高校数字档案馆建设的理论与实践

王冬梅

〔摘要〕随着计算机技术、数字通信技术、网络技术及多媒体技术的快速发展与普遍应用，建立数字档案馆已成为国家信息基础设施的重要组成部分，在我国，高校是数字档案馆建设的最活跃机构，高校拥有丰富的人才和技术资源，为数字档案馆的建设提供了人才和技术支持。本文借鉴国内外数字档案馆建设的理论和经验，对我国高校数字档案馆建设进行理论与实践探索。

〔关键词〕高校；数字档案馆；档案信息资源

中图分类号：G2786文献标识码：A文章编号：10084096（2014）06008504

数字档案馆建设是一项复杂、庞大的系统工程，技术含量高。在我国，高校是数字档案馆建设的最活跃机构，高校拥有丰富的人才和技术资源，为数字档案馆建设提供了人才和技术支持。本文借鉴国内外数字档案馆建设的理论和经验，对我国高校数字档案馆建设进行理论与实践探索。

一、数字档案馆建设的必要性

信息是战略资源，数字档案是国家信息资源的一个重要组成部分。随着计算机技术、数字通信技术、网络技术及多媒体技术的快速发展与普遍应用，为数字档案馆建设提供了快速的发展空间，世界发达国家把数字档案做为本国重要的战略资源建立自己的数字档案馆，我国把数字档案做为国家信息基础设施的重要组成部分，积极倡导数字档案馆的建设。

近年来，国家各级档案部门对档案工作的信息化提出了建设性的意见和要求，档案信息化建设已成为目前及今后时期档案工作的中心。《全国档案信息化建设实施纲要》中提出，要“适应国家信息化建设和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化的总格局，档案工作以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息化资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程。”档案工作如何适应信息化带来的文件形成电子化、文件传递网络化、文件储存数字化、文件管理动态化的发展要求和趋势，如何实现档案信息化建设与办公自动化建设的有效衔接，如何使档案信息资源与公共信息平台的信息实现对接，如何使档案信息资源得到有效和快捷地利用，已成为档案工作面临的新的课题和挑战。

一、数字档案馆的起源与发展历程

数字档案馆20世纪90年代初最早出现在美国，此后加拿大、英国等发达国家陆续建设了自己的数字档案馆。较早出现的杰斐逊数字档案馆，是由美国维吉尼亚大学图书馆负责设计，它主要收藏记载了杰斐逊总统历史活动的文本信息，是一个小型的、初级形态的数字档案馆。而1996年出现的因特网档案馆，是由美国因特网档案馆机构设计建造，其所收藏的数字档案已不仅仅局限于文本信息，而是囊括了与美国历史有关的文本、图像、音频和多媒体数据，是一个大型的、综合性的数字档案馆。早期出现的数字档案馆具有两个基本特征：一是要有原文数据库；二是要有检索系统和分类检索途径。数字档案馆的增速也较快，1992年在因特网上的数字档案馆只有两家，截止2003年已由1997年的19家增长到72家。在我国，国家档案局等有关部门从2001年开始，积极筹备和启动数字档案馆的试点单位和建设项目，确定了深圳市档案馆作为我国数字化档案馆＼[1＼]的第一个试点，青岛市海军档案馆为档案数字化信息中心试点，目前数字档案馆的意识已被公众普遍接受，有条件的个体或群体档案馆都在积极进行数字档案馆的实质性工作。

数字档案馆伴随着信息技术的进步和快速发展而发展起来，经历了不同的发展阶段，每个阶段都是信息技术发展到一定阶段的产物。

（1）档案馆自动化阶段。20世纪80年代，人们逐渐意识到计算机能够在档案领域发挥独特的作用，于是提出了档案馆自动化的概念，档案馆自动化就是利用计算机来收集、整理、编目、鉴定、数据库查询、档案借阅、统计以及库房管理等等。20世纪90年代以后，国内自动化管理软件实现了商品化，有数十种软件的用户超过100家，有的软件用户达到500家以上。

（2）电子档案馆阶段。随着档案馆自动化技术的成熟与网络的兴起，档案信息的来源和服务范围已突破本馆的收藏范围和读者范围的限制，人们就提出了一种基于现有局域网络，实现电子信息资源共享的电子档案馆。

（3）无墙档案馆、无纸档案馆、网上档案馆和虚拟档案馆。这些称谓的档案馆，虽然未冠之以数字档案馆，其实质就已经具备了数字档案馆的功能和特征。

二、数字档案馆的功能与特征

1数字档案馆的功能

在词典中，“功能”是指事物或方法所发挥的有利的作用、功效。档案馆具有积累和管理档案财富、传播档案信息为社会服务、提供原始凭证维护历史真实面貌、承担宣传教育和科学管理等基本功能。档案馆的功能随着档案馆的产生而出现，并随着档案馆的发展而发展。

数字档案馆是在传统档案馆的基础上发展而来的，因此，除具备档案馆的基本功能外，还应具备以下功能：

（1）档案保护功能。对馆藏的纸介档案、图像、音频档案、实物等实体档案进行数字化处理并加以存储，确定了数字档案馆作为保存人类文化遗产方面的作用及功能，实现了对实体档案的保护功能。

（2）资源整合功能。可以对连接众多的档案信息资源库进行整合，还融合了其他一些信息资源，提供综合的公共信息访问服务，提供查询者所需要的信息，是各种综合信息的完整结合。

（3）多层次管理功能。主要体现在档案信息获取和档案数字化、档案信息存储和管理、档案信息检索和查询、档案信息发布和传播、档案信息的安全和权限管理等方面。

2数字档案馆的特征

随着信息技术的进步，数字档案馆的特征也是一个动态的发展过程。数字档案馆具备以下基本特征：第一，以互联网为平台。通过计算机网络将档案组织机构群体连接在一起。第二，融多学科为一体。主要体现在它融管理学、计算机技术、信息网络技术、多媒体技术、数字安全技术和人工智能等多学科为一体。第三，开发档案管理信息系统。实现档案信息的采集、传输、存储和应用功能。第四，具有档案信息资源数据库。档案信息资源数据库包括档案目录信息数据库、档案信息全文数据库、照片档案信息库和多媒体信息库等。第五，具有网络检索和分类检索途径。不受时间和地理位置限制，为使用者提供查询服务。

根据以上特征，我们可以辨别以下几种不是数字档案馆：（1）数字档案馆就是将馆藏档案数字化，这只是数字档案馆建设的前期准备。（2）数字档案馆就是将档案信息资源上网，这只是单项技术的使用，同时忽略了对整个档案信息资源的整合工作。（3）数字档案馆就是网络化的档案管理信息系统，这仅是数字档案馆的必要条件。

3数字档案馆的内涵界定

根据数字档案馆上述的功能和特征，我们界定了数字档案馆的基本内涵。数字档案馆是指档案信息内容以数字二进制编码的数字方式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，以高速宽带通信网络为技术设施，为管理和决策提供优质信息服务的超大规模、分布式数字信息系统。

在建立馆藏纸质档案、照片档案和声像等档案数字资源库建设和整合的同时，加强对网络档案信息资源的搜集和开发利用，建成一个超大规模的数字档案信息资源库群。

3正确处理数字档案馆与传统档案馆的关系

传统档案馆的核心是以档案实体为主体，数字档案馆是以数字资源建设为核心。

数字档案馆独具自身的特色和优势。第一，在档案资源的建立上，数字档案馆利用先进的技术手段能够高效、快捷地收集档案资料，为丰富馆藏创造了条件。第二，在档案资源的利用上，数字档案馆可以发挥网络优势，在网络可及的范围内，发布数字档案信息，实现档案信息资源共享；而传统档案馆在开发利用手段上限制了档案信息价值的发挥。第三，在档案信息的加工上，数字档案馆可以利用先进技术手段对电子全文信息进行快速检索整理，加工成编研成果，建立数字信息资源库，在网上发布，快速有效地实现档案利用价值。第四，在档案资源的保护上，通过对纸质档案的数字化处理，代替原件使用，保护了实体档案；如果档案原件遭到毁灭性破坏，异地保存的数字化档案可代替原件使用，并可根据数字化档案进行仿真、再造，使损失降到最低程度；数字档案还可以对模糊褪变档案材料的字迹进行恢复，或者对污损残缺照片档案进行修复。第五，在档案利用上，同一份档案资源可不受时间、地理位置和份数的限制，同时可提供多人查询使用＼[2＼]。

但是，数字档案馆并不能完全取替传统档案馆的功能。第一，在档案资源的管理上，档案实体、电子文件并存，仍然需要按传统方式加以管理。第二，在档案业务建设上，数字档案馆涉及几乎所有档案馆的传统业务，包括整理、存储、检索、保管、利用、鉴定和统计等。第三，在档案实体的作用上，传统档案馆所体现的人文价值、历史真迹和真凭实据的法律作用是数字档案馆取代不了的。第四，在档案的安全上，数字档案馆仍存在很多不安全因素，电子设备、存储载体及数字技术的更新速度对数字档案信息的可识别性和有效性造成了严重威胁，同时信息与载体的分离性、依赖性、非直读性、脆弱性、信息共享与不安全性、信息易改性等削弱了档案数字信息的证据作用＼[3＼]。

因此，数字档案馆在禀承传统档案馆的功能和作用的同时需由传统档案馆作为补充，二者共同构成了信息时代档案信息资源体系。

三、高校数字档案馆的实践性探索

在我国，高校数字档案馆建设走在前列，南京大学、上海交通大学等高校已经实现了数字档案馆的建设，从地域看，南方高校比北方高校起步早，建设步伐快。东北财经大学从2007年着手数字档案馆的探索和筹备工作， 2007年建立了东北财经大学档案馆网站， 2007年底，购进由南京大学开发的“南大之星”网络版档案管理系统并正式使用。2008年制定了《东北财经大学档案信息化实施方案》，《东北财经大学电子档案管理办法够得着的》，并几易其稿，数字档案馆的建设工作步入了轨道，2012年档案馆搬迁新馆，基础设施得到很大改善，学校也在积极为数字档案馆的建设创造条件，正在加紧“数字东财”的建设，我校数字档案馆建设的筹备基础工作，及数字档案馆建设的总体思路及探讨工作从未停止过，我校的数字档案馆建设将进入健康、快速的发展阶段。

1高校数字档案馆建设的目标

根据《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，高校档案信息化建设的总体目标是：以档案信息资源建设为核心，以档案网络建设为基础，以计算机管理为手段，以档案信息资源开发利用网络化为目标，确保具有保存价值的电子文件档案信息的真实性、完整性、安全性和有效性，更好地为学校、师生和社会需要提供方便、快捷的服务。

以校园网为基础，加快档案信息资源数据库建设，尤其是档案信息目录数据库建设和电子文件全文数据库建设、照片档案信息数据库建设、多媒体数据库建设，使馆藏档案数字化；依托校园办公自动化和档案管理软件，实现电子文件全文的实时管理、在线接收及数字化转换工作；实现档案信息服务网络化、档案信息管理法制化。

3数字档案馆的工作准备

（1）网络设施建设。依托校园自动化办公网络，改造局域网，购置交换机、防火墙、路由器，提高网络化建设速度。

（2）基础设施建设。加快数字档案馆基础设施建设，添加数字档案馆支撑软件和设备，档案管理系统开发可采用以下方式：一是外包或整体外包研发模式。二是自主开发模式。三是混合实施模式。硬件设施应配备服务器和配套磁盘阵列、光盘塔和大功率UPS。

数字档案馆建设是一项长期、复杂的实践工程，随着信息技术的发展，计算机及相关设备淘汰贬值速度加快，档案信息形态及内容也呈现出复杂性和多样性，不会有一步到位的理想状态。因此，配备数字化基础设施时：第一，采取成熟技术。不要盲目追求新技术，尽量采用成熟设备和主流设备。第二，实施分步建设。数字资源建设是一项繁锁和艰巨的任务，需要一段过渡的时间，在这段时间里，对基础设施功能完备性要求并不高。所以建设初期，主要考虑具备与其他环节相适应的数字化加工能力就可以了，以后随着数字化工作的不断推进，再使基础设施得以逐步完善，避免了设备的闲置浪费，减少了技术淘汰所带来的设备贬值，使资金达到最佳的使用状态，用同样的资金换来性能更优质的基础设施。第三，采用高低搭配。对于关键环节的设备要选用性能较好、价格高的，而非关键环节的设备则可适当降低一些要求＼[4＼]。

（3）全面了解馆藏情况。在数字化前，要全面了解和掌握馆藏档案类型、数量、形态和状态，处理好数字化进行和档案利用的关系，为了不影响正常的档案利用，还要了解档案利用频率和利用价值等基本情况。

（4）做好馆藏档案数字化方案。全文数据库是数字档案馆建设的重要内容，因此，要根据实际馆藏情况，实行分步骤的全文数据库建设工作。

以我校为例，我校于2007年使用网络版档案管理软件，校园办公自动化正在筹备阶段，本着新帐不欠老帐逐渐还的原则，根据档案网络版软件使用时间和校园办公自动化运行时间将全文数据库建设工作分为三个阶段：一是对2007年以前的馆藏档案通过扫描主要做成图形文件。由于扫描量大，本着边建设边使用的原则，数字化的顺序按照经常查阅的文件、珍贵档案、濒危档案及档案价值的高低来确定。二是对2007年以后到校园办公自动化正式运行之前产生的档案，做成文本文件，实现档案全文数据库建设。三是对校园办公自动化实现后产生的档案，建立档案信息接收中心，在线接收档案的同时直接完成数字化转换工作。

（5）做好相关制度和安全保障体系建设。根据国家各级档案部门的有关规定制定电子文件归档与管理的各项规章制度，实行电子档案和纸质档案归档双轨制，通过各种管理制度建设确保数字档案馆的规范化、法制化进程。采取切实有效的技术手段和管理措施，确保档案信息安全和网络安全。

4数字档案馆的具体工作实施

（1）档案目录数据库建设。利用档案管理软件，以人工录入方式先将案卷及文件目录级档案全部录入电脑，实现馆藏档案文件级目录全部机检和查询。

（2）实现全文数据库建设。对于馆藏纸制档案数字化制作一般采取两种方式：第一种方式是人工录入，或通过扫描进行（OCR）字符识别，制成文本文件。人工录入虽然占据空间小，但录入的工作量大，差错率大且核对困难。采用OCR字符识别的准确率低，因为纸质档案有手写体，也有的字迹模糊不清或者非文字形式等，收效低。第二种方式是将档案原文由扫描仪制成图形文件，这种方式差错率相对较低，图像扫描也保留了档案的纸色、印章、批注等原貌，使利用者可以得到更多的启发。在实际工作中最好是两种方式结合使用。，扫描过程中还要做好扫描参数的优化设置，使图像文件所占用存储空间的大小要适中，并确保图像清晰完整。

实现办公自动化后的电子档案可以通过电子文件格式标准化转换中心直接转换成PDF格式电子全文。

（3）照片数据库和多媒体数据库建设。随着数字技术在摄像领域的应用，近几年的照片档案基本是数字化，应集中精力对其他馆藏照片档案全部数字化。同时通过采集、接收和征集等形式建设多媒体档案数据库。

（4）开发档案服务信息平台。建立档案资源信息的采集平台、传输平台、存储平台和应用平台，为社会、学校、个人查询和利用档案创造便利条件。要充分利用现代管理与传媒手段，尤其是网上信息发布技术，为用户提供方便、快捷的信息服务，以充分发挥档案作用，实现档案价值。

5数字档案馆建设仍需加强

（1）切实加强宣传力度。档案的数字化建设是新生事物，需要各方的配合和支持。尤其需要一定的人力、物力和财力的支持。因此，需要加强宣传，提高广大师生尤其是党员干部对数字档案馆的认识。

（2）加强档案队伍建设。馆以才兴，要开创档案信息化工作的新局面，还需大力加强人才队伍建设。一是配备具有较强能力的计算机专业人员，专门负责数字档案馆建设的技术服务工作。二是加强对专兼职档案人员的业务培训，特别是档案管理系统软件使用和操作培训，提高专兼职档案人员运用档案信息化技术的能力。

（3）完善档案制度建设。根据《档案法》及国家档案局的有关规定，与我校档案工作实际相结合，及时修订各项档案规章制度，加快推进档案信息化制度建设。我校已实行电子档案和纸质档案归档双轨制，要通过各种管理制度建设确保电子档案与纸制档案的一致性，完善电子文件的整理、保真、保管、保密和定期归档等制度建设。

（4）建立安全保障体系。增强档案信息安全和网络安全意识，档案信息既要最大限度地网络化开放，又要坚持档案保密的原则，加强计算机网络和档案管理系统的监控，实行密钥管理，严格身份认证，实现内部局域网与一切外部网物理隔离。各种数据库备份要制度化和规范化，根据国家《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求：“至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。”以保障档案信息的安全性、保密性和可靠性。

四、结束语

随着社会的发展、技术的进步，数字档案馆的建设在实践中会不断地涌现新情况、新问题和新技术，我们要用发展的眼光在实践中不断地挖掘和探索数字档案馆新的内涵，因此，数字档案馆建设的理论与实践探索仍然不会停止。

参考文献：

[1]蔡盈芳企业数字档案馆结构研究[J]档案学研究，2008，（1）：29-30

[2]于丽娟国外数字档案馆建设概况[J]中国档案，2003，（3）：23-24

[3]毕成钢数字档案馆与传统档案馆的关系[J]信息管理导刊，2002，（3）：19-21

[4]王保国数字档案馆建设中的若干关系[J]中国档案，2004，（11）：25-26

[5]方艳平数字档案馆建设的障碍性因素分析[J]湖北档案，2009，（3）：19-21

[6]尹清轶吴雁平，数字档案馆建设理论研究热遭遇实践冷遇的思考[J]档案管理，2009，（6）：51-52

（责任编辑：杨全山）

（3）全面了解馆藏情况。在数字化前，要全面了解和掌握馆藏档案类型、数量、形态和状态，处理好数字化进行和档案利用的关系，为了不影响正常的档案利用，还要了解档案利用频率和利用价值等基本情况。

（4）做好馆藏档案数字化方案。全文数据库是数字档案馆建设的重要内容，因此，要根据实际馆藏情况，实行分步骤的全文数据库建设工作。

以我校为例，我校于2007年使用网络版档案管理软件，校园办公自动化正在筹备阶段，本着新帐不欠老帐逐渐还的原则，根据档案网络版软件使用时间和校园办公自动化运行时间将全文数据库建设工作分为三个阶段：一是对2007年以前的馆藏档案通过扫描主要做成图形文件。由于扫描量大，本着边建设边使用的原则，数字化的顺序按照经常查阅的文件、珍贵档案、濒危档案及档案价值的高低来确定。二是对2007年以后到校园办公自动化正式运行之前产生的档案，做成文本文件，实现档案全文数据库建设。三是对校园办公自动化实现后产生的档案，建立档案信息接收中心，在线接收档案的同时直接完成数字化转换工作。

（5）做好相关制度和安全保障体系建设。根据国家各级档案部门的有关规定制定电子文件归档与管理的各项规章制度，实行电子档案和纸质档案归档双轨制，通过各种管理制度建设确保数字档案馆的规范化、法制化进程。采取切实有效的技术手段和管理措施，确保档案信息安全和网络安全。

4数字档案馆的具体工作实施

（1）档案目录数据库建设。利用档案管理软件，以人工录入方式先将案卷及文件目录级档案全部录入电脑，实现馆藏档案文件级目录全部机检和查询。

（2）实现全文数据库建设。对于馆藏纸制档案数字化制作一般采取两种方式：第一种方式是人工录入，或通过扫描进行（OCR）字符识别，制成文本文件。人工录入虽然占据空间小，但录入的工作量大，差错率大且核对困难。采用OCR字符识别的准确率低，因为纸质档案有手写体，也有的字迹模糊不清或者非文字形式等，收效低。第二种方式是将档案原文由扫描仪制成图形文件，这种方式差错率相对较低，图像扫描也保留了档案的纸色、印章、批注等原貌，使利用者可以得到更多的启发。在实际工作中最好是两种方式结合使用。，扫描过程中还要做好扫描参数的优化设置，使图像文件所占用存储空间的大小要适中，并确保图像清晰完整。

实现办公自动化后的电子档案可以通过电子文件格式标准化转换中心直接转换成PDF格式电子全文。

（3）照片数据库和多媒体数据库建设。随着数字技术在摄像领域的应用，近几年的照片档案基本是数字化，应集中精力对其他馆藏照片档案全部数字化。同时通过采集、接收和征集等形式建设多媒体档案数据库。

（4）开发档案服务信息平台。建立档案资源信息的采集平台、传输平台、存储平台和应用平台，为社会、学校、个人查询和利用档案创造便利条件。要充分利用现代管理与传媒手段，尤其是网上信息发布技术，为用户提供方便、快捷的信息服务，以充分发挥档案作用，实现档案价值。

5数字档案馆建设仍需加强

（1）切实加强宣传力度。档案的数字化建设是新生事物，需要各方的配合和支持。尤其需要一定的人力、物力和财力的支持。因此，需要加强宣传，提高广大师生尤其是党员干部对数字档案馆的认识。

（2）加强档案队伍建设。馆以才兴，要开创档案信息化工作的新局面，还需大力加强人才队伍建设。一是配备具有较强能力的计算机专业人员，专门负责数字档案馆建设的技术服务工作。二是加强对专兼职档案人员的业务培训，特别是档案管理系统软件使用和操作培训，提高专兼职档案人员运用档案信息化技术的能力。

（3）完善档案制度建设。根据《档案法》及国家档案局的有关规定，与我校档案工作实际相结合，及时修订各项档案规章制度，加快推进档案信息化制度建设。我校已实行电子档案和纸质档案归档双轨制，要通过各种管理制度建设确保电子档案与纸制档案的一致性，完善电子文件的整理、保真、保管、保密和定期归档等制度建设。

（4）建立安全保障体系。增强档案信息安全和网络安全意识，档案信息既要最大限度地网络化开放，又要坚持档案保密的原则，加强计算机网络和档案管理系统的监控，实行密钥管理，严格身份认证，实现内部局域网与一切外部网物理隔离。各种数据库备份要制度化和规范化，根据国家《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求：“至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。”以保障档案信息的安全性、保密性和可靠性。

四、结束语

随着社会的发展、技术的进步，数字档案馆的建设在实践中会不断地涌现新情况、新问题和新技术，我们要用发展的眼光在实践中不断地挖掘和探索数字档案馆新的内涵，因此，数字档案馆建设的理论与实践探索仍然不会停止。

参考文献：

[1]蔡盈芳企业数字档案馆结构研究[J]档案学研究，2008，（1）：29-30

[2]于丽娟国外数字档案馆建设概况[J]中国档案，2003，（3）：23-24

[3]毕成钢数字档案馆与传统档案馆的关系[J]信息管理导刊，2002，（3）：19-21

[4]王保国数字档案馆建设中的若干关系[J]中国档案，2004，（11）：25-26

[5]方艳平数字档案馆建设的障碍性因素分析[J]湖北档案，2009，（3）：19-21

[6]尹清轶吴雁平，数字档案馆建设理论研究热遭遇实践冷遇的思考[J]档案管理，2009，（6）：51-52

（责任编辑：杨全山）

（3）全面了解馆藏情况。在数字化前，要全面了解和掌握馆藏档案类型、数量、形态和状态，处理好数字化进行和档案利用的关系，为了不影响正常的档案利用，还要了解档案利用频率和利用价值等基本情况。

（4）做好馆藏档案数字化方案。全文数据库是数字档案馆建设的重要内容，因此，要根据实际馆藏情况，实行分步骤的全文数据库建设工作。

以我校为例，我校于2007年使用网络版档案管理软件，校园办公自动化正在筹备阶段，本着新帐不欠老帐逐渐还的原则，根据档案网络版软件使用时间和校园办公自动化运行时间将全文数据库建设工作分为三个阶段：一是对2007年以前的馆藏档案通过扫描主要做成图形文件。由于扫描量大，本着边建设边使用的原则，数字化的顺序按照经常查阅的文件、珍贵档案、濒危档案及档案价值的高低来确定。二是对2007年以后到校园办公自动化正式运行之前产生的档案，做成文本文件，实现档案全文数据库建设。三是对校园办公自动化实现后产生的档案，建立档案信息接收中心，在线接收档案的同时直接完成数字化转换工作。

（5）做好相关制度和安全保障体系建设。根据国家各级档案部门的有关规定制定电子文件归档与管理的各项规章制度，实行电子档案和纸质档案归档双轨制，通过各种管理制度建设确保数字档案馆的规范化、法制化进程。采取切实有效的技术手段和管理措施，确保档案信息安全和网络安全。

4数字档案馆的具体工作实施

（1）档案目录数据库建设。利用档案管理软件，以人工录入方式先将案卷及文件目录级档案全部录入电脑，实现馆藏档案文件级目录全部机检和查询。

（2）实现全文数据库建设。对于馆藏纸制档案数字化制作一般采取两种方式：第一种方式是人工录入，或通过扫描进行（OCR）字符识别，制成文本文件。人工录入虽然占据空间小，但录入的工作量大，差错率大且核对困难。采用OCR字符识别的准确率低，因为纸质档案有手写体，也有的字迹模糊不清或者非文字形式等，收效低。第二种方式是将档案原文由扫描仪制成图形文件，这种方式差错率相对较低，图像扫描也保留了档案的纸色、印章、批注等原貌，使利用者可以得到更多的启发。在实际工作中最好是两种方式结合使用。，扫描过程中还要做好扫描参数的优化设置，使图像文件所占用存储空间的大小要适中，并确保图像清晰完整。

实现办公自动化后的电子档案可以通过电子文件格式标准化转换中心直接转换成PDF格式电子全文。

（3）照片数据库和多媒体数据库建设。随着数字技术在摄像领域的应用，近几年的照片档案基本是数字化，应集中精力对其他馆藏照片档案全部数字化。同时通过采集、接收和征集等形式建设多媒体档案数据库。

（4）开发档案服务信息平台。建立档案资源信息的采集平台、传输平台、存储平台和应用平台，为社会、学校、个人查询和利用档案创造便利条件。要充分利用现代管理与传媒手段，尤其是网上信息发布技术，为用户提供方便、快捷的信息服务，以充分发挥档案作用，实现档案价值。

5数字档案馆建设仍需加强

（1）切实加强宣传力度。档案的数字化建设是新生事物，需要各方的配合和支持。尤其需要一定的人力、物力和财力的支持。因此，需要加强宣传，提高广大师生尤其是党员干部对数字档案馆的认识。

（2）加强档案队伍建设。馆以才兴，要开创档案信息化工作的新局面，还需大力加强人才队伍建设。一是配备具有较强能力的计算机专业人员，专门负责数字档案馆建设的技术服务工作。二是加强对专兼职档案人员的业务培训，特别是档案管理系统软件使用和操作培训，提高专兼职档案人员运用档案信息化技术的能力。

（3）完善档案制度建设。根据《档案法》及国家档案局的有关规定，与我校档案工作实际相结合，及时修订各项档案规章制度，加快推进档案信息化制度建设。我校已实行电子档案和纸质档案归档双轨制，要通过各种管理制度建设确保电子档案与纸制档案的一致性，完善电子文件的整理、保真、保管、保密和定期归档等制度建设。

（4）建立安全保障体系。增强档案信息安全和网络安全意识，档案信息既要最大限度地网络化开放，又要坚持档案保密的原则，加强计算机网络和档案管理系统的监控，实行密钥管理，严格身份认证，实现内部局域网与一切外部网物理隔离。各种数据库备份要制度化和规范化，根据国家《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求：“至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。”以保障档案信息的安全性、保密性和可靠性。

四、结束语

随着社会的发展、技术的进步，数字档案馆的建设在实践中会不断地涌现新情况、新问题和新技术，我们要用发展的眼光在实践中不断地挖掘和探索数字档案馆新的内涵，因此，数字档案馆建设的理论与实践探索仍然不会停止。

参考文献：

[1]蔡盈芳企业数字档案馆结构研究[J]档案学研究，2008，（1）：29-30

[2]于丽娟国外数字档案馆建设概况[J]中国档案，2003，（3）：23-24

[3]毕成钢数字档案馆与传统档案馆的关系[J]信息管理导刊，2002，（3）：19-21

[4]王保国数字档案馆建设中的若干关系[J]中国档案，2004，（11）：25-26

[5]方艳平数字档案馆建设的障碍性因素分析[J]湖北档案，2009，（3）：19-21

[6]尹清轶吴雁平，数字档案馆建设理论研究热遭遇实践冷遇的思考[J]档案管理，2009，（6）：51-52

（责任编辑：杨全山）