医院人事档案管理工作中常见的问题及优化措施

曹俊霞

[摘 要]文章通过阐述医院人事档案管理工作的重要性，进一步对目前医院人事档案管理工作中常出现的档案管理人员业务水平有限、缺乏完善的人事档案管理制度、人事档案管理方法较为落后、医院管理层未足够重视人事档案管理工作问题进行分析，并从加强档案管理人员业务培训、完善人事档案管理制度等方面，论述如何优化医院人事档案管理工作，以期能为医院人事档案管理工作提供参考。

[关键词]医院；人事档案；档案管理；管理工作

中图分类号：R197.3 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2022）07-0083-03

人事档案管理是医院行政和人力资源工作中重要的一环，一个单位的核心就是它的员工，而人事档案管理就涉及员工信息的收集、整理、保管、鉴定、统计以及利用。这种以个人为单位组合起来的文件材料，可以直接影响到单位的劳资、人力资源以及各项组织活动和组织架构。尤其对于像医院这种服务与技术要求极高的单位，更应该重视人事档案的管理，这样才能保证日后人才的选拔及使用。

人事檔案管理工作在医院内部管理上起到了非常大的作用，由于它是对真实资料的录入，所以能够直接反映出医院整体员工的层次水平，为之后的业务能力提升、奖励处罚机制提供重要的参考资料[1]。随着我国医疗卫生事业的不断发展，现代医院的管理不仅仅体现在硬件设施改善和服务技术提升上，对于医院内部的规划也提出了新的要求。而加强人事档案管理机制体系，有助于夯实医院内部持续性发展基础，为医院建立一支优秀的医疗团队提供帮助。

（一）档案管理人员业务水平有限

目前在人事档案管理工作中，很多医院都处于管理人员业务水平有限的状态。首先是思想意识上不够重视，管理人员认为人事档案主要是管理其他员工的档案，就会养成一种事不关己高高挂起的工作态度。这种工作态度进一步造成了人事档案管理工作的混乱、软弱、无序、低效率[2]。有些工作人员仅限于会打字、制作表格，对于海量的人事档案资料无法进行系统化、科学化的分类，造成人事档案管理工作效率低下。还有些档案管理人员在管理时缺乏专业性，虽会对档案进行分类，但是没有学习过相关管理经验，又不虚心接受他人给予的建议，从而造成工作衔接度差、需要时找不到档案资料，这都会造成档案管理工作的推进造成阻碍。

（二）缺乏完善的人事档案管理制度

许多医院在人事档案管理制度方面缺乏完整的人事档案管理制度，在工作管理规定中，往往会忽略此项，这就导致人事档案管理工作在日常工作中碰到一些问题将难以分化，从而造成无从下手的局面。许多医院为减少人力资源浪费，将人事档案管理工作与许多办公室行政工作叠加在一起，由于缺乏明确的职责规划，就导致工作出现问题之后，发生推诿扯皮的现象。没有形成一个系统性的管理框架，人事档案也就不会得到妥善的保管，进而造成大量人员资料丢失，在以后的工作中也无法利用，也就失去了人事档案管理工作的意义。部分档案由于年代久远，无法进行系统性的筛选整理，进一步导致资料堆积，产生发霉、虫蛀的现象，也影响到了其他档案资料的使用。

（三）人事档案管理方法较为落后

部分医院人事管理工作还停留在利用纸质记录的方式，随着现代科技的不断发展，大数据技术的应用已经渗透到各行各业，尤其是对于海量资料管理而言，采用现代管理技术是不二的选择。采用传统的人事档案管理办法，一是投入资金较多，虽前期在设备上投入较少，但持续供给的相关办公用品消耗量大。二是不够环保，传统人事档案资料采集都是通过印发纸张的方式，一旦将内容录入之后，部分纸质就会进行销毁，不利于环保。三是占用公共面积较大，由于都是依靠打印或手写的方式进行最终封存，积累的资料越来越多，就会扩大占用的公共面积。四是不便于查找，传统的管理方法无法设置相关具体细化目录，导致资料在查找时，需要花费大量的时间。

（四）医院管理层未足够重视人事档案管理工作

许多医院管理层都将医院的重点工作放在医院一线工作人员的技术服务上，不注重人事档案管理工作的培训。由于人手分配不足，导致许多外派工作难以开展，进一步影响了人事管理工作的办理进度和效率。有些管理层不会把人事档案管理工作投入到医院整体财务规划当中，而把资金投入重点都放在医疗器械上，从而造成人事档案管理设备技术落后、分类归纳设施跟不上，进一步影响了人事档案管理工作人员的工作积极性，也为后续的工作开展埋下了隐患。

（一）加强档案管理人员业务培训

在医院人事档案管理工作中，要定期组织开展业务知识学习。由于人事档案管理是一项非常烦琐且需要谨慎对待的工作，在实施培训以前要做好培训计划，确定每阶段的重点培训内容。由于人事档案管理关系到单位内部员工诸多信息，在下达培训指示时一定要做到思路清晰、表达流畅，在作出决议和安排后就要将组织行动落实到位。协调各部门配合好人事档案管理工作，各单位和人力资源部门要做到分工明确、配合密切、步调一致的工作作风以实现预定目标。在培训计划结束后也要进行监督和检查，通过统计资料以及对实时信息的掌握制定相关考核制度，提升人事档案管理人员的责任意识。例如，人事档案管理涉及职工工伤鉴定管理板块，由于政府要求职能部门要不断提升办事效率和服务质量，人社局每年都会对工伤鉴定系统进行更新，并不断优化手续办理。如果，办理人员没有及时掌握工作业务和流程，将给单位人事管理造成不便。因此，可以利用单位职能优势，与人社局协调工作，让工伤办理部门人员对医院人事档案管理人员进行统一培训。单位要协调好时间和会议地点，对于新设置的鉴定系统以及办理流程要形成系统性的PPT演示文稿或图像，以便于管理人员的学习。在培训过程中结合PPT和电脑进行实际演示，保证人事档案管理人员在培训过程中可以掌握好此项办理技能，也能为日后办理手续留下参考性的资料，从而进一步提高人事档案管理工作的效率，也能为内部职工留下一系列可参考资料。

（二）完善人事档案管理制度

人事档案管理工作属于医院内勤管理工作分支，由于医院科室较多，涉及的管理人员范围较广，管理系统较为复杂，想要做好人事管理工作，必须要为人事档案管理制定完善的管理制度，这样有助于人事档案管理工作的有序开展。首先要确立人事档案管理办法总则，人事档案管理人员要明确工作定位。此项管理制度是为了督促内勤综合部门妥善管理好人事档案，维护好内部员工的档案资料完整性，并进一步降低医院劳资风险。在完善人事档案管理制度时，需要归纳整理、有序排列以及分类标明档案。一是可以对收集到的资料进行架构梳理，二是可以高效有序地利用档案资料，三是良好的收纳工作习惯能减少公用占地，四是能够达到档案保管仓库和办公室的美观视觉效果。而在完善人事档案管理制度时，也要根据实际情况，让在此区域工作较为有经验或学习过专业知识的人员参与制定。如果光靠管理层人员制定实施，将会给管理制度带来一定的局限性，可能导致制度的不可操作性。在完善制度时也要明确管理对象。医院人事档案管理有区别于普通企业，不仅要对在职、编制内的员工负责，还要做好大量医护实习生的档案管理，这样便于日后招聘、入职时快速地利用档案，正确地规划人员工作岗位。

（三）引进先进的信息化管理技术

为进一步做好人事档案管理工作，要建立起人事档案资料数据库，可以引进先进的大数据应用管理技术，由于大数据具备存储和收集海量资料的特点，所以将其用在人事档案管理上，一是符合特质，二是可以有效提升工作效率，三是可以保证录入的准确性，四是方便存储，让日后档案资料有据可查[3]。在运用信息化和大数据管理时，要设立统一的信息标准，针对不同职位要扩展不同信息录入项。例如，内部人员电子信息档案除了要输入基本信息之外，还要添加近三年内的电子版证件照片，并在此基础上进行各职位的信息拓展填充。实习生转正要标清入职时间以及转正时间，这样便于日后补交社保，方便统计年薪假等。已婚人员要在结婚时递交结婚证复印件，将结婚日期录入到基本信息中，便于日后在休婚假时有参考依据。怀孕人员要对其医院证明复印件做以保管，这样便于统计产假，留下证明。管理层要在信息资料中体现工作经历和部门调动情况，这样便于观察管理层个体的发展动向，也为日后的人才选拔打下基础。在人事档案资料数据库建立时，为避免发生意外，可以将电子资料打印，统一订存，形成人事档案资料数据库目录，用标准的档案盒根据科室、部门等分类存放，这样也便于日后的查找。

（四）提高管理层对人事档案管理的重视程度

人事档案管理除了具备管理优势之外，在医院对外竞争中也具备一定的优势。现代医院除了硬件设施和服务品质要进行竞争之外，人才技术方面也是竞争的重点。人事档案管理作为竞争参考的重要一环，医院管理层应充分重视人事档案管理工作，采用定岗、定责、专职、专责的科学岗位分配手段，不能为了减少人员成本，而将人事档案管理工作与其他办公室行政工作混在一起，这样管理人员也无法专注在此领域进行系统性的管理。医院也应投入一定的管理资金，在收纳设备以及档案存放用地等方面给予支持。另外，由于许多人事档案资料都是依靠笔记和纸质文件制作的，档案存放柜的材质选择也很重要。应尽量避免木、竹的材质，可采用不锈钢材质，一是有很好的防腐、防火效果，二是具备一定的硬度，不容易被大量资料压弯变形导致坍塌，三是便于上锁。由于人事档案管理还涉及党政资料，管理层要定期检查人事档案管理工作。管理层在招聘人事档案管理员时，要从岗位自身的角度出发，这不仅仅是具备会打字、会使用表格等能力就可以胜任的工作，应具备相关管理经验和知识水平，基础知识较好的员工可以作为培养对象，但是也要注意工作的衔接程度。如果档案管理人员不具备一个良好的内涵素养以及耐心责任意识，也可能给医院内部管理带来负面影响。

（五）不断创新人事档案管理方法

为进一步优化人事档案管理办法，提升人事档案管理效率，要不断创新人事档案管理办法，确保人事档案管理的安全性和保密性。传统的档案资料收集和管理，一般都是集中在一个地方或部門由一台电脑进行统一管理，因此在查找资料时就会很麻烦，甚至需要层层报批。在保证私密性的前提下，可以采用相对灵活的档案管理方式，像现在有许多工作软件，类似于钉钉，它可以在单位内部形成统一组织架构，外部人员无法进入本企业，也无法看到企业内部信息。医院就可以利用这种软件形式，在医院内部企业架构下分化科室、部门，人事档案管理隶属于医院人力或综合部，每个科室设立单独专员，负责人事档案管理，在进行人事档案信息采集时，综合部专员设立好采集信息表格，规定好样式模板，由每科室人事档案管理专员下发给职工，用在线编辑的方式进行统一填写，科室专员负责统一监督本科室或本部门的人是否填写信息正确，再由专员统一整理好保存后上交综合部人事档案管理人员[4]。这样既节省了收集资料的时间，又能保证资料的准确性，还能达到环保的目的，个人完全依靠电子信息化形式填写，不再通过将表格统一打出填写后收回再录入的方式，也为人事档案管理工作增加了灵活性。各科室还能够通过这种方式，自存一份系统性人事档案资料，便于以后的查找和利用。

（六）加强人事档案管理人员的保密意识

保守医院档案机密，是医院人事档案管理人员的首要职责。人事档案不仅涉及员工个体本身，还涉及人员晋升以及个体家庭等私密情况，一旦泄露将会对职工造成不利的影响。因此，应建立相应的档案管理保密机制，禁止人事档案管理人员私自将内部人事资料泄露、外带、发布到公共平台，如有特殊情况需办理相关手续，要将资料带出单位，应要有人事档案本人的陪同，在领取个人档案时也要进行层层批复，禁止出现任意拿放的现象。要做好个人档案的封存保护工作，维护人事档案的完整性，防止材料被外界因素破坏。要不断提高人事档案管理人员的内涵素养，禁止对他人档案评头论足，与工作无关的事情不要多问，要保护好职工的隐私，如果出现除人事档案管理人员之外打听员工信息的现象，应立即制止，并警告相关部门[5]。人事管理人员也要及时销毁过期档案，可以采用火化、粉碎机粉碎等方式由管理层监督进行集中统一销毁，禁止出现私自撕毁等现象，以免信息外露，给他人造成不必要的麻烦。人事档案管理人员也要定期检查陈旧档案，如发现被盗、遗失、发霉、虫蛀等现象应立即上报或进行档案处理保护，以免扩大档案被损害的范围。

综上所述，人事档案管理是医院管理工作中不可缺失的一环。在新市场形势下，由于社会治安以及单位管理内容和要求的不断变化，更应该提升人事档案管理质量，完善人事档案管理制度，发挥人事档案板块在人力资源管理工作中的职能。只有人事档案管理人员不断提升自身业务水平、加强责任意识，才能让人事档案得到科学、有序高效的利用。

[1]云飞. 医院人事档案管理工作如何适应新形势的需要研究[J]. 卷宗，2021，11（04）：5.

[2]王晓峰，隋一鸣. 新时期下如何做好医院人事档案管理工作[J]. 卷宗，2021，11（04）：47.

[3]江宇红.“互联网+”时代，医院人事档案管理工作研究[J]. 人力资源，2020（10）：107.

[4]张婧.大数据背景下医院人事档案管理的策略[J]. 中小企业管理与科技，2021（04）：26-27.

[5]赵秀芳.新时期下做好医院人事档案管理工作的有效路径[J]. 家有孕宝，2021，3（02）：285.