大数据环境下科技期刊集群档案融合管理及资源应用

文/中国机械工程学会 赵范心

档案作为人们在各类社会活动中形成的具有保存价值的原始记录，伴随着时代的进步呈现出数据规模快速增长、载体形式多样等特点。李昱龙认为，档案数据资源“存量数字化”“增量电子化”发展模式的全面展开，使得档案数据资源的数量快速增长，已经形成了真正意义上的“档案大数据”。中国机械工程学会（以下简称“学会”）旗下有30多种科技期刊，年发文总量1万余篇，总发行册数160万册，形成具有较大规模和影响力的期刊集群，刊群专业分布广泛，总体质量较高，其中不乏办刊历史悠久的高影响力优秀期刊和快速成长的专业期刊。期刊集群各类档案数据量大、专业性强、价值高，这给期刊档案管理工作带来了挑战，同时也提供了机遇。大数据环境下，如何高效融合管理好期刊群的档案资料，并有效利用该资源开展相关业务，为社会提供知识服务，是笔者及所在部门作为学会期刊管理者近年探索的重要课题。

一、科技期刊档案管理的新特征

科技期刊是科技领域创新成果的记录者和推动者，近年来，我国的科技期刊，一方面更紧密地结合国家科技战略，把建设具有高内容价值的创新平台作为主要任务；另一方面，以先进技术为支撑，正努力探索从内容出版者向知识服务者转型的有效路径。在大数据环境下，档案管理工作正在经历从数字化到数据化的转变，尽管功能完备、强大的科技期刊（刊群）档案资源管理应用一体化系统还有待研发，集群内跨部门合作和资源共享共用仍然存在一定壁垒，但信息技术的发展和科技期刊发展的新趋势对科技期刊（刊群）档案管理工作的推动是显而易见的，形成如下新特征。

（一）资源规模大数据化。科技期刊档案资源包括编辑部运行过程中产生的常规档案和期刊正常出版期间不断积累的科技文献资源。科技期刊常规档案的整理、存档和应用效率提升是一个重要课题，文献对此有较完备的阐述。除此之外，基于不断创新的信息工具，各刊媒体融合工作渐次推进，传统出版、数字出版、公众号、网站等复合出版手段的采用构建了每个期刊内容丰富多元的全媒体平台，并由此生产了海量数据，从而使得期刊档案规模（尤其集群整体规模）呈现大数据化特征。

（二）载体形式多样化。档案管理的载体形式已经从纸质形态、“纸质+数字”形态发展为数据化、系统化、平台化形态。载体形式的多样化，除提高了档案管理的安全性、可靠性和便捷性之外，为其资源利用创建了基础条件。

（三）内容价值高。制造强国是我国的国家战略，这一战略的实现有赖于科技创新的支撑。学会在建设一流学会的进程中，建设一流科技期刊是其中应有之义，通过建立期刊联盟、强化合作交流等措施，学会刊群总体实力不断提升，其内容价值不断提高。

（四）资源利用可行性提高。信息技术和各类人工智能技术的发展提供了低成本技术工具，为刊群现有档案资源的有效利用解决了关键瓶颈问题，基于大数据的精准知识服务的可行性大大提高。

（五）管理方式规范化。大数据背景下档案管理工作不只是简单地将纸质文档替换为数字文档，而是在档案扫描数字化、存储数字化、RFID电子标识、档案权限模式、档案质检等方面都有着较大的改变，在档案管理的工作规范化和标准化上有着很大的提升空间。

二、科技期刊档案融合管理体系

在大数据背景下，总体而言，当下档案管理和利用的理念、手段等各方面均有不足，如档案管理从业者的开拓进取、主动服务意识和专业技能水平都亟待提高，实际工作中资源共享、数字化管理、数据挖掘等技术手段的应用支撑还不足。科技期刊档案的融合管理要重视以下两个方面：

（一）构建科学管理机制。一本期刊的完整档案是期刊发展史的记录，蕴含丰富多元的内容，一本期刊的内容资源则是一部非完整的学科（技术）发展记录。聚沙成塔，一个专业刊群的档案和文献汇集则可以描述出学会期刊史和专业领域的学术史/技术史。这些档案数据都弥足珍贵，需要引入或开发数字化档案管理一体化平台、建立完善的数字档案管理体系和实现动态化的数字档案管理机制，且可通过采取项目制、准时制等措施强化管理效果。

（二）以技术支持功能实现信息安全。技术的发展为数字化、网络化管理和期刊档案资源利用提供了可能。一方面，依托信息技术对期刊进行档案管理，可以极大缩短存储时间，节约时间；另一方面，大大降低了人力成本，某种程度上能够实现期刊资料的完备保存和安全性保存，减少缺刊缺期的现象。与此同时，对各类数据进行甄别和分类、挖掘和分析，进而实现档案从数字化到内容数据化的升级，精准定制化、智能化是未来发展方向。大数据管理，能够实现从期刊中挖掘和分析知识的脉络和行业技术发展历史。针对现有期刊档案管理中存在的问题，笔者所在部门从学会全局视角重新思考规划刊群档案工作，力图通过跨部门融合、新技术赋能等措施优化档案资源的管理和利用，以期助力学会工作和期刊工作，从而更好服务科技创新，服务社会。图1为笔者根据学会期刊工作的目标和刊群现状提出的学会期刊集群档案管理体系总体架构。该总体架构为三层结构。其中，资源层主要汇集各分布式资源，形成期刊档案云资源池；期刊档案管理层主要由各类服务职能工具组成，为平台内部管理、组合、匹配等功能活动提供技术支持；业务活动层由多个功能模块组成，以实现期刊档案资源与学会业务活动可持续交互功能为目标。上述管理体系的功能实现尚在起步阶段。目前已经初步实现的功能模块包括：文献发布管理、资源层的分布式数据库、与学会系统平台的连接等。但一体化管理平台和更多专业化管理工具还有待开发。此外，档案资源的电子化和集约化、资源使用规则和权限的制定等问题也是其中的关键环节。

图1 中国机械工程学会期刊集群档案管理体系总体架构

三、科技期刊档案资源应用策略

科技期刊的文献资源载体形式早已多样化，个刊存量纸刊电子化工作基本完成，因而积累了海量的专业文献资源。尽管这些文献在知网、万方、维普等大型数字平台上可以获取，但知识付费的商业模式阻碍了这些知识资源的更有效和广泛利用，这为我们更好开发和利用期刊档案资源价值提供了需求和用户；另外，学会众多期刊发展过程中产生的大量档案资源同样具有很高的价值。这些需求促使我们对期刊档案资源的管理从重“藏”向重“用”转化，并展开了相关务实探索。

（一）重构内容资源，增值文献数据，赋能知识创新，提升学会服务能力。为寻求创新，科研人员需要专业领域知识为其赋能，然而免费的网络资源不专业，专业的数字平台不免费，且领域精准的专业数据库十分稀缺，尤其对于企业科技工作者而言，其知识获取渠道更加受限。近年来，学会把“提供科技文献服务平台，细分学会微信公众服务号服务领域，精选资源内容支撑现有知识服务产品”作为世界一流学会建设的一个子任务目标。学会期刊集群拥有海量专业文献，因此我们利用刊群文献资源构建了在线专业知识平台，遴选、重构优质内容，打造机械工程主题数据库，通过中国机械工程学会期刊网向大众提供免费专业文献，一定程度上解决高质量专业科技文献供给渠道匮乏的问题，同时也使得文献资源在社会化的过程中实现价值最大化。该网站既实现了期刊数据的历年积淀，又在一定程度上形成了专业领域的知识库。另外，学会还利用刊群文献资源和其他档案资源，遴选、融合优质学科前沿资讯、专业知识和学术文献，助力学会其他专业知识服务平台建设。

（二）用好期刊人才资源。围绕期刊集聚了一大批不同层级的机械领域的专业人士（可细分为专家库、读者库、作者库等），这些专业人士的身份从学生、科技工作者到专家，其所在机构有高校，有研究院所，有企业，与学会的服务对象高度重合。这是学会发展会员的精准目标人群，也是学会开展各项工作寻求支持力量、合作对象的有效资源。如在学会推进智库专业化、国际化、信息化工作中，期刊专家资源的作用得到有效发挥。又如2020年学会联合中国知网，组织各专业学会、省区市学会以及《机械工程学报》和《中国机械工程》编辑部开展了“2020年机械科技知识服务季”活动，从期刊相应数据库中遴选专家、提取知识元，为题库建设提供专家资源和知识资源。

（三）提供知识服务，提升会员价值。科技期刊的文献资源拥有独特的优势，是动态的前沿的专业知识，刊群汇集的这部分数据资源具有传播价值，可有效为用户赋能。因此学会将这部分资源加以充分利用，为会员提供更丰富、更精准、更个性化的知识服务产品。如为会员提供电子刊订阅服务和会议培训等服务，通过网站提供可检索期刊文献服务，从而彰显学会的学术功能，提升会员的归属感和获得感，提高学会的凝聚力。

（四）大数据挖掘、融合和重用。学会刊群积累的大量档案资源可多维度地为学会工作提供可供挖掘利用的专业大数据。“持续研究和发布学科进展，遴选和发布机械工程领域前沿科学问题和工程技术难题”是学会学术引领力提升项目的重点工作，学会期刊的文献资源、历年选题方向、高影响力论文、重要专辑、高影响力学者等数据内容可为该项工作提供高质量的有效支撑。此外，现有档案数据还可为学会期刊史研究提供完备资料；通过大数据分析（如刊发文章、退稿文章的归并分析总结、共建黑名单库以防范学术不端）可有效提高办刊质量，为智库专家的咨询决策工作提供专业资讯；各刊的经验总结、被评价报告的汇总、提炼和分享也为学会刊群整体质量的提升提供了良好途径。但目前，在开发并有效运行面向期刊集群的共享型集成技术工具方面还存在较大障碍，现有的数据库仍然存在信息孤岛的问题。

四、结语

科技期刊档案管理是档案管理工作的一个重要类别，因为科技期刊的历史使命和历史进程，使得期刊档案管理工作具有特殊的资源价值。中国机械工程学会在科技期刊集群档案管理和应用方面进行了初步探索，在期刊集群平台建设和会员知识服务等方面开展了务实工作，取得了一定成效，得到广大会员的认可。但在面向整个行业领域的实践中，仍然存在大数据应用专业技术人员不足、松散式集群协同管理难度大、经费投入有限等现实问题，有待不断改进和逐步解决。如何利用不断创新的技术手段，借助大数据、智能化的东风，使科技期刊档案资源更好地服务科技工作者的科学研究、技术创新、管理决策，服务于国家的科技发展，是需要持续探索的大课题。