以国际档案日为契机、加强高校档案宣传工作

张晶晶

摘 要：高校档案工作长期以来一直是学校工作的“短板”，想要改变档案工作的“边缘地位”，就要加强档案宣传。如何利用“国际档案日”的宣传契机，提高档案馆和档案工作者在高校的地位，增强师生的档案意识，使档案日活动真正成为促进高校档案工作发展的动力成为我们要探讨的一個重要课题。本文以北京工商大学为例，介绍了学校举办国际档案日主题系列宣传活动的内容、意义和经验总结，强调各高校可以国际档案日为契机，加强档案宣传工作。

关键词：国际档案日;档案宣传;高校档案宣传

让默默无闻的档案工作变得有声有色，需要通过多种途径、多管齐下提高档案的知名度。同样，在高校工作中长期处于“边缘地位”的档案工作也要在宣传上下功夫，让师生充分了解档案，特别是以重大事件为契机响应学校的宣传，如校庆、开学典礼、毕业典礼等。作为档案宣传活动日的“国际档案日”则为广大高校档案工作者提供了一个更为便利的宣传平台，抓住抓好这个宣传契机，必将取得事半功倍的效果。自2013年始，国家档案局就将每年的6月9日定为全国各级档案部门的集中活动日，至今“国际档案日”已在我国走过了9个年头，并将以更绚烂多彩的档案宣传形式继续走下去。如何以国际档案日为契机，加强高校档案工作成为每一个高校档案工作者需要考虑的问题。本文以北京工商大学为例，向大家介绍历年来学校举办国际档案日主题系列宣传活动的内容、意义、经验总结等。

一、北京工商大学国际档案日活动的内容

1.以校史馆为依托，组建校史讲解团，讲好校史故事

北京工商大学校史馆建设的初衷是诠释学校办学精神，体现学校辉煌历史，彰显学校特色文化，展馆内容紧紧围绕校史沿革，将办学精神贯穿主线。国际档案日期间，特别举办校史馆开放周，让广大校友和师生了解校史校情，充分感受校史资料记录的师道传承、凝聚的文化底蕴、积淀的文化传统，激发为学校发展贡献力量的情感，进而形成积极进取的合力。为配合学校校史馆的建立和校史讲解的需要，特地成立了以学生志愿者为主的学校校史讲解团。10多年来，来自不同学院、不同专业的学生志愿讲解员们已经成为校史馆不可分割的一部分，他们口述学校历史、宣传学校发展成就、传播学校文化，不但要面向几百甚至上千人进行“新生入学教育”、党史教育等，每年还要接待大量校外人士来访，这其中既有上级单位和兄弟院校的领导，又有需要英语讲解的国际友人。可以说讲解团的成员们不但作为学校文化的传播者，熏陶和感染每一个走进校史馆的人，激发他们了解校史的兴趣，成员们自身也在一次次的讲解中学习了知识，锻炼了能力。每年举办以“传承工商精神 弘扬校史文化”为主题的校史讲解大赛更是成为北京工商大学国际档案日主题系列活动的常规项目之一。

2.举办档案展览，发挥档案文化功能

北京工商大学每年除了通过张贴国家档案局印制的主题挂图、发放宣传材料等形式来宣传档案知识、传播校史文化之外，还充分利用档案资料、深挖馆藏，举办不同类型和主题的档案展览以发挥档案的文化功能。例如，“翰墨凝情溢爱工商”——档案馆馆藏书画精品展，通过展出学校珍藏的翰墨精品，使广大师生在欣赏有着巨大文化魅力的艺术作品同时，也感受到学校深厚的文化积淀和桃李满天下的激情与豪迈;“关怀、培育、引领”——学校党史图片展，展现了党在学校的发展过程里所起的作用和在学校发展建设过程中姚依林、程子华等老革命家作出的重大贡献，梳理出建校以来校史中的党史发展脉络;“传承文化·熔铸未来”——校园建筑与景观历史图片展，共分为“六秩校园·旧貌换新颜”“传承文化·荒地变新景”“二期启航·历史铸未来”三个篇章，通过学校建筑各历史时期的图片对比，直观再现了学校60多年来的飞速发展和迥异变化;“铭记学校发展的轨迹与成就”——校史图片展，以史实为根据，以图片文字为主要形式，再现了学校自1950年建校以来的发展轨迹，重现北京工商大学栉风沐雨、充满奋斗与追求、光荣与梦想的历史，展示了骄人成就，描绘了发展远景。这些不同主题的特色展览通过翔实的档案材料和生动地利用实例，无形中拉近了广大师生与档案的距离，潜移默化地影响着师生们对档案的认知，提高了档案文化宣传的功能。

3.举办档案知识竞赛，提升档案宣传的趣味性

作为北京工商大学国际档案日主题系列宣传活动的传统项目之一，我们的校史、档案知识竞赛至今已经连续举办了12届。最初只是配合校史馆的建设和校史文化传承作用，由档案馆老师带领校史讲解团的成员们一起组织，后来结合国际档案日的宣传需求，特将档案知识融入其中，通过有奖答题等形式，一方面向广大师生宣传校史文化开展校史教育，另一方面也为大家普及了档案方面的基本知识，提高了广大师生的档案意识。为了提高师生参与的积极性，特通过公众号、微信等形式开展网上答题等，广大师生踊跃参加，活动收到了非常好的效果。

4.制作档案宣传文创产品，提升档案影响力

近些年文化创意系列产品逐渐走进大家的生活，成为人们的“新宠”。从书签到靠枕，从水杯到帆布袋，文化创意产品热度一直不减。北京工商大学也早早组织设计开发了具有档案元素、工商风格的国际档案日文创产品，广受好评。这些档案文化产品包括专门定制的书签、钥匙链、雨伞、水杯、方便布兜，内容涵盖学校的标志性建筑、档案宣传标语等，配合国际档案日系列宣传活动发放给师生，成为活动现场最受欢迎的宣传方式。

5.举办档案创意设计大赛，激发师生参与热情

北京工商大学曾举办主题为“档案——与你相伴”档案文化宣传创意设计大赛，有幸邀请到北京市档案局及学校领导出席活动并为获奖作者颁奖。这次档案文化宣传创意设计大赛得到了学校师生的积极参与，学校艺术与传媒学院的老师还亲自指导学生参赛。参赛作品创意独特，具有丰富的想象力和强烈的艺术感染力。同学们在亲身参与的过程中了解了档案知识，体会了档案工作的意义，增强了档案意识。市档案局领导也肯定了此次活动形式新颖，是对档案文化宣传的一种全新尝试。

二、北京工商大学开展国际档案日系列活动的意义

1.提高师生的档案意识，改变档案“高冷”形象

由于历史原因，档案工作长期遭受“冷落”甚至被“打入冷宫”，正是由于整个社会的档案意识淡薄才会造成大家对档案工作的各种误解。同样，档案工作在高校也多处于默默无闻的“幕后”状态。北京工商大学举办国际档案日主题系列宣传活动有效提高了师生的档案意识，成为让师生认识档案、了解档案工作的有效途径。档案日期间，通过对馆藏的珍贵历史照片、影像、文件档案的展览展出，让师生了解了档案的载体形式、内容特征，增强了师生对档案的认同感，激发了师生的档案保护意识。同时，通过对档案的深入宣传，还可以向师生传递档案基本知识，帮助他们了解档案的利用方式和具体作用，提高师生对档案的认知程度，打破大家对档案的固有印象。

2.发挥档案资料价值，解决师生的实际问题，提高档案影响力

北京工商大学国际档案日系列宣传活动引起师生对档案工作的关注和重视，通过参观图片展、参加校史知识竞赛、举办校史讲解比赛、征文活动等，师生们感受到档案的魅力和重要。档案馆保存的珍贵历史照片和资料多次在学校校庆、招生宣传活动中使用，编纂的《北京工商大学年鉴》、大事记等编研资料，免去了读者查阅档案原件的诸多不便，在学校历次重大活动中都发挥重要作用，广泛宣传了档案内容。特别是在今年结合党史学习教育开展了“我为师生办实事”活动，不但为师生校友提供更加方便、快捷的线上预约服务，丰富了查档方式，还为广大校友提供档案材料邮寄服务，为师生校友提供了便利。档案日活动与日常工作紧密结合，既推进了档案工作，又服务了师生。

3.引起领导重视，提升档案馆地位

北京工商大学国际档案日系列宣传活动的开展，离不开学校领导的支持，同时系列宣传活动又使档案以不同以往的全新形式亮相在全校师生面前，更引起大家对档案的关注，吸引学校领导对档案工作的注意。可以说二者是相辅相成、互相促进的关系。宣传工作做得好，领导支持和经费投入就会有所倾斜，同时只有领导重视了档案工作，才能有利于各项档案工作的开展，提高档案馆的地位。自2013年开展国际档案日主题系列宣传活动以来，每次学校领导都会出席校史知识竞赛、各种展览的开幕或闭幕活动等。在举办档案文化宣传创意设计大赛时邀请到北京市档案局的领导出席，同时市档案局领导还在北京工商大学主持召开了市属高校档案宣传工作座谈会。这些都在无形当中宣传着档案和档案工作，不同程度上提升了档案馆在学校的地位，为我校近几年档案业务经费的顺利审批、档案数字化项目的顺利开展、校史馆的更新改造等奠定了良好基础。

4.推动档案文化发展，带动校史文化建设

高校档案真实记载和反映了学校发展的轨迹与成就，是学校建立、变迁和发展历程的原始记录。北京工商大学举办的国际档案日主题系列宣传活动不仅仅是档案文化的宣传舞台，也为校史文化建设提供了助力。一方面，通过举办各种主题和内容的档案展览，向学校师生展示了丰富多彩的档案文化资源，彰显了学校的发展历程和建设成就，使师生们感受到学校浓厚的文化积淀和历史传承。另一方面，通过校史馆建设和各种校史知识竞赛、校史讲解比赛的举办，很好发挥了传播校史和宣传学校的作用，使师生了解学校的历史、理解学校的发展规划，普及师生的校史校情知识，浓郁校园文化氛围，凝聚师生思想和力量。

三、国际档案日活动的经验总结

1.善用媒体，加强宣传

在国际档案日主题系列宣传活动的筹备和开展过程中，加强宣传工作是关键。年轻的学生群体无疑是高校档案馆最主要的宣传教育对象，如何面向学生群体用青年人喜闻乐见的方式进行宣传和引导就变得非常重要。在“互联网+”的大背景下，利用便捷的网络环境开展档案宣传工作，摒弃说教式的“填鸭”宣传套路，用真实生动的史实、案例吸引年轻学生，利用网站、微博、微信等新媒介虏获年轻网络受众的心，都是行之有效的宣传策略。例如，北京工商大学在开展档案、校史知识竞赛前，除了传统的海报宣传外，还借助了学生朋友圈、微信等学生日常使用频繁的宣传媒介，在很短时间内引导了大量学生报名，效果良好。通过在微信公众号、二级网站开办专栏、新闻报道等形式，传播档案文化，营造浓厚氛围;配合今年的档案日宣传主题，在“BTBU档案”微信公众号设置“红色档案之校史”“红色档案之人物”“校史上的今天”栏目并定期发布文章等。这些方式都在一定程度上增强了档案宣传实效，扩大了档案宣传活动的吸引力和互动性。

2.统筹兼顾，组织保障

档案宣传工作要统筹协调，确保工作及时跟进。一方面要提升档案宣传工作的组织力，善于借势、借力、借智，形成整体协调的档案宣传大格局。例如，充分利用学校办公室的综合管理作用，协调档案馆与学校其他部门的工作配合关系;借助学校宣传部门，发挥“喉舌”优势，大力宣扬档案文化;依托学校团委和各教学院系积极发动学生群体对档案日活动的关注度和参与度;协调各学院专家和老师配合档案馆做好年鉴材料的编辑整理工作等。另一方面是要明确责任，确保每一个工作人员都知道自己要干什么。根据国际档案日宣传活动的具体内容，结合工作实际，细化分工，使工作重点突出，职责明确，将有限的工作力量发挥出最大的工作价值。例如，学校在档案日活动期间，还有其他各项活动同时并行，还要保障档案馆基本业务的开展，在馆员力量薄弱的情况下，合理分工、互相补台，有效保障了各项活动的顺利进行。

3.围绕学校中心工作，服务大局

在高校档案宣传工作中，如何面对学校事业发展的新形势，抓住机遇，配合学校的重大活动来开展档案宣传是我们亟待解决的一个新课题。只有紧密围绕学校的中心工作，做好重点宣传，才能促进档案工作迈上新台阶。在北京工商大学建校60周年之际，档案馆从学校60年校史沉淀中提取精华、凝练文字，辅以馆内珍藏照片和实物建设了校史馆，完整反映了学校的发展历史、辉煌成就和文化底蕴，成为弘扬校史文化、传承学校精神的教育基地，也成为国际档案日主题系列宣传活动的宣传阵地。为庆祝学校建校70周年，校史馆更新改造推出了全新的校史基础展陈，牵头编撰《北京工商大学志（2010-2020）》、编辑制作6·12辉煌北工商校史云视频等，以档案馆大量翔实的史料为支撑，全面、生动地展现北京工商大学的发展历史，同时又为学校加快转型和科学发展提供了历史借鉴和现实依据，充分展示了档案宣传在学校大型宣传活动中的实力。实践证明，只有将档案宣传工作自觉纳入学校中心工作，服务大局，档案工作才能有所发展。

4.结合工作实际，以宣传促工作

国际档案日宣传活动的初衷是通过宣传有效促进档案工作发展，不能离开档案工作实际为了宣传而宣传，要结合具体情况有针对性开展工作，使档案宣传成为档案工作发展的动力。如果档案宣传的内容脱离学校实际，不能引起师生的兴趣和关注，所有的工作就是徒劳，既不能得到师生认可，也不会得到学校认同。北京工商大学结合每年的国际档案日宣传主题举办不同内容的档案展览，同时发挥校史馆的宣传教育功能，结合校史档案举办校史、档案知识竞赛，利用馆藏资料编撰年鉴、校志等编研资料，为校庆宣传提供照片、图片、实物等馆藏珍品，都不同程度地宣传了档案工作，加强了档案工作对学校中心工作的影響，提高了师生的档案意识。

参考文献：

[1]杨文建.国际档案日活动及其启示——以2015年上海市为例[J].兰台世界，2016

[2]吕洪浩.如何做好国际档案日宣传活动[J].黑龙江档案，2019

[3]张北建，冯文博.高校国际档案日宣传活动探析[J].黑龙江档案，2019

[4]农艳红.高校档案宣传工作探析[J].右江民族学院学报，2013

[5]赵 悦.高校应如何利用“国际档案日”做好档案宣传工作[J].档案工作，2019

[6]马峰涛.如何利用国际档案日做好高校档案宣传[J].数字化用户，2017

[7]马燕婷.做好做活高校档案宣传的几点思路[J].兰台世界，2013

（作者单位：北京工商大学档案馆）