科技电子文件建档实践

袁向阳++段文++张瑞梅++王娟

摘 要：针对基层单位科技档案管理工作中的电子文件建档问题，探讨在新的技术条件下实现电子文件建档的基础条件和工作流程，得出可以通过OA流程控制下的文件签署保证电子文件的原始性，进而实现电子文件建档的结论。结合工作实践，讨论电子文件建档对数字档案馆建设和科研管理的意义。研究当前电子文件建档工作存在的问题，提出对应的解决方案。

关键词：电子文件；建档流程；OA系统；数字档案馆

电子档案主要有两个来源：电子文件建档和实体档案数字化。电子文件建档是新形势下加强档案信息资源建设的重要途径。在科技档案管理工作中，档案部门早在上世纪90年代开始接收科技档案的电子文件。当时由于无法判定电子文件与纸质件的一致性，只能认为纸质件才是档案，才具有凭证作用；而电子文件因无法提供凭证作用，只能作为信息储备。随着信息技术发展，电子文件建档有了新的突破和可能。

1 电子文件建档的基础条件

OA（自动化办公）系统的建成，使电子文件建档具备新的技术条件。①OA系统能够确定每项事务的责任人。OA系统把每台计算机绑定到具体的个人，并为每名用户配备唯一Ukey，这样任何人无法冒充或者顶替别人处理事务。②每项事务有既定的处理流程，每个人也有既定的权限，与个人无关的事务觉察不到也访问不了，这样就把档案的审批签署控制在应有的范围内。③配置了加密传输，涉密数据可以在区域网内部安全流转，档案材料不必再采用介质移交的方式，无需刻录光盘。

实际上，OA流程控制下的文件签署，就是在文件中添加相应的签名图片。签名图片通过扫描个人签名获得，保存在服务器端，个人不能改动。最终接收的电子文件，是从服务器下载的，而且经过相关责任人的签署。签署不完整的要回退给相关责任人重新签署。这样的电子文件相关责任人是不能否认的，这就保证了电子文件的原始性。确切地说，电子文件的原始性是由OA流程来实现的。

科技档案除作为档案的凭证作用之外，还有一个很重要的作用是科技信息储备。为此我们要求电子文件是可以进行信息加工（修改）的，一般要求是WORD格式的。这一点基于三方面的原因。①便于对信息进行组织。归档文件格式多样，多数没有规范的摘要、关键词、目录和图表清单，如果不重新组织，阅读都不方便，更难以开展数据挖掘等深层次处理。②便于信息复用。归档材料中的数据、图表在后续工作中会经常用到。③便于格式转换。理论上讲，电子信息都有可能成为电子垃圾，目前PDF格式是国际推荐的文本格式，我们要把文本文件统一转换成PDF格式。

2 电子文件建档流程

科技档案由封面、正文、归档协议、备考表四部分组成。电子文件归档时，正文作为工作流的附件提交，其他三部分从归档人员填写的表单生成。尽管多数归档材料是电子文件，仍然有个别材料是纸质件，例如技术加工合同、项目批复材料等，为此需要把纸质件纳入电子文件建档流程。有些单位或者个人不能使用OA系统，仍然需要填写纸质的档案封面、归档协议、备考表。建档流程如图1所示。

采用电子文件建档流程具有以下的便利：

2.1 实现电子文件直接转换。电子文件建档过程中共采集和保存四类文件：一是归档时提交的电子文件，可称之为原始文件；二是纸质件扫描形成的文件，简称为扫描文件；三是经过格式整理的文件，称之为整理文件，是一种中间文件；四是最终打包生成的正式档案文件，叫做电子档案。传统纸质档案是通过扫描加工形成电子档案的，将纸质件扫描成TIFF图像。采用电子文件建档流程，可将原始文件整理后打包直接生成电子档案。保留原始文件是一种稳妥的办法，有三方面的原因。①确保电子文件处理过程可回溯。一旦处理时发生失误，可以重新开始。例如，打包（即文件格式转换）时如果遇到图片或文字难以转换的情况，能够从原始文件中重新提取或生成。②避免纠纷。部分文件本身就存在问题，在反馈给归档人员时，可能会被归档人员当成文件处理的失误，档案部门保留的原始文件就可作为最有力的证明。③原始文件的属性信息也能够起到一定的凭证作用。

图1 建档流程

2.2 档案格式更加规范。电子文件整理主要是格式处理，例如修改页面大小、页边距、页码、字体、字号、行间距、标题级别，添加目录、图表清单、摘要、关键词等等。我们特别注意文件的标题设置以及目录、图表清单的自动生成，打包后标题会自动形成书签，使得电子档案便于阅览。这样档案的幅面大小、边距、页码编制就可以采用统一的标准。

2.3 大幅减少归档人员的工作量，使得归档更加方便。我们要求归档人员把所有的电子文件作为工作流程附件提交就可以了，既不用修改格式，也不用进行合并，这些工作包括档案的打印全部由档案管理人员完成。这样换来的不仅是归档人员的方便，也有档案格式质量的提高。由于归档文件格式五花八门，例如请示、合同、项目申请书、项目验收报告、项目总结报告、学位论文、GF报告、图纸等都有各自特定的格式，不同来源的项目对格式的要求也不尽相同，加之归档人员对各种格式转换的方法及意义也不甚了解，例如档案材料需要连续编制页码，而一般文件材料大都要求正文从“1”开始编制页码，为此几乎所有电子文件都需要进行相应的处理。现在这些处理由档案管理人员负责完成，虽然工作量成倍增加，但由专人负责，档案格式质量得到保证。

3 电子文件建档的意义

所谓数字档案馆，简单地讲是数字化建档、数字化管理和数字化利用。我单位的科技档案工作经过50多年的持续稳定发展，已经实现了全部馆藏的数字化扫描，完成了存量档案数字化；研发自建了科技档案管理系统，并实现了数字化档案的浏览、利用。电子文件建档使我们突破了数字档案馆建设的最后一道门槛，实现了档案管理从接收、管理到利用整个流程的数字化工作模式。

电子文件建档顺应了科研工作的需要，满足了科研管理的规程。目前的科研办公过程中的主要记录方式是电子文件，如果依然要求归档人员提供纸质件，就是逆潮流而行，会引起广泛的抵触情绪。同时随着集中打印在我所的实施，打印文件相当麻烦，况且如果打印的文件尚不能满足档案的格式要求，还要进行格式修改，会引发许多的争议和误解。电子文件建档能够把这些抵触和争议消除掉，档案部门与科研部门的关系也顺畅了许多。因此电子文件建档受到科研部门和科研管理部门的大力支持。

4 存在的问题及解决思路

上述电子文件建档流程是为文本文件设计的，同样适用于图片，但对于视频、动画、数据库、软件这些格式的文件则不适用。目前我们把视频等文件作为档案的附件保存起来，等待技术可行时再进行处理。

尽管人类拥有视觉、听觉、味觉、嗅觉、触觉等五类信息接收器官，但是能够进行时空传播却只有视觉和听觉信息，味觉、嗅觉和触觉信息在目前的技术条件下既不能准确描述，也不能超越时空传递。这些不能准确描述的信息可以借助文字符号来抽象描述，也就是说借助视觉信息来描述。从这一点来说，目前需要存储和传递的信息只有图像和声音两类，视频是图像和声音的组合。因此，视频、动画、演示文稿等，都可以转换成某种格式的视频文件。

数据库和软件是很难处理的，数据库与软件的反应与操作者的输入或者选择相关，对于不同的输入或者选择会有不同的结果。例如数据库检索，对于不同的检索词及其组合会输出不同的结果；点击软件不同的按钮软件就会有不同的流向和反应。目前使用的数据库一般是关系数据库，关系数据库存储数据的表格是可以输出的，表格之间的关系以及检索策略等只能用语言（包括图表）来描述，利用人员通过理解表格之间的关系能够得到检索结果。软件的源代码可以输出，算法和功能也是可以描述的。总之，数据库和软件必须借助语言描述才能被利用，因此要注意收集数据库和软件的设计、测试、描述文档。

对电子文件进行格式转换，使得电子文件建档方案受到质疑，有人认为这样形成的电子档案不具备凭证作用。从档案管理的角度来讲，原始性要求应当是归档人员不能否认电子文件承载的信息内容，而不是要求信息格式的不可更改。如果要求信息格式不可更改，那么复印传统的纸质档案，也是一种格式转换，也会使凭证作用丧失。通过水印、电子签名实现的凭证作用，一旦进行格式转换其凭证作用也会丧失。唯一的解决办法是新成立一个中立的机构来分配密钥或者保留凭证，类似于专门建立一个公证机构。对于这样的公正机构，密钥的管理与使用，凭证的保存也是一项极其复杂的工作，需要投入的费用会远远超过档案管理的费用。

5 总结

电子文件建档是数字档案馆建设的关键环节，至此科技档案工作的收集、建档、存储、管理、利用等五个工作环节全部实现数字化（图2）。数字档案馆的五个构成要素资源、设备、人员、技术、制度等基本完备。以资源为基础，以设备、人员、技术为支撑，以制度为统领的档案工作模式基本形成（图3）。档案工作重心由实体档案转移到电子档案，数字档案馆开始正式运行。

图2 档案工作的五个环节 图3 数字档案馆构成

参考文献：

[1]张美芳.数字信息保存[M].北京：中国人民大学出版社，2016.

[2]中国档案学会.创新：档案与文化强国建设——2014年档案事业发展研究报告[M].北京：中国文史出版社，2014.

[3]王英玮.信息管理导论[M].北京：中国人民大学出版社，2010.

（作者单位：西北核技术研究所 来稿日期：2016-08-18）

[2]王灿荣，王协舟.档案信息服务社会化绩效评价指标体系构建策略[J].档案学研究，2015（2）：66～70.

（作者单位：南昌大学人文学院 来稿日期：2016-08-13）