浅析高校办公室管理信息化建设

安婧

在教育部《教育信息化十年发展规划2011-2020年》指导下，高校宏观层面信息化建设进程不断推进，基础硬件逐步完善，各类信息系统纷纷上线，[1]大幅度提升了管理运行效率，然而在高校办公室管理信息化建设进程中，信息孤岛、数据利用率不高、专业人才缺乏、信息素养有待提高等问题还一定程度存在。

本文以进一步推动高校办公室管理信息化工作为目标，对高校办公室管理信息化的时代背景、现实意义进行梳理分析，并浅析其发展趋势及促进措施，以期進一步提高校园信息化水平，推动高校教育事业蓬勃发展。

以互联网、大数据、云计算、人工智能等为代表的新一代信息技术快速发展，带动经济社会各领域持续向数字化、网络化和智能化转型，信息化对教育的革命性影响日益凸显，教育信息化已经成为教育创新发展的核心动力。[2]在推动教育与信息技术深度融合的这一过程中，作为整个校园框架中的核心部门，高校办公室发挥着基石与桥梁作用，高校办公室管理信息化建设在某种意义上，也展现出高校自身信息化水平。只有勇立潮头紧跟时代发展潮流，切实用好用活新兴技术，充分利用和发挥新一代信息技术优势，才能在信息化建设的道路上行稳致远，这需要高校进一步加大在科学技术硬件、软件、队伍建设、培训等方面的投入，尽可能地满足未来一段时间内的发展需求，信息化建设才能真正地发挥功效，节约人力成本，提升管理工作效率，提高决策科学性。

高校办公室管理信息化建设时代背景

20世纪90年代起步的校园网建设，打下了高校迈入信息化的硬件基础;本世纪初，随着互联网的进一步发展和普及，高校信息化建设逐步进入数字校园阶段，各类应用系统纷纷上线，建立起了门户网站、计算机中心，单机或局域网范围内的MIS系统;2012年，教育部发布《教育信息化十年发展规划2011-2020年》，首批教育信息化试点院校开始探索实践，更进一步促进了高校的信息化建设，在这个阶段，高校纷纷建立了信息化中心、数字化校园网络、数字门户平台，综合业务平台、中央认证系统等;2018年，教育部印发《教育信息化2.0行动计划》为教育信息化可持续发展指明方向;2021年12月，教育部科技发展中心发布《中国高校信息化发展报告（2020）》，全面梳理了高校信息化总体发展现状、建设成效和主要问题，指出高校信息化取得了长足的发展，紧密围绕“人才培养”的根本目标，坚持应用驱动和机制创新的基本方针，构建了实体空间与网络空间融合发展的数字校园，信息化基础设施基本夯实。

现阶段，教育部会同有关部门正在研制《关于推进教育新型基础设施建设构建高质量教育支撑体系的指导意见》《关于推进“互联网+教育”发展的指导意见》《教育信息化中长期发展规划纲要（2021-2035年）》和《教育信息化“十四五”规划》等一系列重要的规划和政策文件，鼓励充分发挥市场机制作用，优化教育资源供给，支持信息化教育装备制造、教育软件工具研发、数字教材及资源开发、平台运营服务等供应链健康发展，必将加快教育信息化和现代化，成为支撑教育高质量发展的重要力量。

《中国高校信息化发展报告（2020）》指出，在其调研的1171所高校中，管理信息系统已在高校校务管理的核心领域实现了全面覆盖，为教学、科研、学生等其他关键业务提供有力支撑。[3][4]毫无疑问，这是高等学校主动适应时代发展需要的重要举措。如今，管理信息化早已不单单是将文件资料上传至系统，或是单纯实现“无纸化办公”这样简单，已从简单的数据电子化集纳转变到大数据、云计算、人工智能等综合运用的新阶段。

高校办公室管理信息化建设现实意义

高校办公室主要负责大型活动和会议的综合协调、“三公”管理、人员管理、行政审批、印鉴管理、公文流转、信息报送、信息发布、档案管理、信息统计等工作，内容涵盖学校党委和行政日常工作的诸多方面，是高校综合业务协调的主要部门和行政工作运转的枢纽，办公室行政事务工作效率对学校整体行政工作效能起决定性作用。因此，在高校信息化建设蓬勃发展的阶段，办公室管理信息化建设无疑承担着不可或缺的重要角色，是高校管理信息系统建设的主要发力点，是顺应时代和自身需求，并对高校整体信息化建设起到良好的带动促进作用。

其一，提升行政效能。智能化与数字化的办公管理信息系统，有效解决了采取手写等传统记录方式工作量大、易出错、不易查询检索等问题，不仅能够存储海量数据，更重要的是，能够实现快速的增删改查，提高行政运转效率。同时，减轻行政工作人员和办事人员的跑腿负担，降低运行成本，无疑是提升学校行政运转效率的核心动力，是强化高校办公室职能的重要措施，也是减轻教职工行政事务压力的有效手段。

其二，促进依法治校。2020年，教育部印发《关于进一步加强高等学校法治工作的意见》，全面深入推进高校依法治校工作，教育法制建设和依法治校的相关措施逐步完善，要求学校进一步落实章程和基本规章制度。然而，往往由于执行意识不强、执行过程监管不严、普通教职工对数量繁多的规章制度掌握不全面等问题，制度建设与制度执行之间还存在一定的差距。办公室管理信息化按照制度要求，依托预先设置好的运转流程、可追溯的审批记录，即能够帮助教职工快速地完成业务办理申请，不必过多地关心审批要求，又能够有效地将制度要求落地，并能够实现全流程监管。

其三，辅助管理决策。随着系统功能的完善，各类信息系统的归集，数据种类的增加，学校运转的各方面数据，都将在系统中实时记录，高校可根据实际工作需要，对数据进行实时监控及分析，及时掌握学校发展现状，及时预警，真正实现数据服务决策。例如，师资信息可生成教师专业结构，为下一步招聘教师的专业方向提供参考;网站招生信息的点击数据可为招生计划指标分配提供依据;图书系统查阅记录可反应师生教学及学习资源需求;甚至，请假信息可预警校园传染病的发生。

高校办公室管理信息化建设存在问题

当前，随着云计算、物联网、大数据、人工智能等新一代信息技术的发展，高校所拥有的数据信息越来越多，可谓是爆炸式增长。在多项相关政策的加持下越来越多高校都在办公室管理信息化建设的基础上，不断优化完善校园信息系统，着力推荐智慧校园建设，建立了校园整体协同统一的数据库、管理系统和应用平台及统一的认证中心。此外，在疫情防控常态化的背景下，远程办公、居家办公、线上授课等需求量大增，也进一步加速了各高校信息化建设的进程。[4]然而，在不断改革创新的过程中，高等学校信息化建设也面临着诸多问题，如何在信息化建设过程中发挥出高校办公室管理优势，进而有效提升数据利用率，便是其中较为突出的问题。

1、尚存为数不少的信息孤岛

历经多年逐步建立起的高校办公室管理工作信息系统，由于建设周期、硬件条件限制、顶层设计水平、工作归口不同等种种原因，导致多个系统独立运转，数据之间无逻辑和物理关联，形成了为数不少的信息孤岛。

我国高校行政管理工作往往分为多个部门、多个院系乃至多个校区，由此引发的信息孤岛效应会导致高校整体信息化建设出现诸多问题。由于信息化建设推进時间节点不同、采用的软硬件设备不同、数据格式标准不同等，校园内也往往会出现如教务系统、党务系统、财务系统、安保系统、车辆管理系统等一座座信息孤岛，这导致高校内部便形成了一道道数字鸿沟，信息之间的交流存在不小障碍，不同部门之间的数据难以汇集，伴随而来的便是多次建设等，容易导致资源浪费等情况。因此在校园信息化建设过程中，作为与其他校内各部门协同均较为紧密的一方，高校办公室管理信息化建设过程便是完成统筹协同，打破这一座座信息孤岛壁垒的关键一环。

2、数据利用率不高

对于不少高校而言，在此前二十余年的信息化建设过程中，许多有价值的信息只是单纯地存储在数据库中，而随着大数据时代的到来，在今后的发展中，如何更高效地利用这些数据，进一步分析整理，会对领导层及时、全面、准确做出决策有很大帮助，与传统的简单搜索浏览，或从数据库中提取不同，更多智能化的数据分析系统及应用将更广泛地服务于高校，如通过云桌面、云计算、人工智能等实现数据的“再加工”，都能够有效提高高校办公室管理水平，进而改善高校的办学质量。

3、缺乏专业的信息化建设人才

高校办公室管理信息化建设离不开全盘分析，这项系统性需要顺应科学技术与时代的发展不断创新，然而在这一过程中如何做好需求分析，最大限度地惠及高校各部门及广大师生，不仅需要学校领导层的强有力支持，也离不开专业信息化建设人才的长远规划和顶层设计。毋庸置疑的是，完成高校信息化建设工作不可能一蹴而就，只有依托于充分详实的前期调研考察，才能更好地在信息化建设中探索创新，只有详尽而又可行性强的方案规划，才能让高校管理者充分理解信息化对高校建设发展的必要性。由于缺少专业信息化建设人才，缺少信息化专业软硬件设备，很难真正有效提升办公室管理工作效能，反而会成为工作中的累赘和形式主义，进而导致智慧校园建设进展缓慢，利用率不高，甚至流于形式。

4、教师信息工作素养欠缺

目前，国内高校仍普遍存在办公室管理人员观念老旧，学习思维僵化，信息化知识不足，无法胜任信息化业务岗位需求，[5]工作效率偏低等问题。部分教职员工受制于传统思想观念，特别是部分年长教职员工，早已习惯于传统书面文件等形式进行工作，重要的事宁愿面对面口头传达信息，不太重要的事觉得通过电话来打个招呼就可以，甚至还有很多人对于办公室管理系统存在抵触心理，导致信息化建设在校园内部的推广遇到不小的阻力。同时，对于许多高校办公室管理人员来说，行政管理处于吃大锅饭的状态，行政管理工作做的多与少不与收入直接挂钩，这种环境更容易滋生管理人员懒惰的心理，不愿主动学习思考，提高自身的学习素养。[2]这也导致高校办公室管理信息化建设工作常常留于表面，实质上长期停滞不前，要改变这样的情况，需要通过多种方式方法激励教职工顺应时代发展，改变心态提升认识加强能力建设。

高校办公室管理信息化建设发展趋势

2022年5月，陕西省教育厅印发了《陕西省教育网络安全和信息化“十四五”规划》，明确指出了七大项共21项主要任务，以期到2025年，教育数字化转型取得重要进展，以信息化支撑引领教育现代化和教育高质量发展。

在相关政策指引下，在科学技术飞速发展的时代背景下，本文认为，作为提升大学管理效能的重要手段，高校办公室管理信息化建设发展趋势集中在以下几个方面。

1、普及数字校园建设

积极开展教育新基建工程，依托国家主干网、省市教育网和学校校园网，加快推进数字校园建设和完善是大势所趋。在建设数字校园过程中，落实教育部数字校园建设规范，推动学校环境的数字转型和智能升级，依托教育大数据，形成对数字校园的监测评估。[2]

高校在数字校园建设过程中，如何量体裁衣按照自身发展需求，寻找合适的供应商制定解决方案，推出与学校发展相匹配的应用场景尤为关键，在这一过程当中，高校办公室往往会起到智慧校园建设引领者的作用，只有以先进的办公室管理系统为依托，才能够更好地为校园整体建设做支撑。

2、开展数据治理与应用创新

不论是高校内部还是整个教育系统，信息孤岛和数据不规范情况较为严重，开展数据治理是迫在眉睫的重要任务，大力推动数据生态建设，逐步消除信息孤岛、规范数据形态，是下一步利用大数据技术开展常态化监测与决策，支撑教育精准治理与科学决策的重要基础。

以教育部年度高等教育基础数据统计工作为例，该项工作是高校办公室统计工作中的重要内容，统计数据涵盖教师、学生、图书、资产等所有基本办学条件。从2021年起，陕西省教育厅推出“陕西省教育事业统计管理系统”，采集每人、每物详细信息，以台账形式录入“陕西省教育事业统计管理系统”，该系统再根据教育部“教育统计管理信息系统”要求，自动抓取相关数据，归总统计结果，形成统计报表。此举，构建了陕西省教育信息大数据，逐步实现教育统计智能化和现代化。

从学校角度而言，高等教育基础数据统计报表所需数据，分散在学校不同的应用系统中，甚至，有的数据需要人工从不同的应用中筛选、导出，同时，该项工作为年度工作，导致每年都需要投入大量人力、物力、资源、时间、精力。办公室作为该项工作的牵头部门，应依托智能校园平台，尽快开展数据治理，打通信息孤岛，持续应用创新，既降低学校该项工作投入成本，又能够作为学校常态化监测与决策的重要数据来源。

3、开展基于教育数据的服务创新

“让数据多跑路，让群众少跑路”，早已是达成共识的惠民政策。在智慧校园建设过程中，需要综合考量各项因素，率先构建统一的管理平台，以高校办公室管理信息化建设工作为根基，再用发展的眼光审时度势，逐步让信息化在校园内开花结果，充分发挥信息技术优势，聚合校园海量数据信息，实现数据实时共享高效处理，进而推出更受教职工和学生欢迎的各类信息化应用产品，推动网上办事，以数据优化管理服务流程，减少不必要的人为错误出现，提升服务效能。

高校办公室管理信息化建设促进措施

1、加强组织领导，强化统筹作用

高校信息化建设过程中，要加强党对教育工作的领导，坚持网信事业政治方向，落实教育网信工作“一把手”责任制。学校成立信息化建设领导小组，并由主要领导牵头该项工作，明确信息化目标和任务实施计划，制定目标责任考核等相关制度，聚合校内资源高标准统筹谋划，及时处理信息化建设推进过程中发生的问题，尽可能實现集中建设，从而避免校园内各部门间出现信息孤岛。完善高校办公室管理信息化建设还包括需要充分明确各行政管理部门的责任与分工，行政管理人员按照相关要求开展各项工作，严格执行并落实行政管理信息化制度，形成一支团队协作力强、专业技术水平高的行政管理队伍。[6]

2、紧抓队伍建设，提高系统质量

高校办公室如何运用信息化应对日常管理工作的新挑战非常关键，其中专业化人才队伍的建设培养是基础性工作。培养专业基础知识扎实、行政管理能力强的专业人员能为高校推行行政管理信息化提供人才资源保障。高素质的信息化人才应当具备系统建设与维护能力，能熟练应用信息化设备并能自主进行检测和维修，并有较高的信息化管理能力。[7]专业人才可以对软硬件设备定期维护，及时排除故障，进而确保信息化建设方案稳步落实，从而提升数据自身价值，实现高校各部门资源共享，由高校办公室管理信息化工作以点带面，推动智慧校园建设。

3、提升信息化领导力，提高教师信息素养

针对信息化领导力及教师信息素养欠缺问题，高校可以通过多种形式的线上线下活动，对高校办公室管理信息化建设工作进行宣传推广，如定期对广大教职工进行培训，积极发挥教职员工的主观能动性，积极引领教职员工树立“主人翁”意识，从而在根本上改变教职工的传统观念和思想，让大家真正意识到信息化建设在高校发展过程中的重大意义。同时还可以组织教职工赴智慧校园示范校参观调研，积极学习借鉴示范校信息化建设过程中的优秀经验，并根据高校自身实际情况，对现有的信息化办公系统提出调整优化方案，尽可能避免重复建设和资源浪费，让资源高效共享、数据互通互联，并在此基础上，适时加大软硬件设备及人员投入，进一步推出更多便于教职工学生使用的应用场景，从而提高校园信息化水平，推动高校教育事业蓬勃发展。

注释

[1]教育部.教育信息化十年发展规划（2011-2020年）（教技〔2012〕5号）[Z]. 2012-03-13.

[2]陕西省教育厅.陕西省教育网络安全和信息化“十四五”规划（陕教工﹝2022﹞41号）[Z].2022-5-6.

[3]教育部科技与信息化司.2022年1月教育信息化和网络安全工作月报[EB/OL]

[4]教育部科技发展中心.中国高校信息化发展报告（2020）（教技发中心函﹝2021﹞28号）[Z].2021-12-30.

[5]秦磊.“互联网+”背景下高校行政管理信息化建设研究[J].中国管理信息化，2017，20（16）：243-244.

[6]邵丽盛.高校行政管理信息化及创新策略研究[J].牡丹江教育学院学报，2018（09）：55-56+69.

[7]王霞.高校行政管理信息化策略创新研究[J].散文百家，2019（07）：199.

作者简介

安 婧 陕西交通职业技术学院副教授，主研方向为计算机应用、高校行政管理