基于三化融合的医院财务档案管理探究

2022-05-14施萃刘丹

中国乡镇企业会计 2022年4期

施萃刘丹

一、财务档案的内涵

（一）电子档案与纸质档案的区别

《中华人民共和国档案法》已由中华人民共和国第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议于2020 年6 月20 日修订通过，自2021 年1 月1 日起施行。明确电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以电子形式作为凭证使用。纸质档案和电子档案具有以下区别：

1.人员要求。传统的档案管理要求工作人员掌握档案理论知识，虽然对信息化有一定要求，但也只是一些基本的计算机操作。数字档案要求管理人员不仅具备专业的档案知识，还必须熟练使用计算机，并全面熟悉档案管理系统相关软件，并熟悉软件系统里与实际业务对应的信息存储、传递和集成。

2.档案利用。传统的档案管理以档案室为中心，用户获得档案信息主要是通过到档案室查找实物，并由档案管理人员现场提供服务。这种必须到档案实物现场才能获得服务的方式为档案使用者带来了不便，极大地限制的档案的利用。在数字化档案管理模式下，所有档案利用服务活动都围绕用户体验来开展，用户只要有档案访问权限就可以在没有时间和地域限制的情况便捷地获取所需信息，并且不会受到物理空间的制约，大大提高了档案的利用率，也节省了档案管理的人力成本。

3.档案保护。传统的档案保护是对实体档案存放环境的温度、湿度、光照等进行严格控制和防护，同时保证档案存放物理空间的安全。数字档案以电子载体的形式进行存储，载体与档案内容相对分离，在对档案载体进行保护的同时，还需要对档案信息内容安全管理，以防止恶意攻击、病毒破坏和恶意篡改。

4.档案馆藏。存储在实物档案馆中的档案经过数字化处理后，可转化成虚拟数字档案馆，并对档案进行存储、分类和检索。实物档案如纸张、录音、照片、录像、磁介质等实物档案可以经过处理得到不同格式的数字化信息，将其存储到多媒体数据库中，并进行索引、标记和分类，提供远程服务，供用户上网检索。实物档案和数字档案在一定时间内长期共存，并且有些实物档案会被永久妥善保管，并且随着时间的推移实物档案的价值也会增加，数字档案管理模式不会完全脱离实物档案。

（二）财务档案

财务档案是财务活动的产物，是指财务凭证、财务账簿和财务报告等财务核算专业资料，是记录和反映事业单位经济业务发生情况的重要证据和史料，属于单位的重要经济档案，是检查企事业单位过去经济活动的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。

《会计档案管理办法》规定企业单位的会计档案包括以下具体内容：（1）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。（2）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。（3）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告。（4）其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

医院财务档案是医院财务部门总结经验、揭露责任事故、打击经济犯罪、分析判断事故原因的重要依据，利用医院财务档案提供的经济活动的历史资料，有助于经济前景预测，科学制定经营决策、财务预算和成本规划方案，可以为解决经济纠纷、处理遗留经济事务提供依据。

二、财务档案管理存在的问题

（一）财务档案管理模式过时

虽然现在已进入信息化快速发展的时代，但很多医院仍未脱离传统的档案管理模式，其信息化管理水平还停留在较低的阶段。一方面，医院的决策者没有改变传统的管理观念，传统的纸质化管理和手工作坊模式在他们的脑海里根深蒂固，他们不愿接受信息化浪潮的洗礼，跟不上当今网络化、信息化和智能化发展的步伐；另一方面，他们对档案管理没有足够的认识，认为档案的作用无足轻重，因此就不会在档案管理创新上下功夫，未能形成完善的档案管理机制。这样导致医院档案管理模式落后、规范性差、效率低下、利用率低、责任不明确，也导致档案管理人员的工作积极性缺失。

（二）财务档案管理手段落后

信息化程度不高是当前医院财务档案管理工作普遍存在的问题。许多医院仍未开展财务档案信息化建设，未能与纸质档案同步建立电子账务；有些医院开展了信息化建设，但仅侧重日常办公、门诊、病历等业务，对财务档案的信息化不够重视，投入很少，造成财务档案管理的信息化程度很低。很多医院的财务档案信息化管理仅仅是数据内容的记录，没有与医院其他业务系统相关联，在一定程度上仍是信息孤岛，无法全面、高效挖掘档案中蕴含的价值。这种局面显然已不能适应财务档案信息化的需要，也不能充分体现医院的核心竞争力。

（三）财务档案管理队伍业务能力欠缺

档案管理是一项业务性很强的工作，需要具有档案学和信息化专业知识的人员方能胜任，而目前很多医院并未招聘专业的档案管理人员，医院的财务档案管理也只是分配给兼职人员或会计人员，这样造成档案管理人员普遍缺乏档案管理和信息化专业知识，其业务水平无法适应新三化融合时代档案管理工作需要，导致医院的档案管理工作频繁出现问题。

三、三化融合的财务档案管理解决方案

（一）增强管理意识，完善管理制度

传统的手工作坊或简单的信息化财务档案管理理念已在很多管理者和决策者脑海中根深蒂固，他们一时很难理解和接受数字化、网络化和智能化对财务档案管理的客观要求，也就不能主动思变求变，造成很多医院的财务档案管理制度落后，理念陈旧。因此，医院应该设立信息化建设工作小组，定期为管理者建言献策，使管理者对信息技术演进和新时代信息化需求有清醒的认识，以便做出正确的决策。

规范财务档案管理，建立如图1 所示的数字化财务档案管理流程。

图1 数字化财务档案管理流程图

（二）加强基础设施，构筑管理平台

近期，“新基建”频频出现并备受关注，它是智慧经济时代贯彻新发展理念，吸收新科技革命成果，实现国家生态化、数字化、智能化、高速化、新旧动能转换与经济结构对称态，建立现代化经济体系的国家基本建设与基础设施建设。2018 年12 月中央经济工作会议就指出，“加快5G 商用步伐，加强人工智能、工业互联网、物联网等新型基础设施建设”。2020 年3 月，中共中央政治局常务委员会召开会议提出，加快5G 网络、数据中心等新型基础设施建设进度。2020 年4 月20 日国家发改委明确提出，新型基础设施是以新发展理念为引领，以技术创新为驱动，以信息网络为基础，面向高质量发展需要，提供数字转型、智能升级、融合创新等服务的基础设施体系。对医院来说，也必须加强信息化和网络基础设施建设，搭建适应大数据、云计算和人工智能新技术发展的信息化平台，以提供医院各项业务开展所需要的信息基础设施。

（三）实施引育并举，建设人才队伍

医院财务档案管理工作的有效开展，归根结底要靠人才。但目前医院的财务档案管理队伍不能胜任大数据、人工智能和互联网+时代的档案管理业务和技能要求，树立“人才兴档”理念，实行引育并举大力开展财务档案人才队伍建设已刻不容缓。

1.人才引进。遵循三化融合及新时代对财务档案管理的业务和技能要求，制定人才聘用标准，确立聘任条件，制定严格的考核程序。实行领导回避，亲朋回避，采取专家匿名评审的方式，选拔出既精通财务档案管理业务又具有良好的信息化素养的复合型人才。医院应该增加投入，提高引进人才的待遇，改善其工作环境，使其扎根于财务档案管理工作。

2.人才培育。鉴于现有制度、成本等实际情况，目前仅依靠人才引进还不能完全满足财务档案管理工作需要。因此，对已有财务档案管理人员进行有效的选拔和知识及技能培训，使其财务档案管理业务和信息化素养得以提升，以提高医院的财务档案管理工作水平也是有效实用的举措。医院应建立培训制度，设立培训基地，制定培训计划，跟踪培训进程，注重培训实效。

（四）实现三化融合，确保高效运行

1.加强财务档案数字化资源建设的质量控制。财务档案数字化资源建设是一个系统工程，需要运用全面质量管理理论，对其形成的各个环节实施监督检查，从而保证财务档案数字化资源建设的质量。财务档案数字化资源质量管理过程是由多个相互关联、相互影响的环节组成，为了保证和提高财务档案质量，首先就必须对影响质量的所有环节和因素予以关注和实施控制，财务人员与档案室工作人员都要参与到财务档案质量管理中，要有强烈的质量意识，各尽其责，形成一个高效严谨的质量管理工作系统；其次各种需要归档的材料在组卷、移交档案室前，必须由本部门的业务分管领导审核。档案室负责财务档案管理的工作人员必须加强归档材料的质量验收工作。因为医院财务档案的形式内容、载体类型等随着时代发展，科技的进步，特殊载体的文件质量已不像传统文字材料那么直观，需要采取一定的鉴别方法和技术手段，对于不符合规范的材料要退回，不完备的材料要补齐。兼顾纸质和数字化的电子材料，妥善验收实体样本，确保归档财务档案电子文件或实物的质量。

2.发挥数字技术治理效能。随着计算机和网络技术的飞速发展和广泛应用，数字化技术使医院的治理效能达到了前所未有的高度。数字化财务档案不仅包括常规打印的记账凭证、财务报表和财务账簿，还包括数字化系统中所有关于财务的软件。数字化财务档案存储形式，可以以光盘等数字化形式单独存在，也可以与打印的纸质凭证、账簿、报表等实物方式共存。目前数字化存储方式相对比以前传统存储方式更安全便捷，保存时间更久。数字化财务档案易于使用，方便查阅人调取资料，节省人力，提高效率。近年来，公立医院实行全面预算管理这种现代管理模式日益成熟，对数字化的财务档案管理提出了更高的要求。例如，在上级部门对下属单位进行审计时，在海量的日常经济业务中，通过数字化的财务档案系统能够便捷高效地筛查出重点、疑点，能高效查阅、调用以扫描的数字化图片资料为保存方式的财务档案信息。应对互联网+的新业态，结合2019 年爆发的新冠疫情，要使用5G 技术，发展大数据和人工智能应用，构建完备、规范、高效的医院财务档案防控系统，以数字技术赋能提升医院的财务档案管理效率。充分利用数字化技术实现财务档案管理和医院其他业务管理同向同行，形成协同效应，真正实现由单向管理向协同治理转变。

3.挖掘大数据蕴含价值

数据是医院各项工作成效的体现，财务档案数据更是医院的核心竞争力所在。随着网络技术的发展和进入网络的信息日益增多，数据量的增长速度超乎人们想象。现在许多大型的三甲医院，都是实行多院区诊疗，但在财务核算上还都实行统一管理。这就需要财务档案管理具有网络化，财务档案工作人员在得到相应授权时，就可实现实时信息共享，可以远程调取财务档案信息。在获得了大数据以后，需要突破僵化的组织结构壁垒，运用先进高效的大数据挖掘、分析和可视化手段，做好网络安全保障和维护，呈现财务档案数据关联关系及自身价值，完善新形势下的财务档案数据治理，推动财务决策由经验驱动向数据驱动转变。

4.实现智能化信息共享。财务档案对医院的管理和业务决策具有重要的作用，人工智能技术的快速发展为提升财务档案高度共享、高度协同、预警诊断和态势预测的建设水平提供了可能，新型人工智能硬件产品、软件系统和网络基础设施为财务档案管理提供了支撑平台。人工智能的高速发展催生智慧医院的出现，其智慧管理中很重要的一条是精细化的信息管理，这其中就包含对财务档案信息化的要求。例如：记录财务档案的名称、编号、简单描述等，支持检索查找；财务档案管理系统能够与产生档案相关业务的关键信息系统共享信息，及时进行档案归档与控制，相关业务系统如：合同管理系统、协同办公管理系统、设备与设施的采购管理系统、审计管理系统、会议管理系统等；

网络化、智能化能够从产生档案的相关业务信息系

统中获取档案并产生重要处理过程信息，如审批记录、会签记录、重要批示等，通过授权和网络共享，这些信息可以在财务档案管理系统中进行同步管理。财务档案服务系统具备对档案的权限管理、审批申请与日志查阅处理功能，其中权限管理应当细化管理到文档、借阅人、访

问时间等。同时，一体机、自助机等硬件基础设施的使用为使用者查询财务档案带来极大方便和快捷。建立了规范的财务档案管理制度，搭建了功能完备的智能信息化平台，拥有了掌握现代信息技术的管理队伍，必然会促进财务档案的利用效率，更好地实现财务档案资源共享，促进财务档案管理的持续改进，从而更智慧地提供全方位的服务，真正实现财务服务由被动响应向主动服务转变。