事业单位档案管理中的电子档案管理的应用分析

吴法福

摘要：事业单位的档案在记录当地社会民生事业发展、保障单位运行、分析单位现状以及未来发展规划方面有着重要的作用，因此档案管理一直被作为事业单位管理工作中的一项重要内容，从目前我国事业单位档案管理、使用和保存的现状来看，档案管理工作还存在许多缺陷和漏洞。随着近些年来网络技术和计算机技术的不断应用和发展，信息化技术也因此应运而生，信息化技术的产生给各行各业都带来了巨大的改变。而我国目前阶段事业单位档案信息化管理总体水平还较低，对事业单位的进步和发展产生了不良影响。因此，进一步加强事业单位电子档案管理和使用已经成为事业单位适应新形势发展的必要手段。

关键词：事业单位;档案管理;电子档案管理;应用

事业单位电子档案管理简单来说就是将事业单位运行过程中产生的传统纸质的档案资料通过电子数据的形式录入到电子计算机中，并通过电子计算机对于数据的储存、分析功能实现对其整理分类。电子档案在前期建档储存时工作量较大，但却有效减少了在后续档案管理、使用过程中的工作量，也大大提高了档案的安全性，且储存、维护成本极底。除此之外，工作人员通过电子档案在对档案资料进行查阅时，可以通过检索关键词等形式有效提高工作效率，从而更好的服务群众，服务经济社会发展，对事业单位的进步和发展也起到了积极推动作用。

一、电子档案的特点

（一）对信息进行高效处理

近几年来随着信息科技的进步和发展，电子档案的储存只需要通过计算机对相应数据进行扫描即可将这些内容录入到计算机中，并且能够利用计算机的分类整理和储存功能实现对录入信息的整理统计，只要操作方式正确，不仅能够有效降低传统档案在储存过程中存在的安全问题，也实现了对档案信息的高效处理。

（二）便于信息补充

对档案进行补充完善也是档案管理工作中一项重要的任务，传统的纸质档案在对信息进行补充更改时会遇到各种各样的难题，而电子档案在信息补充完善方面则有着十分显著的优势，相关工作人员只需要进行简单的操作即可对信息进行完善补充，有效提高了档案的详实程度。

（三）实现信息的有效利用

档案工作的工作量与事业单位承担的业务职能成正比，因此，相对于对传统档案进行查阅的过程中需要对卷宗进行翻阅消耗大量的时间而言，电子档案通过计算机查找的方式，可以在短时间内通过关键词等方式完成信息大批量检索，在有效提高档案资源利用率的同时，提高了工作人员的工作效率，从而更好的服务群众，服务经济社会发展，对事业单位自身的进步和发展也起到了积极推动作用。

（四）安全可靠

单位管理人员可以对涉密信息进行分级加密处理，极大的提高了档案管理的安全性。相关工作人员想要查看有关电子档案时，只需要在检索栏输入相应的关键词或编码就会按照权限得到与之相关的内容，进而筛选出目标资料。这不仅有效提高了工作人员的查阅效率，也免去了过去传统纸质档案借阅归还的繁琐过程，实现了档案信息的安全高效利用。

（五）经济环保便于保存

传统的档案管理都是依托档案室以纸质等实物的方式来对信息进行储存，但是这种储存方式对档案室建设要求较高，且会有损毁的风险，而电子档案是将所有的信息储存在电脑等现代化信息设备中，对保存、管理、使用环境要求相对较低，更突破了传统档案存储占用空间和保存时间的限制，且管理维护成本极低，是传统档案管理、存储所无法实现的。

二、当前事业单位电子档案资料管理的现状

（一）重视程度不够，管理存在紊乱

目前很多单位并没有意识到电子档案资料管理的重要性，工作边缘化，这就使得单位其他部门都认为档案管理是档案管理工作人员的责任，再加上单位对于档案管理工作重视程度不足，导致档案管理人员在收集资料的过程中难度逐渐增大。而档案管理工作人员工作量的增大，也会使得其他员工的正常工作效率受到影响[1]。

（二）高科技档案管理意识缺乏

近些年来随着我国科技的进步和时代的发展，信息量暴增，传统的纸质档案已经满足不了时代和社会发展的需求，而电子档案的出现和应用正好拟补了档案管理工作上的空缺。但目前我国部分事业单位对于电子档案管理工作的重视程度不足，档案管理大多仍然采用纸质档案管理的方式，而电子档案相对较少，无法满足单位内部工作人员查找档案的需求，往往使工作没有传承性，造成工作重复，浪费了大量的人力物力。

（三）档案管理人员培训不到位

就目前我国事业单位档案管理的现状来看，我国从事档案管理工作的工作人员其专业技能普遍较低，且流动性大，很多工作人员没有经过合理的培训，直接上岗使得档案管理工作经常出现各种失误，档案信息化管理工作的优势发挥不出来。除此之外，部分事业甚至没有设立专门的档案管理人員，相关工作人员需要查找资料时只能自己去档案库查找或是漫无目的的到处询问，这不仅浪费了大量的时间，降低了工作效率，更重要的是严重阻碍了电子档案管理工作的推进和发展。

三、事业单位档案电子管理对策

（一）进一步提升对档案管理工作的重视程度

单位领导层面要增加对档案管理工作的重视程度，设置专人作为单位档案管理员，即使无法实现专人负责的也应由单位文书兼任，明确工作职责，加强在工作中对于档案管理人员工作的肯定，增加档案管理人员对档案工作的责任意识，在人员变动时也要做好传帮带，这样不仅可以减少档案管理人员在面临新环境时的不适应，更可以给档案管理人员良好的传承。事业单位一定要做到把档案管理工作作为单位运行的一项重要内容来抓，作为单位绩效考核内容，加大对于档案管理工作的审查和监督，对于发现的问题及时进行解决和改正，进而有效提高单位对于档案管理工作的整体重视程度。除此之外还要建立相对完善的考核机制，对档案管理人员的日常工作表现进行相应的考核，进而有效提高档案管理工作人员的工作质量，以此促进单位的进步和发展。

（二）适应新形势更新电子管理设备

目前我国事业单位的电子档案管理中的，档案管理设备老化较为严重，且专业化设备少之又少，这也就严重影响了相关工作人员的工作速度，因此就需要对相关设备进行更换，进而充分发挥电子档案对于单位工作开展的助力作用。除此之外，管理制度的完善也能提高相关工作人员的工作效率，这里的制度指的并非简单的管理制度，而是包含保密、安全等各个领域。通过制度的完善，进而确保档案信息化的安全性和真实性。在对电子档案进行定期更新、删除、查阅使用时也需要有相关权限进行限制，进而使得电子档案管理工作更加安全可靠，有效降低因人为因素而导致的档案损坏、丢失现象的发生[2]。

（三）提高档案管理人员的综合素质

想要有效提高档案管理工作的质量，就需要电子档案管理人员有与之相匹配的能力，因此单位需要加大对于档案管理工作人员的培训，并对其进行不定期考核，使其具备相对完善的档案管理知识体系和相应的工作技巧的同时，加大对信息化设备使用维护方面的培训，进而有效减少或避免因人为操作错误而引起的档案删除篡改等问题。同时也要为档案管理人员的职称职务晋升渠道予以明确，加强对档案管理人员的使用，进而提升档案管理人员的荣誉感，为事业单位的进步和发展奠定坚实的基础。

四、结语

总之，随着经济社会的不断发展以及科技水平的显著提高，事业单位的档案管理朝着电子化、信息化方向发展已经成为一种趋势，因此事业单位的档案管理一定要制定并完善一系列的规章制度，保证电子档案在应用的过程中发挥出最大的价值，从而更好的记录社会民生事业发展过程，为新形势下事业单位更好的服务群众，服务经济社会发展提供助力和保障。

参考文献

[1]刘迎迎.信息化建设在事业单位档案管理中的应用分析[J].城建档案，2018（04）：62-63.

[2]秦雯.事业单位档案管理中的电子档案管理分析[J].报刊荟萃，2017（07）：95.