目建设服务。

参考文献：

[1]李岩岩，王念念，吴小婉等.大型公共建筑工程技术资料管理[J].建筑技术，2020（4）：2.

[2]汪福学，巫常林.《水利工程建设项目档案管理规定》解读[J].中国档案，2021（8）：2.

[3]汤刘柳，李海涛.单轨制管理模式下电子文件真实性技术保障对策研究—以“X工程电子文档管理系统建设”项目为例[J].山西档案，2020（2）：7.

[4]张玉梅.茂名220千伏那务输变电工程档案管理实践[J].中国档案，2020（4）：2.

[5]袁亮.新形势下基层单位档案管理标准化建设的思考[J].经济学，2020，（4）：147—148.

（作者单位：广西壮族自治区北海市路港建设投资开发有限公司）