基于DEMATEL模型的数字档案馆建设影响因素研究

2022-05-30李建玲熊回香陈子薇

档案管理 2022年5期

李建玲　熊回香　陈子薇

摘要：在深入调研的基础上，利用定性综合集成方法对我国数字档案馆建设现状进行梳理，构建数字档案馆建设影响因素体系，并通过DEMATEL模型识别出我国数字档案馆建设的关键影响因素。经测算，识别出8个关键影响因素，并从基础理论、实践应用、保障体系、法律规范4个方面提出了具有针对性的数字档案馆建设的控制策略，以期为各级数字档案馆建设提供一些借鉴和参考。

关键词：数字档案馆;DEMATEL模型;定性综合分析;档案数字化建设

Abstract： On the basis of in-depth research， this article uses qualitative comprehensive integration methods to sort out the current situation of our country's digital Archives construction， builds a system of influencing factors of digital Archives construction， and identifies the key influences of our country's digital Archives construction through the DEMATEL model factor. After calculation， 8 key influencing factors were identified， and a targeted control strategy for the construction of digital Archives was proposed from four aspects： basic theory， practical application， security system， laws and regulations. It is expected to provide some references for the construction of digital Archives at all levels.

Keywords： Digital archive; DEMATEL model; Qualitative comprehensive analysis; Archive digital construction

国家档案局在20世纪90年代初对数字档案馆展开探索，以深圳、青岛数字档案馆为示范点进行试验，发展至今已取得了一些成果。2010年6月，国家档案局颁发了《数字档案馆建设指南》，从国家层面明确了数字档案馆建设的总体要求，一定程度上推动了全国数字档案馆的建设发展。但从目前的整体情况上看，我国各地区数字档案馆的建设水平参差不齐，对其面临的问题探究不全面且欠缺对本国数字档案馆建设的实际思考，对本国数字档案馆建设经验不够重视。

有关数字档案馆建设情况的研究可大致分为对整体建设情况影响因素的分析及面向某一具体环节的影响要素研究。面向数字档案馆的整体建设情况，周耀林等认为，完善统筹规划、建立合作机制、优化人才结构、推进技术应用、深化资源组织等五个方面为数字档案馆建设的重点[1];冯惠玲等从要素分析的视角出发，认为战略框架、体制建设、业务规范、系统建设、馆员能力是实现文件管理数字转型、建设数字档案馆的关键要素。[2]

对于数字档案馆建设的具体业务环节，连志英通过扎根理论分析数字档案馆资源建设的影响因素，提炼归纳出档案工作者的认知、档案馆组织文化、档案事业管理体制、档案开放法律规范等核心要素[3];唐艳芳针对数字档案馆的用户服务，认为用户的虚拟特性、需求特点、动态管理及在线教育等要素是数字档案馆建设的出发点[4];高晨翔等面对云计算环境下的数字档案馆安全问题，建立了包括系统安全、技术安全、档案安全、法律法规制度、组织内部支持、管理控制以及目标与反馈在内的安全要素体系[5]。

通过对相关研究现状的梳理，可以发现学界对于数字档案馆的研究内容较为丰富，数字档案馆建设已经成为档案学界研究的热点和重点，但目前相关研究还存在不足之处：在研究对象方面，数字档案馆建设的研究大多数局限于对影响因素的分析归纳，对于哪些因素相对于其他因素更为重要的问题没有做出充分的解释，缺少从影响因素集合中识别关键影响因素的研究，对数字档案馆面临的问题探究不够深入;在研究方法方面，影响因素的识别与验证主要通过文献调查、问卷调查、实地调查等定性研究方法获得数据，对既有成果的梳理不够充分，缺少系统性与全面性;因此，对于我国数字档案馆建设方面的问题还需要进行更加系统的分析和深入研究。

基于此，本文采用定性综合集成法初步提取数字档案馆建设影响因素集，然后通过DEMATEL模型构建影响因素矩阵来识别关键影响因素，在此基础上提出我国数字档案馆建设的控制策略，以期丰富数字档案馆建设方面的理论研究，为今后数字档案馆的建设提供借鉴和参考。

1 研究设计与研究方法

1.1 定性综合集成法。定性综合集成法是在现有研究内容及研究结论的基础上进行集成，并展开归纳、总结和重新解释的过程，其应用领域较为广泛，并随着研究的深入和研究理论的完善，不断发展成熟。

本文研究的第一步是提取数字档案馆建设的初始影响因素，因此，本文采用定性综合集成法，归纳、概况和总结目前关于数字档案馆建设的相关研究，提取初始因素。定性综合集成法是其中最基础、最关键的一环，它为数字档案馆建设初始影响因素的获取提供了全面、系统的操作方法。

1.2 DEMATEL模型。20世纪70年代，美国学者A.Gabus和E.Fontela为了解决复杂[6]、困难的问题，而利用图论和矩阵工具等对系统因素进行分析并得出主要影响因素及因素间的关系，提出了一種基于矩阵与图论工具的方法，即DEMATEL（Decision Making Trial and Evaluation Laboratory）决策实验室法。

DEMATEL模型的使用可以简化和明确数字档案馆建设中各要素之间的关系，通过影响因素之间的影响程度构建相互关系，更加客观合理地呈现因素之间的关系，实现对关键影响因素的归纳整理和研究分析，其具体计算步骤如下。

（1）确定影响因素集。即包含n个影响因素的集合，则将影响因素进行编号并表述为S1，S2，……，Sn。

（2）评价影响因素之间的影响程度。采用0、1、2、3、4的数字表示形式，通过邀请本领域的专家或者从事本领域事业的工作人员对各影响因素之间的关系进行赋值，并整合成矩阵的形式，设i=1，2，…，n，i≠j，因素i对因素j的影响程度表示如表1所示。

构建直接影响矩阵X。整合专家组对各因素之间影响程度的评分，构建n*n形式的直接影响矩阵X，其中，xij表示在直接影响矩阵中，因素i对因素j的影响程度，矩阵展现形式如公式（1）所示。

（3）构建标准化矩阵Y。求出各行因素之和并找出最大值，再将矩阵内的各项因素除以最大值，得到标准化矩阵Y，矩阵展示形式如公式（2）所示。

其中，影响度Fi等于综合影响矩阵T中每行元素之和;被影响度Ei等于综合影响矩阵T中每列元素之和;中心度ci为每个元素的影响与被影响度之和;原因度ri为影响度与被影响度之差。若ri大于0，则表明因素总体起到影响到其它因素的作用较大，称为原因型因素;若ri小于0，则表明因素总体受到其它因素的影响较大，称为结果型因素。

2 基于DEMATEL模型的关键影响因素识别

2.1 影响因素抽取。本研究主要依据Stern P與Harris C总结的定性综合集成法的实施步骤[7]，全面搜集与研究主题高度相关的文献，概括、归纳和总结目前国内外数字档案馆建设的相关研究，提取数字档案馆建设的影响因素。

为了获取与研究主题高度相关的文献，笔者于2021年1月在CNKI数据库中，分别以“数字档案馆”+“建设”+“影响”“数字档案馆”+“建设”+“问题”“数字档案馆”+“建设”+“思考”为主题词进行检索，结合滚雪球的文献搜集方式，全面搜集与主题相关的文献，并基于论文文摘和标题，判断是否与数字档案馆建设相关，初步选中121篇期刊论文。

同时，在web of science数据库中，分别以“Digital Archives”+“construction”+“influence”“Digital Archives”+“construction”+“problems”“Digital Archives” +“construction”+“thinking”为主题词进行检索，基于文献题目和摘要部分的描述，观察其是否与数字档案馆建设主题相关，初步命中了国外期刊论文35篇。最终，共获得中英文文献156篇，部分文献如表2所示。

通过逐一阅读文献，剔除与数字档案馆建设内容无关且期刊质量低的文献，最终保留了中英文文献共80篇，选择其中的70篇文献作为数据集，剩余10篇作为补充集。

在对所命中的期刊论文进行集成的过程中，首先需要将论文中概念描述相似、含义表达一致的词语进行同义词替换和统一化描述;其次，理解文献所表达的含义，依据内涵一致原则，对出现的相似概念和观点进行转化，并标记被转化的多个通用概念因素，梳理经过转化的全部影响因素，如表3所示。

2.2 影响因素指标体系构建。本文的指标来源主要从筛选的期刊中提取出国内外关于数字档案馆建设的影响因素，目前国内外的专家学者对数字档案馆建设的研究多集中在宏观层面，总体概括起来分为人、财、物三大类。

本文基于表3经过梳理和集成现有研究中的观点、概念和术语，对集成成果进行归整，例如，“数字资源”“档案数字化”“档案资源采集”总结为“馆藏资源”，同时，将补充集文献提取的因素与初始因素进行比较，直到未出现新的影响因素为止。最终确定了影响数字档案馆建设的14个指标，如表4所示。

通过参考专家意见，并结合国家档案局发布的《数字档案馆建设指南》，创造性地将选取的14个影响因素指标归纳为基础理论、实践应用、保障体系、法律规范四个维度，如图1所示。

基础理论维度因素包括关键理论、档案意识、馆内人员能力和统筹规划能力。关键理论即数字档案馆建设过程中的理论指导;档案意识指的是数字档案馆建设过程中领导者、档案管理人员及社会公众对数字档案馆的统一认识和高度重视;馆内人员能力是指档案工作者使用数字档案馆管理系统管理数字资源、运用信息技术开展数字化项目、厘清数字档案管理规范等;统筹规划能力是指依据国家层面上的指导性文件和标准规范统筹规划数字档案馆建设。

实践应用维度因素是指数字档案馆在实际建设过程中涉及的技术平台、信息服务、馆舍功能和软硬件设施四个层面。技术平台即数字档案馆实现一体化管理所需要的云计算、物联网、多媒体等新技术的运用;信息服务的内涵包括数字档案资源的结构、开发的广度和深度及知识转化;馆舍功能包括档案的管理、存贮、编目、检索、提供利用等等;软硬件设施是维护数字档案管理系统收集、储存、利用等基本业务功能和用户权限管理、系统日志管理等功能实现并不断发展的重点。

保障体系维度因素是指用于保护数字档案馆建设顺利实施的具体保障措施，如安全管理保障、人才队伍保障、资金投入保障、馆藏资源保障等因素。安全管理问题指的是在互联网时代利用安全防范技术加强数据的安全管理;人才队伍要求具备专门的档案专业知识，同时精通计算机专业知识的专业人才;数字档案馆建设是一项依托技术支撑、投资巨大的复杂高科技建设工程，因此资金投入是一项重要的影响因素;数字档案馆的资源建设涵盖馆藏档案数字化、电子文件接收归档、数据库建设等方面。

法律规范维度因素是数字档案馆建设过程中所依据的法律法规、政策制度和标准规范，主要从制度标准和知识产权两个层面考虑。其中制度标准是指对数字档案馆建设的目标、路径和总体架构进行规定，是实践过程中程序正义的重要保障;知识产权问题涉及档案资源从收集到录入归档整个环节中档案资源的归属问题。

2.3 关键影响因素分析

2.3.1 直接影响矩阵构建。在推进数字档案馆的建设中，不同的影响因素对数字档案馆建设的作用程度不同，在实施的过程中，各级建设者和实施者无法全面观测，各影响因素对数字档案馆建设的影响程度显得格外重要。因此，在提取出14种影响因素研究的基础上，利用DEMATEL模型系统全面地分析影响因素的作用程度，构建影响因素矩阵，识别关键影响因素。

首先组建数字档案馆建设影响因素专家评价小组，邀请本专业教授、硕博研究生及从事档案工作的人员共13人组成专家组。邀请专家组依据自身的专业知识和实践经验来判断数字档案馆建设影响因素之间的逻辑关系，对各个因素之间的逻辑关系进行两两比较，并按照设定的影响程度进行打分，经过均值计算获得直接影响矩阵X，如表5所示。

2.3.2 综合影响矩阵构建。根据公式（3）对直接影响矩阵进行初始化处理，得到标准化矩阵Y。为了进一步识别出数字档案馆建设的关键影响因素，根据公式（5）计算数字档案馆建设影响因素的综合影响矩阵T，如表6所示。

2.3.3 影响程度计算。为得出各个影响因素对数字档案馆建设影响的重要程度，需要对这些数值进行综合分析进而找出对数字档案馆建设具有重大影响的因素。根据公式（6）计算影响度，表示该行因素对其他所有因素的综合影响值;根据公式（7）计算被影响度，表示该列因素受其他所有因素的综合影响值;根据公式（8）计算中心度，表示该因素在体系中的位置和所起作用的大小;根据公式（9）计算原因度，反映的是各影响因素之间具有的因果关系。根据DEMATEL模型影响程度计算公式依次计算出数字档案馆建设影响因素的影响程度（影响度、被影响度、中心度、原因度），数字档案馆影响程度如表7所示。

2.3.4 关键影响因素识别。一般來说，在关键因素的筛选和判别中，原因度和中心度对关键因素的识别贡献较大，但是若单一地依据某一影响程度判断关键因素，可能存在识别偏差，故在分析时要对所有因素结合原因度、中心度、影响度和被影响度加以分析。

因此，本研究计算出影响度排名、被影响度排名、原因度排名和中心度排名的综合得分K，然后将综合得分与影响因素平均值进行比较。其中，综合得分的计算方法为K=（Fi+Ei+ci+ri）/4。若某影响因素的综合得分小于影响因素平均值，即K<7（14/2），则判定其为关键影响因素。识别结果见表8。

在识别关键因素的过程中，本研究全面考察各影响度的排名，并最终以影响度的综合得分作为影响因素重要程度判定的依据，其中，综合得分越低，则该影响因素越重要。F13馆内人员能力的影响度、中心度和原因度分别排名第一、第四和第三，其综合得分为4.25，反映出该因素在系统中占据重要地位，且显著影响其他因素，是关键因素之一。F1安全管理虽然原因度排名不高，但该因素影响度和被影响度排名第三，中心度排名第二，综合得分4.5，说明其在数字档案馆建设体系中占有重要的地位，且具有很强的主观性，显著地影响其他因素，同时也容易受其他因素的影响，故将该因素归为关键影响因素。F3制度标准和F11资金投入的影响度、被影响度、中心度和原因度排名居中偏上，且综合得分分别为6.25和5.75，因此，它们是数字档案馆建设的关键影响因素。F2馆藏资源和F4信息服务的影响度和原因度的排名靠后，但是被影响度分别排名第二和第一，中心度排名第三和第一，综合得分均为6.5，折射出这两项因素受到系统中其他因素的影响，且在众多因素中占有重要的地位，可以归为数字档案馆建设的关键影响因素。F5档案意识和F7人才队伍的中心度和被影响度的排名靠后，但是影响度分别排名第二和第四，而且作为原因要素重要程度分别排名第一和第四，综合得分分别为6.5和6.75，说明档案意识和人才队伍显著影响系统中的其他要素。

3 数字档案馆建设关键影响因素控制策略

3.1 基础理论。在基础理论建设方面，包括档案意识与馆内人员能力两个关键因素。首先，要增强档案意识，档案事业的蓬勃发展离不开档案领导者高瞻远瞩的眼光，正是各领导人员对数字档案馆建设的认同感和责任感，推动了档案工作的发展进程，亦离不开档案管理人员对档案工作的重视，如果不重视数字档案馆建设，档案资源的利用和信息共享就会成为空谈，就不能为用户提供高效、优质的信息服务，档案工作的发展无法与时俱进，我国的档案事业和档案战略部署也会因此受阻。其次，数字档案馆建设不同于传统档案馆的管理，对馆内人员的综合素质提出了更高的要求，必须提高现有档案管理人员包括专业技术、基础理论、管理能力及实践操作等在内的能力和素质。各级数字档案馆干部应该定期组织学习档案政策和标准，更新观念，从传统思维中挣脱出来，打破滞后的工作方法，面对数字档案馆管理方式、操作方法、服务模式的变革，馆内人员应该增强意识，适应变化，努力学习档案工作所需要的相关理论知识和实践操作技能;各地区数字档案馆业务部门应该组织档案人员进行培训，学习档案管理、数据库系统、多媒体设备操作等知识，使数字档案馆具备数据分析人员、档案管理人员、设备运维人员等多类型多层次的专业人员，同时，档案管理人员还应该结合自身的实际业务情况，提高数字档案馆信息系统的操作水平;同时建立激励机制，增强档案人员的业务能力，激发档案人员的工作动力，通过对数字档案馆建设中做出贡献的档案人员给予一定的奖励，并加快其晋升通道，提高馆内人员工作积极性，激发档案工作者的内生动力，激发人员的责任心，推进数字档案馆的建设工程。

3.2 实践应用。实践应用方面，包括信息服务一个关键影响因素。信息服务的水平影响数字档案馆的建设成效，决定数字档案馆的价值。数字档案馆建设的最终目的就是为用户提供高效便捷的服务，和以往传统档案馆的本质区别在于，数字档案馆是一个具有收集、整理、存储、利用等基本功能的信息化空间，涵盖档案管理、系统应用、数据查询、安全管理等一体化的信息中心，对原有的档案资源进行重组和梳理，不受时空限制，用户只需要在移动端进行操作，实现线上实时查询，从而满足档案用户的多样化需求。从用户层面来看，用户的档案利用需求是推动数字档案馆发展的主要因素，要把“用户至上”的理念贯彻落实到行动中，从档案用户的根本需求出发，完善档案资源检索功能和检索策略，不断推出用户个性化档案信息检索服务;全方位了解用户的信息需求，主动挖掘用户的利用规律，以便更好地为用户提供服务，逐步提高信息服务水平。从数字档案馆自身来看，要努力提高数字档案馆资源整合的效果和质量，丰富馆藏资源，运用大数据技术、人工智能技术、云计算等高新技术，完善信息服务手段;各级数字档案馆也应依据本地区的资源和地域特色，增刊特色栏目，创新服务方式，优化用户界面，实现视觉和功能相结合的呈现效果;同时，开通线上留言反馈功能，有利于加强用户和档案工作人员的互动和交流，宣传数字档案馆的特色功能，为用户提供高效快捷的服务。

3.3 保障体系。保障体系方面，包括安全管理、人才队伍、资金投入、馆藏资源四个关键影响因素。

首先，要加强数字档案馆的安全管理。在设备设施方面，通过建立并遵守严格的安全机制和有效的信息管理技术，保障档案管理系统、数据存储系统、电子设备仪器的安全;在资源管理方面，强化信息安全，在进行数据存储时根据存储介质进行备份，并加强数据的定期安全检测;在业务應用方面，严格遵守资源的保密性，对网络传输的档案资源要进行审核和检查，防止档案数据泄露和随意篡改，完善数字档案馆风险防控机制。

其次，要打造专业人才队伍。通过优化数字档案馆人才结构，着力培养人才市场体系，改革和创新人才管理机制，适应数字档案馆人才发展的现实需要;同时，学校教育必须改变长期以来理论与实践分离的状况，注重学生的实践应用能力，实现校企合作的办学模式，加强学校与社会实践的互动性;还有，各级数字档案馆应该根据本馆的人才招聘要求，采用考试录用或校招等多种形式，挖掘档案人才。

再次，资金投入是数字档案馆建设最关键和最基础的问题。一方面，政府应该出台数字档案馆建设项目阶段细则，包括资源数字化标准、数据库采购参考、系统升级维修准则等，为数字档案馆建设者提供国家的政策支持和资金保障;另一方面，档案部门应该合理调拨资金，在保障建设质量的同时，节省开支，积极主动地加强与各单位之间的合作交流，保障数字档案馆工程在各部门、各领域顺利实施。

最后，馆藏资源是数字档案馆建设的核心。在馆藏资源建设方面，其一，要对传统载体形式的档案资源进行数字化加工处理，以期保护传统档案资源的寿命，该举措还有利于提高档案资源的利用率;其二，电子文件的收集归档工作是馆藏发展必不可少的环节，业务部门应该对需要移交档案馆的电子文件进行全面系统的整理和区分，确保其完整性、真实性和有效性，而档案管理人员应该掌握电子文件管理标准规范，实现电子文件的全过程管理;其三，虚拟馆藏网站的建设是数字档案馆建设的重要一环，增加网站的地域特色、丰富馆藏资源的类型，注重网站个性化设计，加强虚拟馆藏网站建设是数字档案馆吸引用户，提高资源开发利用的关键。

3.4 法律规范。法律规范方面，包括制度标准一个关键影响因素。制度标准是数字档案馆建设的标杆，是档案信息化持续、高效、有序发展的根本，严格遵守档案信息化和档案管理法规标准是实现数字档案馆各项服务和功能的基础前提。

在开展数字档案馆各项工作时，要从全局和系统的角度出发，综合分析各要素之间的相互关系，形成一个具有规范化、全面化的标准体系。此外，各地数字档案馆建设的标准要依据本馆的客观实际进行适当定位，要从大局和前瞻性的视角出发，保证标准的可操作性和可实施性。目前，我国数字档案馆已经出台了服务系统规范、电子文件管理标准、馆舍规模标准等制度标准，同时，各地区具有数字档案馆系统相关测试办法，保障数字档案馆的科学建设和安全运维。数字档案馆的每一项功能建设和服务规范都应该做到有准则可依，有规范可循，保障数字档案馆的建设质量，规范化档案从接收、整理、保护到利用等一系列环节。只有规范数字档案馆的建设标准，才能避免建设过程中不必要的麻烦，加快数字档案馆的建设步伐。

*基金项目：本文系国家社会科学基金年度项目“融合知识图谱和深度学习的在线学术资源挖掘与推荐研究”（项目编号：19BTQ005）研究成果之一。

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