“互联网+”时代高校档案服务能力提升策略研究

2022-05-30钱婷

兰台内外 2022年28期

钱婷

摘要：在“互联网+”以不可逆转之势冲击各行各业时，新媒体、自媒体呈现出繁荣的景象，由于高校档案信息化起步早，高校档案工作相较于其他传统行业，已经有了一个比较好的开端。高校档案工作者应顺势而为，利用互联网思维，让高校档案服务更加便捷化、智能化，使高校档案利用服务工作更加贴心和周到。

关键词：高校档案;“互联网+”;档案管理;大数据

一、引言

2015年3月，李克强总理在政府工作报告中正式提出了“互联网+”行动计划。经过两年多的发展，“互联网+”所取得的成果随处可见。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》也明确指出：要创新档案信息化管理模式，全面深化和拓展档案利用服务方式和渠道。这对于高校档案工作者来讲，是一个良好的发展契机，我们遵循现代技术发展手段，找到“互联网+”服务于档案的运用方式，充分发挥网络媒体技术，深度挖掘高校档案信息资源的价值。

二、“互联网+”背景下档案利用工作转变

1.观念的转变

学校档案部门为了真正做到为教学、科研、管理、学生和校内外单位、个人使用者服务，需要提供正确、完善的档案利用服务。在“互联网+”时代，檔案用户利用档案的需求和方式是多元化的，传统的档案查询、借阅等被动提供档案利用的服务方式已不能完全适应档案用户主动获取档案信息的需求。全国人事档案的全覆盖工作，之前档案中的不完善、不准确、缺失的材料都要通过现有手段查找补漏。这就要求高校档案工作者转变服务思路，创新档案利用服务手段，并让档案用户了解档案部门所能提供的各种档案服务手段，方便档案利用者更加准确有效的和档案工作者沟通，提高查档的速度和准确性，档案工作人员服务理念实现由被动到主动的转变，能够更好地给档案利用者提供精准服务。

2.内容的转变

传统的档案服务所提供的档案利用内容通常是：档案查阅、复制、开具证明、提供档案复印件，提供证明材料、寄送或者扫描发送等。但在“互联网+”环境下，用户已不满足于档案部门提供的服务内容仅仅是发挥档案原始凭证、提供复印资料、提供证明材料这么简单，而是希望学校档案部门通过深度的数据挖掘等方式提供有深度、有广度、有利用价值，能够拿来即用，不需要再重复编辑和二次加工的档案信息内容。同时档案用户也希望高校档案部门能主动、及时地进行信息推送，发挥出高校数字档案信息资源的潜在价值。

3.对象的转变

传统的高校档案服务对象主要是在校师生、工作人员和毕业的校友，利用目的比较简单，通常是查找与个人有关的档案信息，提供给相关部门进行信息核实。而在“互联网+”背景下，当高校档案的信息价值被充分挖掘出来后，发挥的地方和对象增多。高校档案利用服务的对象不再仅仅局限于本校师生员工和校友，还包括学历学位认证的企业、需要补充人事档案的企事业单位、考公务员、考博士的个人、做研究的科研工作者、档案寄送过程中遗失的部分资料，人事档案全覆盖后事业单位、党政机关需要补充资料的非常多，大多是对于当年的本科、硕博士材料的补充，为的是更好证明当年毕业证的真实性。校友资源是高校的宝贵资源，充分利用好校友资源可以增加学校的知名度，同时也能发挥校友的各方面资源，为学校的发展做出贡献，档案馆要利用自身的优势，对于校友资源整理出标准的资料，方便校友查阅。

4.手段的转变

信息时代人们对快捷的信息服务手段需求日益迫切，而单一、独立的信息服务手段无法满足“互联网+”时代的需要。“互联网+”时代高校档案部门所接收的档案逐渐以电子档案为主，随之而来的，高校档案利用服务方式将由纸质向电子转变，由线下向线上转变。高校档案利用的手段也将逐渐从PC端向移动端延伸，从微博、微信到移动App，手机短视频等，为档案用户提供多元化的可移动服务。疫情防控期间由于封校管理，非本校人员不能进校，更是对档案提供服务的手段提出了更高的要求，为了更好地服务于疫情防控期间的需求，档案服务部门开通各类qq、微信等及时沟通平台，及时给各类咨询人员提供帮助，档案馆工作人员还可以录制各种短视频，宣传和普及档案知识和利用渠道，同时也可以利用微信、腾讯会议等办公手段为档案利用服务提供更多便捷。

三、“互联网+”背景下高校档案服务能力存在的问题

1.缺乏“互联网+”思维

“互联网+档案”不是简单地将数字档案放到网络上即为互联网思维，而是传统手工档案、机械借阅形式向互联网、自媒体、智能检索模式的转变。这种转型升级既包括档案信息资源的开发利用、跨界融合和档案工作的开放、协同，也包括档案利用服务方式的创新和转变。从“传统档案”到“互联网+档案”，高校档案利用服务要实现转型升级，就要充分运用互联网思维，在移动“互联网+”、大数据、云计算等技术背景下，档案的利用不单纯是提供原始资料，更多的是挖掘原始资料背后的历史，同时可以增加口述档案史的录制，通过短视频和语音视频，可以更加形象地还原当时的历史。

2.高校档案工作人员服务理念有待改进

社会认知度较低、服务创新能力较弱、服务内容单一、用户活跃度不高，一直是困扰档案利用服务工作的难题。仔细分析这些问题，除了档案行业本身所具有的保密性以外，更重要的是档案从业人员长期与外界接触少，档案工作人员年龄偏大，女性偏多，长期的意识形成对档案部门的不够重视，导致档案工作人员主动推送意识不足。然而互联网技术、云计算、大数据分析、数据挖掘技术使人们重新认识到档案数据的价值，档案利用者希望从海量数据中找出有价值的信息。而高校档案部门“重整理，轻利用”的思维惯性，与“互联网+”时代要求档案部门主动分析用户需求，将手中的数据变活，使利用者查找自己需要的档案（可开放档案）就如在网络购物，在微信上查找公众号、在抖音里查找需要的资料那样方便，高校档案工作人员只有转变档案服务理念，才能逐步解决在传统档案利用服务中遇到的各种困难和挑战，变被动服务为主动服务，更好地方便档案利用者。

3.档案在线服务质量不高，线上线下服务相脱节

近年来，许多高校档案部门依托档案门户网站，实现了预约查档、档案信息公开、档案信息推送、在线留言等网上档案信息服务，这些服务通过精简查档手续、优化服务方式，缩短了档案与高校利用者之间的距离，为利用者带来许多便利。但由于高校档案部门的在线服务缺乏大量人手和及时回复，线上所能提供的服务内容和信息十分有限，“线上服务”和“线下资源”之间相脱节，用户满意度不高。例如，许多高校档案部门能够提供档案在线预约服务，但用户提交预约申请后，往往得不到档案部门及时的信息反馈，在预约后还是自己去档案登记、拿走材料，无法实现真正的自助服务，无法在实际档案利用工作中发挥真正效用，如果能有一个如同“小红书”“抖音”的档案App，用户通过输入需要的资料，就能够得到及时的回复和资料（开放档案），回复可以设置为通识性问题的回复和复杂问题的回复，如果是共性的问题，将由机器人负责规范的回答，如果是复杂的档案查询，则转至人工服务，通过人工服务和查询，最大限度地提供精准的回复，这样将极大地方便档案利用者，及时、准确地满足档案利用者的要求。

4.网络安全防范水平和数字档案信息资源安全保护意识有待进一步提高

“互联网+”背景下，档案利用服务工作是在网络环境下通过信息化手段利用数字档案信息资源实现的，在网络病毒的影响下，存在安全性问题。高校档案部门采用了各种技术手段进行网络安全管理，例如安装杀毒软件、防火墙和IT监控软件等。但是，网络安全离不开日常运行维护，“重系统建设，轻运维管理”，忽视管理和运维手段在网络安全防范中的作用，是当前高校档案信息化进程中存在的弊端。数字档案信息资源在提供利用服务的过程中，严重依赖网络设备和信息技术，其存储的安全性要求在利用过程中防止出现泄密、丢失和被篡改的风险。我们应该在数字档案信息资源利用服务过程中，区别对待纸质档案和数字档案的保管手段和利用方式，提高数字档案信息资源的保护意识，对于纸质档案，加强库房安全性建设，对于电子档案采取双备份制，多机器备份，确保电子档案的安全性。

四、“互联网+”提升高校档案服务能力对策

1.提升高校档案的认知度

档案的利用者一般是在被告知自己的档案材料里有资料缺失的时候才会想到档案馆，他们大多数不了解学校档案机构，不知道学校档案馆有哪些馆藏资源，因此，档案宣传，是更好地提供档案服务的前提，高校档案部门应该多做宣传，全方位地向学校师生员工进行档案知识的普及。同时有条件的要建设档案馆网站、微信公众号、开发档案馆App、抖音等，进行档案知识、校史文化的宣传普及。同时可以利用新生入学教育、安全知识竞赛等契机，开展专题档案讲座、视频会议、开设档案知识竞赛等丰富的档案活动，充分发挥学校档案的文化育人功能，提升档案的认知度，便于更好地给数字化档案提供服务。

2.提高档案服务的满意度

高校档案利用者通常需要档案馆提供加盖公章的档案复印件、档案的证明材料、学历学位的认证资料、学籍材料的补充资料、档案缺失材料的咨询和办理等。目前高校的每个系统都是相对独立的，没有形成相互之间的调取，后期高校档案系统可以考虑和OA系统、奥蓝系统、教务系统、科研系统、校友系统等学校的其他系统进行对接，让本校师生可以通过现有的学校网站对接档案管理系统，实现（开放）档案的获取。对于因为疫情或距离原因不方便来学校的校外利用者，在利用者身份认证和利用目的材料确认无误的情况下可以通过邮件、腾讯QQ、企业微信等网络传输工具传递、交流材料，提供在線的及时咨询服务，缩短距离、及时便捷的服务，极大提高了档案服务用户的满意度。

3.提高档案信息的利用率

学校的档案信息主要提供给学校各个部门，如校办、党办、校友办、宣传部等在编制学校组织，沿革年鉴、校史、大事记等通用性编研成果外，档案馆还要利用好“互联网+”，公开部分开放档案信息，挖掘存在档案内部的信息材料，以便学校各部门更好地利用，同时档案信息的利用除了传统的纸质材料外，更多地可以提供电子文件或者扫描件，能够快速满足电子化办公的需求。

4.提供网络服务对传统服务的有力补充

高校传统档案是指高校从事各种教学、科研、管理、教学活动之后形成的对国家、全校师生、学校和社会有影响和有价值的一些纸质材料、文字材料、声像材料、图片材料等。高校档案是高校的一部发展史、奋斗史、承载着老一辈的艰苦奋斗精神，是老一辈优良传统的继承和发扬。随着“互联网+”、新媒体、自媒体网络的发展，电子信息资源，网络查档以其准确、快速、便捷的特性越来越受到档案利用者的肯定，但是网络服务的便捷并不能代替传统纸质服务的温度，纸质服务提供不仅是资料和凭证、更是提供某一个时代的印记、有着浓郁的时代精神和风采，纸质材料的查阅，能使档案工作者如同“穿越”一样回到那个年代，泛黄信纸和手写的文字稿更能体现时代的特色。

电子化、自媒体的发展，档案的收集也趋向于“双轨制”，纸质档案和电子档案一起收集，虽然电子档案的利用更加便捷，但是电子档案的存在并不意味着纸质档案的消亡，电子档案和纸质档案应同时存在，传统服务与网络服务长期共存，相互补充，将是今后一段时间的主流存在方式。

五、结语

在“互联网+”的档案服务中，档案工作者要提升自己的服务意识、增强自己的服务能力，不断地学习新知识、新技术，年长的工作者更是要紧跟时代的步伐，在确保网络档案信息安全性的前提下，利用好“互联网+”，为档案利用者提供更便捷的服务，但是网络服务不会取代传统档案服务方式，网络服务在增加传统服务的灵活度外，更会让其焕发出新的活力。档案馆传统服务方式与互联网服务应相互补充，综合服务，长期共存。

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