谈专业档案馆档案利用形式的拓展

李哲

摘  要：专业档案馆特定的信息服务运用广泛，在其专业领域发挥着重要作用。这种信息服务正是迎合档案信息化工作的全面展开而产生的，也将成为信息时代档案利用工作的重要组成部分，有必要对传统档案利用形式的概念进行拓展。

关键词：专业档案;房产档案;档案利用;信息服务

Abstract： Professional Archives have a wide range of specific information services， and play an important role in their fields of expertise. This kind of information service is to meet the comprehensive development of Archives information work， will also become an important part of the information age Archives utilization work. It is necessary to expand the concept of traditional Archives utilization forms.

Keywords： Professional archives; Real estate files; Use of archives; Information services

在专业档案馆领域，如房产档案馆，为了满足群众及政府在“住房保障、学生入学、房屋拆迁、城市建设、税收征收、低保申请、司法裁决”中对房产档案的实际需求，基于馆藏档案资源进行分析后产生的成果，是专业档案馆较为常见的特定的信息服务。

1 档案利用形式的法定内容不包含专业档案馆特定的信息服务

一般来说，对档案利用的普遍共识是指对档案的阅览、复制和摘录。行业法律法规也对此进行了界定，但在实际工作中，特别是专业档案馆领域，对档案的利用不仅仅限于原始凭证的“阅览、复制和摘录”。以房产档案工作为例，对档案的利用包含了面向群众提供馆藏资料的查阅、复制和摘录，更多的利用工作是通过系统信息登记情况，提供房屋权利的记载信息，即开具《个人房屋产权信息表》（即无/有房证明）。

《房屋权属登记信息查询暂行办法》中规定：“房屋权属登记机关对房屋权利的记载信息，包括房屋自然状况（坐落、面积、用途等），房屋权利状况（所有权情况、他项权情况和房屋权利的其他限制等），以及登记机关记载的其他必要信息”，“房屋权属登记机关对房屋权利的记载信息，单位和个人可以公开查询”。《不动产登记资料查询暂行办法》也规定：“不动产登记机构应当提供必要的查询场地，并安排专门人员负责不动产登记资料的查询、复制和出具查询结果证明等工作。”这里也包含了“出具查询结果证明”。

查询房屋权利的记载信息不是简单提供档案的原始记录，而是对原始档案信息进行分析后按需提取。“出具查询结果证明”更是需要在海量的房产档案信息中，挑选与权利人相关的原始记录，再对这些原始记录加以分析和提取，不属于“阅览、复制和摘录”中的一种。

2 专业档案馆特定的信息服务不属于档案工作的延伸服务

自1998年就有学者提出档案的延伸服务，主要是为了解决“接收范围、接收期限、保管条件所限”所产生的“查不到档案的问题”，提议通过书刊资料、馆际联系、馆室互通等方式解决。[1]

2000年，在西班牙召开的第十四届国际档案大会上提出了“档案在休闲社会中的作用”的概念。2000年6月，中国档案学会和北京市档案学会在北京市档案馆联合召开了“档案在休闲社会中的作用”学术座谈会，专题研讨“档案在休闲社会中的作用”的意义、影响及对策。[2]随后，蔺清芳于2000年发表的《略论档案的休闲利用》开启了我国档案学界学者研究档案休闲利用的篇章。[3]在研究过程中，学者们逐渐将档案休闲利用视为延伸服务的一部分。

档案的延伸服务中，延伸的主体是“档案馆”的服务，是档案馆作为“文化事业机构”而衍生的服务，大多集中在文化休闲功能上。有学者将档案管理的延伸服务发展方向归纳为“文化休闲服务功能”“文化传播服务功能”“文化教育服务功能”和“信息服务功能”，其虽提到了“信息服务功能”，但这个“信息服务功能”仅指“通过网站、开设公众号等方式可以面向公众提供包括开闭馆时间、活动安排、馆藏内容、便民服务等在内的信息服务，还能在与第三方机构合作的基础上为公众提供更加多元化的信息资源”。[4]也有学者提出要“立足馆、室藏，利用资料搞好延伸服务”，但明确了是在查档者查阅档案无档可查时，“档案管理人员应当为其当好参谋，提供报纸、杂志、文件汇编、史志书籍等资料为查档者查取所需内容”。[5]可见，大家对档案延伸服务的理解是以档案馆工作为延伸的主体，而非“档案”。

专业档案馆特定的信息服务是基于馆藏档案建设的档案信息系统中的电子档案所做的统计分析、提供利用，而非“档案馆工作”。可以说，延伸服务是档案馆工作的延伸，而专业档案馆特定的信息服务是一种档案利用工作的拓展。特定的信息服务与档案工作的延伸服务有着本质区别。因此，不能将专业档案馆特定的信息服务视为档案延伸服务的一部分。

3 将专业档案馆特定的信息服务列入档案利用法定內容的合理性分析

1980年，在伦敦举行的第九届国际档案大会上提出了“学术利用”“实际利用”“普遍利用”几种档案利用的类型，认为“档案用于技术目的可以有很多方法，如提供档案的服务手段”，“提供专门的和较全面的馆藏档案情况”，还提出了“公众利用档案可以采取不同的形式，即文化的（如举办展览会）、教育的（如为编写历史教科书提供材料）和提供资料（如出生、婚期、死亡登记材料）等形式”，[6]这些提法与专业档案馆的信息服务是相通的，说明早在二十世纪八十年代，国际档案界已经开始关注提供信息服务这种档案利用形式。

3.1 专业档案馆特定的信息服务应用广泛。实际上，在早期，对“延伸服务”研究主要源于专业档案领域。从知网数据库中对“档案延伸服务”的检索可得出，2002年至2004年发表的所有有关“延伸服务”的文章，均与专业领域有关，如“民营企业”“社区工作”“三农”“民警”等，说明专业档案部门在档案利用实践工作中一直处于前沿。以房产档案为例，向群众开具《个人房屋产权信息表》（即无/有房证明）作为一种常见的服务方式，是产权人确权、维护合法权益的重要依据，是政府服务民生、保障民生的重要依托。

从表1可知，房产档案这类与民生息息相关的专业档案利用需求巨大，且以利用馆藏信息进行统计分析、提供证明为主要利用方式，平均利用比接近82%。因此，专业档案馆的信息服务运用广泛且意义重大。

3.2 专业档案馆特定的信息服务是档案信息化发展的产物。以往对利用工作的研究没有重视信息服务是有客观原因的。对档案的阅览、复制和摘录主要针对的是档案原件或视为原件的复制件，在未广泛开展档案信息化且未确定电子档案的法律效力之前，对馆藏档案进行分析、提取是不现实的，且不符合相关法律法规。

专业档案馆之所以能够将信息服务开展在前是由其专业属性决定的。专业档案馆在某一专业领域的权威性、服务性等决定了其必须将档案信息化和信息服务工作及时做好，才能充分发挥其在某一领域的作用。在档案信息化开展以前，原有的单一著录方式只能根据一种检索方式找到目标档案。而随着档案信息化的发展，信息技术的运用增加了检索条目的范围，“姓名”“身份证号”“地址”“事件”等检索词均可以从海量的信息中找出相关的信息，使信息服务成为重要的档案服务手段。新修订的《档案法》中也专门增加了档案信息化建设的章节，并对电子档案的法律效力予以确认，也为档案利用形式的拓展提供了有力的支撑。

3.3 专业档案馆特定的信息服务丰富了档案利用服务的内容。对档案的阅览、复制和摘录属于一种被动服务，档案馆只是提供一种服务的途径，利用者需要哪份档案，档案馆就提供档案给利用者阅览、复制和摘录，无附加的服务内容。而信息服务则突破了传统中的只是档案原件的提供者，未做任何加工的服务形式，需要档案馆变被动为主动，根据多数用户的利用需要，利用现代信息技术及数据库技术，对电子档案中的信息加以提取和综合，且保持了查询内容的“原始性”，为群众提供了所需的全面的信息服务。

3.4 专业档案馆特定的信息服务是档案编研工作的具体运用。档案编研工作，顾名思义，就是档案的编辑和研究工作，是“为了满足社会多样的和广泛利用档案的需要，需要对档案进行研究，汇编出版各种档案参考文献”。[7]专业档案馆的信息服务正是基于馆藏信息，对相关信息进行分析、提取、汇总的过程，可以说，是一种基于信息网络和信息数据库的档案编研工作，是档案编研工作在档案信息化时代的新形式。虽然原来的档案编研工作服务对象是“多样和广泛”的，而每一次信息服务的对象是特定的，但并不影响其“满足社会利用档案的需求”的目的。因此，这种特定的信息服务形式是档案编研工作在档案信息化时代的具体运用，推动了档案编研工作更“接地气”，与群众的需求更贴近，是档案编研工作的新发展。

总之，随着档案信息化工作成为档案工作的发展方向，由档案信息化带来的利用形式的拓展也必将成为档案工作的重点。目前，专业档案馆已引领了这种利用方式的应用，综合档案馆应趁势跟上，结合档案信息化工作的开展，转变思路，运用档案信息化带来的档案管理技术变革，充分发挥馆藏资源优势，切实贯彻档案工作“便于社会各方面的利用”的宗旨。

*本文为2021年度河南省档案科技项目《新<档案法>背景下房产档案开放审核流程与方法研究》（项目标号：2021-R-02）的研究成果之一。

参考文献：

[1]王新学，张兴兰.浅谈档案馆､室的延伸服务[J]档案学研究，1998（04）：17-18.

[2]跟踪国际档案学界的研究方向 探讨休闲社会档案工作的对策──“档案在休闲社会中的作用”学术座谈会综述[J]北京档案，2000（07）：9-11.

[3]蔺清芳.略论档案的休闲利用[J]档案管理，2000（04）：28-29.

[4]隋凌云.如何做好档案管理延伸服务[J]城建档案，2020（11）：95-96.

[5]王新學，张兴兰.浅谈档案馆､室的延伸服务[J]档案学研究，1998（04）：17-18.

[6]孙方玖.第九届国际档案大会介绍（续）[J]档案学通讯，1981（02）：60-64.

[7]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M]北京：中国人民大学出版社，2006：71.

（作者单位：郑州市房产档案馆 来稿日期：2022-01-27）