唐山市公立医院新冠肺炎疫情防控档案资料整理与保存研究

摘要：本文以新冠肺炎疫情防控档案为主要研究对象，以唐山市公立医院疫情防控档案为研究范畴，主要以唐山市公立医院作为主要的研究对象，可以永久的保存抗击疫情的珍贵史料，通过对抗击新型冠状肺炎疫情的资料收集和整理，可以有效的对这场没有硝烟的战争进行全面的记录，系统开展疫情防控档案资料的收集、整理、保存、汇编等档案管理专业技术工作。

关键词：公立医院;新冠肺炎疫情;档案

1、疫情防控档案整理与保存的现状

全国上下通力合作，共同努力成功控制了新冠疫情的蔓延，其间产生了大量具有保存价值的档案资料。新冠肺炎疫情防控档案是党和政府领导人民抗击疫情的真实记录，对今后查考研究、经验借鉴具有十分重要的价值。

自2020年2月以来，根据国家档案局印发的相关通知，河北省档案管也积极地开展了对于新冠肺炎疫情的档案收集和保存工作。充分调动全社会的力量，公开征集得到了大量的抗击疫情的真实资料。唐山市新冠疫情防控小組通过对下设的组织单位进行有效的资源整合和分析，将领导小组办公室和11个工作组进行数据整理，同时将两个专项指挥部的数据进行梳理保存。通过高效的整理，可以方便日后的交接和使用，在应对新冠疫情的资料整合工作中，唐山市档案馆整合下设组织进行资源档案的整理，主动地开展工作，将业务骨干整合到各个小组中，同时将不同的人员协同调度，分配到下设的各个指挥部中，这样可以结合唐山实际情况，并对照省局相关标准，可以有效的对新冠疫情的档案的收集和整理起到良好的作用。截至目前，唐山市新冠疫情防控小组已经将接收到文件5857件，目前正在规范整理过程中。目前，唐山市新冠肺炎疫情防控档案工作在市档案馆的现场收集整理及各种方式的指导下正有条不紊地开展，这将为全市团结一心抗击新冠肺炎疫情的历史留下完整的记录，并对今后的相关工作提供坚实的保障。

2、以“唐山市公立医院”为对象的实例研究

公立医疗系统作为抗击新冠疫情的主战场，起到了相当关键与核心的作用。在抗击疫情的危机时刻，公立医院通过科学的防治方法，在抗击疫情的一线起到了至关重要的作用。在医疗防控过程中担任了主要的角色，体现出了唐山市公立医院作为唐山市的核心医疗组成部分，其责任与担当。

以唐山市公立医院疫情防控档案为研究范畴，在阻击新冠疫情的过程中，对所产生的数据进行有效的整合，这样可以有效地对唐山市公立医院在阻击新冠疫情过程中的数据进行有效的保存，做到以史为鉴，成为珍贵的史实资料，为今后的工作进行指导，系统开展疫情防控档案资料的收集、整理、保存、汇编等档案管理专业技术工作。具体工作如下：

2.1防控资料的收集归档

在新型冠状病毒疫情发生的同时，需要第一时间将疫情防控的文件进行收集整理，可以有效地促进对新型冠状病毒疫情进行分析。采取合法合规的手段对新型冠状病毒疫情的档案进行分析和整理，再根据国家档案局的相关通知，可以有步骤的对档案进行梳理。唐山市医院的疫情防控的相关工作，得到了市公立医院的领导高度重视，在对新型冠状病毒疫情的防控资料进行收集归档时，要确保档案的完整性和安全性，对防控资料的收集和归档，一定要保证其准确性。同时也需要定制规范的管理方式来对资料进行有效的管理。

2.2结合实际工作，收集归纳资料

在新型冠状病毒防控文件的收集工作中，需要结合唐山市公立医院的实际情况，根据新型冠状病毒防控的实际工作过程中所产生的资料进行分类整理，同时要明确资料接收的流程，要做到“应归尽归”。同时根据所收集到的资料属性，将其分门别类，可以分为图片、录音、录像、文件实物等不同属性的资料进行分类整理。这样在实际的工作过程中，将不同的资料进行分门别类的梳理，可以更好地进行资料的保存。

2.3明确分工，加强组织协调

在新型冠状病毒防控档案的整理过程中，根据不同单位和防控小组的实际工作，需要明确分管领导和相关的档案收集整理人员，可以做到对归档的资料责任到人。确保在资料收集的过程中，可以进行正常的防疫工作。归类的档案资料可以分类进行的整理，以不同的单位来进行整合，纸质资料和电子资料可以通过符合国家和唐山市标准的方式进行保管。同时，在对于不同的责任主体，一定要将其本职工作落实到位，同时也可以设置组织中的责任人作为监督管理，这样可以更好的督促疫情防控档案的收集工作。不同组织之间的良性协调，可以促进档案整理工作的落实。

3 疫情防控档案资料整理与保存的重要意义

3.1 在新型冠状病毒爆发之后，需要对其爆发的过程进行全面深入的客观分析，同时也需要提高对疫情的防控的应急能力。我党的各层领导组织对抗击疫情进行重要的实践，在这场疫情救援中，档案资料的作用是巨大的。利用不同组织和业务部门对在新型冠状病毒爆发期的资料进行记录和整理，可以快去地组织抗击疫情的工作。同时也可以设置相应的防控工作组，在遏制疫情发展的过程中起到了重要的作用。

3.2 助力科学研究促进卫生政策的制定。在新型冠状病毒爆发的过程中，通过有效的疫情防控手段，可以控制疫情的发展。再进行档案记录可以得出新型冠状肺炎的发生时间和地点，再利用传染病学的相关理论，可以有效的诊断出高发人群的年龄和性别以及职业等方面的信息。在新型冠状病毒防控的过程中，利用第一手的资料，可以促进流行病学专家对于疫情防控的诊疗措施的制定和确定新型冠状肺炎的传播方式，以及新型冠状病毒的病理规律和特点，对我国可以快速的控制疫情，起到了重要的作用，提供了科学性的依据。

3.3 形成科学性的共识，同时也可以提升公共大众的防范意识。在疫情防控的过程中，通过对档案的收集整理，深入地对档案进行分析，将所得到的传染病的规律传播给大众，可以有效的提升大众的防范能力。可以借助科学的防范手段，如勤洗手、戴口罩等方法，可以提升大众在公共环境中的安全性。再通过宣传片、书籍等方式来进行传播，促进公众的安全卫生的意识养成。

4、疫情防控档案的特点

唐山市公立醫院新冠肺炎疫情防控工作中形成的数据资料是医院档案资源的重要组成部分，具有重要的利用价值。

4.1疫情防控档案资料具有偶然性与随机性。疫情防控档案资料主要来源于疫情防控工作的方方面面，且随着疫情的发展变化而变化，疫情的突发性和变化的不确定性导致防控工作存在被动性与随机性，这必然影响档案资料的形成过程。

4.2疫情防控档案资料来源广泛且分散。疫情防控的数据来源涉及到众多的分支机构，由于新冠疫情的影响范围较广，在数据的收集整理过程中又分为不同种类的资源。在对官方与非官方的数据进行整理时，发现资料的提供机构也分散在不同的社会组织结构框架里。所以在疫情防控档案数据资料的来源上，呈现广泛且分散的特征。

4.3疫情防控档案资料类型多样、结构复杂、数量庞大。疫情防控资料的类型相当复杂，其形成资料由不同的组织机构提供。在对于信息进行分类整理的过程中，数量呈现非结构化的特征，由不同类型的文件构成，较为复杂。

4.4疫情防控档案资料的收集、管理难度大。一方面，新冠肺炎是一种传染性极强的疾病，除医务人员外，其他人员一般难以进入疫情一线，给档案资料收集整理带来难度;另一方面，在疫情防控工作中，各地区、各部门都处于高度忙碌和紧张状态，加之没有事先明确疫情防控工作中档案资料收集管理范围、层级管理制度、移交管理制度等，档案资料收集整理工作易被忽视，收集整理很难齐全。

4.5疫情防控档案资料的现实利用率高。由于我国各级政府对于疫情防控工作的重视程度较高，专家团队需要对新型冠状病毒相关问题的有深入的研究，这要求疫情防控的数据整理收集和归档有较高的效率，同时在对于收集整理的资料时，一定要保证疫情防控资料的准确性。

5.疫情防控档案的整理与保存

防控疫情档案的整理与保存，可以有利于新型冠状病毒的防控工作，同时针对于不同门类与载体的文件材料进行汇总收集，资料种类可以可以分为工作文件，会议纪要等。这些资料对新型冠状病毒的防治起到了重要的作用。

5.1 主动收集是制定疫情防控收集工作的主要方式。各级档案管理部门都需要主动积极的工作，根据疫情防控的相关工作要求，对于新型冠状病毒的防控材料进行收集和归档工作。根据上级主管部门的业务指导，以“应收尽收”为原则。根据新型冠状病毒在我国的蔓延形势，依据国家档案局所发布的工作通知作为工作基准，结合本地的疫情防控工作。例如在唐山市防控小组就根据下设的工作组和工作单位，对唐山市公立医院进行防控档案的收集整理工作，有效地对所发生的新型冠状病毒的示例进行收集，符合上级主管部门的档案工作要求。明确工作方式，做好防控资料的收集和归档。明确工作方向，结合各工作小组和实体的实际工作内容，将所得到的资料进行分门别类的收集和整理，达到上级主管部门的要求。

5.2 加强各业务部门之间的合作关系。在疫情爆发的初期，需要各医疗部门的协调统一的工作来防止疫情的扩大。同时，由于疫情爆发期，其主要方式以以人传人为主，所以要结合社会各级各层面的力量，共同来阻击疫情。根据国家的号召，尽量做到不出门、不串门、少聚餐的号召，结合唐山市主管部门的相应防控疫情的工作要求，利用媒体进行防控教育，结合心理疏导等方式安抚大众的的情绪。在这一过程中，产生了大量的防控疫情资料，这些资料都可以切实的反映出现社会的问题和疫情防控措施的实际效果，利用唐山市的社会舆论导向可以有效地对疫情的发展进行预判。同时，这些都是疫情防控档案资料的重要组成。根据档案部门的要求，结合唐山市的疫情防控过程来对相应的数据进行分门别类的收集整理。

5.3做好数据的保存工作，为疫情防控提供数据支持。根据新型冠状病毒的特征和其传播规律，档案部门收集大量的档案资料，可以得出有效的预防手段。同时，当所收集的档案资料累积到一定数量和规模时，需要对其进行及时汇编。档案编研人员将所得到的资料进行汇总，及时进行编辑，并及时向传染病学专家进行通报。同时，疫情防控的相关职能部门可以有效地利用汇编的方式来对资料进行整合，可以罗列出疫情防控工作中感人的事迹，例如志愿者、医护人员、公安武警等奋斗在疫情防控一线的感人故事。结合疫情防控的实际发展情况来进行文化创作和影视作品创作，利用影视作品进行宣传，有效的促进疫情的防控。开展专题档案的展览，做好疫情防控的文化传播功能，提升公众防控疫情的积极性。

5.4成立疫情防控数据档案中心，将所得到大量新型冠状病毒防控过程的档案数据进行保存。结合大量真实的数据，可以为疫情防控工作提供重要的参考意义。同时也有利于我国健康事业的发展，具有极高的历史参考价值。疫情防控的数据库的建立，可以使用开放性的数据库模型，例如唐山市公立医院的相关数据具有真实性和公共性，这种数据便具有历史参考价值。同时，也可以结合我国各地区各社会层面的真实案例，利用档案管理相关标准来进行数据管理，对大量的疫情防控数据进行保存，可以建立永久性的数据化资源库。

结束语

唐山市公立医院，建立疫情防控档案资料整理与保存协作机制，建立完备的唐山市公立医院疫情防控档案资料保存体系。档案部门要提高站位，自觉把思想行动统一到中央决策部署上来;认真履职，做好疫情防控期间的档案工作;服务大局，充分发挥档案资政作用。

参考文献

[1]关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知.国家档案局

[2]新冠肺炎疫情档案专题库建设与思考-以浙江大学医学院附属第一医院为例[J].金桂，胡应瑛，叶安骏.中国档案.2000（10）

[3]新冠肺炎疫情防控档案的整理和利用[J].黎乃宁.北京档案.2020（07）

[4]从“非典”和新冠肺炎疫情看如何做好疫情防控档案管理[J].关紫建，黄月华.北京档案.2020（02）

[5]朱思嘉.新冠肺炎疫情下某三甲医院疫情档案收集工作的探究[J].兰台内外，2020（33）：52-53.

[6]储丽莎.新冠疫情下档案管理工作的思考[J].兰台世界，2020（S2）：36-37.

[7]夏振华，赵真.加强新冠肺炎疫情防控档案收集工作的思考[J].浙江档案，2020（2）：15-17.

基金项目：2021年度唐山市社会科学发展研究课题，课题名称：唐山市公立医院新冠肺炎疫情防控档案资料整理与保存研究，课题编号：TSSKL2021-229。

作者简介：杨轩（1982.10-），男，汉族，河北省唐山市人，唐山市妇幼保健院中级，本科学士，研究方向：档案学。