提高办公室档案管理工作效率的策略探究

李乐苹

摘要：由于办公室企业档案管理者的关系影响到各类档案工作管理单位的发展速度和工作效果，因此想要优化企业档案管理的工作效率，就是必须要明确规定办公室企业档案管理合理的法律制度，合理科学运用我国现代档案管理体制理念和档案管理体制方法、管理工作方法，创造高效的企业档案管理工作模式，提高工作单位的企业整体档案工作管理质量。就目前我国办公室企业档案管理实际工作而言，由于单位缺乏明确的档案管理制度和绩效考核评价指标，管理工作流程混乱，迫切需要进一步建立优化完善办公室档案管理制度，突出办公室档案管理的重要性。针对目前办公室档案管理的现状，探讨了优化档案管理效率的途径和方法，提出有效的优化策略和建议，提高办公档案管理水平。

关键词：办公室;档案管理;工作效率;策略探究

一、影响办公室档案管理工作效率的因素

（一）档案管理体制不健全

单位及其办公室开展档案管理服务工作，需要增强办公室工作人员较强的学习档案管理服务意识，根据档案管理制度和档案管理工作流程，收集所有管理项目档案信息，并及时实现档案资源的有效整理。但大多数学校档案管理服务工作人员缺乏进行系统的和统一的知识培训，对学校档案管理工作缺乏建立足够的专业认识，不能根据实际管理工作需要，寻求有效收集和整理完善学校档案管理信息，更难以合理充分利用学校档案管理信息资源开展档案信息管理服务[1]。当然，这并不完全一定是学校工作人员的重大过错，因为许多学校没有建立完善好学校档案管理服务机制，没有随着信息时代的不断发展而有规划做好档案管理服务工作，因此，档案管理服务工作仍然只能停留在学校传统的一种纸质管理模式，没有真正转变成为一种电子化或者是数据化档案管理。因此，许多学校档案管理工作者单纯地忙于进行前期数据库的收集，忽视了后期的资料编辑调研和数据归档及其他信息管理服务，使办公档案资源的开发利用效率低下，影响了业务的正常发展。

（二）管理措施不先进

档案管理系统措施陈旧，现在很多学校办公室内不能合理的利用引进各种现代信息技术设备进行学校档案管理，往往主要还是由于采用以往较为传统的档案管理模式方法，致使在其中根本没有一种办法真正去充分挖掘学校档案所本身存在的巨大价值，导致学校档案管理繁重。发展知识经济在新时代背景下，信息网络技术和现代数字信息技术的不断出现，促进了网上档案信息共享服务的不断实现和网上数据库的不断完善。然而，目前许多高等学校的档案办公室和档案管理系统工作不仅落后、效率低下，不能全面准确收集相关信息，存在着信息分类不规范、信息资料收集不完整、资源信息更新缓慢等不良问题，也不能有利于实现整体学校办公管理效率的不断优化[2]。

二、提高办公室档案管理工作效率的有效方法

（一）坚持依法对档案进行管理

随着现代档案管理技术手段和信息技术的不断进步，档案的及时获取和管理调整以及使用也会变得更加方便快捷，此时对于执行相关保密法律的正确理解、权利和法律责任的明确也就变得越来越重要。如果重要文件被错误传送或文件丢失，票据将会被更正，造成巨大的损失，因此，档案管理工作者首先应明确认识档案管理法律是执行相关法律制度的基本法律，使档案管理工作依法规范开展;对本事业单位重要国家机密文件，提高其保密安全意识，确保重要机密文件的安全，依法以案治档，顺应新的企业发展管理形势，在灵活运用管理模式基础的同时还要坚守法律底线，可以更好的有效推进总务办公室内部档案管理[3]。

（二）建立高素质的档案管理队伍

办公室在引进人才工作中应加强人事档案管理，要格外提高对档案管理的关注力度或意识，既要从现场引进专业的档案管理后台人员，又要加强对现有档案管理人员的培训，从引进人才和岗位培训等方面提高办公人员档案管理的效率。一方面，办公室要充实利用现有人事档案管理人员队伍，改变现有兼职或其他离退休工作人员人事档案管理工作现状，突出现有办公室人事档案管理人员工作的实质重要性，加强针对现有企业办公室管理人员人事档案管理知识培训，以开展信息网络技术知识学习和人事档案管理专业知识理论教育培训为主要突破口，利用网络专题视频，专门专题提问，通过专题讲座等多种手段不断提高现有档案管理工作人员的档案专业知识能力和综合素质。另一方面，要不断加强人事档案管理对现有办公室管理人员的绩效考核，建立健全考核激励机制，根据档案管理工作的实际效率以及现有档案人员信访管理利益的公平廉洁性，更新资料速度等等作为现有档案管理人员工作的重要考核衡量标准，对现有工作人员可以进行一些物质和各种精神上的奖励，并对现有档案管理人员工作绩效滞后的其他工作人员可以进行相应的行政处罚，从而达到全面提高现有档案管理人员工作的实际效率，调动现有档案管理工作者的管理积极性。

总结：

综上所述，档案管理各项技术工作一直以来是企业公司办公室档案管理工作的主要研究重点之一，每一项档案管理工作都与它自身有着深刻的实际互动联系，都会直接影响它的关系，涉及到其他各项管理工作的正常顺利开展，提高公司办公室的档案管理工作、案件资料审查记录管理工作的综合执行力和效率，提高整个公司办公室管理、从事公司档案管理的相关工作人员质量、效率和技术先进性的明显程度;同时，档案管理相关工作人员还需要不断学习提高自身档案综合管理素质，坚持自觉严守法律底线，优化档案管理工作，更好的用心为公司办公室的档案管理工作服务。

參考文献

[1]褚海燕. 探析提高办公室档案管理工作的优化[J]. 传媒论坛，2020，3（20）：100，102. DOI：10.3969/j.issn.2096-5079.2020.20.063.