智能化技术在档案信息化建设中的应用现状与对策分析

赵湘渝

摘  要：智能化技术在档案信息化建设中的应用是大势所趋。为完成“十四五”期间智能化技术在档案工作中的目标与任务。运用综合分析的方法，在明确智能化含义，智能化技术应用属智慧档案馆远景目标建设过程中，智能档案馆阶段的主要任务基础上，通过梳理分析智能化技术在档案信息化建设中的应用现状，依据现有应用中“五定五不定”的特点，从定位、认识、研究、行动四个方面，提出对策建议。

关键词：信息技术;智能信息;机器智能;档案信息化;档案馆;“十四五”规划

Abstract： The application of intelligent technology in the construction of archives informatization is the general trend. In order to complete the goals and tasks of intelligent technology in archival work during the '14th Five-Year Plan' period. Using the method of comprehensive analysis， on the basis of clarifying the meaning of intelligence， the application of intelligent technology is the main task of the intelligent archives stage in the process of building the vision of the intelligent archives， and analyzing the application of intelligent technology in the construction of archives informatization. According to the current situation， according to the characteristics of 'five determinations and five uncertainties' in existing applications， countermeasures and suggestions are put forward from four aspects： positioning， understanding， research and action.

Keywords： Information technology; Intelligent information; Machine intelligence; Archives informatization; Archives; '14th five-year plan'

1 “十四五”期間智能化技术应用的目标与任务

《“十四五”全国档案事业发展规划》将“十四五”时期档案工作面临的形势与挑战，概括为“三个迫切”。其中之一是“新一代信息技术广泛应用，档案工作环境、对象、内容发生巨大变化，迫切要求创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级。”[1]提出了档案信息化建设再上新台阶的发展目标。实现“档案信息化发展保障机制进一步完善，档案信息化建设进一步融入数字中国建设，新一代信息技术在档案工作中的应用更为广泛，信息化与档案事业各项工作深度融合，档案数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型。”[2]“智能”技术应用从“十三五”时间的具体技术应用，扩展到整体目标任务。因此，有必要在明确智能化含义和智能化技术在档案信息化建设中应用的关键的基础之上，找准智能化技术应用在智慧档案馆远景目标建设过程中的阶段性定位，通过梳理分析智能化技术在档案信息化建设中的应用现状，提出可行的对策建议。

2 智能化与智慧档案馆远景目标

智能化是指事物在移动互联网、大数据、物联网和人工智能等技术的支持下，所具有的能动地满足人们各种需求的属性。智能化技术应用向全社会各领域的渗透是不可逆转的大趋势，智慧档案馆就是这种智能化的事物，它将传感器、物联网、移动互联网、大数据分析和人工智能等技术融合应用到档案管理和服务中，从而实现档案信息资源的有序整合、协同共享和高效利用，它能动地满足利用者和管理者的各种不同需求。智慧档案馆是在档案的收集、整理、归档、利用、统计、编研、鉴定及销毁的全过程中，形成一整套智慧化、自动化、整体化的档案管理解决方案，它实现了跨时空档案信息资源共享，它能为利用者提供“精准推送”的档案信息服务，它是一个实现了人与人、人与物、物与物互联互通的档案管理与服务集成系统。

数字档案馆、智能档案馆、智慧档案馆是档案馆建设的三个阶段[3]”，从当前实践来看，“智慧档案馆”还处于“智能档案馆”发展阶段，[4]既由数字档案馆向智慧档案馆远景目标建设过程当中。在这个过程中，智能化技术在档案信息化建设中应用的关键是掌握机器智能技术。

3 智能化技术在档案信息化建设中的应用现状

机器智能技术在档案馆有着广阔的作为空间，利用机器智能技术来优化和改进档案工作，可以提高档案利用效率和管理水平。目前主要应用在档案馆建筑智能化、档案馆馆库智能化、档案馆安防智能化、档案馆智能化测控、档案馆智能化管理、档案馆建设智能化、档案馆生态智能化等方面。

例如，由档案目录搜索系统到档案内容关键字搜索的应用中，机器智能搜索技术可以在万物互联的海量大数据中直接搜索出“目标答案”，机器智能还可以搜索出与“目标答案”相近的“疑似目标答案”供查阅者挑选确认。档案工作者只须及时将档案信息资源添加到智慧档案馆——全自动智能化档案信息服务平台上，让机器智能搜索技术成为帮助人们提升高效服务、便利服务和智慧服务的有效手段。

机器智能技术发展到今天，在许多方面的本领正在逼近或者已经超过了人类精英的极限能力，特别是在处理数据信息的能力和速度方面，做得远比人类精英更好、更快、更精准。又例如，在发现档案利用需求和提供档案信息推送服务的应用中，在智慧档案馆——全自动智能化档案信息服务平台上，不仅能让利用者随时、随地、便利地获取档案信息，而且机器智能技术还可以从利用者查阅利用档案信息的“浏览痕迹”中，感知到利用者个人希望关注的“兴趣对象”，从而为利用者主动推送希望关注的档案信息。传统的档案信息利用模式是利用者单向寻找所需的档案信息，而智慧档案馆——全自动智能化档案信息服务平台是将档案信息主动对接给利用者，是实现了“人找信息”与“信息找人”同时并举的创新模式。

再例如，当人工智能面对的是可计算、重复式、提升机器智能聪明才智的智慧问题时，机器智能的优势就凸显出来了，因为机器智能可以通过神经网络深度学习技术，来不断优化出更加精准的数学模型算法;可以做出功能更加强大的服务器来提升计算机的运算能力;可以在服务器上运行更加聪明、更顺溜的软件程序;全世界的IT精英正在通过创新突破来不断提升机器智能的聪明水平，机器智能以数据驱动的方式能够得心应手地推演出或操控住智能问题的整个解决过程。所以，我们应该促进智能化技术在档案信息化建设中的应用，积极构建以机器智能技术为核心的智慧档案馆——全自动智能化档案信息服务平台。

还例如，在学校官方网站的办公系统中，开发建立档案管理与档案信息服务子系统，该系统的优点除了信息化可追溯、办公无纸化、信息可共享外，还对职能部门的档案员实行目标、任务、责任制网格式管理。职能部门可在该系统上“预立卷归档”，档案馆工作人员可在该系统上检查归档情况、审核归档的电子档案、在通过职能部门的“预立卷归档”工作后，才正式移交实物档案，归档全过程做到了流程规范和杜绝出错。

如上，智能化技术在档案信息化建设中得到了一些应用，但广度和深度还相对有限，有着“五定五不定”的特点：既应用目标确定，技术应用不确定;应用行业确定，应用领域不确定;应用范围确定，应用内容不确定;需求群体确定，个体需求不确定;应用主体确定，应用能力不确定。面对“十四五”智能化应用任务，亟待找到有效的应对之策。

4 智能化技术在档案信息化建设中的应用对策

首先，在定位层面，准确定位智能化技术在实现智慧档案馆远景目标过程中的阶段性定位。档案信息化建设是一个过程，[5]在这个过程中，不同的阶段有不同阶段的形勢与任务。智能档案馆就是实现智慧档案馆远景目标过程中，以智能化技术应用为核心任务的阶段。什么阶段做什么事，超越阶段做事，往往事倍功半。“十四五”规划任务中，只将智能化应用列为任务，而未将智慧档案馆列入任务。

其次，在认识层面，每一个档案人都要积极提升智能化技术在档案信息化建设中应用的认知水平，打开智能化技术在档案信息化建设中的应用想象空间，主动提出问题、发现应用场景。比如：改“坐店经营”等待档案利用服务为“送货上门”智能化档案信息推送服务，在对外交流与合作中不断优化档案管理和服务的解决方案。

再次，在研究层面，从现有研究成果看，智能档案馆研究，始于2005年，至今只有10篇成果文献发表。智慧档案馆研究，始于2013年，至今已发表成果文献246篇。两者时间上相差近10年，研究成果体量相差20多倍，悬殊巨大。如图1所示，现有研究主要集中在更远，更高层次的智慧档案馆研究上。明显“楼高基薄”，既脱离了档案信息化现阶段的实际，也偏离了“十四五”规划确定的目标任务。所以，须将相关研究的重心从智慧档案馆远景目标，移至以智能化技术应用为主的智能档案馆现阶段目标上来。

最后，在行动层面，从振兴档案事业角度出发，在法律制度、管理体制、运行机制上，拆除阻碍信息化和智能化技术应用的樊篱，积极参与到档案行业举办的各种培训和学术交流活动，积极吸纳信息化、智能化技术人才，在创新档案业务监督指导方式上，提升档案治理智能化水平[6];在提升档案利用服务能力上，积极探索人工智能技术在档案信息深层加工和利用中的应用[7];在加速数字档案馆（室）建设上，加强大数据、人工智能等新一代信息技术在数字档案馆（室）建设中的应用，推动数字档案馆（室）建设优化升级。[8]唯此，才能把智慧化档案管理和档案信息服务的美好愿景变为现实。

积极推进智能化技术在档案信息化建设中的应用，逐步将智能化技术应用到档案信息化的收集、管理和利用等各个领域，为智慧档案馆建设远景目标奠定基础，是“十四五”期间档案工作体系化建设的重中之重。

参考文献：

[1][2][6][7][8]本刊讯.中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》[J].中国档案，2021（06）：18-23.

[3]杨桂明.从数字、智能和智慧的视角论档案馆建设的三个阶段[J].档案学通讯，2018（02）：110-112.DOI：10.16113/j.cnki.daxtx.2018.02.026.

[4]杨智勇，周枫.面向智慧城市的档案信息服务模式探究[J].档案学通讯，2016（04）：44-49.DOI：10.16113/j.cnki.daxtx.2016.04.011.

[5]周毅.全面准确地认识档案信息化建设[J].档案学通讯，2002（04）：8-10+7.DOI：10.16113/j.cnki.daxtx.2002.04.002.

（作者单位：成都理工大学档案馆 来稿日期：2022-02-20）