探究大数据时代档案管理工作面临的挑战与机遇

武更新

摘要：在大数据时代下，传统的档案管理工作模式弊端逐渐显现，传统的档案管理工作在一定程度上加重了管理人员的工作量，同时不能发挥出档案管理工作的价值。因此，在大数据时代下，档案管理工作也应进行及时的创新，积极应对大数据时代所带来的挑战，以提高档案管理工作的整体水平。

关键词：档案管理;大数据时代;挑战和机遇

引言：

目前，信息网络技术的广泛普及对各行各业都带来的一定的影响，并直接推动了行业的发展。档案行业在快速发展的整个过程中，也充分认识到信息管理技术的重要性，也开始建立信息化的档案管理系统，引用各种现代化信息技术可以实现档案信息的实时数字化采集处理，提高档案信息采集、检索以及处理效率，为广大用户提供更加高质量的档案服务。在移动互联网的支持下，档案发展过程中，通过互联网构建一个综合档案业务信息平台，能让档案服务质量水平得到极大提高。

一、大数据背景下档案管理面临的挑战

1.管理意识不到位

在我国企业中，对档案管理不够重视的问题仍然普遍存在，许多高层管理者还没有完全树立起“档案效益”的意识，即好的档案管理工作不是简单地将档案作为陈设摆在那里，而是有其独特的价值。但是在部分企业中，档案管理人员的专业性参差不齐，这样的企业档案管理不可避免地会存在着较多的安全隐患，无法为企业的发展带来应有的价值。不准确、不规范的企业档案给企业的管理带来了较多的问题。

2、档案收集重文字、轻声像

由于受到传统定式管理思维和传统技术的双重影响，在对有关国家工程技术项目的相关资料进行收集和分析整理时，工作人员一般多以文字形式收集项目资料，但往往忽视音像形式数据的及时收集。除了这些主观因素外，还有一些客观因素，如硬件基础设施不完善，相关录像机、照像机、摄像机使用不合理，甚至电脑软件更新速度滞后等，导致档案信息内容并不是十分全面。总之，没有大量视听记录材料的档案是不完整的。因为声像档案资料能够较好地弥补了传统文字档案资料本身存在的不足，使声像档案资料变得生动形象，具有较强的纪实性。

3.信息化程度不高

随着现代自动化电子办公档案技术的不断提高，电子办公档案的管理生成和归档管理已经被提上日程。但事实上，我国企业档案的质量和信息化管理仍需不断提高。纸质档案仍占档案的很大比例，如大量的专项规划图、设计图、地形图等。但是，如果在企业管理档案中信息系统的应用不够完善，相关档案技术培训相对深入落后，现代企业档案管理人才的培养和引进不到位，这些都可能导致我国企业档案管理数字化、现代化应用程度较低。

二、大数据背景下档案管理工作的发展创新

1.搭建档案信息管理服务平台

档案数字化体系建设对于档案工作、档案信息安全性的不断提升都具有重要的推动作用，能够在较大程度上真正实现档案资源共享这一发展目标。在这一技术优势的引导下，档案服务部门仍然需要积极探索应用现代网络档案信息服务技术，构建针对全国档案信息服务管理的档案服务信息中心，在这一信息平台中设置业务交流沟通的版块，可以和其他社会组织中的各类档案服务机构相互联系，形成对参与档案数字化项目建设的统一认知，以此方式来帮助制定统一的档案数字化档案信息建设管理标准，为推进档案信息安全管理工作开展提供重要参考。除此之外，在搭建档案服务信息中心的建设过程中，需要充分赋予其丰富、多样的服务功能，结合档案数字化服务建设实际应用情况，设置出了档案信息检索、反馈信息交流、档案信息分类等多个主要功能模块，以此能够实现当前我国档案查询工作的安全可靠和持续发展，保证档案用户随时能够通过这一服务平台及时获得到所需要的档案信息查询资源，将我国传统档案信息查询服务中可能存在的一些问题及时解决，将传统档案信息检索处理流程及时简化，提高档案信息资源搜索处理效率，在短时间内使用户可以及时获得大量的档案讯息信息。

2.优化现有数字化档案建设机制

为了有效促进我国数字档案建设的顺利进行，必须以功能齐全的档案管理系统软件为主要支撑。具体来说，在档案软件系统建设的全过程中，需要包括档案系统软件的架构设计、档案系统资源的综合整理、档案系统资源的备份和扫描等多项工作，才能保质保量地完成这些任务，因此，管理单位需要充分利用一套兼容性好的文件系统管理软件，有效地促进我国数字文件建设的顺利进行。

3、培养档案数字化业务管理相关专业人才

在档案信息化管理背景下，档案信息的发布数量也不断增加，传统的档案工作模式无法继续满足广大档案者的需求，有关档案部门必须要深刻认清这一发展形势，将信息化档案管理与纸质型档案模式进行结合创新，应用现代信息化管理技术，进行各种档案信息数字化管理建设，使得档案管理人员能够对相关的档案管理工作进行不断地创新，通过使用现代化管理设备可以实现各种档案信息的高效率化管理。因此，开展针对档案数字化的管理工作，需要及时组织档案相关管理人员联合培训，一方面档案工作者要时刻加强对这一管理工作的重视，另一方面是要在培训过程中熟练掌握计算机管理技术的运用，不断提高档案人员的专业知识和管理能力，突破传统管理观念的局限，通过档案数字化管理为我国档案发展作出更大的贡献。

结语：

构建信息化档案管理系统能够提高档案管理的效率，对于提高我国的信息化建设有一定的促进作用。相关的部门要加速档案信息化管理的建设，促进我国相关行业的发展。

参考文献

[1]石冬梅. 大数据时代档案管理工作的挑战与机遇[J]. 现代商业， 2014， 000（027）：121-122.

[2]崔潔. 加强大数据时代人事档案管理工作的探讨[J]. 现代经济信息， 2016， 000（009）：46-47.

[3]吴丽丽. 大数据时代档案管理工作的变革与创新[J]. 环渤海经济瞭望， 2018， 01（No.280）：174-174.

[4]许鸣. 大数据时代医院档案管理工作的创新及优化[J]. 中小企业管理与科技， 2020， 000（007）：58-59.

[5]王勇男. 基于大数据时代背景下的档案管理工作分析[J]. 中外企业家， 2018， 615（25）：122.

[6]黄颢. 加强大数据时代人事档案管理工作的探讨[J]. 办公室业务， 2017， 23（No.280）：134-134.