数字档案馆生态位提升策略探究

2022-05-30王洁菲

北京档案 2022年9期

王洁菲

摘要：数字档案馆作为新型档案信息组织管理形式，是数字时代档案工作提质升级的关键依托，其生态位提升关乎数字档案馆生态能级的跃升乃至档案事业生态空间的扩充。在分析数字档案馆生态位内涵的基础上，构建和剖析了包含“态”“势”“能”三个维度的数字档案馆生态位模型及其形成与演化机理，并结合现实情况从资源、机制、技术、能效四个方面梳理了当前数字档案馆生态位发展的主要困境，提出数字档案馆生态位提升路径。

关键词：数字档案馆生态位生态能级

Abstract： Digital archives， as a new form of ar？ chive information organization and management， is the key support for the quality and upgrading of ar？ chives work in the digital age. The improvement of its niche is related to the improvement of the ecological level of digital archives and the expansion of the eco？ logical space of archival undertaking. On the basis of analyzing the connotation of the niche of digital ar？ chives， this research constructs and analyzes the niche model of digital archives and its formation and evolution mechanism， which includes the three dimen？ sions of "ecostate""ecorole" and "capability". Combined with the actual situation， this paper combs the main difficulties of the current digital archives niche develop？ ment from the four aspects of resources， mechanism， technology and energy efficiency， and puts forward the path to improve the digital archives niche.

Keywords： Digital archive； Ecological niche； Eco？ logical energy level

大數据时代，数字化社会浪潮从源头上改变了档案事业发展的生态环境与秩序，档案资源形态从“模拟态”向“数字态”“数据态”不断转变，档案工作空间从“实体空间”向“数字空间”“数据空间”加速迁移，在适应“数字化生存”的进程上，数字档案馆作为数字档案资源的主要“栖息地”及生存运动场所，其建设升级成为数字时代档案事业发展的重要方向与关键抓手。从《档案法》、档案事业发展规划等一系列政策中强调开展数字档案馆建设，到国家、地方、组织发布《数字档案馆建设指南》等一系列指导性文件，再到国家档案局评选认定“国家级数字档案馆”“全国示范数字档案馆”等一系列实践，均可看出，数字档案馆在数字时代档案事业生态中的地位愈加突出。如何进一步提升数字档案馆生态位，发挥数字档案馆在管控信息、服务大局、赋能治理中的基础性、进阶性作用，是档案界必须思考的重要问题。

一、数字档案馆生态位：内涵、构成与形成演化机理

（一）数字档案馆生态位内涵

在生态学中，生态位是描述生物在环境中占据的特定位置，指在“特定生态系统中，生物（可以是个体、物种、种群）与环境及其他生物相互作用过程中所形成的相对地位与作用”[1]。依据生态学中的生态位定义，结合数字档案馆建设与发展的实际，可以将数字档案馆生态位定义为：“数字档案馆（个体、种群、群落）在一定时空区域内依据自身的档案信息资源规模、基础设施、信息服务、社会影响等因素，在各种社会组织、社会信息系统中形成的特定位置。”[2]

从该定义中不难分析出：第一，数字档案馆生态位的高低首先由数字档案馆主体的综合实力决定，包括自身建设状况和能力水平等；第二，数字档案馆生态位是一种相对生态位，既相对于一定时空环境而言，也相对于一定参照对象而言；第三，数字档案馆生态位因主体能动性和客观环境条件等因素变化而具有动态性。

（二）数字档案馆生态位构成

生态位态势理论中认为：“从个体到生物圈，无论是自然还是社会中的生物单元都具有态和势两个方面的属性。态是指生物单元的状态，势是指生物单元对环境的现实影响力或支配力。”[3]但在数字档案馆生态位中，除“态”“势”之外，由于数字档案馆生态系统归根结底是组织生态系统和人工生态系统，“人为”赋予数字档案馆之“能”占据重要方面。所以必须单独提出并突出“能”的作用并将其提至与“态”“势”同等之地位。故而，数字档案馆生态位包括“态”“势”“能”三个维度，综合决定数字档案馆的生态位。

1.数字档案馆生态位之“态”。数字档案馆生态位之“态”是指数字档案馆在一定时空环境下的自身状态，即数字档案馆在过去发育成长以及与环境相互作用积累的结果，包括“绝对态”和“相对态”两大方面。“绝对态”指数字档案馆自身的发展水平及其内部各要素的发展状态，如数字档案馆目前数据库建设规模、基础设施状况、职能业务范围等。“相对态”指数字档案馆在一定环境条件下与其他数字档案馆或同类型信息部门或信息系统（如大数据局、政务信息系统）相比较而言所处于的状态。

2.数字档案馆生态位之“势”。数字档案馆生态位之“势”是数字档案馆与外部环境间的相互影响力、支配力、驱动力。一是数字档案馆之于外部环境之“势”。数字档案馆凭借自身能力水平对国家、社会、个人产生贡献力、支撑力、影响力，这些力量的大小、强弱乃至正负，均直接影响数字档案馆生态位。二是外部环境之于数字档案馆之“势”。随着信息技术的发展，数字档案馆的管理和服务模式会不断发生变化，倒逼数字档案馆朝着智慧型、知识型方向发展，出现生态位变化。

3.数字档案馆生态位之“能”。数字档案馆生态位之“能”是指数字档案馆的能力，是数字档案馆生态位维度中最具能动性、活跃性的部分，其影响往往是最为迅速和明显的。一是数字档案馆针对数字档案资源的“收”“存”“管”“用”等基础业务能力；二是数字档案馆数字档案资源服务能力，包括跨界共享、资源互通、数据整合等；三是数字档案馆技术能力，包括技术引进、技术适配、技术应用等；四是数字档案馆建设管理人才队伍的人员能力，包括技术掌握、数据素养等。

（三）数字档案馆生态位形成与演化机理

“态”“势”“能”作为数字档案馆生态位的主要构成，是数字档案馆生态位形成与演化的主要自变量。如图1所示，空间任意选定原点O，过点O作三条互相垂直的Ot轴（“态”轴）、Os轴（“势”轴）、On轴（“能”轴），三条轴的正方向分别代表趋优、趋利、趋强的正状态，反方向分别代表趋劣、趋弊、趋弱的负状态。

1.数字档案馆生态位形成机理。在图1中，假设存在某数字档案馆D，根据对该数字档案馆“态”“势”“能”现状的分析评估，得出其生态位三个维度值分别为t1、s1、n1，由此即可确定D1点在三维坐标系中的具体位置，也即该数字档案馆的生态位；区域A则表示该数字档案馆在现有“态”“势”“能”条件下所能适应并发挥作用的生态能级幅域范围，也即该数字档案馆在当前生态位力所能及的作用空间。

2.数字档案馆生态位演化机理。受客观环境和主体能动的双重影响，数字档案馆“态”“势”“能”在原先阶段基础上发生正方向或负方向变动，数字档案馆生态位即发生位移，数字档案馆生态作用空间自然也会相应扩充或压缩。在图1所示模型中，假设数字档案馆D生态位三个维度值从t1、s1、n1分别演进至t2、s2、n2，此時其生态位从D1点转变至D2点，生态位发生显著提升；同时，其生态作用空间从区域A扩充至区域B，作用空间增大，生态能级提升。在模型中，当到达顶点Dmax时，此时数字档案馆Dmax生态位三个维度的值达到最大，该数字档案馆处于顶级发展水平，生态位达到最高，即处于理想生态位[4]的状态。

此外，在数字档案馆生态位演化进程中，会出现数字档案馆生态位偏移现象。如图1所示，当数字档案馆生态位达到D1时，其生态位三个维度值t1、s1与n1相对而言并不均衡，其反映到现实中可能呈现的是该数字档案馆目前在良好的社会环境下有足够的数字档案信息资源，但却因其数字档案馆管理主体的业务水平不高、工作能力不足，导致其生态位处于不平衡的状态。当数字档案馆生态位所对应的生态空间域为近正方体时（即数字档案馆生态位达到D2时），其“态”“势”“能”能够匹配，此时该数字档案馆是处于一种良性的发展模式，生态位处于不偏不倚的平衡状态。当生态位所对应的域不是正方体时，即数字档案馆生态位发生偏移，那么就要相应地提高某一个或两个维度值使其达到良性状态。

二、数字档案馆生态位发展的主要困境

（一）数字转型与数据质量的欠配

在数字转型时代，数据逐渐成为不同业务场景的原始记录形式，“档案管理对象也发生着由模拟态到数字态再到数据态的转变，数据管理开始成为档案工作的新常态”[5]。数据质量是数字档案馆生态位的关键，是数字档案馆档案数据规范管理与有效开发的基础。“档案数据质量包括两方面：一是档案数据自身的质量，主要指档案数据的真实完整，准确可靠，关联可用程度等；二是档案数据的过程质量，包括数据存储质量，传输质量，运行质量和利用质量等。”[6]当前，数字档案馆中档案数据质量不容乐观，往往会陷入“数据丰富，信息贫乏”的境地，制约数字档案馆数据质量的因素包括档案数据结构复杂、格式不一、系统异构、标准差异等。

（二）跨界互通与机制失调的抵触

大数据时代，“数据价值的发挥是一个让数据‘动起来的过程。而数据流通形式的创新，同样也是数据价值创造模式的创新”[7]。就档案数据来说，档案数据流通不仅是档案数据生态中的正常现象，更是档案数据价值实现的必然路径。由数据“流通”到数据“共享”“整合”“共治”等，必然涉及双方及多方的“跨界”。在一个成熟、完整、全景的档案数据生态圈内，档案数据的跨界流通包括两个方面：一是“跨档案部门之界的流通”，指档案数据在档案行业内部的流通传递；二是“跨信息部门之界的流通”，指档案数据在档案部门与其他数据管理部门之间的流通共享。然而由于缺乏整体性、统一性的机制规划和治理安排，档案行业内部存在档案数据共建共享步伐不一致、手段不协调的情况，与其他数据管理部门在政务数据资源归档管理、数据开放等管理职责划分上尚不够明晰，影响数字档案馆中档案数据的跨界互通。

（三）科技依赖与技术犹豫的冲突

数字档案馆实质是序化的数字信息空间，对硬件设施、操作系统等依赖性较强。当前，我国数字档案馆整体发展尚处于建设阶段，在技术的选用方面不够成熟。一是档案人员的技术素养。“技术的‘新不是它存在的根本，‘技术的使用才是能够证明它存在并且发展着的关键。”[8]科技化程度不断提高的档案行业中，不同能力水平的档案工作者学习和使用高新技术的效果必然会有一定差异，进而会影响数字档案馆的运行管理和服务效果。二是在数字档案馆的建设过程中，对维护档案信息的真实性、完整性、可靠性及保密性方面有着较高的要求，档案人员在技术选择上会存在犹豫不决、不敢妄为的心理。

（四）成本投入与能效产出的矛盾

馆藏档案的数字化、电子文件归档与移交系统、档案专题数据库的建设等，数字档案馆的这些建设会投入大量的人、财、物。数字档案馆大投入、大消耗与小回报、小效益之间的矛盾，究其原因有两方面。一是自身属性原因，即“态”方面的因素。由于数字档案馆的建设与运行是一项“烧钱工程”，数字档案馆的效益“能见度差，难以计量”[9]，因此往往在一个部门或者一个组织当中，会显得微不足道。二是服务能力原因，当前我国大部分数字档案馆没有完全实现智能化的双向互动与沟通，这就使得用户的实际需求无从说起、无处可说，造成用户对数字档案馆的期望值不高。

三、数字档案馆生态位提升路径

（一）推进自身能力建设，破解本领困境

一方面，相对于“态”“势”因素在影响数字档案馆生态位演化过程中的“慢热”与“平缓”，能力因素则介入和生效得比较“积极”与“敏捷”，所以从能力建设思路出发促进数字档案馆生态位提升是主要抓手，成效也最为快速和凸显；另一方面，数字档案馆生态位“态”“势”“能”相互作用、彼此促进，其中“能”维的建设发展也会成为“态”“势”发展变化的自变量，并且“能”维趋强在很大程度和很大比例上会带动“态”维趋优、“势”维趋利，继而从整体上驱动数字档案馆生态位朝正向提升，因此，能力建设在某种意义上是“元”建设和“元”动力。

第一，推进数字档案馆基础能力建设。所谓基础能力，即与数字档案馆建设基本要求相匹配的应有、必备能力，也是奠定数字档案馆生态位的基本能力。一是提升数字档案信息资源建设能力，做好电子文件、数字档案、档案数据的采集、积累、管理与质量控制，构建数量丰富、形式多样、类型多元、质量可靠的数字档案资源库。二是提升数字档案馆业务开展能力，完善数字档案馆应用系统和服务平台建设，最大程度发挥数字档案馆基本功能。三是提升数字档案馆工具应用能力，从宽度上拓展技术工具的应用范围，从深度上提升技术工具的应用层级。四是提升数字档案馆建设管理人才队伍素质能力，主体对数字档案馆生态位演化的积极态度会促使其做出相应决策来推动数字档案馆生态位的整体进化。五是提升数字档案馆制度规范建设实施能力，建立管理性、业务性和技术性标准规范于一体的数字档案馆制度规范与实施体系。

第二，推进数字档案馆进阶能力建设。所谓进阶能力，即促使数字档案馆创新化、特色化、智慧化建设的高阶性能力，借以推动数字档案馆向新型化发展。一是“更新”能力建设，根据时代发展、政策走向、技术变迁等客观环境对数字档案馆建设中的相关要素进行动态调整、变换升级，达到与时俱进的效果。二是“引新”能力建设，持续关注数字（据）信息资源建设管理的新理念、新技术、新方法，结合数字档案馆建设目标要求，进行科学选优引进。三是“拓新”能力建设，在数字档案馆建设的前期基础上，瞄准社会需求、用户心理动向，创新性地开发新功能，提供新服务。

（二）增强内外互联互通，破解机制困境

除了自身能力水平等绝对性因素对数字档案馆生态位演化产生的绝对影响之外，数字档案馆的相对状态和比较地位也限定着其生态位的演化发展。一方面，在整个数字档案馆生态系统中，每个数字档案馆个体均无法独立、割裂、断层式存在，单个数字档案馆的生态位不可避免地受到其他数字档案馆个体以及所处的数字档案馆种群、群落的影响与规制。另一方面，在整个社会的大信息生态系统中，数字档案馆同政务信息系统、大数据系统等同类型信息平台均为不可或缺的生态节点，数字档案馆的生态位与生态空间会在与其他信息平台的合作与竞争中奠定与演化。通过数字档案馆内外合作式竞争与资源共享，激发数字档案馆内外因子的活力，从而达到“共生放大效应”[10]。

第一，增強数字档案馆生态系统内部互联互通，主要表现为数字档案馆个体、种群、群落之间，通过数字档案信息资源、技术资源、制度资源和用户资源的互补性聚合，建立资源共建共享机制；统一数字档案馆建设规范，打破系统异构；建立远程查询，做到“档案工作‘不断档，档案服务‘不打烊”[11]，实现数字档案馆生态位内部协同提升。

第二，加强数字档案馆与外部信息系统的跨界互联互通，突出表现在数字档案馆与数字图书馆、数字博物馆、政府部门等社会信息系统之间相互协调、和谐共生，共同组成社会信息生态系统。例如，浙江省数字档案馆与婚姻登记处系统的无缝对接，服务窗口在受理补办婚姻证明时，能经过浙江档案服务网发动“容缺查档”申请，实现“数据多跑路，群众少跑腿”，从而获得用户的满意度和认可度。

（三）强化档案服务赋能，破解效益困境

数字档案馆生态位的形成与演进，尽管是受“态”“势”“能”三维度中多重因素的共同影响，但归根结底还是依靠数字档案馆所能发挥的实际效能和实在效益来巩固和拓展。因此，推动数字档案馆生态位提升，关键还要使数字档案馆生态效能得到放大、凸显、展现，通过强化档案服务赋能，提升服务能级。

第一，深化数字档案馆服务内容。虽然数字档案馆建设提升了档案信息化水平，但是以档案原始信息提供获取为主要内容的数据“传递式利用”在数字档案馆服务中占据很大比重，服务内容归于浅显和表面。“随着大数据时代的到来，档案数据资源将更加丰富多彩，用户信息需求将更加复杂多样，提供更为深层次的档案信息服务内容才是档案馆的生存之道”[12]，更是数字档案馆生态位提升的必由之路。因此，必须推动数字档案馆档案信息服务内容向“开发式利用”转变，提供深层化、精准化、知识化、智库型服务，全面提升档案服务品质。

第二，拓宽数字档案馆服务范围。一方面，数字档案馆是在依托传统档案馆资源和积累的基础上建立起来的，传统档案馆的“内向型”服务范围可能继承和延伸到数字档案馆中，制约了数字档案馆的服务场域；另一方面，长期以来档案馆“供给导向”的服务模式，同样制约了档案信息服务的范围和水平，导致数字档案馆社会影响力严重不足。所以，数字档案馆应当强化以“用户为中心，服务为主导”的理念，推动数字档案信息资源服务向多领域、宽层次输出，拓展数字档案馆的服务对象和服务空间。

第三，畅通数字档案馆服务渠道。数字档案馆网络服务平台是数字档案馆服务的主要渠道，“应根据不同服务对象和现有网络结构，构建三个服务平台，即基于局域网的档案信息服务平台、基于政务网的档案信息服务平台和基于公众网的档案信息服务平台”[13]。同时，通过数字档案馆间互联互通打造“一站式”档案信息资源共享和服务平台。

四、结语

随着数字转型趋势和竞争环境的日益加快和激烈，数字档案馆必须合理确定并根据环境的变化适时调整自己的生态位，获得并持久维持自身的核心竞争力，适应不断变化的社会生态环境的发展，在社会组织共生互利的基础上实现信息资源的共建共享，促进信息资源的合理配置、科学管理和有效利用，进而促进信息生态系统平衡、健康发展，同时，档案人员也应该以联系、发展的眼光看待自身生態位的位移、演进，推动数字档案馆生态位实现提升和有效运行。

注释及参考文献：

[1]张真继，张润彤.网络社会生态学[M].北京：电子工业出版社，2008：257.

[2][4]金波.数字档案馆生态系统研究[M].北京：学习出版社，2014：97.

[3]朱春全.生态位态势理论与扩充假说[J].生态学报，1997（3）：324-332.

[5]钱毅.在“三态两化”视角下重构档案资源观[J].中国档案，2020（8）：77-79.

[6]金波，杨鹏.大数据时代档案数据治理研究[J].档案学研究，2020（4）：29-37.

[7]刘海波.动起来，数据才能创造价值[N].人民日报，2015-06-04（005）.

[8]艾杰顿.老科技的全球史[M].李尚仁，编译.台北：左岸文化出版社，2016：9-34.

[9]陈永生.正确认识档案工作效益[J].档案与建设，1990（2）：15-19.

[10]娄策群，周承聪.信息服务机构信息生态位的优化策略[J].情报理论与实践，2011（6）：1-3；7.

[11]蒋术.数字档案馆建设探索与实践——以中国华能为例[J].北京档案，2021（12）：30-33.

[12]金波，晏秦.数据管理与档案信息服务创新[J].档案学研究，2017（6）：99-104.