区块链技术在电子档案管理中的应用研究

2022-05-06华能渑池热电有限责任公司孙惠媛

办公室业务 2022年8期

文/华能渑池热电有限责任公司孙惠媛

作为当今时代的热词，区块链的影响已遍及各行各业。就企业电子档案管理工作而言，对区块链技术的研究和应用同样展现出美好愿景，但也依然存在一系列需要解决的问题。因此，积极研究区块链技术在电子档案管理中的应用，具有现实意义。

一、区块链技术简介

区块链是基于去中心化的分布式记账技术，是一种能在不同参与方之间进行共享、复制的新型数据库，该数据库必须按照预设规则进行更新，并在完成更新后与所有各方进行数据共享，从而实现价值传递的目的。区块链主要由区块和链组成，其中，区块是指数据库中需要处理和储存的数据元；链是指利用哈希二叉树等方式将不同的区块连接起来，它可以验证原始区块是否遭到伪造或篡改，并以此判定区块数据的可信性。区块链技术具有以下特点：一是结构去中心化。区块链通过若干节点组成一个兼具完整性与封闭性特点的数据库，在该数据库中不存在任何中心化的管理机构或模式，不同节点之间根据预先创设的协议或规范，保持着一种既独立又彼此联系的关系。二是交易去信任化。区块链技术利用哈希算法确保系统的各部分能在去信任环境中完成数据交互，也就是说，在区块链中的任一台节点设备都能在隐匿身份的情况下依照共同的规则进行数据交换，而不依赖于特定的信任条件。三是信息可追溯。区块链采用的时间戳技术可以准确记录数据文件的生成时间，并能体现不同事件发生的先后顺序。同时，得益于去中心化的结构，即便对区块链中的某一节点信息进行篡改，也不会对数据库中的其他节点产生影响，这就使得区块链具有较高的可追溯性。四是极强的保密性。哈希算法具有防篡改功能，可以有效保证数据的安全性。同时，区块链采用的是非对称加密技术，各参与方都可以使用自己的加密代码，这样就能保证一些重要、敏感的数据信息不被泄露。

二、当前电子档案管理存在的问题

（一）档案安全问题。随着档案信息化的发展，电子档案管理方式得到普及，一些企业开始通过档案扫描和数字转换技术把传统纸质档案转化成各种形式的电子档案，而对电子档案的保管和传输工作都离不开网络，这就给不法分子入侵档案系统提供了可乘之机，一旦企业的电子档案遭到篡改或泄露，就会对企业发展造成严重损失。此外，很多国有企业的档案部门采用集中式的档案管理模式，将所有电子档案存放在一台存储设备上，且没有额外的备份，一旦档案系统遭到黑客入侵或工作人员出现操作失误，很可能使档案内容出现永久性的损毁、丢失，进而给企业造成无可挽回的损失。

（二）档案资料收集、共享问题。企业每年都会产生大量的电子档案文件，这些档案分散在企业的各部门、科室乃至个人手中，若缺乏对档案管理的统一规划，将给档案收集、共享造成不便。一方面，由于各部门之间缺乏有效协作，导致难以第一时间对档案资源进行收集和整理，甚至出现各部门相互掣肘的现象；另一方面，各部门及个人在调阅档案文件时，往往需要经过层层手续，严重影响了对档案资源的使用，降低了企业的运作效率，无法充分发挥档案资源对企业经营决策的支持作用。

三、区块链技术在电子档案的应用策略

（一）加强区块链技术研究。进一步加强对相关领域的研究，从技术、制度、流程等方面进行创新。例如，研究基于区块链的数据合规使用策略，避免因区块链秘钥被盗或有关机构滥用数据而造成的数据泄露风险；根据不同企业或部门的档案管理需求，开发可满足不同应用场景的区块链档案管理系统；在充分发挥区块链技术优势的同时，立足国内实际，把握好去中心化与“档案集中统一管理”之间的平衡，找出合适的技术解决方案。

（二）搭建档案区块链。搭建档案区块链的方式有多种，企业应从运营成本、应用场景、风险程度等各方面进行考虑，选择适合自己的区块链搭建方式。不具备系统开发部署能力、且档案应用场景较为单一的中小企业，可以选择直接购买区块链平台服务，这样能大大节省档案管理成本；具有一定系统开发部署能力的企业，可以选择加入较为成熟的联盟链或部署到公链中；业务庞杂的大型企业，可以采用自建私有链或联盟链的方式，如中石化的文档区块链项目采用的就是这种解决方案。

（三）档案资料上链。企业各部门在移交电子档案时，可以先对档案进行哈希值运算，再将电子档案及哈希值共同移交给档案接收方，档案接收方在收到相关材料后，可提取档案哈希值并与移交方提交的哈希值进行比对，以判定电子档案是否遭到过篡改，然后将哈希值及需要上传的数据信息共同上链存证，区块链中的其他参与节点可利用共识机制对上链信息进行确认，并将有关信息保存到区块链账本中（见图1）。考虑到电子档案资源具有一定的保密性要求，在上链存储时不宜直接上传全文内容，而是只将档案哈希值及部分关键元数据上链，这样就能有效避免档案信息泄露的风险。

图1 区块链下的电子档案存储

（四）电子档案全自助利用。在区块链的支持下，电子档案的全自助利用可通过智能合约来实现。智能合约是一种能够自动执行的简单交易，其本身页保存在区块链内，在各节点间同步，保持合约的一致性。基于区块链技术的全自助档案服务系统可以先制定智能合约，然后扩散存入各个节点内。档案利用者输入个人信息和利用需求后，满足某个机制的相应条件时，系统就按照预设的回应方法自动执行（见图2）。