教学评估视角下远程教育教学档案管理工作问题与对策研究

刘淑嵘　余乃钊

摘要：教学评估与远程教育教学档案管理工作关系紧密，将两者结合研究具有很强的现实意义。通过对广西开放大学的教学档案管理情况进行调查，认为普通师生和教务管理人员的档案意识均为薄弱，远程教育教学评估工作还未得到相关人员的普遍关注，远程教育教学档案管理工作长效模式亟待建立和完善，需要采取有效的措施改进远程教育教学档案管理工作。

关键词：教学评估;档案管理;远程教育

一、调研背景

（一）调研目的

2021年国家开放大学 教育部高等教育教学评估中心下发了《国家开放大学分部办学评估方案（含指标）》，其中“教学运行与效果”“质量管理”两个指标比重占到办学评估指标的46%，可见教学及质量在评估中的重要性。不管是评估工作的分校自评、远程评估、还是实地评估，教学方面的评估最终都是以教学档案的存档情况为依据来开展的。

（二）调研方式

調研采用远程调研与实地调研相结合的形式。远程调研包括审看分校及学习中心的教学检查自检报告、国家开放大学总部学习网的数据评价、网上检查、远程听评课、电话访谈等;实地评估包含有听取汇报、查阅材料、实地考察、现场听课座谈等。

二、调研分析

（一）学校的档案意识

参与调查的14所市级、行业分校其中有10个分校有独立教务部门，学籍是教学教务管理中比较特殊的一部分，只有3个分校设有单独的学籍岗位，只有2个分校既有独立教务部门，也单独设有学籍岗位。所有市级、行业分校的教学档案管理工作均由承担教学教务工作人员兼顾，并未设档案管理专职人员。虽然有的分校设有档案室，但由于没有专人管理，档案存放都不是很条理，基本采用堆放的方式，在座谈和跟学生个别交流的过程中被调查者也大都不清楚学校存放教学档案的档案室的具体位置。

由此可见，教学档案在普通师生的日常生活中并未扮演重要角色，学生、教师及教学管理人员的教学档案意识也较薄弱。

（二）对教学评估的认识

被调查的对象主要包括总校、分校、学习中心三级教学教务工作人员，大多数工作人员认为教学评估是对办学机构综合实力的检测，也有一部分教学教务工作人员认为主要是形式上的检查，极少数人认为教学评估没多意义。对学校教学评估准备工作的建议时，不少被调查对象指出，应加强宣传，注重实效等。可见，远程教育教学评估目前还未得到广泛认可，教学评估的宣传、贯彻工作还不够深入，而且留下了一些不好的印象，导致出现师生参与不足等问题，给教学评估的有效顺利开展带来隐患。

（三）教学评估与远程教育教学档案管理工作的关系

1.教学评估对远程教育教学档案管理工作的作用

教学评估涉及远程教育的整个教学工作，远程教育教学档案管理工作是建立在日常教育教学基础之上的教学实践、教学信息反馈及学生管理的真实记录，在调查中所有人都认为一份科学、全面、详实的教学评估报告与教学档案密不可分。

《国家开放大学分部办学评估方案（含指标）》中提到的“教学运行与效果”和“质量管理”指标，最终的落脚点是学校的教学问题，而评估工作的开展自然也离不开远程教育教学档案。所以为了提高学校的办学质量和圆满完成评估工作，学校要理清完善档案管理工作。

在工作开展过程中参与调查的人员中，52%认为教学评估对档案管理工作意味着机遇，45.3%认为是考验，2.7%觉得两者相关度不大，73.6%认为教学评估促进了学校档案工作标准化，83%觉得加强了档案意识，可见参与研究调查的人员中很多已经认识到教学评估工作对档案管理工作的推进作用。

2.远程教育教学档案管理工作在教学评估整体工作中的地位

远程教育教学档案涉及教学教务管理工作的方方面面，主要包括教学准备，教学组织实施，教学监测、评估与督导等，教学准备档案包括教学计划材料、教师工作安排材料、教材配送发放材料等;教学组织实施档案包括入学材料、课程思政建设材料、各级各类教师培训教研材料、实践环节教学实施材料等;教学监测、评估、督导档案包括教学单位建立的教学监测、评估、督导工作机制，人员配备和分工等，教学检查自查材料，教学整改材料等。如此繁杂的过程性教学材料目前主要是依靠教学教务管理人员兼职来完成。结合总部五年一周期的评估工作，远程教育教学档案管理工作就显得更为重要和迫切。

接受调查的人员中，认为档案工作承担部门只是参与指导教学评估工作的占69%，认为档案工作承担部门很少参与教学评估工作的占25%。56%人主张很有必要将档案管理相关工作纳入教学评估细则，45%人认为可以考虑将其纳入。可见，远程教育教学档案管理工作参与教学评估工作程度有限，受调查者基本上意识到增强两者联系的必要性，并主张从制度上确定档案工作参与教学评估工作的关系。

（四）远程教育教学档案管理工作存在的问题

1.从档案管理工作整体来讲，存档意识不强，缺乏明确思路

从学校的教学检查工作来看，各分校对于教学档案管理缺乏明确的思路和规划。只有在迎接教学检查和评估时，才把工作重心移到检查评估资料的收集准备中。而教学检查要求和教学评估所需的教学档案资料往往散落在各个处室和科室，教学的档案职责要求不清楚，这极易导致重要教学档案收集不及时、不完备，从而影响后期的相关工作。

2.从档案形成过程来讲，资料形成不规范，归档质量不高

在开展远程教育教学的所有分校中重教学业务、轻档案管理的思想依然存在，教学档案管理人员中普遍缺少专人管理，教学档案资料形成不规范，这在一定程度上都影响教学档案的归档质量。在教学检查和调研的过程中，存在很多检查材料本是属于教学档案原始材料仍采用手动书写方式，且未采用统一分类存档标准，“档案死角”“重复归档”现象普遍存在，这些都严重影响了教学档案资料的归档质量，也会加大教学评估的难度和不准确性。

3.从档案管理专业化来讲，人员力量薄弱，缺乏专业人才

各分校都反馈人员紧缺，没有能力分派专门的教学档案管理人员，只能临时安排兼职人员收集教学档案资料，这些人员不仅没有接受过专业的档案管理培训，也没有专业化的档案知识和技能，这在很大程度上也制约了教学档案在教学评估中发挥的作用。

三、相关措施

1.提高教学教务工作人员的档案管理意识，构建远程教育教学档案管理新平台。

学校应根据相关规定和要求，成立教学档案领导小組，设立教学档案常态化管理组织机构，全面组织相关工作开展。在此基础上，学校管理人员要加大教学档案工作的宣传力度，可以采用学校网站、学报、论坛、讲座等多种形式宣传教学档案工作的重要性，如果现实条件允许，学校还可以引进教学过程档案管理的信息化系统，使整个教学过程数据信息档案化、一体化。

2.建立远程教育教学档案管理规范体系和检查制度，促进良性循环。

针对远程教育教学档案管理工作中出现的不规范、不全面问题，学校要组织出台相关的政策文件，明确教学档案管理的具体要求，形成教学档案收集、归档和管理的规章制度，并将教学档案管理工作纳入学校长远发展的规划之中。另外要建立远程教育学校档案工作保障体系，，建立高校档案工作定期检查制度，并把高校档案工作纳入教学评估的指标体系，让档案工作在教学评估中也接受检查，从而更好更快地推动远程教育教学档案建设良好有序的发展。

3.加强岗位人员业务培训，实现“总校-分校-学习中心”三级教学档案管理工作业务的有机衔接，提升各层级教务管理人员的存档意识。

由于各分校和学习中心发展的特殊性，在教学改革发展的洪流下有的分校和学习中心存在合并的状态，随着学校的搬迁和人员的流动，很多档案存在丢失的现象，所以要逐步完善远程教育教学档案移交制度、检查制度、催办制度等，引入目标绩效管理办法，以严密的制度体系和科学管理方法规范远程教育教学档案管理。

4.强化评估档案管理，挖掘评估档案价值。

档案的价值是客观存在的，而档案价值能否体现取决于社会发展水平、人们对档案的认识水平以及档案自身的管理水平。强化评估档案管理，运用多种方法挖掘档案价值，有利于帮助从事档案管理工作的人员树立正确的档案价值观，学校也应利用教学评估的机会，做好宣传，从学校现状出发，创造条件，采取最为有效的方法挖掘评估档案价值，进而做好档案管理的相关工作。

参考文献

[1]范杰.高校教学评估视角下教学档案管理论述[J].档案时空，2019（08）：40-41.

[2]陈小华.浅谈高校教务档案管理常见问题与对策[J].长江丛刊，2017（14）：223.

[3]李彤，吴红梅.发挥档案价值 提高服务效能[J].兰台世界，2013（S3）：75.

[作者简介] 刘淑嵘（1988-），女，汉族，山西忻州人，广西开放大学，硕士，研究方向：远程教育;

通讯作者简介：余乃钊（1987-），男，汉族，广西桂平人，广西开放大学，研究方向：远程教育。

* [基金项目] 2021年度广西高校中青年教师科研基础能力提升项目“远程教育教学档案管理信息化建设研究—以广西开放大学为例”（编号：2021KY1918）;2021年度广西高等教育本科教学改革工程项目开放大学教学内控质量保障机制研究与实践（编号：2021JGA431）;2020年度广西职业教育教学改革研究项目（GXGZJG2020B042）“乡村振兴战略下新型职业农民学历与技能双提升之‘二元’模式研究”。