大数据时代，事业单位人事档案管理创新路径分析

刘佳

摘 要：大数据时代是互联网信息技术飞速发展的产物，以先进技术为基础，得到了诸多领域的广泛应用，能够为人们的生产生活提供巨大的便利。新时代背景下，市场人才资源显著增长，对于员工审核的指标也具有全新的概念与标准，对事业单位人事档案管理工作来说，传统管理模式难以满足时代发展要求，大数据的应用能够有效提高管理工作的效率与质量。本文以大数据时代为背景，探讨大数据时代事业单位人事档案管理的创新路径。

关键词：大数据时代;事业单位;人事档案管理;创新路径

事业单位人事档案是档案体系的重要组成部分，主要对工作人员的业务能力以及思想道德素质等信息进行详细记录，是单位开展人力资源管理工作的主要依据。在新时代背景下，人事档案管理工作与事业单位的发展息息相关，因此需要加强对该项工作的重视，不断提高工作质量。随着互联网信息技术的飞速发展，大数据为工作提供了巨大的便利，具有极强的处理功能，逐渐得到事业单位人事档案管理的应用。在这一背景下，传统档案管理模式已无法满足现代化工作需求，为了进一步推动事业单位的发展，需要积极利用先进的技术，加大信息化建设力度，但是大数据背景下，事业单位人事档案数量繁多、管理操作较为复杂，不仅需要在技術层面构建创新路径，同时需要具备创新意识，提高工作质量。

一、事业单位人事档案管理的重要性

人事档案是事业单位档案体系的关键，做好人事档案管理工作对于提高档案管理水平具有重要意义。人事档案是档案的主要组成部分，其作用与功能不同于常规档案信息资源。人事档案中对工作人员的履历、鉴定考核、政治历史、入党入团、奖励、处分、工资、任免等信息进行详细记录，是工作人员个人信息的存储库，能够充分体现工作人员个人经历、成长以及思想发展历史，同时能够体现工作人员的专业情况、学历情况、家庭情况等内容，是个人信息的重要证据，与工作人员的薪资待遇、社会劳动保障、组织关系等关系密切，具备法律效用。新时代背景下随着事业单位改革的不断深入，人事档案管理工作也面临全新的挑战。传统人事档案管理模式较为滞后，与时代发展要求和现代化管理要求存在明显不符，大数据时代下，事业单位需要加强对人事档案管理工作的重视，牢牢把握机遇，紧跟时代发展步伐，在深化改革的过程中总结原有管理方式、对管理模式进行不断地优化与完善，进而保证档案的完整性，提高档案管理水平，推动管理工作的稳定进行。新时代背景下社会的竞争在于人才的竞争，只有充分发挥单位的人才资源优势，才能促进单位为社会提供更好的服务，因此需要加强对人事档案管理工作的重视。

二、事业单位人事档案管理现状

1.重视程度有所不足

事业单位与市场中的企业存在明显差异，属于为社会提供服务的组织，具有一定的特殊性，人事档案是事业单位档案体系的关键，能够帮助管理人员了解员工的工作情况，因为提供服务的特殊性，个人情况与考核需要与其职业素养挂钩，保证档案管理工作充分发挥作用。但是结合现状分析，部分事业单位缺乏对人事档案工作的重视，工作人员认为该项工作并不会对单位的正常稳定运转形成影响，不愿意将时间和精力消耗在该项工作上面，进而导致人事档案管理存在诸多问题，如资料存放混乱、保存不完整、学历材料、奖励材料没有及时报告提交;档案工作人员收集材料不及时，比如入党材料、职称评聘材料、工资材料、工作调动材料等未及时收集归档等。同时实际工作过程中需要使用相关档案资料时，发现寻找档案十分困难，档案材料缺失较为常见，影响组织认定信息，对各部门展开相关工作造成不利影响，对事业单位的可持续稳定发展造成影响。

2.相关管理制度不完善

工作人员开展档案管理工作的过程中，需要以完善的管理制度作为重要基础，在这一基础上保证工作的整体质量与效率，同时为相关工作的执行提供重要的指导。另外对档案的管理以及工作人员的行为、态度等均需要完善的制度进行约束和监管，这样才能保证人事档案管理工作的有效落实。但是目前因为部分事业单位对该项工作的重视度不足，并未制定完善的管理制度，因此导致管理人员目标不明确，工作质量缺乏有效的监管，进而导致工作人员工作态度较为散漫、粗心大意，很多问题无法找到相应的负责人，档案转递也是一项重要工作，但是材料遗失以及管理混乱现象严重。

3.档案管理人员综合素质参差不齐

如今，随着我国社会经济的飞速发展，事业单位的规模也在不断扩大，单位内部工作节奏也变得越来越快，越来越多的事业单位能够认识到人事档案管理工作的重要性，同时安排专门的人员负责。但是因为部分工作人员不具备充足的经验与较强的工作能力，对人事档案工作的规范性造成严重影响，实际工作过程中存在诸多问题。例如，档案中基本信息填写前后不一致，影响组织确认信息真伪，材料形成时工作人员认知水平有限、工作人员是否诚信填写、工作人员记忆混乱等。在事业单位不断发展的过程中，如果人事档案管理工作无法满足工作要求，将会严重影响单位发展。所以事业单位需要注重对工作人员专业能力的培养，加强专业人才队伍建设，为档案管理工作提供人才保障。

4.人事档案管理方式较为滞后

人事档案是单位了解员工情况最直接有效的方式，对于单位的运营发展、人员配置均具有重要的意义。如果人事档案管理工作与实际情况不符，无法满足现代化管理工作要求，必然会对事业单位的发展造成影响，因此，为了保证事业单位的稳定发展，需要不断提高档案工作的质量与效率。但是，目前部分单位的人事档案管理工作较为滞后，仍采取传统工作模式，档案收集材料仍采用纸质文档，通过档案盒整理保存，极易受损，同时借阅、查询相关信息耗时耗力，工作效率低下。另外，人事档案的收集不规范，通常情况下仅收集一些个人基本信息，将其整理至档案袋中，未收集获奖经历、重要工作经验等信息，导致事业单位人事档案资料不完整，对人员信息记录不完善，人事档案断档情况十分常见。

三、事业单位人事档案管理面临新形势

2020年6月20日，第十三届全国人大常委会第十九次会议通过新修订的《中华人民共和国档案法》，于2021年正式实施，是我国档案法治建设的一个新的里程碑，是档案工作适应国家治理体系和治理能力现代化要求，走向依法治理、开放、现代化的重要标志，对档案事业的高质量发展具有深远影响，同时也是推进国家治理体系和治理能力现代化对档案管理工作提出的必然要求。例如，新《档案法》第3条提出各级人民政府需要加强档案工作，档案事业是国民经济与社会发展规划体系的重要组成部分，档案事业需要与国民经济和社会水平相适应;第13条从立法层面对档案归档范围、要求进行明确，对于强化档案意识、确保档案完整、夯实档案应用基础具有指导作用。新《档案法》的出台也对事业单位档案管理工作提出了更高的要求，在这一背景下，管理人员需要树立创新和发展意识，推动人事档案工作的创新发展，进一步提高档案管理工作能力，满足现代化管理工作要求。

大数据背景下，信息化技术发展迅速，为人事档案管理工作提供了巨大的便利，同时为档案资料收集、分析提供多种方式，信息化技术及相关设备的更新应用有助于推动人事档案管理模式的革新，为事业单位的发展提供更好的服务。其次，信息化技术的应用符合事业单位档案管理理念，能够实现对档案信息的全面、深入处理，为档案收集、存储以及调取等工作提供了巨大的便利，同时能够减少管理人员的工作量，缓解其工作压力。另外，信息化技术的应用，使人事档案管理的价值得到升华，档案信息资源能够实现共享，实现对传统管理理念与模式的突破，为人事档案的规范化管理提供保障。

四、大數据时代事业单位人事档案管理创新路径

1.强化全员档案管理意识，提高对人事档案管理信息化建设的重视度

事业单位需要充分意识到人事档案对个人、单位发展的重要作用，从根本上加强对人事档案管理信息化建设的重视。从制度层面来说，制定完善的管理方案，从人事档案的归纳整理到借阅层次规定、原始资料管理以及动态档案更新等工作，均需要具备明确的规定，保证档案及时、有效的整理和运行。比如，要求每月进行一次人事档案的更新以及报表提交，有效避免信息延迟问题。另外加大资金投入力度，注重设备以及管理系统的开发与完善，为大数据背景下人事档案信息化建设提供硬件、软件支撑。

2.优化与完善人事档案管理制度

大数据背景下，为了保证人事档案管理工作的规范性，加强相关管理制度的建设具有重要作用，但是目前相关管理制度较为滞后，对工作规范性造成不利影响，事业单位需要充分结合自身情况，优化与完善人事档案管理制度，改革传统管理模式。首先，需要结合单位人事档案管理工作在整体工作中的地位设置单独的科室，对人员编制以及相关工作人员的职能进行明确，保证各项制度得到有效落实。管理制度运行阶段，需要对其运行情况进行检验分析，及时发现信息系统存在的问题并解决，为事业单位运营与决策提供重要参考依据。其次，需要结合事业单位实际情况建立人事档案重点模块，做好数据信息更新工作，保障人事管理核心数据与单位重点推进要求相符。最后，设定合理的密级以及人员浏览、借阅权限，对核心技术以及核心管理层相关人员实施信息保密制度，遵循三级密级等级，通过相关工作人员对接处理，避免核心档案泄露遗失。另外，在加大财力、物力投入的同时，需要积极借鉴先进经验，引进先进的管理理念，实现传统档案管理模式向信息化、数字化管理模式的转化，确保档案的应用价值，不断提高数据的准确性和完整性，为后续相关工作的顺利开展夯实基础。对多数事业单位来说，人事档案管理数据繁多且复杂，因此单位内部各部门需要加强沟通，确保基础信息录入的及时性与有效性，为整个档案管理体系的有效落实提供保障。

3.加强人事档案信息数据库建设

大数据背景下，为了保证工作效果，需要加强对信息化建设的重视，数据信息的处理需要以数据库为基础，建立完善的数据库，不仅能够为人事档案信息的整理提供巨大的便利，对档案模块进行高效分类统计，将关键信息设定加强机密管理，有效信息及时补充，人事档案管理人员能够结合事业单位人员变动情况进行动态化管理，保证信息的客观性与完整;同时能够为管理人员快速查询与提取信息提供便利，具备身份管理功能，为用户在线浏览提供便利。人事档案管理人员需要注重对数据库信息的更新，严格把控管理流程，避免网络信息遭到窃取。为了能够更好地满足现代化管理要求，档案部门需要积极与其他部门协作，加大系统研发力度，实现内部人事档案的统一开发与管理。各部门能够对所属环节进行编辑，统一材料报送至档案部门审核。不但能够保证数据系统的时效性，同时为人事档案相关部门开展业务提供便利，并且有助于提高档案部门的审核效率。另外，事业单位也可以聘请一些专业机构的专家指导数据库的建设，推动数据库的创新发展。

4.加强人事档案管理人员队伍建设

首先，需要充分认识到人员对相关工作的重要意义，使其能够充分认识到人事档案管理工作对于单位运营、发展的重要性。同时需要注重高素质人才的引进，不断扩大专业人才队伍，这也是推动事业单位发展的关键。因此需要加强人事档案工作的建设力度，严格遵守相关保密规定。对于涉及工作人员的重要资料，将其作为单位的机密文件，不外传外发。其次，人事档案管理人员综合素质偏低，必然导致档案管理工作质量与效率低下，因此，事业单位需要建立专门的内部培训机制，积极组织和引导相关工作人员参与培训活动，在学习过程中掌握相关软件的操作方法，同时结合单位业务需求对档案管理工作进行全面优化。最后，人事档案管理人员需要严格遵守相关管理规定执行工作，工作过程中各司其职，做好流程监督与控制工作，确保工作能力与岗位职责的匹配性，强化自身的责任意识与服务意识。同时人事档案管理人员需要重视自身综合素质的提高，加强学习，认识到人事档案管理工作的重要性。管理人员需要不断强化人事档案管理人员的使命感，可以通过设置专门的奖惩机制与考核机制，不断提高工作人员的工作主动性与积极性。

五、结语

综上所述，大数据背景下，如何充分利用数据信息带来更高的价值是各行各业需要探索的内容，对事业单位人事档案管理工作来说，需要不断优化与完善人事档案管理制度体系，加强对先进技术的应用，注重人才队伍建设，推动事业单位人事档案管理的规范化、信息化发展，充分发挥档案价值及作用。

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（作者简介：滨州市优抚医院）