小议档案馆信息化建设存在的问题和对策

戴克友

摘要：随着现代社会经济的不断进步和发展，我国信息化技术也随之得到了完善，逐步进入了信息化时代。目前，信息化技术已经渗入我国社会发展的各个领域当中，为我国社会主义现代发展起到了关键作用，尤其是对于档案馆这种涉及大量的信息管理机构来说，需要针对信息技术的广泛深入，进行相应的改革措施，应当积极探索如何利用信息化技术进行档案馆的信息化建设，不断推进档案馆的创新发展。

关键词：档案馆;信息化;存在问题;改善对策

引言：档案馆承载着社会中的各类信息数据的整理和归纳，以及对各项重要会议、重要事件、人物纪要进行档案资料的记录和分类。档案馆需要管理的信息数据数量较多，传统的手工记录方法已经不能适应现代社会中档案馆的发展脚步，因此信息化技术在档案馆的实践应用能够促使信息文件数字化，实现数字化信息管理，有效改善因信息量过大等问题。但是研究表示，信息化技术在档案馆中的应用还存在一些问题，为了加强档案馆的信息化建设，本文就档案馆信息化的概念、信息化建设中的问题以及加强档案馆信息化建设对策进行研究。

一、档案馆信息化的含义

档案馆信息化主要是利用现代化信息技术，针对档内的各类信息数据进行数字化管理。档案信息化建设主要是创建一套系统的制定体系，通过采用信息技术加强对档案的记录、整理、归纳、分类等工作，其中主要包括档案信息的数字化管理、信息网站建设以及数字档案馆的建设。国家自2014年开始就针对档案信息化建设出台了相关政策，要求各个地区加强对档案信息化的管理进程，完善档案管理的相关措施。

二、档案馆信息化建设中存在的问题

目前，由于国家相关政策的支持以及信息化技术的不断进步，我国档案馆信息化建设也取得了一定的成效和发展，但是由于信息建设化的时间较短，信息化技术在档案管理的实际应用方面还存在些许问题。

1、思想不重视。我国部分地区由于经济落后，思想观念停滞不前，对于信息化技术的深入没有多加重视，没有针对档案馆的信息化建设进行专业的人才储备，进而阻碍了档案馆信息化建设的发展脚步。例如，在云南省的弥渡县就存在着专业人才严重不足的情况，首先，由于地区经济相对落后，人才一般偏向于南方经济发达的城市，导致地区人才流失。再者，档案部门的人员编制率较低，待遇相对一般，这也是导致人才流失的原因。专业信息化人才的缺失也是导致弥渡县档案信息化建设停滞的原因。

2、档案馆基础设施落后

档案信息化建设主要是利用信息化手段來对信息数据进行分类管理，并且需要利用网络化手段做好线上预览，网络查询等工作，创建数字档案馆能够在县级档案馆中发挥作用。为了能够促使数字档案馆的顺利进行，促使馆内的各项纸质文档逐步向数字化转变，并做好电子档案的归纳工作，促使工作的顺利开展，要求县级档案馆必须配套相应的硬件措施和网络设备。由于部分档案馆的基础设施落后，进而会导致信息化工作无法有效开展。

3、忽视资源共享

档案馆应当有义务向公众进行信息数据的开发查询和资源共享，进而完成信息化建设公开透明的目标，因此实现资源共享也是信息化建设的重要工作。但是部分地区的工作人员忽视了信息化建设的深层含义，单一的认为信息化建设只是做好信息数字化，进而阻碍了档案信息化进程。

三、加强档案馆信息化建设的有效措施

1、转变思想观念，重视人才培养

首先，档案馆应当加强对档案馆信息化建设的认知，工作人员应当深入了解信息化的含义，档内的各部门应当时刻关注国家相关政策，紧跟时代发展潮流，及时转变思想观念，加快推进档案馆的信息化发展。其次，档案馆应当重视对专业人才的吸引和培养，制定人才竞争体制机制，适当提高薪资待遇，完善档内工作环境。除了吸引信息化专业人才之外，还可以对现有的工作人员进行定期培训，可以邀请信息化方面的专家来档内进行技术培训，创建高素质档案管理队伍。再者，档案工作者应当自觉学习专业技术知识，不断丰富自身的知识储备和结构，深入研究信息化技术、网络手段等在档案管理中的运用对策，提高自身的工作能力和职业水平。最后，档案部门除了提高工作人员的职业水平外，还应当重视对员工的职业道德的提高和培养，促使员工时刻以社会主义核心价值观为导向，按照职业道德内容进行自我约束和自我提高，不断提高自身的思想文化素养，时刻以一种积极向上的工作态度去进行档案管理，提高自己的工作效率。

2、完善基础设施建设，提高网络安全意识

为了能够加快档案馆的信息化建设，必须完善相应的基础设施建设，可以向政府申请专项资金用于相关设备的购买，例如在数学信息档案化的建设过程中，一般会用到电脑设备，扫描仪，打印机等。另外，工作人员应当在电脑中安装档案管理系统，并且应当考虑系统的兼容性和扩展性。其次，工作人员在进行信息化工作中，应当提高自身的信息安全意识，时刻关注电脑中的病毒信息。由于各类档案信息都是以其数字化的方式呈现，对电子档案的安全管理也是重要的内容之一。因此，工作人员应当采用利用网络监管系统定期进行病毒的消杀和清理，还可以使用网络防火墙等措施来加强对数字档案的保护。其次，为了提高工作效率，工作人员可以把转换为数字档案的各类信息数据分类归纳到数据库之中，进而能够方便工作人员随时进行查阅和管理。数据库还可以有效实现信息共享，提高人民对于信息读取的效率，拓宽人们获取信息的渠道。在创建好数据库后，工作人员应当时刻关注数据库的信息情况，确保数据库能够顺利运行，加强对档案数据库后续的维护工作。

加强信息安全管理

由于档案馆承载着大量的数据信息，因此加强对档案数据的保密工作具有现实意义。因此工作人员应当重视对档案信息的管理和保存工作，针对承载着数据的各类设备进行系统分类和管理，比如u盘、光盘等相关设备。另外，由于档案室都由电脑设备构成，而且电脑的电线也比较多，容易发生安全问题。因此，对于档案室的消防安全也应该加以重视，及时发现各类安全隐患，并进行妥善解决。再者，档案室属于绝密区域，除了相关工作人员进入外，闲杂人等一律不能随意进入。因此可以加强对档案室的安保措施，安装监控系统，防止出现盗窃等问题而造成严重的后果。最后，应当规范档案相关工作流程，促使工作人员严格按照规章制度进行，对于绝密档案的查阅，应当按照对应的规定进行，用完档案材料交接之后，应当仔细进行数据核对，确保信息资料万无一失。

加强监管

档案馆的领导应当加强对档案管理工作的日常监管，促使工作人员科学合法进行工作。另外，应当加大处罚力度，针对人员在工作中出现的违规情况进行严肃处理，不断促进档案管理工作的科学化运行。

四、结束语

综上所述，我国已经进入信息化时代，信息技术的广泛应用已经给人民生活带来了极大的便利，也推动我国社会经济的发展。尤其是信息技术在档案管理中的科学应用，推动了我国档案管理工作的数字化进程。但是由于我国档案信息化建设的时间较短，部分地区的经济水平也不尽相同，导致档案信息化建设还存在些许问题。因此为了能够加快档案馆信息化发展的步伐，应当就目前所存在的问题进行深入研究，并不断探索科学有效的实践对策。

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