高校财务网上报账系统问题及对策研究

李博文

天津中医药大学财务处 天津

一、网上报账系统介绍

网上报账系统是一种可以实现报账师生和财务制单人员不需面对面，就可以办理报销业务的系统，实现网上填报—自助投递的模式。具体方法是师生按照不同报销事项，将原始附件呈鱼鳞状粘在报销粘贴单上，登录财务综合服务平台，选择网上报账系统模块，可以看到名下的所有项目以及被项目负责人授权的项目。根据报销业务的不同类型，选择网上报账系统模块进行预约填报，包括“日常报销”“国内差旅费”“借款”“项目内部转账”等模块。对于发放校内、校外及学生劳务费，则选择财务网上综合服务平台的网上申报管理系统。网上报账系统使用的前提是经办人有对应项目进行管理或经办的权限，项目负责人默认为唯一经办人，项目负责人可将网上报账系统的权限授予他人，授权时间与授权金额可根据工作需要进行设定。

网上报账系统使报账人不再受时间和空间的限制，在报销模块中选择支出项目，查看有额度的可报销类目，填写具体报销信息，包括关键字摘要、金额等，选择支付方式，包括对公、对私和冲借款三种，点击提交后打印出带有二维码的预约报销单。报账师生持预约报销单和原始票据找经费负责人签字审批，然后将报销单据装入财务处定制的投递专用袋中，投递至财务处设置在教学楼、行政楼的自助投递机内。财务人员每日前往各个自助投递机取回报销单据，由专人采用物流分单系统将单据扫描后分给制单人员，制单人员审核项目负责人签字和原始票据完整性后，在财务核算管理系统凭证录入中点击“网上报销制单”，用扫描器扫描报销单上的二维码，就可以生成记账凭证。经复核人员复核，由出纳人员在网银系统上付款。报账师生可以在网上报账系统—我的项目中，查看已填报的单据，包括待修改业务、待提交业务、已提交业务、已完成业务及失败业务，以便于全面掌握报销单据的状态。

二、网上报账系统的优点

1.解决现场排队问题，节约报账时间

在传统的柜台报账模式中，报账师生受时间和空间的限制，必须在财务处上班的时间段，手拿报销单据到财务报账大厅窗口进行审核报销。一到项目经费收回前、寒暑假以及年末这种节点，就会出现排长队报销的现象，极大地耗费师生的学习和工作时间，师生叫苦不迭。而财务网上报账系统则将报账人从排队报账的痛苦中解脱出来，师生可以在任何时间将带有二维码的预约报销单和原始票据，扫描后投递到行政楼或者教学楼的自助投递机中，然后在物流跟踪系统或者网上报账系统里查看报销进度，如分单到哪个制单人员、是否已制单、复核和出纳是否已付款。这样师生可以把更多的精力放到学习、科研和工作中，节约报账人的时间。

2.减轻制单人员压力，提高工作效率

之前的现场报账模式，财务制单人员需要与报账人面对面，现场审核项目负责人签字是否齐全，票据是否符合规定，金额大小写是否正确，制单时需寻找项目编号，手工录入分录及汇款信息，经常出现走串项目以及单位名称、银行账号、开户行错误而退回的情况，极大地浪费前台制单人员的时间，增加制单人员的工作压力。财务网上报账系统则利用电子信息化手段调整报销流程，将分录和汇款信息录入工作提前化，制单人员只需扫描报销单上的二维码就能获取完整的凭证分录信息，解决制单人员直面报账人员焦急等待的困扰，使制单人员能在安静的工作环境下合理安排自己的业务顺序，既保障汇款信息的准确性，又提高制单人员的工作效率。

3.避免报销单填写不规范，减少返工率

传统的报销凭单需要报账人手填部门和姓名、支出项目、报销用途、大小写金额、转账信息等，然后找项目负责人签字，但由于老师教学和科研工作繁忙，没有主动完整学习财务报销的相关规定，或老师将课题经费交给学生办理，经常会出现因报销单填写不符合规定而被财务人员退回的情况。有时会因大小写金额填写错误而退回，如大写“贰”经常写错，而大小写的金额不允许修改，若填写错误就要退回单子，重新填写报销单，重新找负责人签字审批，耽误师生报销进度。而网上报账系统只需师生在网上录入金额及报账信息，就避免手写大小写金额错误等情况的发生，从而减少返工率。

4.增加项目经费安全性，保证额度可控

报账人在网上报账系统中只能看到并使用自己负责和被授权的项目经费，无权查看他人经费，保证项目经费的安全性。另外，报账人在报账系统中可查看项目不同业务类型的额度，根据不同事项选择各自的经济分类，填写金额时受额度控制。如果报账金额超过项目预算额度，系统会弹出消息，显示剩余额度、超支额度及其他单据占用额度，无法进行下一步的提交，避免出现在传统报销模式中，报销金额超过项目余额导致凭证无法保存的问题。项目负责人可以在网上报账系统内查询自己各项目的使用及结余情况，方便报账人员按照项目预算进行下一步支出或者调整工作，财务数据更加透明。

三、网上报账系统的问题

1.退单率偏高

实行网上报账系统以后，报账人员的报账模式，由拿着单据现场排队交财务人员审核，变为投递单据后再等财务人员审核，这样在财务人员取到投递单后，才发现报销单据不符合审核手续，造成退单。采用现场柜台报账模式时，如果报销附件存在问题，制单人员和报账人可以当面沟通解决，如试剂耗材等出库单未签字，可以现场由经办人签字。又如，关于差旅费交通补助及伙食补助问题可以当面询问报账人，但是在网上预约报账模式下，会计人员只有在报账人投递完成，拿到原始票据以后才会发现报销单中的问题，然后再打电话与报账人沟通，要求其来取回报销单据重新修改或者补充签字，耗费师生及会计人员的时间和精力。

2.报销单据签审缓慢

高等院校的各项经费都有不同的签字审批要求，大部分经费都需要项目负责人和管理部门负责人双重签字，如科研项目必须由项目负责人和科研处长签字，人才项目必须由项目负责人和人事处长签字，教研室经费由经费负责人及院长签字。实行网上报账系统后，报账师生仍需打印出带有二维码的纸质报销凭单，附上原始票据后找各个负责人现场签字审批，然后才能投递到自助投递机中。而有的负责人往往身兼数职、办公地点不固定，导致必须单据签审流程缓慢，报账师生面签审批极大地受时间和空间的制约。

3.退单管理不规范

在实行网上预约报账后，制单人员发现有问题的单据后，会电话通知报销经办人，但有时会因一个报账人投递的单据过多或者一个单据上出现的错误过多，导致制单人员在电话中对退单问题的描述不够准确和全面，而通过电话沟通也容易产生误解，导致制单人员和报账人员出现沟通信息不对称的问题，增加报销时间成本，降低报账双方的工作效率。另外，如果报账师生未在学校或者忘记而未取回有问题的报销单据，这些单子就会积压在制单人员手中，容易造成丢失或损坏。

四、网上报账系统问题的原因

1.退单率高的原因

一是财务处缺少具体报销规定或报销政策更新缓慢，有些报销政策靠财务人员与报账人员口口相传，无据可依，各财务人员掌握的标准不同，给报账人造成困扰。二是报账人员不熟悉报销规定，不了解各类业务所需附件，而报账人员不够稳定，大多课题组都是由学生报账，待熟悉报账流程和所需资料的学生毕业后，下一届学生又要重新学习报账资料，容易遗漏附件。三是报销单据缺少财务人员的初审环节，由报账人员直接投递至报账机。

2.报销单据签审缓慢的原因

报销单据签审缓慢的主要原因是未形成影像化资料，负责人网上审签功能不能实现。同时未形成影像化资料也会造成项目审计查账的不便，事务所对项目中期或结项审计时，师生需要在项目管理系统中导出项目支出的所有凭证号，去凭证档案室找出项目的每一笔支出凭证，将每一张记账凭证和原始凭证拍照后进行打印，极大耗费师生的时间。另外，未形成影像化资料也造成财务人员无法进行网络预审，审核报账材料环节仍然停留在报账人投递后，若报销单据存在问题，需要经办人前来报账大厅修改或者取回单据。

3.退单管理不规范的原因

一是未形成退单问题库，财务人员遇到有问题的报销单据时，对问题描述不够全面，可能造成报账人多次往返财务处。二是缺少对财务人员的系统培训。网上报账系统对制单人员的整体素质要求比较高，既包括会计专业知识也包括信息化水平及人际沟通能力。财务人员对业务知识比较了解，但是可能在网上报账系统使用上存在问题，如不了解挂起或退单功能的使用方法。

五、对策及建议

1.加强报销制度宣传，发放报销手册

从科研项目和非科研项目两个角度编印财务报销手册，按照经济分类列出具体报销所需材料及注意事项。根据上级主管部门政策及时调整差旅费、会议费、因公出国等管理办法。通过线上与线下相结合的方式，加大对网上报账系统操作及财务报销制度的宣传培训。线上可以通过高校财务处微信公众号、办公OA系统以及财务处官网推送报销相关文章及视频，建立通讯群组织财务人员及时回复师生报销问题；线下可以发放财务报销手册，定期对师生开展财务报销培训，现场回答师生提问。培训具体内容可以包括最新报销政策，如差旅费、会议费管理办法，网上预约报账系统的操作流程，自助投递机的使用方法，网上报账系统里报账进度查询，基本报销须知，如票据合规性，报销单分类及结算方式等，各类经济业务所需附件与注意事项等。建议各部门设置专门报账人员，如科研助理或管理助理，定期对他们进行培训。

2.增加形成影像化资料，开发网上审批系统

报账人填写报销单，将原始凭证附件拍照上传至网上报账系统，形成影像化资料。报账师生在系统中提交报销单据，根据财务处项目管理科设置的项目负责人向审签人发起审批，审批发起后，项目审签人在任何时间和地点，通过手机就可以在待审批通知中看到需要签字的报销单据，然后进行电子签名。负责人审签完成后，网上报账系统会向报账人发送短信，若审签通过，报账人可以将报销单打印出来，附在原始单据上面。待会计人员制单完成后，报账人员直接在网上报账系统调出凭证与原始单据，方便项目审计与查账。增加影像化资料后，财务人员也可以安排专门人员在网上报账系统里对报销原始附件预审，预审签字及附件没有问题的，短信通知报账人打印报销单，与原始凭证一起投递。如果单子有问题，报账人会收到短信，登录网上报账系统查看单据，待修改完成后再次提交财务预审。如下图1所示。

图1 增加影像化资料后网上报销流程图

3.规范退单管理，完善网上报账系统的数据分析

制单人员要学会运用在网上报账系统内退单或者挂起功能，建立和完善问题库，将单据问题编号排序，遇到有问题的报销单据时点击退单或挂起，在问题描述模块中，制单人员判断完问题输入序号即可提取详细问题说明。如果是金额错误，财务人员点击退回，报账人删除或修改单据；若是需取回补充材料，财务人员需点击挂起，报销师生在网上报账系统的失败业务中查看具体问题，待需要补充的材料补充完成后提交至对应报销窗口。对于有些需要师生取回的报销单，高校财务部门需购置自助退单柜，制单人员将需退回的报销单据放到自助退单柜，系统会发短信通知报销师生，从退单柜取走有问题的单据。财务人员可对退单原因进行数据分析，找到在报销中存在的问题，是否因为师生对财务报销政策不了解。对于这些常见的退单问题，可以做个高频退单问题解答的专题在财务处公众号推送，并在财务报销培训中进行着重强调。

4.建立原始单据“首审责任制”，加强对财务人员的培训

高校财务处应建立原始单据的“首审责任制”，报账人员将单据投递到报账机后，财务人员将其取出并进行分单，第一个接到单子进行审核的制单人员，应该对该份单据的报销全程负责。若此份单据存在问题，制单人员应一次性将问题告知报账人，待报账人修改完成，还是继续找首次接单审核的制单人员报销，不再涉及其他未接触此业务的制单人员，以提高报账效率。高校财务处应该有针对性地对财务制单人员进行报销政策及操作系统的培训，财务处可定期邀请专家来讲座，讲解上级主管部门出台的最新财务政策，加深财务人员对政策的理解。也可安排财务人员外出交流学习，向其他高校财务处学习报账系统使用经验，找到还存在哪些未了解的功能模块。还要加强对财务人员服务意识和责任意识的培养，与报账人沟通时保持平和心态，以严谨认真的态度宣传报销政策，耐心解答报账人的问题，提高服务质量。

六、结语

网上报账系统的应用不仅可以节约报账师生的时间，还可以提高财务制单人员的工作效率，但也存在一些退单率高、报销单据审签缓慢以及退单管理不规范的问题。通过加强宣传、增加影像化资料、规范退单管理、建立首审责任制等方法，可以实现让财务信息多跑路、让报账师生少跑路的目标，实现网上报账系统价值最大化，更好地为师生服务。