面向工作流的协同管理平台的设计及应用

刘琦 马占宇 金子坤 闫超 薛凯 骆伟静

摘要：以过程感知为中心的管理模式日益受到制造企业的重视，工作流技术是实现过程感知的重要手段之一。为了更好服务于企业组织管理，实现多部门协同办公，提高企业信息化的集成度。在泛微E-cology技术框架的基础上建立企业自身的协同管理平台，提出了面向工作流的协同管理概念，并阐述了该平台的架构设计和模块功能。协同管理平台的应用全面提升了企业的管理效率。

关键词：工作流；信息集成；协同管理；平台架构设计；企业信息化

中图分类号：TP317.1      文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2022）31-0036-03

1 引言

随着现代互联网信息技术的蓬勃发展，制造企业的办公理念和管理模式也迎来了新的变化。利用网络设备、人工智能技术、互联网信息技术融合先进的协同管理理念实现企业资源的管理调度已成为企业管理的重要手段。协同办公即多组织或部门共同协作完成同一工作任务的新型工作模式，其着重于提高企业的跨部门业务合作能力[1]。通过流程管理、知识共享、协同管控等技术手段，全面提升企业的管理效率和业务敏捷度，建立安全、快捷的数字化管理模式[2]。

工作流技术是协同办公的使能技术之一，通过对业务过程、人力资源、活动数据进行协同分配和流程管理，实现企业高效的自动化办公[3]。目前，国内外的工作流技术发展迅速，已经产生了相对成熟的技术标准和行业规范。国外WFMC组织为工作流模块接口、模型建设、技术规范提供了技术环境[4]。 国内的泛微公司建立了工作流引擎e-workflow，可快速建立多元工作应用模块，定制化开发流程管控体系，建立稳定、可持续的协同办公环境[5]。使用现有的工作流技术框架，企业可以快速创建协同办公环境，整合现有信息资源，提升办公效率。

2 平台设计

2.1 平台设计策略

协同管理平台设计原则综合了实用性、敏捷性、可维护性、可靠性等多种特性，从顶层设计出发，根据系统构建模型建设整体规划，注重实际的使用效果，整合数据资源，结合流程化管理和访问控制权限控制保障平台的及时联动性和安全可靠性。

流程驱动设计：协同管理平台以流程感知驱动业务互通，每一项业务可由单独流程支撑，也可以包含若干个子流程共同驱动业务的发展。子流程需根据不同的方式进行触发，也可以自行触发，触发的流程驱动业务数据进行交互。

安全访问设计：协同管理平台用户的操作增加了访问控制权限。根据不同的角色、岗位、部门或者表单的字段，设置了不同级别的访问控制权限。如数据访问权限、菜单访问权限、功能访问权限、访问范围、访问形式等，用以保护用户业务内容、业务数据的安全性和可靠性。

组织形式设计：协同管理平台的组织设计是为了对人力资源进行充分管理，增加平台业务反应的敏捷能力。根据企业的组织机构来对组织形式进行多元化设计，对组织元素根据不同的组织形式进行多粒度的划分。以此来增加组织参与业务行为的灵活性，提升整体综合运营能力。

2.2 总体框架设计

协同管理平台是在泛微E-cology系统的基础上进行设计的，使用其工作流引擎e-workflow来对平台业务进行设计开发。平台整体框架由多层次框架设计，由用户层、门户层、支撑层、应用层、环境层等多层设计，兼顾用户的实用性和安全性。主要的设计内容如下：

1） 用户层： 以Web服务为主要的使用形式，可以兼容不同系统，保证终端使用的灵活性。

2） 门户层：支持个性化配置，支持灵活定制，允许门户多风格展示。

3） 应用层：为满足协同管理业务的需求而整合智能应用办公平台，主要包括任务管理、驾驶舱管理、信息检索管理、设备管理、综合管理、会议管理、知识共享、文件管理等应用。

4） 支撑层：即支撑协同管理平台应用的技术形式，包括业务數据接口、用户的统一身份认证等。

5） 数据层：即协同管理平台的业务数据的存储管理。

6） 环境层：即协同管理平台的软硬件基础设施、网络设备环境、系统环境等。

2.3 数据库设计

1） 设计原则

数据库是协同管理平台运行的基础和支撑[6]，为满足日常的业务管理需求、保障平台运行的可持续性和稳定性，需要对数据以某一特定的形式进行存储、维护。为保证业务数据的准确性和安全性，数据库构建需要遵循以下原则：

①数据实用性原则：数据库设计需要结合平台业务需求，为平台设计和开发提供支持。

②规范命名原则：数据库中的表名、字段名应遵循行业内的命名规范，方便开发、运维人员的使用和维护。

③数据一致性原则：为适用多应用场景的统一管理，数据库设计需要保证平台数据的一致性。

④数据完整性原则：平台数据为日常办公的业务数据，需要保证数据的完整性和兼容性。

⑤数据安全性原则：平台数据关系到协同办公系统的正常运行，需要对数据的安全进行防护，防止被他人非法使用数据库，造成数据泄露等安全隐患。

⑥最小冗余原则：平台数据随着时间不断累积，为提高检索、查询效率需要避免数据冗余。

2） 表单结构设计

为满足协同办公平台的业务需求和总体框架的设计要求，平台数据库主要存储计划信息表、会议信息表、账户信息表、人力信息表、考勤信息表、设备信息表等。由于平台涉及的应用较多，数据表之间的逻辑也较为复杂，因此本文选取典型的人力信息表、计划信息表进行展示，并对业务数据表单的逻辑结构进行分析说明。

人力信息表的表结构主要包括人员编码、人员名称、部门、组别、岗位、邮箱、电话、性别、政治面貌、民族等信息，人力信息表单结构如表1所示。

计划信息表主要包括申请人，申请时间、计划内容、计划来源、责任人、计划完成时间、计划完成标志、实际完成时间、实际完成标志、是否完成等信息。计划信息表结构如表2所示：

3 功能模块介绍

协同管理平台主要实现企业内部、部门之间的业务交互，部门或组织个体既可以实现独立的智能办公，又可以通过权限访问控制实现组织之间的业务协同。本平台主要包含五大功能模块，即系统管理模块、行政管理模块、流程管理模块、知识管理模块、信息检索模块。其中又涉及任务管理、驾驶舱管理、信息检索管理、物资管理、综合管理、会议管理、知识共享、文件管理等多种办公应用。

3.1 系统管理模块

用户管理：设立统一的用户认证平台，包含账户管理、密码管理、角色管理、权限管理、组织管理、矩阵管理、自定义管理。

个性设置：支持自定义菜单编辑、添加、删除、排版、排序、命名等定制化设置。

日历日程：包括新建日程、批量导入日程、日程查询、日程管理、日程提醒、日程类型、可视化汇总等众多功能。可自行定义任意日期时间的事务安排，分类管理不同的日程类型，系统会根据设定的时间和方式提醒用户完成日程安排。

3.2 行政管理模块

驾驶舱管理：用户可以设计不同场景的驾驶舱，以自定义页面的方式加入基于工作流的协同管理平台。驾驶舱管理模块为数据分析展示模块，由于可添加自定义页面，打破了数据隔离，驾驶舱场景的自由度较高，可引入多种指标体系，助力企业的指标分析和决策场景落地，为管理层创建高效的决策环境。

会议管理：会议管理可实现会议发起、会议通知、会议记录、会议室选用、会议查询等全流程的管理方式，让管理更加精细化。

考勤管理：可以实现个人考勤记录、考勤统计、考勤审批，考勤报表。根据部门、时间、人员、班组等多元素查询考勤信息，提高人事的行政管理效率。

出入管理：可以实现个人出入门禁记录，记录了出行人员的姓名、出入时间、出入门禁等多方面信息。

3.3 流程管理模块

流程审批：面向工作流的协同管理平台涉及众多流程审批应用，包括计划管理、会议管理、出入管理、考勤管理等。本节选取典型流程应用计划管理为代表，介绍流程审批的具体内容。流程审批包含了流程节点、出口设计、权限设计、附加规则等设计。

1） 计划管理模块主要包括计划新建、计划下发、计划延期、计划封闭、计划管理等多方面内容。其中计划新建、计划下发、计划延期、计划封闭等都涉及了流程审批。而计划管理则为整个模块的核心应用，其可显示出计划完成度、计划延期情况、责任人、完成时间等多元信息，支持快速检索和分类检索，方便企业管理者把握整体计划的执行情况。

2） 流程图设计

由于计划管理涉及的流程较多，这里选用新建计划流程展示流程设计的具体内容。新建计划流程中引入了计划申请人、组内审核、部门审核、归档等四个流程节点。计划申请人节点可以根据附加规则选择不同的审批路线，组内审核、部门审核等节点拥有编辑、分级退回、直接退回、分享等权限。具体设计如图3所示：

流程中心：用户可以查看与自身相关的流程审批状态，根据待办、待阅、已办、已结、个人请求查看本人的流程状态。状态会记录审批的任务、申请人以及审批时间，可以清晰监控整个流程动态，掌握流程全部相关信息。

3.4 知识管理模块

知识共享管理：支持工艺分析、案例分享、产品质量分析、业务管理等各类业务活动，实现业务处理网络化、工艺知识管理数字化、工艺设计信息化，生产管理便利化，综合管理快捷化等，从而提高知识共享的效率和质量。

科技创新管理：支持相关专业论文、专利的查阅下载，提高用户科技创新能力。

文件管理：支持标准化文件、专业化文件的综合管理，方便用户查阅和熟悉企业文件。

3.5 检索服务模块

信息管理：通过泛微建模引擎管理计划内容信息、會议内容信息、知识共享信息、物资管理信息、出入信息等，可根据不同检索特征提供专有的检索服务。

4 结束语

面向工作流的协同管理平台经过一段时间的使用和维护，已经实现了企业内部的协同办公。提升了资源的调配能力和办公效率，规范了业务流程，促进了企业自身的标准化管理。在日常办公中，降低了运营成本，整合了信息资源，达到了制造企业的精细化管理。这种新型的办公模式，改变了制造企业的业务管理模式，是协同办公应用在制造企业中的积极探索。

参考文献：

[1] 曹义新.协同办公系统在企业中的设计与应用[J].计算机系统应用，2013，22（6）：39-43，94.

[2] 朱尚明，乌蓓华，金奕麟，等.面向流程的校园协同办公平台设计与开发[J].华东师范大学学报（自然科学版），2015（S1）：428-434.

[3] 刘英博.工作流运行时人员智能分配技术研究[D].北京：清华大学，2008.

[4] WfMC.The Workflow Terminology and Glossary[Z].1999.

[5] 周琳.泛微协同管理应用平台e-cology[J].CAD/CAM与制造业信息化，2010（2）：53-54.

[6] 刘振铎.网络数据库服务质量监测系统的设计与实现[D].大连：大连理工大学，2015.

【通联编辑：谢媛媛】

收稿日期：2022-05-15

作者简介：刘琦（1990—） ，男，河北保定人，工程师，硕士，主要研究方向为复合材料智能制造；马占宇（1994—） ，助理工程师，硕士；金子坤（1993—） ，工程师，学士；闫超（1985—） ，高级工程师，博士；薛凯（1989—） ，工程师，学士；骆伟静（1995—） ，助理工程师，硕士。